采购业务培训

1、采购业务培训1. 组织结构我们首先讲一下企业内部涉及到与采购管理相关的部门。企业的组织结构可以体现出来客户的采购业务流程是什么样子的。所谓的采购管理相关的部门包括采购部，但不限于采购部。一般情况下，企业的采购分为事前，事中，事后管理。在这三个部分涉及的部门是不相同的。我们先根据采购的这三个部门来分析一下，企业的采购管理和那些部门有关。1.1.企业的采购部岗位：计划员：负责计划的核准，计划的下达，以及计划执行的保障。有的企业计划员兼职市场信息人员，或兼职供应商管理员。采购工程师：负责寻找供应商，与供应商进行价格谈判，有些企业称其为商务代表，招标员，核价人员等等。有的企业采购工程师兼职市场信息人员

2、。采购员：跟单人员，负责和供应商进行日常的事务性工作，如发票，付款，协调库房等等工作。 有的公司采购部较小， 采购员兼任招标员， 市场信息员工作。市场信息员：负责市场信息的整理和调研。供应商管理员：负责供应商资质文件的管理和整理。专业资料采购部经理，负责采购不日常管理工作，重点物料的核价工作，付款计划的制定和执行。企业的组织结构如何定和企业的采购业务复杂程度直接相关。小的企业一般不会划分的那么细致， 一般都是一人身兼数职。 而大的企业可能还会多出一些职位，如综合人员：即协助采购部经理管理供应商，搭理日常事务工作，撰写市场分析，工作总结等。1.2.企业具有采购管理职能的其他部门：质检部、财务部、

3、审纪部、生产部、研发部、仓储部（储运部）。1.3.与采购事前管理相关的部门事前主要是供应商评估，主要是采供双方谈婚论嫁的过程。供应商评估分为评估和认证两个阶段。供方认证就是对供应商供货质量方面认证，认证更加侧重于考查供应商的供应产品；而评估是对供应商方方面面的综合评估，主要针对的是供应商的本身。供方评估是全方位的， 除了采购部以外， 供应商涉及到的其他部门也很多。一是财务部门要查供方财务报表；二是质检部门要对供应商的货物质量进行检验；三是纪委也要参与， 甚至跟采购部一起到供应商现场进行考查；四是研发部要对供应商的指标进行核查，有的企业的研发部叫研究所；五是生产部门， 即直接使用部门要参于。采购

4、部跟供应商评估关系密切的有四个职务：计划，市场，招标（或叫核专业资料价）的采购员，供方管理人员。有的企业由于采购规模较小，或者采购组织形式相对简单，市场信息智能由招标人员兼任，或由计划员进行兼任。承担供方评估最主要是哪个职能呢？是招标员。招标员主管价格和供应商获取，有的公司称这个部门为核价员。这种模式就是新飞电器的模式。招标部门就是寻源部门， 找供应商的归招标来做。 有的公司做采购和招标是一个人，像石药中润一样，那么供应商寻源就是由采购员来做， 因为采购员兼职了招标员的职能。市场信息人员在采购的事前管理承担什么责任呢？市场是不担负寻找供应商的主要职能的， 但有的企业市场信息员要协助研发、采购部

5、寻找供应商。 一般来说市场部门存在的主要目的在于采购监管。市场部人员本身没有监管职能，他们为采购经理提供市场行情参考，给采购部经理决策提供依据。 由采购部经理依靠市场信息员的信息， 监管采购员的或者招标员的工作，考核采购员工作。 市场信息员一般会对外询价，或作深层次的价格预测。例如：分析玉米要涨价了，为什么会涨价，网络上期货的价格，玉米的产地气候情况，农民的种植情况等等，这都是市场信息员该做的，一般来说企业的市场信息员做不到这么深入。真正寻找供应商的工作是招标员负责，但实际上市场做更加合适。 一般来说企业有经验的人不会来做市场，做市场的都是写文职人员， 这是不合理的一种做法。而真正来做供方谈判

