企业内控制度案例

1、关键流程一销售发货和收款流程销售发货收款流程适用范围销售发货流程适用于公司产品的销售 （包括国内外直接销售、委托代销和工程销售等），不适用于产品在关联公司之间的调拨、对外投资发货，但是视同销售的除外。公司销售材料也适用于此程序。公司自用性质的产品发货基本适用此程序，审批签发流程可能有所不同。本流程包括四个子流程：签订销售合同 单、销售发货、确认收入和收款、销售成本的结转。各部门的职责销售发货和收款流程主要涉及三个部门：销售公司、财务部和物资管理部门（仓库）。销售公司在其中担当最主要的责任：负责客户的联系接洽、销售合同的签订和组织发货、报关出口、结算和收回货款、管理出口手册等。财务部主要审核客户

2、的付款条件和信用额度、督促销售公司按时收回货款、根据合同 售通知单和收款凭证按会计制度有关规定确认相关产品的收入和结转产品销售成本、每季末计提坏账。物资管理部门 （仓库） 负责保管公司的产品、按先进先出原则发出货物、及时备货和按销售通知单发货，据实登记仓库产品台账、定期盘点，并与财务部对账。行政部 （门卫岗） 核准相关的发货单据后放行货物出门。销售发货收款流程的重要风险和控制程序销售发货收款流程中如果一个人或一个部门负责从接收订单、确认发货到收回款项的全过程、没有完整的书面凭据记录相关授 权 和 职 责 分 离，则 出 现 舞 弊、遗漏和错误的风险较高。其中的重要风险主要有： 非标准价格出售产

3、品未获得适当批准； 赊销未被评估和批准； 未签订合同即销售产品； 产品的发货没有经过不同部门审核批准； 收入的确认不符合相关会计准则 度的规定，产成品成本的结转与收入不配比； 计提坏账不及时或没有反映实际情况。为了控制上述重要风险，以下岗位职责应分离：销售合同的签订和执行、接受报价和给予售价折让、发货的核准和仓库的实际管理人、催收账款与记账人员、坏账的核准与直接销售人员等。订销制企业风险管理相关的制度索引和实施证据相关制度有：公司销售合同的价格折扣审批权限、公司赊销合同的审批权限、公司销售合 同 评 审 表、公 司 坏 账 核 销 的 审 批 程 序 和 权 限、公 司 的 标 准 销 售 价

4、 格手册。实施证据有：签订的销售合同、完成的销售合同评审表、客户赊销清单、完整的销售通知单、出库单、坏账核销单。附录销货通知单。签订销售合同 单流程图示及说明。签订销售合同 单流程关键控制文档。销售发货流程图示及说明。销售发货流程关键控制文档。确认销售收入和收款流程图示及说明。确认销售收入和收款流程关键控制文档。结转销售成本流程图示及说明。结转销售成本流程关键控制文档。订订关键流程一销售发货和收款流程销货通知单年月日编号：销售通知单填写说明：财务部负责核实销售公司 经 手 人 填 写 的 预 收 款 情 况，签 名 确 认 是 否 可 发货。开票岗位 入确认岗位 本结转岗位分别填写发票开具、收

5、入确认和成本结转情况。仓 库 保管人填写实发数量栏、发货后签字、盖章并督促取货人留下签名和所属单位名称，传递销售通知单各联次给相关部门。其余信息由销售公司填写，编号需连续 （可预先印上连续编号）。销售通知单一式六联：销售公司留一联存底备查，财务开票岗位 留 二 联，收 入 确 入 和 成 本 结 转 留 三 联，仓 库 记 账留四联，提货用五联，出门证用六联 （前三联写单价、金额，后三联只写数量）。购货单位：收货人：联系电话：发运详细地址：发运方式：发运时间：运费哪方负担：保价金额：是否已购保险 （对应保险单号）：承运人：发送货物的用途：【出口】 【内销】 【工程】 【委托代销】 【自用】 【

