董事会秘书在公司里如何扮演角色综述

1、董事会秘书在公司里如何扮演角色我国国有企业进行公司制改造，其核心问题就是要理顺产权关系，构建一个科 学规范的公司治理结构。中华人民共和国公司法颁布实施后，公司的法人治理 结构日益完善。作为公司治理结构中的董秘，其地位和作用也逐步得到肯定。但目 前在企业公司制的组建中，董秘的设置和配备仍存在不少问题。这些问题解决与 否，将直接影响公司治理结构的完善，值得引起有关部门和机构的高度重视。董秘在公司里的角色定位公司董秘是公司里不可或缺的重要角色，代表了公司的内在素质和外在形象， 他们在法人治理结构中所起的重要作用，概括起来，主要体现在以下四个方面：一是规范运作作用。在法人治理机构中，董秘承担着规范公司

2、运作的重要职 责。公司运作中的一切环节均有相应的法律规定，主要体现在公司内部管理的各项 运作过程中。比如负责董事会、股东大会依法召开的会务工作和具体的召集工作； 负责董事会、股东大会依法表决，通过合法程序开展工作；负责股东大会、董事会 依法记录并作出决议的工作；负责保管文件和记录，保证各项文件合法有效，相互 衔接，完整统一；负责组织制作、递交有关机构要求递交的报告和文件；负责依法 披露公司信息，保证信息披露的及时性、合法性、真实性和完整性；妥善保管股东 名册，真实记载有关内容；保证有关人员及时查阅公司有关记录和文件，如章程、 年报、财务报告等，这些工作都带有非常明显的法律属性。如果不依法召开会

3、议， 依法记录，就会使通过的决议无效。公司的文件都必须符合法律规定，董秘要努力 使其不仅在形式上而且在内容上合法。所以，一个高素质、高水平的董事会秘书是 公司高效规范运作的基本保证。二是提示、警示作用。在公司法人治理结构中，董秘有责任对公司运作是否合 法提出提示或警示性意见，这是由董秘必须对董事会、全体股东负责的职责所决定 的。董秘要协助董事会依法行使职权，注意股东所行使的权力是否正确；小股东的 利益是否被剥夺；董事是否也是股东，行使权力时是否符合他们当时的身份；在关 联交易表决时，要提醒关联交易各方同避；公司决定重大问题时，要提醒董事依法办事，必要时，有职责向中国证监会及证券交易所报告等。董

4、秘的这种职责，对公司预防违规违宪运作起到了 “防火墙 ”作用。三是协调、催办作用。作为一名董事会秘书。其本身的职责就是董事会的顾问。董秘是各种矛盾的缓冲中心，当发现董事与总经理、董事长与总经理意见不一致时，或是股东对董事会有甚么冲突时，应该主动参与协调工作，化解矛盾。同时，为保障公司能正常运转，对董事会、股东大会所作出的决议，董秘有责任如实传达到公司有关层面，及时反映意见，做好催办工作。认真负责地将董事会、股东大会决定事项得到贯彻落实。这种协调、催办的工作，也是维系公司股东、董事会、经理层三者关系的重要工作。 四是监管、沟通作用。按照有关规章规定，公司董秘有责任向董事会、监事会成员介绍有关公司

5、运作中的相关法律、法规、规章的规定，提供有关法律依据，沟通决策层、执行层对法律的理解，严格规范在公司运作巾的个人行为、决策执行行为。同时，作为公司董秘，也有责任对公司决策层、执行层在公司运作中的个人行为、决策、执行行为实行监管。如董秘有责任使公司决策层、执行层人员明确自身应履行职责与责任，督促他们在公司运作中遵守国家法律、法规、规章的规定，要求他们言行符合公司的整体利益。公司董秘的这个职能，在英国被誉称为 公司的良心。总之，公司董秘机构的设置不是可有可无，而是公司决策层、执行层人员所不可替代的。从其承担的监管职能来讲，更是执行层人员不能替代的，是公司运作中必须设置的机构（笔者把这个岗位看做是一

6、个机构，而不仅是一个自然人的职务这就是董秘设置的必要性；公司董秘的工作内容多、责任重，维系着公司运作程序的合法性、公正性、完整性，这就是董秘工作的重要性。这个必要性和重要性完全是现代企业运作中规范操作的特殊要求所决定的，也充分体现了董秘在公司运作中的重要作用。当前公司设置董秘角色存在的问题现代企业制度是社会化大生产和市场经济发展的产物。由于我国企业是刚刚从计划经济体制下脱胎而来的，在运作初期，由于体制、观念以及政治体制政治体制改革相对滞后，使现代公司运作中仍存在不少问题，作为公司董秘的设置也不例 外，概括起来有以下三种：一是错位替代。主要表现为：有的公司董秘由经理层人员兼任。虽然有关法 律、法