6、，核价还是招标人员。而且，一个新供应商希望能够和企业合作，也不是找市场部门，他是直接找采购员。而且，供应商的评估工作一定要参考以前买的价格， 这一类的价格， 一般都是找招标员了解， 而不是找市场信息员了解。专业资料承担供方评估另一个重要的职务是供方管理员，他要参于供方评估的。 决定供应商评估结果的职能肯定不是放在采购员手里，决定权是放在采购部经理和多个部门组成的采购委员会手里。但是供方档案肯定有专人来管理，采购经理参与供方评估， 其他部门也要参于， 生产要参与，质检做检验试验，审纪进行监督，研发部门要参与。供应商的评估标准一般都是由生产和研发提出。经常采购部遇到供方不能更换，供应商的产品虽然都

7、是国标的，但是用了之后还是不合格， 因为企业有自己的企标， 我们要尊重企业标准， 企标一般比国标更严格。但一般来说企业有没有这样的企标准？没有，只是口头上的， 经常生产部门说供应商用不了， 为什么用不了？没有衡量标准。所以采购部应该对重点采购品，敦促生产和研发提出标准。以上是供应商售前管理涉及到这些部门，前面的工作这叫事前管理。1.4.与采购事中管理相关的部门事中管理起头部门是生产部门，采购起因由生产部门提出来，是一个物料需求，需求有个汇总过程， 生产需求由各个车间提出并汇总，汇总完了给采购计划员。如果各个车间提的东西不标准的，规格不一样， 采购员就很难确定库里有没有，石药说了汇总计划麻烦，就

8、是这个原因，一般这个问题发生在备品备件上，因为生产用的原料一般来说都有明确的标准。计划汇总流程在不同企业中有差别，有的企业是生产请购采购需求后，采购专业资料计划员和仓库人员核库工作， 确定最终的采购计划， 有的企业是生产汇总完需求后先给仓库， 仓库核完了再给采购计划员。进行采购计划核算工作很重要，企业采购是一个供应过程，如果企业没有需求就不能采购， 必须是根据需求来做供应。计划确定后，由采购经理审批，审批后才到采购员，做分解计划。有些企业采购员分解计划，有的企业是计划员来分解计划（鲁抗也是这样），分配的原则是按物料和供应商的分类。 所以，采购部哪些物料分给哪个采购员都是事先分好的，做化工的采购

9、员，分化工物料，做备品就分备品的物料。采购员按照计划员分配的采购计划，下达给供应商，这时采购的询报价工作才开始，这时涉及到了主管法律部门进来。因为有两种情况： 一种是当月要跟供应商签定普通订单， 即合同。第二种是跟供方已经有了一揽子订单，直接下普通订单。一揽子订单这是我们所说的协议，在很多 ERP里面没有协议这个概念， 但它有一揽子订单，没有具体采购量，只有价格和相关条款，这叫一揽子订单，这就是我们说的长期合同，也叫协议。一般来说备品备件没有一揽子订单，为什么呢？因为备品备件同一个型号的采购品不常买，所以一般签订标准订单。 如某个物料长年用， 会出现一揽子订单，包材是有可能是产生一揽子订单。有

10、些企业不允许开一揽子订单，要求每个月核价，这是合理的吗？其实也不是十分合理。事中管理到核完价后，经理审批，最终价格下给供应商，收货，发货，跟单过程，由采购员完成。跟单完成后就是收货，然后又涉及到财务，开始给打款，给不给这个供应商打款， 由采购经理决定。 采购部都会有一个付款计划，采购经专业资料理要跟财务商量， 一定要给财务这个付款计划， 采购经理就知道手上有多少钱付账，看人下菜碟。研究下这个供应商，好不好说话，考虑很多方面，给不给你付款。当然付款条件也是跟供应商之前谈好的，不同付款方式， 供应商的成本也不一样，承兑是银行要收取一定费用的。付完款，收完货有个质检动作的，质检部门进行质检。售中管理