6、其他，请说明】：所属合同号 （或订单号）：发货批次：付款方式：【预收货款】： 【现款】： 【赊销】 约定收款期： 年 月 日发票类型 （普通、增值税、出口专用）：发货清单产品名称规格型号单位数量单价发货金额备注请发数量实发数量财务部确认收款或赊销发货：经手人：销售公司核准人：仓库保管人：财务部核准人：取货人 （个人签名，单位名称）：是否已确认收入：是否已结转成本：收 成企业风险管理单位：流程名称：签订销售合同 订单编制人：流程编号：业务主管部门：销售公司最后更新时间：业务参与部门：财务部、公司律师适用于：关键流程一销售发货和收款流程签订销售合同 单流程说明） 销售公司业务员负责新客户的开发、原

7、有客户的联系接洽、接受订单等。业务员可通过电话、电子邮件、面谈等方式与客户就购买产品的意向、价格、付款条件等进行初步接洽。） 业务员产品报价应根据公司销售价格手册进行，销售价格的折扣须经公司授权人员的书面批准 （公司销售价格手册和折扣审批权限可由公司根据市场情况制订并定期予以更新）。） 赊销时，须由财务部对客户的信用状况进行调查，生成信用分析报告，报主管领导批准后确定某客户的赊销额度。必要时也可以从外部专业公司购买信用报告以评估客户的信用状况。赊销额度初始确定后，可根据客户的付款情况和收集的其他资料定期更新、动态掌握。） 公司所有销售合同必须经律师审核和统一编号，只有授权人可代表公司对外签订合

8、同。签订好的合同统一送行政部合同管理人员管理备案，财务部保留合同的复印件，用于核准销售通知单和确认收款。） 公司可能与客户签订长期供货合同，分批次以订单提出需求。这种情况下如果订单中产品价格、付款条件等主要条款与主合同一致，则接受订单可仅由销售公司部门经理审批即可，否则需按类似合同步骤获得相应审批才能生效。相应订单应视同合同管理，交原件给行政部合同管理员存档和复印件财务部应收账款岗位。） 公司产品的出口合同若以外币计价，应充分考虑相应汇率变动的风险。必要时可考虑在合同中锁定结算时的相关汇率。） 此流程中的关键控制在上图中以灰色显示，其具体内容见以下关键控制文档。订企业风险管理签订销售合同 单流

9、程关键控制文档业务流程名称：签订销售合同 单业务主管部门：销售公司业务参与部门：财务部流程编号：最后更新时间：适用于：关键控制编号重要风险关键控制描述规范控制方法实施证据 公司产品售价折扣未经有效授权 公 司 产 品 报 价 时， 公司 应 根 据 国 内 外 市 场 状 况 的售价 折 扣 与 接 受 订 单不同，制订标准的 销 售 价 格 手 册。职责 应 分 离、 不 同 折客户 报 价 与 价 格 手 册 有 差 别 时，扣率 应 经 过 不 同 的 审应根据 公 司 具 体 的 审 批 权 限 规 定批权限获取足够的授权人工 销售价格 手册、 价格折 扣授权书 赊 销 产 允 许 客

10、 户 赊 销 前， 财务 部 门 负 责 收 集 客 户 的 信 用人工 客户品给信用不好的客户， 导 致公司账款无法收回需查 询 客 户 的 信 用 等级和 根 据 金 额 大 小 取得不同层次的审批资 料， 整 理 产 生 客 户 信 用 报 告，必要时 可 购 买 外 部 报 告 评 价 客 户信用状况公司 管 理 层 根 据 财 务 部 门 的 信用报告，批准对客户的赊销额度信用 分析报告、信用 额度清 单（报告） 销 售 合公 司 的 销 售 合 同 必公司 的 销 售 合 同 应 尽 量 使 用 自人工 销售同未经有效审核须经 律 师 审 核 和 授 权代表签署己的 标 准 文 本

11、， 所 有 偏 离 条 款 须经律 师 审 核 并 对 合 同 进 行 编 号，合同财务 部 可 能 需 对 付 款 条 件、 税 款负担和汇率等提供意见订订关键流程一销售发货和收款流程单位：流程名称：销售发货编制人：流程编号：业务主管部门：销售公司最后更新时间：业务参与部门：财务部、物资管理部门适用于：企业风险管理销售发货流程说明） 销售发货主要归销售公司管理并负责，但是为了控制重要风险，需进行职责分离。销售发货应严格按照完整的销货通知单进行。物资管理部门 （仓库） 应确保经办人提交了有效授权的销货通知单才能予以发货，督促取货人 （或承送人） 在销货通知单上签字以确保销货通知单信息的完整、公