7、规、规章对经理人员能否兼任公司董秘没有作出明确规定，但可想而知，凡 由公司经理层人员兼任董秘工作的，董秘的监管作用将可能丧失，董秘能否公正、 完整、真实、客观地披露信息，就是个疑问。要从法律和机构设置上来保证这项工 作的真实和合法，就必须使董秘的设置不被替代，否则就可能形同虚设。二是设置降位。主要表现为：董秘设置在公司执行职能部门内，董秘的工作受 经理层人员领导。这种设置谈不上从法律、法规、规章上对决策层、执行层层人员 进行提示或警示。董秘只有与董事、经理人员同处一个工作层面上才有可能对董 理、经理、股东监督和提示。凡此类设置的董秘，很难切实履行职责，更谈不上相 互制衡。三是职权不明。主要表现

8、为：董秘虽然设置了，但在职级安排、待遇、职称等 诸方面不落实，也很难履行工作职责。由于这种职责不到位，董秘依法规劝、提示 起不到作用，决策层、执行层仍我行我素。对外讲，形式上已设置，可以交待过得 去；对内讲，有你没你都过年，无所谓。同时，由于权责不相称，所以，董秘也谈 不上要承担相应的职责，这必然使公司规范运作受到一定影响。虽然这种情况不 多，但影响却不能低估。董秘设置中存在的误区，是完善法人治理结构中的障碍，必须随着完善法人治 理结构的深入得到切实解决。如何规范董秘的角色为了更好地规范公司运行，使公司法人治理结构日趋完善，笔者对董秘的设置 问题提出几点建议：一、进一步完善有关法律、法规，从法

9、律上明确董秘的设置及职能。目前，作 为政府发布的法律都没有讲到董秘问题，证券法也只字未提董秘问题。虽然上市规则和上市公司章程指引及上海证券交易所董事会秘书管理实施办法中提出了董秘设置及职责，但不具有法律效力，对此，应当引起有关部门和机构的高度重视。二、规范设置，不要再沿用计划经济体制下由党委部门来确定职级的做法。现行企业中，企业管理人员大多属党委管理，董事长、经理人员大多数是党委指派，他们对党委负责，很难谈得上依法对股东负责，对董事会负责。董事长支与经理之间也没有领导与被领导关系，董秘的问题在这种干部运行模式中，更难得到解决。董秘产生的法律程序是经董事长提名，董事会聘任，缺少党委讨论这一环节，

10、党委没文件，就达不到公司副总的职级。笔者认为，要解决公司中高级管理人员职级问题，应如同人大选举一样，选上了就应当承认。在任职期内，享受高级管理人员待遇，这样做较为有利。考试大整理三、加强自身建设，建立董秘人才市场。按照有关规定，董秘必须要有良好的品行操守，具有相应的法律、财务、金融、税收、企业管理等方面专业知识，还要有良好的沟通技巧和灵活的处事能力。近年来，上证所对存上海上市的公司董秘进行了专业培训，颁发了资格上岗证书，上海证管办建市了羹秘例会制度，定期召集会议，进行在岗培训，这些都是规范董秘工作的有效尝试。对董秘来讲，应更注意自身形象的设计。在公司运作中，充分发挥好自身的特殊作用。为了进一步

11、规范董秘的行为，笔著建议，要如同其他专业技术资格评定一样，对董秘的专业资格作评定，先试点，逐步做到全国统考。有了资格确定，即可建立董秘人才市场，把董秘这个特殊的人才，推向市场经济的舞台。随着法人治理结构的不断完善，人才逐步市场化，董秘工作会更规范更充满生机。秘书从业经验：秘书职业四大素质必不可少 来源：考试大2010/5/4 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号 :T T 基本能力。秘书应懂得两国甚至三国以上的语言，具有基本的计算机操作技能，以及较强的语言文字运用能力。 沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系，较好的沟通能力是成为优秀秘书

12、的重要素质之一。应变能力。秘书需要与方方面面打交道，工作中遇到的变化与问题相对较多，因此需要有随机应变的能力，遇到问题能及时看到问题的症结所在，并能迅速解决问题。 合作能力。秘书要参与许多实际项目，需要收集信息，需要配合团队工作，因此团队合作能力是秘书必备的关键能力。此外，公关能力、辨别是非能力、协调分析能力、办事能力，以及踏实的工作态度与作风，都是一名优秀秘书应具备的专业素质。秘书从业经验：怎样做个人见人爱的女秘书 来源：考试大2010/5/6 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号 :T T 做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？1、要有平常