11、是各个部门协调过程。1.5.与采购事后管理相关的部门采购的事后管理主要是对供方进行绩效评价，企业每季度，每半年或者一年做一次供方评价。做供方评价参于部门，生产，采购，质检，仓储，有可能话还有一个售后服务，审计对整个过程进行管理。评审前要制定指标，要几个部门分别制定绩效指标，即考核的关键点。考核过程中各个部门彼此的指标互相不公开，避免公开会影响大家的评测结果。考核结束后，如果供应商表现不合格，就要求其停止供货。如果分数低，可以对供应商发出整改通知， 供应商进入考察期， 如果考察期表现还是不合格，就停止供应商供货了。以上这个业务流程，基本包含了采购管理相关部门的全部业务流程。1.6.采购部的主要工

12、作按照我们前面说的，采购业务流程，我们总结分析出来采购部有以下工作，? 供应商售前评估工作，供应商准入? 采购计划执行工作专业资料? 日常跟供应商谈判工作? 订单跟单? 收货结帐工作? 供应商绩效评价工作? 市场分析工作采购部的重点工作中，在保证这几项基础工作做好的前提下。有两项工作是极其重要的， 一项是市场分析工作， 另一项是供方评估工作。 企业如果想要降低采购成本，最主要的是两条路就是优化供应商群体，和抓住市场时机。2. 采购目标企业采购的目标是什么了？换言之考核一个采购经理，应该考核什么？第一个了保证生产，第二个降低成本。合理价格，加上准时，准量，准质，准量、准时、再加上合理价格，这就是

13、考核采购员的。我们再仔细分析一下，企业的采购两大任务， 一个是降低成本吧， 一个是为了保证生产， 要降低成本如果不准时，准质，会怎么样了，这是风险？企业采购目标四大目标，准时、准量、准质、准价。为了达到四大目标，总结一下就两大目标，一个是风险，一个是成本。2.1.如何降低成本采购品分类管理有的物料供货风险大，我们不能左右市场，占我全年的采购额大；有的物料专业资料供货风险小， 占我全年采购额小等等； 我们把它分类， 传统企业的物料分为四大类，哪一类是怎么样呢？如下图：风险原料原料药和中间体包材备品备件成本包材是哪一类，其实企业做包材量也不小的，备品备件如化玻仪表，全在这呀？原料在哪？原料药在哪，

14、 辅料在哪？风险不大， 成本大的物料在医药行业有没有？精细化工类像已醇属于此类，大化工，像粮油类风险不大， 我说了不算而已，但是要跟市场行情走，成本高就是，买烧碱肯定能在市场买到，但是价格做不了主。什么原因呢？量太小了。备品备件类降低采购费用为什么很多企业在必联采购网做备品备件这些东西？因为这类物料原料价格不高，主要目的是降工作量， 降工作量的目的是降采购费用吧，采购成本分三大块一块原料的价格， 一块是费用在采购上面发生费用，三是给供应商的合理利润，备品备件这类就是做什么？降低采购的费用。专业资料降低原料价格战略类物资要做什么？做好市场行情。要比别人买得低，这叫做择机择时采购。采购最关键三个“

15、适” ，适度，适量，适时。五一家电促销，我们去买家电，这是适时。跟供应商价格不能砍得太低了，太低了风险太大，这是适度。库存不能放太多，太多会出呆料，原料过期，这是适量。如果你想粮油类，采购要比别人低，就做期货吧，炒期货的价格。铜的期货，玉米的期货或石油类的期货，相关时间就是你的成本。择机采购这叫什么采购，叫择机采购也叫择时采购，家电行业大都是择机采购，如：采购 ABS大离料，要关注石油的价格；金龙鱼采购黄豆，要看期货市场；汉缆采购铜，电缆行业关注铜期货。 价格比别人高呀， 到这个时候是不是多买点？后面还要看涨，企业不需要这个东西的时候，不能买是吧，搞明白市场信息，所以搞明白市场信息有很多层面，