12、司能有效地减少货物丢失和损坏等风险。） 财务部应根据合同规定的条款和预收款情况核准是否可以发货 （按合同规定预付货款的，预付货款必须到达公司银行账户；赊销的合同已获得批准）。收到仓库传回的销货通知单后，及时对已发货产品进行账务处理，定期 （如每季）与物资管理部门对账并监督盘点实物以确认产成品账务记录正确。） 销售公司内部在填写发货申请单和销货通知单时，填写的信息应准确并取得部门经理的批准，及时购买产品保险，将相关保险单号填列于销货通知单上。发货申请单和销货通知单应连续编号，作为重要票据保管。公司企业部 （内部审计） 有权定期检查它的编号和保管情况、是否已获得适当的授权等。） 出口销售的产品，销

13、售公司还应负责产品出口的报关并确保公司产品的生产和出口符合国家有关政策规定、取得的单据能帮助公司充分享受有关的税收优惠政策。） 公司自用产品和材料的出库基本适用此程序，如产品用于展销会、公司内部自用等，但是因为公司自用没有签订的合同，因 此 由 使 用 部 门、主 管 副 总 签 字后，财务部无需查询合同条 款 和 收 款 情 况 便 可 盖 章 放 行。物 资 管 理 部 门 （仓库） 审核有以上审批后才能发货，然后将相应的发货单传递财务记账。自用产品用后退库的，需经质检部门检验后才能入库，相应填写入库单交财务记账。） 产品销售价格属公司机密信息，为了保密，销货通知单前三联 （销售留底、财务

14、记账两联） 上填写单价和金额信息，后三联 （仓库记账联、提货单和出门联） 上只填写数量，其他信息的填写要求相同。） 产品的退货应制订专门的制度，经质检部门检验后划分公司与客户之间的责任，办理退货产品的入库手续。） 以灰色显示的流程为关键控制，它们的重要风险和程序说明见关键控制文档。关键流程一销售发货和收款流程销售发货流程关键控制文档业务流程名称：销售发货业务主管部门：销售公司业务参与部门：财务部流程编号：最后更新时间：关键控制编号重要风险发货未经有效审核和关键控制销 售 公 司 和 财 务 部分别 填 写 销 货 通 知 单描述规范销 售 部 负 责 填 写 销 货 通 知单、财 务 部 根

15、据 合 同 中 约 定控制方法人工实施证据销 货 通 知单授权、存在舞弊风险信息， 以 职 责 分 离 发挥销 货 通 知 单 的 控 制作用的付 款 条 件 和 实 际 到 款 情 况确定 是 否 可 以 核 准 发 货、 在销货通知单上签署意见仓库未按公司规定发仓 库 只 在 销 售 公 司部门 经 理 和 财 务 部 相销 售 公 司 部 门 经 理 和 财 务部应 按 各 自 的 岗 位 职 责 审 核人工销 货 通 知单货，取货人没有留下有效的证据应岗 位 核 准 销 货 通 知单后才发货发 货 时 要 求 取 货 人（承运人） 签字销货 通 知 单 并 由 销 售 公 司 传递给仓

16、库仓 库 在 交 货 时 必 须 要 求 取货人 （承 运 人 ） 在 销 货 通 知单上签名不合理退货退 货 时 确 认 退 货 原因与销售岗位应分离 如 因 质 量 问 题 发 生 退 货， 人工必须 经 质 检 部 门 检 验 签 发 质产 品 质 量检验 单、 退量检验单后才能办理入库货入 库 通 知单企业风险管理单位：流程名称：确认销售收入和收款编制人：流程编号：业务主管部门：财务部最后更新时间：业务参与部门：销售公司适用于：关键流程一销售发货和收款流程确认销售收入和收款流程说明） 销售公司提交形式发票 （如出口产品） 和销货通知单到财务部发票管理岗开具正式的税务发票，开具发票时应准

