对高校基建档案管理工作的思考与探讨

1、对高校基建档案管理工作的思考与探讨    关键词:高校;基建档案;作用;问题;完善 随着教育育人理念的不断深入与高校现代化要求的加大,高校基建工作大跨步地展开,高校基建档案是对它的全程记录,在基建工程的统筹建设中具有极其重要的借鉴和指导价值,不可或缺。然而,根据我自身工作经验以及对各高校的基建档案管理现状的调查,目前高校基建档案工作不尽如人意,严重缺失,这不仅破坏了基建工作历史记录的完整性,也不能为今后工作提供合理的经验,使得基建工作依旧处于摸索、徘徊阶段,成为高校基建发展的瓶颈,难以实现行之有效且符合高校自身特点的管理工作,同时,最大限度地提高建设资金

2、的投资效益也成为空谈。基于这一情况,我展开了对高校基建档案的思考与讨论工作。 1高校基建档案概述 高校基建档案是指高校在基建管理和基建工程项目从酝酿、决策到竣工交付过程中,直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等不同形式的文件材料。它是校园各种建筑物、构筑物以及管线等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录,也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证,还是学校档案中不可缺少的重要组成部分。内容一般可分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等七大类。 从高校基建档案的定义和内容来看,它除

3、了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外,还具有自身独有的特点:成套完整性、专业性、范围广、现实性、周期长、复杂性等。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的,具体表现在以下几个方面: 1.1史料作用,基建工程实况的再现。高校基建档案用大量的文字和数据,如实地记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况,客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况,真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。一套完整的基建工程档案,除了有大量的文字、数据记录外,还有足够的图纸、表格,给人以具体、直观、形象的展现。因此,在具有一套完整基建档

4、案前提下,再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。 1.2历史凭证,见证基建工程的发展历程。基建档案在记载一项项基建工程的同时,还记载着学校的总体布局和远景规划。记录历史的文字、数据、图纸、照片等不仅是人们进行社会实践活动的真实的历史反映,也是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据。通过连续的、整套的高校基建档案,我们可以清晰地了解不同时期、不同地区的高校基建状况,并从中描绘出基建工程的发展历程,是对前期基建工作历史概述的有效凭证。 1.3参考价值,对基建工作有指导意义。基建工程的各种统计、报表、维修、扩建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验,承受

5、了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料, 吸取精华、去其糟粕,不仅可以加快速度,还可以提高设计质量及经济效益。 1.4维权依据,解决由基建引起的纠纷。由于历史的原因或相关制度不完善,许多高校在学校权属、土地纠纷等方面,一直存在着与周边单位或与农民地界争议的现象,以及许多合并后的高校,由于合并前学校隶属关系的不同,不少高校同时又在建设新校区,存在诸多产权不明晰的问题或建设过程中的质量问题,基建档案将为解决这些问题提供有力的证据。 2当前高校基建档案工作暴露出的问题 高校基建档案工作随着基建模式的转变,内容越来越复杂。社会力量介入高校基建工作,档案的涵盖面不再局限于政府和学校,在保证基建工程公

6、益性的同时,对其经济效益要求也越来越高。不过,高校基建档案工作面临的瓶颈问题没有本质性的变化,依旧集中在基建工作档案自身收集、归档、查阅、管理以及工作人员素质等方面。总体可以概括为两个点:先天缺陷、后天不足。 2.1先天缺陷。 先天缺陷是由高校基建档案的本质特点决定的。一个基建项目的形成一般需要经过四个阶段:立项、设计、施工、竣工,是一项周期性长、专业性强、成套性高、涉及多部门的工作,收集具有相当大的难度。根据我们平时工作中暴露出来的问题,基建档案缺失大致可以分为:一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全;项目招投标过程中,由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失;施工单位对于在施工过

7、程中所形成的,具有不可见性的相关档案材料,如隐蔽工程设施图、地下管网等,在收集时的疏漏或缺失;有些档案员忽略对全过程文件资料的完整归档,特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料,造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷;有些单位人员更换频繁,对图纸的保管不够重视,导致材料失散,使竣工图纸漏缺不全,严重影响到以后的利用查阅。同时,基建档案的这一先天缺陷,也对合格的工作人员有相当高的要求,不仅要有专业素养,还要热爱档案工作。然而,目前符合这种要求的档案员比较缺乏,是基建档案工作中的最大绊脚石。     