13、心女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人 “一人之下 ” 的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心： “我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。 ”2、强化工作能力 爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的标识就是你的能力。老板聘用秘书是在找得力助手。3、举止得体无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。4、口风要严

14、不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉 “知道的越少越安全”，不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要把同事的秘密说给上司听。5、有亲和力 形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。职业前景：高级秘书适者难寻来源：考试大2010/5/6 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号 :T T 相关资料显示，我国目前从事秘书这一职业的人员已超过2000万，但是，80%以上的秘

15、书没有受过专门培训。中国高教秘书协会副会长范立荣表示，现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂两三门外语，熟练运用互联网，具有组织能力、表达能力、沟通能力、团队合作能力。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国，高级秘书已成为企业需求的热门人才，也是猎头公司经常猎取的对象。目前，秘书已被纳入国家职业准入制度职业目录，是国家要求持证上岗的职业之一。据悉，职场上秘书分为三个层次级，普通秘书的月收入约 2000-4000元左右，总经理助理秘书约 5000元，而外企公司总裁办公室高级秘书的月薪大约在8000元到 1 万元之间。职业规划：五条发展路线一、行政类：这类秘书可以直接过渡到行政管理

16、、办公室主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。二、助理类：可以进一步发展为总经理秘书、总经理特别助理等。三、人事类：可以发展为人力资源主管。四、公关类：从接待、协调工作，可以过渡到公关经理、客户经理等。五、业务类：可以进一步发展成为商务主管、业务经理等。相关推荐：秘书从业经验：聚焦秘书职业发展两大国内秘书资格认证证书秘书从业经验：做一个心理健康的秘书 来源：考试大2010/5/7 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号 :T T 秘书处于各管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，都常使其心理处于紧张状态，若不注意加以调整，就会造成心理失调甚至引起心理疾病。在秘

17、书活动中，有以下常见的心理障碍，应该及时觉察和调节：一、嫉妒 秘书的嫉妒具有指向性和对等性，大都是对同事发生的。各方面条件与自己相似或不如自己的人居于优位；自己所厌恶而轻视的人居于优位；与自己同性别或年龄的人居于优位等都会引发嫉妒心理。嫉妒往往使人变得偏激，带有心理紧张和攻击性意欲，甚至做出违反道德规范的事情。如何摆脱嫉妒情绪：首先停止自己和别人的较量，正视自己的差距，然后扬长避短，去发现和开拓自己的潜能，不断充实和提高自己，改变现状。从病态的自尊或自卑中解放出来，认识到每个人都会 “自得其所 ” 、各有归宿，甚至承认对方确比自己高明。二、焦虑 秘书人员尤其是青年秘书往往由于工作压力过重，遇到

18、挫折，或自己的成就动机得不到及时满足而产生焦急。其表现为：经常疑惑忧虑，惶然有如大难将至；经常怨天尤人，无缘由地自忧自叹；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到紧张的心理压力时，便会慌张不知所措，丧失应付事变的能力。如何克服焦虑心理：首先，要敢于面对焦虑，增强自信，对未来充满信心。其次，培养 “处之泰然，安之若素”的襟怀，不为一时一事所困扰，不为小小的得失而耿耿于怀。再次，可以制定一个行动计划来代替你的焦虑。当你拿出一个有意义的工作目标并全力以赴地去实现它时，也就无暇去焦虑了。三、厌烦 厌烦是心理疲劳的一种情绪表现。心理健康学认为：没完没了地感到精神疲倦、兴味索然、精疲力竭，最终会导致生命活力

19、的丧失，严重者甚至会轻生。秘书若为厌烦所困，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。虽无全力劳动之负担，却老是感到疲惫不堪；虽悉心休息补养，却总不见起色。如何消除厌烦情绪：最重要的是树立正确的理想和信念，确立工作目标，充实生活内容，在丰富多彩的心灵世界里，不给厌烦留下存在的空间角落。还要有正确的思维方法，懂得厌烦本身是无济于事的。秘书从业经验：秘书职业的优势与劣势来源：考试大2010/5/7 【考试大：中国教育考试第一门户】 模拟考场 视频课程 字号 :T T 今年 4月 18 日一项针对国际秘书节发布的特别问卷调查结果显示，秘书既有长见识攒人脉的优势，也有人际关系难处和容易被误解的劣势。近水楼台先得月：84.5%调查者认为秘书能在第一时间了解本单位或公司动态，57.9%调查者认为秘书可以“近水楼台先得月 ” ，加薪、升职便利。