17、确说明发票的抬头、发票的种类 （如普通票、增值税发票或出口发票），增 值 税 发 票 的 抬 头 应 与 销 售 合 同 签 订 方 一 致。开好的发票由销 售 公 司 负 责 给 客 户 邮 寄， 发 票 各 联 次 的 传 递 由 发 票 管 理 岗负责。） 财务部确认收入岗位应按照相关会计准则 度的要求检查确认销售行为各要素是否符合收入的确认要求：如与货物所有权相关的所有风险是否已转移 （最好有外部证据表明已经转移）、货款已收到或有较大可能性能够收回、金额可以确定等。此外，工程项目收入确认应有客户签署的完工进度确认单或质量验收单等。委托代销产品应从代理商处取得与最终用户签订的合同、客户的

18、收货通知单或已收到货款等。不符合会计准则 度的交易不能确认收入。在确认收入的过程中，尽量避免出现会计确认与税法确认的差异，但是会计确认原则应优先。会计收入确认与税法收入确认的差异最好能建立一定的备查账簿为年度所得税汇算清缴服务。） 收到预收款时，银行从中扣减的手续费在一定限额内可授权财务人员直接记入当期财务费用，若手续费过高 （如超过收款金额的一定比例） 则应查明原因以后再确定处理方式。记录预收账款时，应在 软件系统中尽量输入较多的勾稽关键信息 （如合同号、发票号等）。应收 收账款各明细账户应定期清理，清楚反映实际应收预收账款情况，为发货和催收货款服务。） 财务部应定期 （如每季） 生成应收账

19、款 收账款账龄明细表，帮助业务人员合理安排发货、向客户催收货款。财务部定期与业务员和客户对账，确保财务记录的准确性，发现差异找出错误原因。） 公司应至少每个季度对应收账款进行评估，根据收集的客户资料进行坏账准备的提取。坏账准备计提表应取得管理层的审批。） 公司发生的退货应分清各方的责任，质检部门负责对退货产品进行检验，销售公司填写相应的退货入库单。财务部应根据退货入库单调整已确认的收入和结转的销售成本。） 流程图中以灰色显示的流程为关键流程，其重要风险和控制程序见关键控制文档。制制预预企业风险管理确认销售收入和收款流程关键控制文档业务流程名称：销售收入和收款业务主管部门：财务部业务参与部门：销

20、售公司流程编号：最后更新时间：适用于：关键控制编号重要风险关键控制描述规范控制方法实施证据 不 当 开 具发票 管 理 岗 收 到 销发票管理岗在收到有效的销货通知 人工 当 月税 务 发 票、 货通知 单 后 填 写 税 务单和形式发票后，根据上面列写的收开具 发税务 发 票 丢失、 填 写 错误发票已开 和 空 白 的 税 务发票应 保 管 在 安 全 的地方定期 或 不 定 期 地 抽查发票存根货人、发货金额等正确填写发票，并及时传递发票每月定期统计已开具的发票 金 额，与当期确 认 的 收 入 额 核 对， 找 出 差异发现原因开好 的 发 票 和 空 白 发 票 应 放 在 保票清单

21、险 柜 中， 税 控 机 应 妥 善 保 管 密 码，定期更改密码对于丢失的发票应按有关税法的规定及时妥善处理，开错的发票不得损毁 收 入 的 确 应 按 会 计 准 则 财务 部 收 入 确 认 岗 位 应 掌 握 收 入 人工 销 货认不 符 合 会度 的 规 定 确 认 收 入， 确认相关 的 会 计 准 则 和 制 度， 收 集通知单、计准 则 和 制度的规定收集足 够 的 证 据 支 持收入的确认证据作出是否确认收入的判断收款 凭证等 会 计 记 录会计 记 录 前 与 业 务财务 部 应 收 账 款 岗 位 进 行 账 务 处 人工 书 面错 误、 影 响未来 发 货 判断员和客

22、户 确 认 相 关 收款信息理时，应确 认 预 收 账 款 的 准 确 金 额和所 属 合 同 等， 若 有 手 续 费 等， 应及时进行相关的会计处理确认 收款信息 坏 账 准 备应按 照 应 收 账 款 和财务 部 应 收 账 款 岗 位 在 销 售 部 门 人工 收 集的计 提 不 及时、不准确客户实 际 情 况 计 提 坏账准备帮助和收 集 资 料 的 基 础 上， 按 应 收账款的实 际 情 况 计 提 坏 账 准 备， 记账前应经过适当的审批财务部实际核销某项应收账 款 时，应经过适当审批的客 户付款 资料和 其他信息、审批 后的坏 账冲销单制关键流程一销售发货和收款流程单位：流程