8、60;  2.2后天不足。 后天不足是指由于领导意识淡薄,档案员投入不够,而在基建档案工作中暴露出的种种问题。后天不足的根源,主要集中在“人”,不同的角色引发不同层次的问题。 首先,领导档案意识淡薄。高校负责基建工作的有关领导缺乏依法治档理念,存在着“重建设、重质量、轻档案”的思想,使得基建部门及项目负责人对建设的进度这个硬指标不敢有丝毫的懈怠,而把档案的收集作为一个软任务。除此之外,领导也没有拟定专门针对于档案工作的规章制度、实施条例、监管办法等明文规定,更不用说,主动宣传引导档案工作,档案工作几乎处于无秩序状态。 其次,档案员对工作的重要性认识不高。在目前的基建工作格局

9、中,档案工作是最容易被忽视,不少档案员也觉得自身工作可有可无,他们对工作重要性认识缺失,往往导致归档材料质量不高。主要表现在三个方面:一是归档材料不符合归档要求。在归档材料和图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写,有的材料多次涂改,字迹已严重模糊不清。二是竣工图编制不规范,竣工资料不全。竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺,竣工图纸没盖竣工图章,竣工图章不符合规格。三是存档图纸不全或磨损、污染严重,不能准确反映工程实体的实际情况。档案员对工作意识淡薄,除了导致归档质量问题外,在资料收集、整理、立卷等方面也带来不少负面影响。 再者,档案员缺乏专业和职业素质。档案员专业

10、与职业素质的缺失,主要是因为有些高校只有很少,甚至没有专职的档案员。兼职的档案员缺乏档案专业知识,也未接受过专业培训,对档案知识和技能不熟悉,而基建档案具有综合性、专业性、成套性等特点。因此,他们在基建档案的一系列工作面前往往会显得力不从心,难以胜任。此外,兼职的档案员一般身兼多职,工作繁杂,对档案工作无暇顾及,投入不足,从而影响基建档案的质量。 最后,管理手段落后,基建处对档案数字化建设的软、硬件投入不足或不配套。建立基建档案的最终目的是为了利用,目前众多高校基建档案的提供利用,一般是通过检索查找出相应的档案原件,供利用者查阅或登记外借复印。这种利用方法存在许多弊端:一方面,原件借出不能保证

11、安全,遗失后不可补救;另一方面,频繁使用,原件易破损。由此可见,传统的档案利用手段已无法满足信息社会发展的要求,对基建档案实施数字化建设亟待加强。 3解决问题,对症下药的完善建议 针对上述披露的档案问题,高校基建管理者并非一筹莫展、束手无策。本人参考了一些高校基建档案改革措施和相关文献,并结合基建档案的特点和平时工作经验,认为可以从下面几个途径来完善高校基建档案工作。 3.1建立规范的高校基建档案工作制度。该项工作制要求尽可能的详细,全面涵盖基建档案工作涉及的范围,不仅仅局限于档案员的职责,还应包括档案员的权利、负责人的职权、基建档案工作程序、相关部门的义务、人员分工、绩效考察、奖惩措施等等。

12、建立规范的工作制度,有利于加强档案员的工作意识、规范工作程序、保证工作质量,有利于督促其他部门配合档案工作,避免相关资料缺失,也有利于管理者对档案工作进行合理的指导、监管。 3.2领导者提高对基建档案工作的重视程度。领导者要扭转“重建设、轻档案”的观念,认识基建档案在基建工作中的重要作用,做好基建档案的引导、监管工作。领导者的重视程度提高,不仅可以调动档案员的工作积极性,还可以保证基建工作对档案方面的软、硬件投入,有利于档案员培训工作的开展以及早日实现基建档案现代化管理。 3.3提高档案员的职业与专业素质。各高校应该根据自身基建档案工作的需要,设置档案工作岗位,聘用专职的档案员。高校也可以视情况而定,聘用一些兼职档案员,但聘用时一定要注重对其能力考评。首先,档案员应该具备基本的职业素质,热爱档案工作,任劳任怨,有耐性;其次,档案员还要具备专业素质,在上岗前接受专业的培训,不至于在繁杂的工作面前显得心有余而力不足。同时,为了适应档案现代化的发展要求,档案员在平时工作中也应该积极参加与档案工作相关的培训,保证不会知识脱节,影响档案工作质量。 4结语 本文主要思路是对高校基建档案的概述、现