浅谈房地产档案管理的信息化建设

1、浅谈房地产档案管理的信息化建设    关键词：房地产档案 档案管理 信息化建设 随着我国房地产业以前所未有的规模向前发展，档案管理在房地产企业管理中日益重要。然而传统的房地产档案工作的观念和方法已不能适应新时代档案工作的要求，房地产档案管理面临着新的挑战。而以计算机技术为核心的现代信息处理技术对房地产档案管理必将产生深远影响，打破了多年来房地产档案手工记录、实物管理的传统模式；而以信息技术为基础的现代档案科学管理方法，具有占用空间小、检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点。在房地产管理领域中，通过先进的科技手段，可以极大地

2、促进房地产档案管理模式的重大改变，使房地产档案管理科学化、标准化、规范化，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。这样就提高了档案管理的水平和利用质量，对房地产经济发展起到重大的促进作用。针对房地产档案现代化管理这一必然趋势，笔者就房地产档案信念化建设谈些粗浅的认识。 1 加速网络信息化进程是提高房地产档案管理现代化水平的必要条件 房地产档案是房地产管理部门在直管公房、私房登记和管理过程中，经过收集、整理、鉴定、保管，按照一定的程序和手续形成的反映房地产权属关系和状况的有保存价值的文件材料，是房地产产权历史和现状的真实历史记录。从业务内容和形成上看，房地产信息管理具有量大、复杂、

3、更新快、用途广的特点。而传统的档案管理方法是依靠人工收集，消耗大、纸质存储占据空间大、易磨损、手工检索费力费时，无法满足动态管理的需要，也无法满足信息共享，已经不能适应时代的发展。 房地产档案之所以实行网络化管理，其优点在于：获取信息快，而且途径多样化；实现了图文的有机结合；查询检索、修改、复查的速度是过去的传统操作所无法比拟的；信息储存能力强；保密性好、寿命长、成本低等。 2 房地产档案网络信息化建设遵循的原则 在进行档案网络信息化建设过程中，不能盲目蛮干，要把有限的人力、物力、财力等资源合理配置，这就要求遵循一定的原则： 2.1 便捷性 随着城市房地产交易的日趋火爆，对房地产档案的查阅要求

4、也日益增多，因此，房地产档案管理系统首先应该做到满足日益查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易操作的原则，以方便广大用户。 2.2 系统性 房地产档案管理与房产权属登记管理同属房地产管理部门的两个职能，如何将这两部分更好地结合起来，提高效率，是房地产档案管理系统的一个极其重要的环节。房产权属登记的现代化是房地产档案管理现代化的基础和前提。在房地产产权交易的管理中要充分利用计算机，对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、发证和财务结算实现现代化的管理，使产权登记过程中收集产生的各种证明直接登记进录入计算机，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复查功能来建立完善的房地产档案管理系统。 2.3

5、规范性 要订立统一的规范和标准贯彻始终，以指导具体工作的实施。诸如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描好在电脑中的保存格式等等，这对以后提供利用的效率和准确度起着决定性的作用。 2.4 安全性 计算机网络管理带来工作效率的提高，同时也对其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服务器机房的配置，防火、防雷措施到位；订立详尽的责任制度、安全保密制度;完善权限分级体系，设置网络防火墙，定期进行数据备份，防止数据信息损失；做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺利进行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现。 3 信息时代房地产档案工作的新思路 针对房地产档案管理的信息化建设，我们以科学发展的观

6、点，开拓创新，独辟蹊径，要以新思路对其进行规划： 3.1 加大投入建立信息化建设的支撑体系。要保证房产档案工作现代化的实现，政府应有计划、有步骤地投入，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软、硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。 3.2 做好档案的编研工作，档案工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主题，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。要根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机地编制起来，以利于档案资料源的开发利用。 3.3 培养人才，提高档案队伍素质。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机知识的专业队伍，是实现房地产档

7、案管理现代化的关键。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这样的人才有着很强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作内涵的需要，因此，必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。这就要求从以下几方面入手：一是培训前，做好需求调研，按需要设计内容，将培训课程内容与工作相密切结合；二是制定科学系统的培训计划，注重提高教、学者层次，注重教学、自学、研讨和实践的有机结合；三是增加档案工作者之间，相关专业工作者之间的交流，为他们提供学习进修的机会，使其拓宽知识面，借鉴优秀管理经验，掌握和运用现代科学的技术手段和方法，更新知识储备；四是应加大培训内容中计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学的联系，重视网络知识的运用，注重信息能力、技术应用能力的的培养，适当增加档案现代化管理课程的课时。        综上所述，房产档案信息化建设，改变了房产档案的管理手段，使房产档案信息顺利地与最新技术接轨，实现了房地产档案跨越