23、名称：结转销售成本编制人：流程编号：业务主管部门：财务部最后更新时间：业务参与部门：适用于：企业风险管理结转销售成本流程说明） 本流程主要由财务部负责，目的是确保确认的收入与结转的成本配比、正确反映工程项目的毛利率和委托代销产品的利润，如实反映公司已发出未转移所有权的委托代销产品等的存放地点等信息，保护公司财产的安全。） 结转成本的主要依据是销货通知单，根据销货通知单上的信息、发出产品的用途，可将发出产品的成本分别结转到工程项目成本、委托代销产品和当期产品销售成本。） 对于委托代销产品，只有在确认收入后才能将相应的产品成本结转。工程项目成本的结转比例应与收入的确认比例一致。） 本流程中的关键是

24、收入确认和成本配比原则正确应用。） 财务应定期与仓库管理人员、委托代销商对账，监督实物盘点，解决差异。） 以上流程图中关键控制以灰色显示，其重要风险和控制程序见以下关键控制文档。关键流程一销售发货和收款流程结转销售成本流程关键控制文档业务流程名称：结转销售成本业务主管部门：财务部务参与部门：仓库流程编号：最后更新时间：适用于：关键控制编号重要风险关键控制描述规范控制方法实施证据 成 本 结 转 不 正 确， 影响企 业 经 营成本 结 转 应 与 收 入确认在同一期间财务部确认收入后，应查询相关产品成本是否也已结转财务 部 应 查 询 确 认 是 否 所 有 的人工 结转成本 计算表利润 和

25、所 得税销货 通 知 单 都 已 记 录， 即 是 否 转到委 托 代 销 产 品 下、 记 录 到 工 程成本中或结转到销售成本中 对 于 未 确 认 收 入 的 产 品 发 出，应将发 出 产 品 成 本 转 到 相 应 的 明细账中业关键流程二物资采购流程物资采购流程适用范围物资采购流程适用于公司采购原材料、低值易耗品和办公用品等各种材料和物资等，固定资产、工程采购和服务的采购适用于各自对应的其他流程。本级流程主要包括物资采购订单生成、物资采购入库和物资采购报账和财务部记账三个子流程。各部门职责生产技术部、行政部、动力运行部等部门根据生产和其他职能部门的实际需要编制需求计划，采购部门根据

26、需求计划和仓库库存情况编制采购计划，采购计划获得批准后负责购买事宜。销售公司进出口部负责进口物资的报关手续。采购的物资入库前须经过质检部门的检验，物资管理部门须严格按照 “物资采购管理规定” 中的 相 关 条 款 将 采 购 的 物 资 验 收 入 库。入 库 后，物 资 管 理 部 门（仓库） 负责物资的保管、保证物资的安全完整，按货物属性发货。采购部负责填写准确完整的入库单、传递入库单并负责采购物资的报销、结算索取发票和处理采购过程中出现的问题。财务部负责物资入库成本的核算和记录相应的债权债务。物资采购流程中的主要风险和控制程序物资采购过程的主要控制和风险在于：） 物资采购下订单流程。没有

27、选择合格的供应商或进行招标采购、没有签订合同直接采购或下订单、对供应商预付款未实行信用管理，由于前述三条可能致使公司利益受损，降低公司资金的周转利用效率，并可能形成坏账或资金长期被供应商占用。） 物资采购入库。送达的物资未经过质检部门的检查验收就入库或直接投入使用、入库单填写不准确导致物资损失、成本核算错误、仓库账和财务账账账不符或者仓库账实不对。） 物资采购财务记账过程的首要任务是审核相关的采购单据，不符合公司购买和审批程序的单据拒绝入账、减少或杜绝错记漏记材料采购成本和往来账款现关键流程二物资采购流程象。定期与供应商核对往来款项可以降低减少舞弊行为、发现记账错误和供应商对公司资金的占用情况