16、一是技术层面，一是信息层面。在技术层面，一般来说做家电行业做钢材类期货的采购员比普通采购员的薪资要高出三倍。新华07年一季度分析， 有个原料要涨价， 当月囤货 30 吨，给企业省了 50 万？我给企业赚了 30 万，怎么考核这个采购员？采购人员要统计出来，可以考核，从你购买量的变化与价格变化的乖离率来计算采购员的业绩。如下图：专业资料另一个是信息层面。如：是政策层面，是不是国家出什么政策了；国际金融方面，人民币升值从国外采购是有好处？行业内各个厂家的投、转产情况；市场需求变化情况；季节性物资。寻找替代品由于青霉素原料价格上升，头孢类原料价格下降，就转产头孢。铜的价格飙升，就寻找铝的解决方案。所

17、以讲这些，指的就是这类的物料战略物资是根据市场行情，必联采购网就要做什么， 就要需要周密他们部门做出市场行情，大化工类，精细化工类等， 为什么我们要客户在我们这？做原料的我们可以给你市场行情，做备品的我们可以给他降低采购费用。为什么一定要做资讯？因为这类的物料企业采购量大， 对企业来说成本较高， 它不是一个比价过程， 备品备件就不需要行情了，比比价就可以了，这块我们就是告诉客户更多是降低费用。企业采购部做什么？要让风险大的物料变成风险小的，瓶颈类的变成普通物料，战略物料变成杠杆类物料。降低成本就不多讲了，大家都很清楚。专业资料2.2.降低采购风险成本跟风险密切相关。杠杆类物料可以谈价格，但是战

18、略类就很难了。企业采购四大目标，换句话说你要获得好的价格，好的交货，就是降低采购风险，提升企业在供应链的话语权， 所谓的优化供应商群体， 很重要的一方面就是供应商是听我的话，能跟上我的效率和质量，供货风险小。降低风险有以下方法：合理备库存降风险库存是邪恶的，库存大的话很糟糕，有很多问题。生产总是变化，所以一般来说都应该有一定量的库存， 但是企业库存量一旦降下来， 诸多影响生产的问题就接踵而至。企业库存的水平通常的衡量指标是库存周转率，我们经常看到是基于销售额周转率， 库存周围率等于一年销售总额除以我的平均库存量。如果流通行业里面平均库存是500 万，我卖了 3000 万，我的资金周转率等于到了

19、六次。库存是非常关键的，要降库存，不是所有的材料都要备货，要分东西，按照我们刚才分析的，成本低风险大，一定要备库存，即使形成呆料了也没有多少钱。风险大的物料要备一定安全库存，不能出现生产断货， 要降低供货风险， 如果成本很高但风险不大的， 尽量采取不备货的模式。 库存要有一定的比例， 占库存量量 80%的品种，只占我总的库存金额的 20%，占库存量的 20%的品种，要占我总库存金额的 80%。供应商备库存降低供货风险库存是采购方的， 现在让供应商来备货。 第一种方法：武汉远大是这样做的，专业资料供应商备库存， 他要看到供应商给他备货的情况，但这料在哪了？在供应商的库房里。第二种方法就是济柴模式

20、，我把库位都给供应商， 供应商的货直接送到我的库房里，设定库存的安全值和预警值。安全库存量是供应商来管理的，也叫供方寄售。说白了就是供应商先免费送货，不要钱，采购方用了再给钱。通过我们系统来做什么了？库存协同，降低我的库存风险。供货半径缩短供应商一般要选择家门口的，一般是150 公里之内，开车三个小时，来回六个小时，一天能打个来回。如果供方不能排产，就差一天，我对他有控制力，可以降低供货风险。远的尽量不找，找本地，或发展本地的供应商，如石药的谷脘粉，从工厂周边找，不断跟供方试验，并慢慢改善供应商的供货质量，慢慢变成他的 150 公里以内的供应商。增加供应商数量我们要避免一家独大。 可以多找几家

