企业档案管理体制变革的实况剖析

1、企业档案管理体制变革的实况剖析纵观宝钢30年来档案管理体制的变革，可以看出无外乎四个方面的变化。一是横向的工程资料管理与档案管理的分分合合；二是横向的情报工作与档案管理的合合分分；三是纵向的二级档案管理向一级档案管理的变革，接着又向档案“一体化”管理的推进；四是承担档案管理职能角色的多变。笔者认为：首先，工程资料管理与档案管理的合二为一，为工程资料与项目档案的流程化管理创造了条件，由于对项目档案形成的源头工程资料实施了管控，有效地保证了项目档案的完整性和准确性。这一管理模式在企业建设时期不失为一种有效的管理模式，只是由于工程资料注重的是过程管理（包括工程资料的分发、复制、还原、交工验收等），具

2、有时效性，牵涉了档案管理人员过多的精力，以至于档案管理最注重的开发利用工作无力开展。其次，情报工作与档案管理的合二为一，其目的是旨在通过对存量档案进行深层次加工、提炼后，与收集的情报、图书等信息资源进行有效整合，为企业提供系统的、综合的、集成的信息服务。然而，只是组织机构的合并，管理毫无渗透、融合，则无法达到预期的目的和效果，这样简单的、形式上的合二为一并无意义。第三，二级档案管理向一级档案管理的变革以及向档案“一体化”管理的推进，均是在公司整个管理体制变革的大背景、大环境下进行的，无可非议，其目的在于更好地统筹规划、统一协调公司档案工作，统一公司档案管理制度、管理方式以及档案信息管理平台，更

3、优质、高效地为企业建设、生产、管理等各项活动提供服务。然而，当初二级档案管理向一级档案管理变革时，曾经出现管理脱节现象，即：二级厂部由于不设档案管理部门，作为上一级的档案管理部门对其设备变更信息不掌握、无法控制，致使库存图纸与实际不符现象频繁出现，当公司意识到这个问题时，花费了大量人力和财力才得以弥补。如今，“一体化”管理体制的运作已经不是一个公司内部处室与二级厂部之间的关系，而是公司总部与下属分公司乃至再下属二级厂部之间的关系，其信息掌握程度、协调难度更是可想而知。目前的档案管理“小机构”要承担如此范围广、任务重（每年均有几百个在建和技改项目要竣工验收）的管理职能，是否能达到预期的效果只有等

4、待实践来检验。此外，承担档案管理职能角色的多变主要是指档案管理机构的设置。一是在企业集团设置档案管理机构，承担档案管理职能，同时兼管属下一个或多个子公司的档案资料管理职能，这种自上而下的管理能发挥一定的效用，然而由于管理范围过广，配备的人员相应就较多，这种在企业集团职能管理部门不断精简机构和人员的呼声中还存在着一支如此庞大的档案队伍现象，显然不合时宜；二是企业集团不设档案管理机构，其档案工作委托属下某子公司管理，这种自下而上的管理缺乏一定的权威性，效果将大打折扣；三是企业集团和各子公司分别设置档案管理机构，分别行使档案管理职能，这种管理体制能克服前两种体制带来的弊病，各司其职，对企业档案工作整

5、体水平的提高有一定的促进作用。三、新时期企业档案管理体制的定位与思考宝钢是改革开放后诞生的企业，是改革开放的产物，但并不是市场经济的产物，改革开放初期仍处于计划经济时期。而计划经济时期，企业档案工作实行的是“条块”结合、以条为主的宏观管理体制，国家档案行政部门和中央各级专业主管机关都有责任对企业档案工作进行指导、监督和检查，企业的档案管理模式、机构设置和管理方式基本雷同；随着市场经济的确立和发展以及现代企业制度的建立，企业法人享有充分的生产经营管理的自主权，拥有自己决定内部机构的权力，企业可以根据自身情况和市场变化选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式，企业档案工作可以有更大的自主发展空

6、间，单一、雷同的企业档案管理体制逐渐被打破，取而代之的是企业档案管理的个性化。因此，从计划经济转向市场经济的宝钢及宝钢档案工作，同样经历了以国家宏观调控到企业自主管理的一个发展过程，从宝钢30年来档案管理机构的沿革、档案管理职能的分配、档案管理模式的变革等可以看出宝钢的档案管理体制随着时代的变迁，发生了很大变化，有利也有弊。然而适合的才是最有效的。通过对上述档案管理体制变革的剖析，结合新时期企业档案工作实际，笔者认为企业档案管理体制和管理模式可以有以下几种方案：一是企业集团必须设置档案管理机构，机构和人员可以归属办公室，仅承担企业集团档案管理职能。根据企业档案工作规范，企业档案管理部门职能包括

7、：贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作；监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。在企业集团设置了档案管理机构，上述职能就能名正言顺的履行，就能起到承上启下的作用。反之，企业集团委托下属单位行使档案管理职能，机构的不对等，效果则事倍功半。除在企业集团设置档案管理机构外，属下的各子公司（独立法人单位）也应设立相应的档案管理机构，挂靠部门可以根据企业性质决定。由此建

8、立起一个企业档案工作网络，方能有效开展档案工作，提升企业档案管理整体水平。二是当企业已从建设阶段向生产与建设并列运行阶段发展时期，企业集团属下可以设置一个工程建设单位和若干个生产运营单位，而工程资料管理与档案管理职能则可以分属上述两类单位。因为工程资料管理讲究的是时效和过程管理，在实施过程管理中需要与工程建设条线的有关职能管理部门密切配合，为此，将工程资料管理纳入工程建设单位，与规划管理、设计管理、工程管理、工程设备管理等部门融合在一起，可以进一步提高协同管理效率；同时，由一套固定的、专职的工程资料管理队伍开展工程资料接收、分发、翻译、复制等管理，比在各单位均设置工程资料管理队伍更趋合理，便于

9、管理方式和管理标准的统一。此外，这支动态的工程资料管理队伍，根据建设单位的要求将全部项目文件收集整理后向相关生产运营单位档案管理部门移交后可继续下一个工程项目建设，而各生产运营单位则无须再配备一定数量的工程资料管理人员、不需考虑是否还有再建工程。将档案管理工作从工程资料管理中分离出来，归属于企业各生产运营单位，则工作重心可以放在各类档案的开发利用上，此时的档案管理工作不妨与情报、图书管理工作归并，前提是真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，创建企业信息资源共享平台，为企业提供更加快捷、便利的信息利用服务。三是企业可以成立档案服务中心，挂靠企业属下的某一服务机构，集中人手接受企业集团属下各单位委托的各类文件材料整理业务，则可大大减少各单位档案管理岗位的定编问题。当前，企业实行扁平化、一体化管理，旨在精简管理机构，削减管理层次，提高运转效率。为此，企业可以将档案管理工作进行分解，企业职能管理部门中设立的档案管理机构重在管理，如：规划企业档案工作，梳理各类文件归档流程，制订企业档案管理制度和档案分类标准，开展档案业务指导、监督检查以及项目档案验收等工作，这样各单位配备的档案管理人员则重在素质而不是数量，可以少而精，符合企业精简高效原则。而企业大量的文件材料整理、档案信息录入、图纸扫描、复晒等操作性、事务性工作则可委托档案服务中心开展，这