28、等。为了控制相应的风险，在完成相关业务时应实施一定的职责分离，如供应商的选择和比价分离、合同 单的执行和审批分离、物资的检验和购买分离、物资的保管和财务记账分离、付款的执行和审批分离等。要求各部门应按公司规定的流程处理业务、明确自己的责任和义务，积极进行相关信息的交流和沟通，以提高公司的各项经营效率、保证公司财务报告的真实公允、公司的各项经营合法合规。相关的制度索引和实施证据相关制度有：物资采购管理规定、公司合同的审批权限、公司供应商评审表、公司报账的审批权限、公司物资入库检验制度。实施证据有：签订的采购合同、招标采购标书、完成的供应商评审表、供应商管理清单、物资检验单 （报 告）、入 库 单

29、、应 付 账 款 清 单、预 付 账 款 账 龄 分 析表、往来账项确认表。附录物资采购订单流程图示及说明。物资采购订单流程关键控制文档。物资采购入库流程图示及说明。物资采购入库流程关键控制文档。物资采购报账与财务记账流程图示及说明。订企业风险管理单位：流程名称：物资采购订单编制人：流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参 与 部 门：归 口 管 理 部 门、企 管 部、 律 师和财务部适用于：关键流程二物资采购流程物资采购订单流程说明） 物资的需求计划由各归口管理部门 （参见公司 “物资采购管理规定”） 提出，采购部门收到需求计划后，考虑采购物资的性质和库存情况，编 制 出 采 购

30、 计划，报经主管领导批准。批准后的采购计划每月抄送企管部、物资管理部门和会计部。采购部根据批准后的采购计划组织招标采购、选择供应商或从定点供应商处购买。建议采购部每月分析实际采购数与计划采购数之间的差异，分析查找原因以更准确地编制采购计划和控制采购资金需求。） 采购物资时，一般应优先 选 择 公 司 已 有 的 供 应 商，选 择 新 的 供 应 商 应 说 明 原因。所有采购均需签订合同或填写采购申请单后方可进行。） 供应商评审时需使用专门的评审表，所有必要信息须填列完整，并经适当授权批准 （具体的授权权限由公司根据实际情况制订），供应商通过审核后列入备选、财务部据此在 软件中添加相应的供应

31、商记录、安排结算付款。） 与供应商签订的合同建议使用公司自己的范本，也可使用对方的合同，但所有合同均需公司律师审核、统一编号后交主管领导或授权人签署合同。签订好的采购合同交由行政部合同管理人员统一管理，财务部和其他部门人员可以根据工作需要复印和查阅合同。） 公司若与供应商签订长期购销合同，对于长期购销合同项下分批次的采购，如果付款条件和价格等关键信息与主合同相符，采购时可仅填列采购申请单由部门经理审批即可。若是付款条件和价格等关键信息与主合同不符，则视同新的采购合同由比价员比对价格、律师审核和获取公司相应管理层的批准。） 申请预付款时，需提交财务部已签订的采购合同、采购申请单或拟发的订单、获得

32、相应的签字审批 （审批权限可由公司根据实际情况定期颁布调整），原则上列入计划的物资采购付款优先安排。对于不同的供应商，预付款实行信用额度管理，以控制公司付款风险，超过限额预付款的，原则上须先报销清理现有的预付款后才能再借预付款。） 图中以灰色显示的流程为关键流程，其重要风险和控制程序见以下关键控制文档。企业风险管理物资采购订单流程关键控制文档业务流程名称：物资采购订单业务主管部门：采购部业务参与部门：流程编号：最后更新时间：关键控制编号重要风险未实行招标采购或定点采购、选择的供应商未通过公司关键控制在 确 定 供 应 商 的 过程中， 应 实 施 一 定 的职责 分 离： 供 应 商 的询价

33、与 确 定、 供 应 商的信 用 状 况 调 查、 供描述规范供应 商 的 评 审 由 采 购 部 专 人 负责统一 组 织 并 提 供 初 始 备 选 供 应商名 单， 其 他 部 门 和 人 员 也 可 提供备 选 供 应 商 名 单。 企 管 部 比 价员负 责 询 价、 质 检 部 门 和 生 产 部控制方法人工实施证据 招标定标 文件、 供应商 评审表评 审 程 序， 应商 的 管 理 与 采 购 业门审 定 材 料 的 质 量、 财 务 部 门 应存在舞弊行为务的进行调查 供 应 商 的 信 用 状 况， 最 后 由公司主 管 副 总 或 总 经 理 批 准 选 定供应商采购未签在