21、，并不是供数量越多越好， 34 家为佳。加强计划效率和准确度让供方今天送，明天到，肯定做不到很好的价格或能够很好的控制供货风险，因为这种采购不是适时的采购。采购方要加强计划效率，原来制定计划要两天，现在只需要半天， 供应商就多出了一天半的备货时间。中诺采取的方法， 把成品计划给供应商，我分不出计划，就让供应商来分。中诺告诉供应商要多少箱货，让供应商根据自己的供货物料来计算，省去了计划处理时间， 我直接把订单扔给专业资料供应商，当时不跟供应商谈价格，按照协议价格执行，或者后补价格。缩短了订单前期处理的时间，供应商多出备货时间，降低采购方的供货风险。供应商巡查派驻厂代表对供应商进行巡查，不是所有的

22、物料都派，选择适合的大宗关键物料才派，采购额太小就不行了。 采购成本分三方面原料加采购费用，派一个驻厂代表会增加采购费用， 驻厂有个问题， 驻厂代表很容易被供应商腐败了，所以驻厂代表要频换。不用老巡查，关键点时候就行。改设计这个材料不用能不能换一个，化工原料改不了，换个包材，胶囊换成铝铂，或塑料的了， 说白就是把非标品改成标品，把很多非标品量向改成一个标品，能共用就共用， 降低我的供货风险， 其实也是改设计过程。 如果他说我面向的是高端客户，非要用铝铂的，那怎么办，难采也要采。采购部面对这样的事情，该怎么办了？一般采购部来说， 说技术部这怎么弄了， 断货也没办法， 如果是因为设计造成的卖方市场

23、， 谁来负责了，研发部一定觉得跟他没关系， 这是供应链的事，采购部怎么办？年度2006 年2007 年2008 年2009 年采购量比例采购金额比例供应商家数质量情况迟交货比例采购部应该出一个报表 , 我 01 年受限供应商有多少，受限物料占我所有的专业资料百分比，有 30 家，占全年采购额25%，这说明我有 30 家是搞不定，这30 家的表现情况，质量情况80%，迟交货次数 85%，这是 2007 情况 ,06 年了受限是 15家，所占比例是15, 质量情况是 75%，迟交货是 75%，老总能看得出来受限越来越多，老总会找研发部，要求改设计。改变供需关系改变改变采购方量与供方产量比例在改变价

24、格同时也是供需关系改变。我们在降价格时候，根本是改变关系，跟供需关系有关系的话， 说白了就是我跟供应商是不是门当户对，在买方市场环境下，为什么说小的药厂对供应商没有制约力，因为他跟供应商不是门当户对的。为什么劝一个备品备件的供应商就行了？备品备件它可能就是一个小店，一年就卖 60 万，采购方在他这一年采购20 万，占全年流水整个30%，这个客户不丢的话，门店出租人工，成本就出来了，再卖的话就是利润了，让他在必采购网交400, 他是愿意的，然后我常年在你这买了。 比如说燕山石化一年生产5000 万吨，然后中润一年采购60 万吨，就占中润全年采购额的20%，相当大了，跟燕山石化谈，中润的量在燕山石

25、化那不算多，对中润来说真的很多，这还是卖方市场。但如何变成买方市场了， 我找你的一个代理， 但要跟代理说好了， 只买燕山石化的东西，要把货号说清，这样改变买方市场地位，改变我跟供方关系，要看我的量是不是在供方量那占很重比例，供应商产能利用情况：我的量跟供应商产能利用情况：你是采购挺多的，我也没闲着，我日常生产专业资料线 80%在用，如果我只有是 40%在生产，剩下 60%空闲，如果你来了，我全线生产，那就是大客户了。供应商可替代数量：市场只有我一家，价格就是我说算，所以要发展供应商，他说了独家代理，其他家不能卖， 那怎么办？中润在内蒙有分公司，我可以在那买。 通过别的手段改变。物料可替代性这个

26、物料可代替性，我生产青霉素原料太贵了，我改生产头孢了，这也是造成我的话语权提高。采购紧急性现在是买方市场，平常这个供应商被我们折腾， 突然有一天来了个紧急订单，这个时候就变成卖方市场了， 你不是明天要货吗？我明天做不做都一样，但价格是要高，采购紧急性也决定话语权。采购品是否属于供应商的战略产品你买的这个采购品是不是供应商的战略方向，比如别的企业买套SCM，必联跟以前不一样， 现在不属于我方战略产品了，我可卖可不卖。 淘汰的产品供应商不会关心它的销量了， 所以做供方考察的时候要问清楚，采购品是不是他的战略产品。专业资料合作期条款在合作期内，供应商合作期较短，本来是一个买方市场的一个供方，就供一年

