人事档案管理问题初探

1、人事档案管理问题初探        职工人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料,是职工完整的历史记录， 近年来,随着市场经济的逐步发展,人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入,企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作,优化企业人力资源管理配

2、置,已成为当前人事档案管理亟待解决的问题。  1.人事档案管理的常见问题 1.1对人事档案管理的认识不够 长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,自己不想管也不愿管。因此,往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,档案工作不研究没安排,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。 1.2配套设施不完善 档案室建设简陋,经费投入不足。大部分档案室建设不

3、标准、不规范。个别单位没有专用档案室,有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁和完整性。 1.3管理手段落后 由于档案管理人员工作变动频繁,加之各级管档部门没有组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装 订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式,由于反复调用原件,阳光多次照射,造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象,直接影响到档案的完整与安全。 1.4人事档案收集工作力度

4、不够 由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面,有些材料在内容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率。 1.5人事档案管理的信息化程度不高 随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。 2.解决人事档案管理问题的

5、有效措施 2.1健全管理体制 要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规范建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门配备兼职档案信息员,从而做到从上而下,层层有人负责,形成上下配合,左右协作的档案传递网络,这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导工作,做到随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围,还丰富了室藏,促进了收集工作的开展。文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外,更重要的是专职档案人员要做到“三勤”,即脑勤、手勤、腿勤,爱

6、岗敬业,尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点,主动上门,跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集,把握文件收集的主动权,把反映主要职能活动和历史面貌的的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通,避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结,专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档,把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中,从中找出规律性的材料和数据,变死材料为活信息,为开展各项管理工作服务,为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传,通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规,增强全员的档案管

7、理意识,使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作,以有利于档案工作的顺利开展。 2.2提高档案管理人员素质 加强队伍建设,提高档案管理人员的素质。一是严把选人关。根据新形势档案工作的需要,选配档案管理人员时,要注重选拔思想政治素质高,年纪轻、学历高、擅长计算机操作,有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。二是强化培训,优化档案管理队伍素质。分期分批集中档案管理人员学习业务知识,围绕疑难问题进行研究探讨,以达到取长补短,共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学,从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开改制企业职工档案工作座谈会、研讨会,交流改制企业职工档案管理经验,解决

8、疑难问题,研究新的发展思路,提升工作水平。三是实行目标管理。把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理,并与年终考核相结合,从而促进档案管理人员素质的提高。 2.3确保档案工作经费落实到位 档案工作经费做到年初有预算安排,特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密。 2.

9、4熟练掌握现代化管理技能 档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求,也是档案管理发展的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握,努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好地服务于社会。 结束语 我们档案管理人员要从思想上树立服务观念,充分发挥助手作用,利用现代信息化技术提供远程服务,利用网上信息量大、传递速度快的优势,实现档案信息资源共享。建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存的设施,利