34、 采 购 过 程 中， 下采购 部 门 应 根 据 已 批 准 的 需 求人工 采购订有效的合述 岗 位 须 职 责 分 离： 计划 进 行 采 购， 采 购 时 需 按 公 司合 同 同或采购申请单；不 能合理划分公司与供应商之间的权利和义务采购 合 同 的 签 订 与 审批，法 律 部 律 师 应 对采购 合 同 进 行 独 立 的法律 审 查、 未 签 订 合同的 采 购 可 能 被 拒 绝付款有关 流 程 和 规 定 签 订 合 同、 填 写采购申请单根据 合 同 金 额 的 大 小 和 规 定 的审批 权 限 签 订 合 同， 具 体 标 准 可由公司单独发文确定财务 部 在 付 款

35、 时 应 参 照 相 应 的采购 申请单合同条款供应商预付账款超限额，占用公对 供 应 商 进 行 信 用管理， 规 定 每 一 类 供应商的最高预付限额财务 部 和 采 购 部 应 定 期 对 供 应商的 预 付 账 款 限 额 重 新 审 定， 以有效 控 制 付 款 风 险， 提 高 公 司 资人工 供应商管 理清单司资金和带来坏账风险金的使用效率关键流程二物资采购流程单位：流程名称：物资采购入库编制人：流程编号：业务主管部门：采购部最后更新时间：业务参与部门：质检部、物资管理部适用于：企业风险管理物资采购入库流程说明） 进口物资的报关由销售公司进出口部门负责。报关时采购部向销售公司进出

36、口部提供购买合同、供应商的形式发票、提货单等资料，报关时可能需支付港杂费、关税、增值税等项费用后海关才会将货物予以放行。） 如果物资是从国内直接采购，则可以省略报关步骤。） 不论物资是否从国外进口，物资到厂后均由采购部申请质检部门进行数量和质量的检验。未经检验的物资需在库房单独存放，生产部门和其他业务部门不得领用未经检验的物资。需在使用中检验的物资可以由质检部门先认可与归口管理部门报经主管领导批准，列出相应的物资清单，在使用中检验相关物资的质量。但是无论何种物资，都需在入库前检验计量其数量。） 检验物资时，采购部需出示物资采购的合同、采购申请单 单、供应商提供的发票等信息，以便质检部门核对到厂

37、材料的数量、质量是否 与 合 同 订 单 相符。对于到厂材料 资在合理范围内的误差、损耗予以书面确认 （合理误差、损耗的范围可由质检部门组织制订，定期更新）。对于某些在使用过程中才能检验的采购物资，需经公司高管书面批准才能予以入库。生产部门和物资管理部门应及时向采购部和财务部反馈物资在使用过程中发现的质量问题，以便及时解决问题、进行相应的处理。） 经检验质量不合格的物资退回供应商更换，更换业务由采购部负责。物资重新送达后交质检部门检验。数量在合理损耗范围外的误差也由采购部负责与供应商协商解决并更换对应的发票等。） 物资检验合格后，采购部负责填写入库单，入库单一式五联 （财务部定期从仓库取得入库

38、单记录材料物资明细账）。入库单必须统一连续编号、填写采购的物资是属于哪个合同和订单、材料编码、材料名称、材料数量和单价、供应商的名称、存放的仓库等信息。入库单应包括材料接收人、材料检验人、负责购买人、记账人的签字。如果材料的数量因上述第 条的规定，出现公司认可的数量差异，应按实际数量填写入库单，并相应调整单价。） 仓库的物资管理台账通常记录数量。财务部将原材料的入库单按物资编号、存放仓库、供应商号录入 软件存货管理模块。仓库应定期 （如每月） 与财务部对账，若双方发现遗漏或错误，应找出差异发生原因，当月发生的问题一般在当月予以解决。财务部应定期协同仓库对材料 资盘点或抽盘，以确保订物物关键流程

