浅谈档案管理在医院人力资源管理中的现状及对策

1、浅谈档案管理在医院人力资源管理中的现状及对策      摘 要： 档案管理是医院人力资源管理工作中的重要组成部分。随着医疗卫生事业改革的不断深入以及医院人事管理的不断提高，档案管理发挥的作用更加显著和突出。本文旨在通过当前医院档案管理存在的诸多问题，分析原因，并试图找到具有可操作性的解决方案，从而为医院更好的发展提供现实性指导意义。 关键词： 档案管理； 医院； 对策中图分类号： G275文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）03-0058-01 一、含义界定 档案管理是指档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供各种信息一系

2、列管理过程，它是医院各项管理工作的完整记录，是人力资源管理过程中取之不尽的宝贵资源。因此加强医院档案这一信息资源的管理，转变档案管理模式，规范医院档案管理工作，使之更好地为临床医疗和医院人力资源管理以及社会服务，是目前我国医疗卫生事业改革所面临的新课题。 人力资源管理（简称HRM）是以“人”为中心，一种有效的管理员工关系，并有计划的进行人力资源合理配置的战略方法。它强调开发员工的潜能，培养最佳的人员队伍结构，最大限度地使个人目标和组织目标有机统一，使组织成长和个人能力发展相适应。 档案管理是医院人力资源管理工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业改革的不断深入以及医院人事管理的不断提高，档案管理

3、发挥的作用更加显著和突出。可以说医院档案管理事业是一项一劳永逸的可持续性发展的事业。目前我国医院的档案管理工作的发展已经取得了很大的进步，但是还依然存在一些实质性的问题，现就当前档案管理的存在的问题和提出的对策谈一下笔者的观点。 二、档案管理在医院人力资源管理中的现状和存在的问题 新时期档案管理虽然在人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，但是依然还存在很多问题，显得不尽人意。主要表现为人事档案管理意识逐渐被淡薄、档案收集效率不高、人事档案管理技术落后等问题。医院在选才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事档案，严重阻碍了医院人力资源管理工作的发展，无法为医院带来更好的服务。 1.用工形式的多

4、样化，使人员流动成为可能，人档分离的现象普遍存在。一方面容易使医务人员的档案变成“弃档”、“死档”，不能及时更新和如实记录医务人员的实际状况；另一方面人事档案的内容不全面，档案材料不够真实准确，反映一个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，给医院选才、识才带来了不便。 2.人事档案整理收集工作存在难度，人事档案内容缺少真实性。近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、假学历之风愈演愈烈，特别是有些档案材料在内容和形式上如出一辙，千篇一律，不能反映某个人的真实情况，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的鉴定工作，只能被动接收信息。而不真实的信息导致人事部门

5、无法正确评估职工。 3.对人事档案管理的重视性不够。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录，我国的人事档案大约是在五年之内才整理一次，已经放入人事档案的材料不会再审核鉴定，新放进去的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。 4.人事档案管理技术落后。传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，会出现当事人去了另一个单位或城市，但他的档案却还在原单位或原城市，人力资源管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另一个城市去查阅，给人力资源管理部门带来很大不便，

6、造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。 5.对人事档案管理的重要性认识不够。一方面当前社会价值取向较以往发生重大变化，医疗卫生系统人事档案工作是一项单纯并且不易取得成绩的工作，认为只要看好档案，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以了，未能从实质上认识人事档案管理的重要性，因此某些医院领导忽视了人事档案管理的重要性，使人事档案的整体管理工作逐步弱化甚至恶化。另一方面从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高薪、高位，又不能得到应有的价值肯定，档案人员逐渐减少。在医院中，人事档案管理人员可能身兼数职，长期下来，人事档案的管理水平日益下降，难以为提高医疗系统工作者和干部队伍的素质服务。 三、提

7、升档案管理在医院人力资源管理水平的策略 随着现代医院制度的建立，市场竞争的日益激烈，档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。 1.提供真实可靠的信息 要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的全部历史和全部工作经历，从而为医院的选人、用人提供有价值的参考信息。 2.最大限度地发挥组织内人力资源的效力 人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人

8、力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。 3.增强档案的真实性 真实性是档案最基本最重要的特性。档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对信息，剔除无效、虚假信息，建立医院人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。 4.加强人事档案的时效性 人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，定期

9、对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。 5.加强人事档案的电子化管理 随着信息时代的高速发展，医院人事档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院人事档案管理中的新内容及新要求，人事档案工作要大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化。单位可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，这样在日常工作中可以大大提高工作效率。 6.重视档案工作人员专业技能和素质的提高 档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用在医院人心目中的形象。所以，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，档案人员要熟悉工作流程，在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把关，及时录入微机，使利用者通过OA办公系统方便查、借阅。其次档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。最后医院管理者要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档