引种园科技档案管理办法(试行)

1、引种园科技档案管理办法（试行）为加强本园科技档案管理，充分发挥科技档案在科技和管理工作中的作用，加强对科技档案的收集、整理、鉴别工作，科学、高效地保管和利用科技档案，特制定本办法。 一、科技档案主要是指本园承担的研究课题(项目)，或以本园为主外协重要研究课题(项目)，从课题的申请到取得科研成果，进行鉴定验收，报奖和推广运用的全过程中形成的具有利用保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。 二、科技档案是科研活动的真实记录和历史凭证，是科学技术储备的一种形式，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利开发利用。 三、科技档案工作是科

2、研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，园办公室负责对科技档案进行管理。采取“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报科研成果和评审奖励以及科技人员提职考核与园办公室出具专题归档情况证明材料同步。 四、承担科研项目的个人要按科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。 五、科研文件材料的归档范围 1、科研准备阶段：科研课题审批文件、查新报告、计划任务书、委托书、可行性研究报告、开题报告、方案论证和协议书、

3、合同书等文件。 2、研究实验阶段：各种载体的原始记录(文字、照片、计算机原程序等)、实验报告、研究报告、年度计划执行情况报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。 3、总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文专著、参加人员名单、技术或产品鉴定（评议）证书、工作报告、技术报告、使用报告等鉴定材料、科研投资情况、经费决算材料等。 4、申报成果奖励阶段：成果登记、报奖材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。 5、推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。 6、科研项目专利的申报、审批等有关文

4、件材料。 六、科研文件材料的归档要求 1、实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制，科研人员要注意文件材料的形成和积累，每个科研项目完成后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经园办公室检查验收后立卷归档。在科研任务下达后，园办公室向课题组下发科研课题组立卷归档责任书，课题组没有按归档要求将完整系统的文件材料归档，园一级不予提请鉴定、验收。 2、凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备、属于保密的材料要注明密级、文件材料必须是原件(定稿)、制成材料优良、格式统一、字迹工整、图样清晰、装订整洁，禁用字迹不牢固的铅笔、圆珠笔书写工具。原始记录统一使用园办公室发的科研记录本。3、几个单位协作

5、开发的科研项目，由主要承担单位保存一套完整档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，并将复制件送交主要承担单位保存。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益问题，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属问题，协作单位应将承担项目的档案目录提供主持单位。七、科技档案的管理及提供利用。园办公室对接收的科研档案进行科学的分类、编目和保管，采取相应的保护措施；档案人员要遵守国家有关科技保密的规定，对属于国家保密的科研项目档案应按保密要求进行管理，保证科技保密及档案安全，建立完善的科技档案借阅制度，维护本园和科研人员的知识产权，积极热情为科技人员提供服务。 厦门华侨亚热带植物引种园

6、二一年五月十一日附：引种园科研课题组立卷归档责任书 引种园科研文件材料归档情况表引种园科研课题组立卷归档责任书根据本园科技档案管理办法的有关规定，各科研课题组在完成科研课题研究的全过程中，要注意收集、积累、整理所形成的科研文件材料，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。每个科研课题组的项目负责人负责主持本课题文件材料的归档工作，在课题结束之后，按以下程序整理归档材料：一、在课题结束鉴定之前，由每个科研课题组的项目负责人根据科研课题文件材料归档范围，将应该归档的科研材料加以系统整理后送交园办公室审查验收，验收合格后，园一级才同意进行项目鉴定、验收。二、项目鉴定之后，园科管处及时向课题

7、组下发归档通知单，课题组按照科研文件材料的归档要求，对全部归档文件材料进行整理、组卷、编排页号或件号、抄写卷内目录、装订成卷，经检查合格后办理归档移交手续。科研课题文件材料归档范围：一、科研准备阶段：科研课题审批文件、查新报告书、计划任务书、委托书、可行性研究报告、开题报告、方案论证和协议书、合同书等文件。二、研究实验阶段：各种载体的原始记录（文字、照片、计算机原始程序等）、实验报告、研究报告、年度计划执行情况报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。三、总结鉴定验收阶段：结题报告、鉴定材料、验收材料、论文专著、参加人员名单、技术或产品鉴定(评议)证书、科研项目经费决

8、算报告等。四、申报成果奖励阶段：成果登记、报奖材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。五、推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。六、科研项目专利的申报、审批等有关文件材料。此责任书一式两份，由课题组项目负责人和园办公室妥善保存。项目名称：起止日期：科室名称：课题组负责人签字：科技档案管理负责人签字：联系电话： 年 月 日引种园科研文件材料归档情况表姓 名填表时间单位部门职称科研课题文件材料归档清单：（收到的材料在对应下方划横线表示）一、科研准备阶段：科研课题审批文件、查新报告书、计划任务书、委托书、可行性研究报告、开题报告、方案论证和协议书、合同书等文件。二、研究实验阶段：各种载体的原始记录（文字、照片、计算机原始程序等）、实验报告、研究报告、年度计划执行情况报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。三、总结鉴定验收阶段：结题报告、鉴定材料、验收材料、论文专著、参加人员名单、技术或产品鉴定(评议)证书、科研项目经费决算报告等。四、申报成果奖励阶段：成果登记、报奖材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。五、推广应用阶段