现代台账管理基础知识

1、附件 2:现代台账管理基础知识一 台账的概述（一）台账的基本概念 台账是各个单位用于管理、统计本单位日常工作的各种文 本、文件、资料的统称，实际上就是一种流水账。它不属于会计 核算中的帐簿系统， 是企业为了加强某方面的管理、 详细地了解 某方面的信息而设置的一种按照时间顺序排列的辅助帐簿。 它没 有固定的格式，没有固定的帐页， 企业可根据实际需要自行设计， 尽量详细，以全面反映某方面的信息。 台账不需要按凭证号记帐， 最好能反映出记帐号。（二）台账的演化台账原指摆放在台上供人翻阅的账簿， 故名台账。久而久之， 这个名词就固定下来， 实际上就是流水账。 一般用于物资出入管 理，记录货物的“进”“

2、销”“存”， 全面了解物资数量的变化。台账随着社会的发展不断演化， 现在又把一些资料也称之为 台账。如文件管理台账、印章管理台账、安全管理台账。这些台 账不仅仅是一些统计数字，而且包括一些文件、工作计划、工作 汇报、工作总结以及有关资料，分门别类，整理成册，供检查或 查找资料时，随时拿出来查阅，这些现在也称为台账。现在，随着科学技术进步，计算机广泛应用，现在很多单位 已经完全用计算机替代手工做账，把数据录入成软件，称之为 “电子台账”。（三）台账的作用1. 有利于将分散的原始记录资料加以归类集中， 便于随时对比核 查；2. 可将大量繁琐的原始记录资料整理工作分别在平时完成， 到期 末只需分类汇

3、总有关数字就可做好统计的工作， 有利于提高报 表报送的及时性；3. 有利于资料的系统化、条理化、积累历史资料；4. 有利于及时反映经营管理活动的情况， 便于检查工作进度， 满 足经营管理活动的基本需要。二 高等学校资产的范围（一） 固定资产的范围与计价1. 固定资产范围单位价值在 500 元以上，使用年限一年以上， 并在使用过程 中基本保持原来物资形态的资产； 单位价值虽不足规定标准， 但 耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。2. 固定资产的分类目录根据 2008 年 11月教育部颁发的 高等学校固定资产分类目 录，固定资产按性质分为 16 大类：01 类：房屋及建筑物； 02

4、类：土地及植物； 03 类：仪器仪 表；04 类：机电设备； 05 类：电子设备； 06 类：印刷机械设备； 07 类：卫生医疗器械； 08 类：文体设备； 09 类：标本模型； 10 类：文物及陈列品； 11 类：图书； 12 类：工具、量具和器皿； 13 类：家具； 14 类：行政办公设备； 15 类：被服装备； 16 类： 牲畜。3. 固定资产的计价1）购入的固定资产，按实际支付的买价加运杂费、包装费、 保险费、安装费、车辆购置附加费等计价。2）自行建造的固定资产，按建造过程中实际发生的全部支 出计价。3）在原有的固定资产基础上改建、扩建的固定资产，按改 建、扩建发生的支出，减去改建、扩

5、建过程中的变价收入后的净 增加值，增记固定资产账。4）接受捐赠的固定资产，按照同类固定资产的市场价格或 捐赠者所提供有关凭证记账， 接受固定资产时发生的相关费用应 计入固定资产账。5）盘盈的固定资产，按照重置完全价值计价。6）已投入使用，但尚未办理移交手续的固定资产，可先按 估价入账，待确定实际价值后，再进行调整。7）用外币进口的设备，按当时汇率折合人民币金额，加上 运杂费、关税、海关手续费等各项费用计价。8）融资租入的固定资产，按租赁协议确定的设备价值、运 杂费、安装费等计价。9）购置图书过程中发生的差旅费，不计入固定资产价值。二）低值耐用品的范围、分类1. 低值耐用品单位价值在 100至

6、500 元之间，使用期在一年以上， 能独立 使用不属于材料范围的低值仪器、 仪表、电子产品、 文具、量具、 工具等物品。2. 低值耐用品分类目录：A. 仪器仪表 计时仪表（秒表、电子钟、挂钟、手表、闹钟、石英钟、天文钟等）； 温度测量仪表（点温计、热电偶、温度计等）； 电工测量仪表（电流表、电压表、数字万用表等）； 光学仪器（放大镜、学生显微镜、投影器等）； 实验室通用仪器（天平、台秤、磅秤、弹簧秤、电炉、取暖 电炉、电热水器、干燥器、仪器小推车等） ； 音响设备 （幻灯机、 录音机、 收音机、 扩音机、 话筒、 喇叭、 音箱、对讲机等） 。B. 教具、模型：各种教学模型、字画、挂图等C. 工

7、具 焊接工具（焊枪、焊钳熔接器、电烙铁、吸锡器、焊工面罩 等）； 照明用具（工作灯、台灯、聚光灯、弧光灯、其它灯具等）； 通风用具（落地扇、台扇、吊扇、排气扇、电吹风、鼓风机 等）； 通用电器（电话机、饮水机、取暖器、电水壶等其他低值电 器）； 照相器材（照相机、闪光灯、放大机、切纸机、曝光表等）； 绘图工具（计算器、绘图仪、三角板、曲线板、丁字尺、求 积仪等）； 电动工具（手电钻、冲击电钻、电剪刀、手提砂轮机、手电 刨等）； 其他工具（小台钳、板手、小电锯、电熨斗、打字机、血压 计等）。D. 量具 精密量具 （千分表、 百分表、 千分尺、游标卡尺、 水平仪等）； 一般量具（贵重器皿、玛瑙乳钵