27、，给你 3000 万量的，结果供方三天两头断货，或涨价，反正你签了合同。所以必须把付款方式，交货等这些限制性条款都签在合同了，签合同要签两家分标，如果其中一个迟交一次我可以把量给另外一家。综上所述能保证以上几点， 就把卖方市场就成买方市场， 我就可以比价了。如果说不能比价，还是适合一类的，在这降价基础之上跟供应商谈判。3. 优化供应商群体这是一个比较长期、坚持不懈的工作，把供方群体从少到多再到少一个过程，群体建立要做前期评估， 后期评价两块工作。 评估工作经常是医药行业三个月左右，其他行业六个月，像汽车行业甚至是一年。3.1.售前评估资质类硬指标主要考察供应商资质， 这是硬指标，你能供应那一类

28、的物料就要具备那类物料的资质，你做环保的要过环保， 做危险品要过危险品资质， 如果销往欧洲市场的车要过欧标，如果是美国车就要过美标，如果做原料药一定要过GMP，另外还有一个质量管理指标。专业资料供应商的财务指标，经营不好的话，会导致断货。生产线上的管理水平但是不是所有的供应商都要这么严格来做评估了，不是的。只是核心的物料，对生产风险较大的供应商。供应商客户背景调查如果供应商客户说好的， 供应商是可信的， 包括管理人员人数， 质检流程呀，河南天河考核供应商厚厚一碟资料。3.2.售后评价售后评价要多部门协同进行实际上就是服务、质量、交货、成本，就这四大类，需要不同部门来做。比如说服务类，售后服务部

29、门来做；质量是质检部门来做；交货是采购部门来做；成本是采购部门来做，财务也要做。交货方面，供应商的订单周期多少，准时交货率如何；我给你紧急订单， 订单柔性怎么样的； 报价时的承诺兑现如何？供应商交期配合程度怎么样？你的质量一次合格率如何？生产上线合格率怎么样？整个评价过程有人工来打，也有系统计算自动出来。专业资料以评价结果激励供应商如果供应商评价只是采购方自己知道，供应商不知道有意义吗？对供应商激励就不大了。所以，什么是有意义的了， 要做供应激励， 要供应商重视你的评价，这样他就重视跟你的合作过程。供应商是希望能够和采购方合作好的，为什么做不好？因为是你的订单给的太紧；材料是旺季，旺季质量可能

30、出问题；过年后，供应商员工辞职了， 这种问题小厂子都会碰到这种问题，过年后员工不来了。 采购部要跟单，要考虑供应商实际情况。做完评价后，要对供方做激励，如果你自己有品牌效应，如果他是个小厂，没有品牌效应，很容易发个证给供应商，你是我的一个 A 级供应商，这个证上面要印上2008，你是我必联采购网的认证供应商，这是他以后打客户拿来是非常有用的。我的客户是什么的， 就知道你的质量，还有你的表现好的话， 即使价格高一点， 我也会买你的。 我把你和其他供应商做个比较。买方市场供应商发展计划买方市场情况下， 核心物料供应商可以制定供应商发展计划，让供应商来逐步降低生产成本和销售费用，改变采购与供应双方的供需关系，降低供货风险。如果是一个卖方市场，管理供应商是没有用的，你管了半天，你搞不过他。如果一家供应商， 也谈不上供应商管理， 必须是买方市场才能对供应商管理起来，要针对那些关键物料。卖方市场供应商关系管理要是一个纯卖方市场要建立供应商关系，要像我们客户关系图一样， 什么的专业资料价格，给不给我供货，画出一个供方关系地图来。对这些物料需驻厂代表，求着供方卖，这些物料采购经理