房地产企业档案管理办法

1、房地产档案管理办法1、目的1.1、为规范和加强公司档案管理，实现档案的标准化管理，提高档案管理工作的效率，特制定本规定。2、档案的管理机构2.2、公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，集团公司总部、各公司行政管理部负责本公司除财务、人力资源外的各项档案管理工作。财务、人力资源部产生的档案由本部门负责归档保管。2.3、各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，并按各种档案归档时间定期移交行政管理部集中管理。3. 档案的种类3.1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由集团公司发行的各种标准、规章制度等。3.2、公司的重大决议。包括由董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件

2、和会议材料、会议记录等。3.3、行政性文件。包括公司向上级及政府部门外发的各类请示、报告及其批复。3.4、计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划及营销指标、技术指标等。3.5、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。3.6、技术性资料。包括各类规划方案、设计方案、策划方案、工程图纸、变更、签证、竣工资料等。3.7、招标档案资料，包括资格预审文件、招标公告、考察报告、评标报告、洽谈记录、投标文件及招标过程中各类评审纪要、录音、录像资料等。3.8、凭证性文件材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录

3、和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。3.9、证件性文件资料。包括法人营业执照、开发资质证、项目开发“五证”、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。3.10、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。3.11、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。3.12、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。4、档案收集与

4、保管的责任人5、立卷归档时间：5.1、管理性文件材料：法规性文件、公司的重大决议、计划性文件、总结性文件，一般应在办理完毕后，由收集部门相关人员随即归档登记，每月整理立卷一次，移交行政管理部。5.2、技术性资料：（1）设计类资料：在方案完成后，设计管理部、总工办及相关职能部门留存一分后，同时移交行政管理部原件一份；（2）工程图纸、声像资料在发生后即移交一份原件给行政管理部存档；（3）工程变更、签证：工程、成本、核算各留存一份，同时原件移交给行政部归档。（变更、签证必须要有连续的流水编号，中间不能出现空缺）（4）竣工资料：由施工单位负责整理立卷，并将原件移交施工管理部，施工管理部除留存原件一份外

5、，移交行政管理部原件一份，进行存档。5.3、各类合同协议书：合同承办部门在完成合同签订后，除留存本部门一份外，同时移交一份原件给行政管理部归档。销售合同每月整理移交一次。5.4、证件性文件资料必须由承办部门在第一时间内将原件移交档案室存档，部门留存复印件。5.5、招投标资料：在本项目招投标工作结束后，招标管理部负责将整套招标资料整理完毕移交行政管理部归档。5.6、下列文件材料应随时归档：（1）变更、修改、补充的文件材料；（2）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料，包括：声像制品资料、题赠性资料

6、。6、立卷归档的要求6.1、各部门在整理、归档文件资料时，必须在每份档案文件前附文件归档登记表（附件1：文件归档登记表），重点注明文件名称、页数、主要内容、送交时间、送交人、接收人。6.2、各部门在移交档案时要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。（附件2：档案移交清单）6.3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。6.4、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。6.5、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。6

7、.6、行政管理部档案管理员负责档案案卷目录的编制。（附件3：档案案卷目录）7、档案的借阅7.1、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的档案资料，须经公司领导批准，方可借阅。（附件3：档案利用审批表）7.2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证。7.3、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经公司领导批准并办理借阅手续。7.4、行政管理部档案管理员必须做好档案借阅登记台账。（见附件5：档案借阅一览表）8、档案的保管8.1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档