8、等）。E. 文艺用品 乐器（管、号、鼓、笛、唢呐、笙等）； 服装、道具、舞台用具F. 体育用品（球拍、发令枪、起跑器、弓、箭、刀、剑、专用服 装等）。G. 微机辅材及配件（U盘、硬盘、键盘、路由器、网卡及其它微 机配件）H. 其 它（自行车、手推车、灭火器、投影仪灯泡、旅行包、箱包等）三）低值易耗品范围、分类1. 低值易耗品范围单位价值在100元以下或使用年限在一年以内的物品2. 低值易耗品的分类A. 一般工具（刀具、夹具、模具及其他各种辅助工具 ）B. 专用工具（电工用品、水暖工用品等）C. 替换设备（试验器皿、印刷墨盒、照明灯具等 ）D. 包装容器（文件夹、档案盒、信封、档案袋等）E. 劳

9、动保护用品（专业用服装和鞋帽等）F. 油料、燃料、实验药品和实验材料等。G. 办公用品（打印纸、耗材、各种表格、证书等 ）H. 其它低值易耗品（指不属于以上各类的低值易耗品）三高等学校资产管理常见台账一）固定资产（低值耐用品）登记表固定资产（低值耐用品）明细登记表用门 僅 立口总页第页日期年 月日资产编号资产名称规格数量单位单价领用日期存放地点经手人使用人附：变更信息记录变更时间资产编号资产名称规格数量变更前使用人变更后使用人变更前地占J 、变更后地占八、变 更 原 因固定资产（低值易耗品）管理相关要求:1. 使用单位对购入或领用的固定资产（低值耐用品）要做好领用登记，认真清点好所用物品的数量

10、，并认真检查物品的规格、 质量，做到数量、规格、品种、质量准确无误，配套齐全，使用 人在接收单上签字。2. 物品购进入库根据米购计划、送货单及购货发票等有关单据现场交接接收，必须根据物品采购计划条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，并做好入库登记。3. 物品入库，要按不同的材质、规格、功能和要求，分类储存。4. 物品名称、规格、数量、计量单位、单价、购入（领用） 日期、存放地点等相关信息在入库时要逐一登记，经手人、使用 人要签字或盖章。5. 登记入账的物品名称、规格、数量、计量单位、单价与实 际购入、领用相一致。6. 易燃、易爆、易腐的物品要隔离或单独存放， 并定期检查。7. 精密、易碎

11、及贵重物品要轻拿轻放，严禁挤压、倒置，要 做到妥善保管。8. 做好防火、防盗、防潮、防冻、防鼠等工作。9. 物品存放仓库经常通风，保持库室内整洁。二）低值易耗品明细登记表低值易耗品明细登记表名称:规格（型号）：日期地占 八、单位入库出库结存经手人领用人用途数量单价数量单价数量单价低值易耗品管理相关要求1. 根据采购计划、供货单位的送货单做好购入材料物资物品名称、规格型号、数量、质量、计量单位、单价逐一核对，检查实物与采购计划一致才办理接收手续，部门经手人在接收单上签2. 对购入的材料物资要及时登记入账，入账物资的规格、数量、质量、计量单位、单价等信息与实际相符。3. 物资入库要按照不同类别、材

12、质、规格型号、功能和要求 分类、分别储存。4. 易燃易爆易腐的物资要隔离或单独存放，并定期检查。5. 物资领用出库时，保管人员要做好记录，领用人签字。6. 物资出库实行“先进先出，推陈出新”的原则，做好保管 条件差的先出、包装简易的先出、易变质的先出。7. 本着“厉行节约、杜绝浪费”的原则发放物品，做到专物 专用。8. 对于相关部门专用物资的领用必须要有部门负责人签字 方可领取。9. 领用人不得随意进入物资存放库房，防止出现差错。10. 物资保管人员要做好物资出入库登记，并定期向主管部 门做出入库报告。三）物品借用登记表物品借用登记明细表部门物品 名称规格数量用途经手人借用人借用时间归还人归还

13、 时间备注1.使用单位因工作或活动的需要，需借外单位物品，按规定办理借还手续。2借用物品时，使用单位需提出书面申请（或报名），注明借用原因、借用时间、借用物由谁负责保管、需借用物品的型号 规格、数量等信息，并且借用单位负责人签字。3. 物品借出时仓库保管人员在物品借还单上做好登记，借用单位经手人要签字。4借用物品归还时，保管人员要检查所借物品是否有损坏， 归还数量、规格与所借的数量、规格是否一致，若不符要查明原 因，因人为因素所致，借用单位或责任人要照价赔偿。5.所借物品要按时归还，特殊情况需延续使用，要说明原因， 办理延期使用借还手续。四）物品报废处置登记表物品报废处置登记明细表品名规格购置 时间单位数量单价报废原因申报单位申报人经手人报废 时间备注物品报废处置相关要求