39、二物资采购流程入库材料的真实完整。） 物资的购买和检验职责、物资保管和记账职责应分离。） 上图中以灰色标示的流程为关键控制活动，其重要风险和控制程序见以下关键控制文档。企业风险管理物资采购入库流程关键控制文档业务流程名称：物资采购入库业务主管部门：采购部业务参 与 部 门：质 量 检 验 部 门、物 资 管 理部门等流程编号：最后更新时间：关键控制编号重要风险质量不合格、数量不符材料入库关键控制物 资 质 量 和 数 量 的检验 应 与 采 购 职 能 分开描述规范质检 部 门 应 按 企 业 给 供 应 商 下的订单 或 签 订 的 合 同 检 查 验 收 物资，承认 合 理 范 围 内 的

40、 误 差 和 途控制方法人工实施证据 物资检验 单（报告）材 料 的 采 购 与 接 收职能分开中损耗，填写物资检验单 （报告）入库单填写错误、遗入库单须连续编号入 库 单 信 息 填 写 准入 库 单 事 先 编 号、 物 资 管 理 部门保 管 好 存 根 以 备 查， 不 得 损 毁人工 入库单漏 未 传 送， 确、完整作废的入库单物资数量错误，会计核算不准确入 库 单 及 时、 准 确地传递给相关部门入 库 单 及 时、 准 确 地 传 递 给 相关 部 门， 尤 其 是 月 底 的 入 库 单，不得跨期传递入 库 单 上 各 经 办 人 需 签 字， 以分清各自责任入库 单 上 需

41、填 写 合 同 号 （订 单号）、供应商、数量 和 单 价 等，以便进 行 会 计 核 算、 保 护 资 产 的 安全完整关键流程二物资采购流程附：入库单入库单本户科目： 编号：材料类别： 年月日 供应单位：仓库 数质量不符通知单：记账：材质检验：验收：制单：核准人：材料代码材料名称规格单位数量单价货款运杂费合计应收实收备注（需在此填入材料 物资采购所属合同号 订单号）企业风险管理单位：流程名称：物资采购报账与财务记账编制人：流程编号：业务主管部门：财务部最后更新时间：业务参与部门：采购部适用于：关键流程二物资采购流程物资采购报账和财务记账流程说明） 外购的物资是公司存货的一种，按照相关会计准

42、则制度的规定，物资采购成本应包括买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用，运输途中的合理损耗，入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用，都应作为外购物资的实际成本。从本公司的实际情况看，外购物资的实际成本一般包括以下各项：一是原材料 资采购本身的成本和发生的由我方负担的运费；二是预付给报关行的港杂费、关税等。报关时缴纳的增值税不计入物资采购成本。） 财务部存货核算岗位应核对入库单、采购申请单和发票三者是否相符。预付或报销货运公司运费和报关行港杂费、关税时需标明与哪一批次的货物相关，避免重复付款和材料采购成本记录错误，应定期与供应商结账，以免采购成本结转期间归属错误和积

43、累大额的未知负债。暂估入库的材料物资，采购部应提供合同、订单等书面材料支持暂估价格，财务部应保留相应的文件以备查。） 采购部和销售公司应及时提交相应的发票，以保证公司财务记录的原材料、预付账款、应付账款真实、公允，避免可能产生大量未入账的费用、成本费用核算不实。严格对供应商的信用管理，如果因未报账引起供应商预付金额超过预定限额，则必须先报销后才能安排付款。） 公司进口的原材料需报关进口，供应商的发票多为形式发票，在货物到达时可以取得，因此相信进口材料报账周期一般可控制在货物到达后数日内。若采购部提交的入库单 发票 同 单一致，则只需经过采购部 务部部门经理的审批，财务部存货核算岗位即可登记入账 （因为合同 单已经获得更高权限的批准，如果材料按时按质按量送达本公司，无需由副总以上高管再审批一次）。） 采购部在预付账款 （如果没有预付款，则报账） 时，应提交对应的合同。财务部应收集合同、按合同记录有关的预付款、材料入库单、发票、运费情况和增值税发票等，统计已付款未到货、未付款已到货或未达发票等情况。此类记录如果 软件中不能全部记录，则可登记备查账簿。财务