良好的工作方法

1、良好的工作方法良好的工作方法 2良好工作方法的作用 从优秀到卓越，靠的是方法。从优秀到卓越，靠的是方法。不论是公司或个人，学习科学的不论是公司或个人，学习科学的工作方法，都能极大的提高效率和工作方法，都能极大的提高效率和效能。没有什么比忙忙碌碌更容易，效能。没有什么比忙忙碌碌更容易，没有什么比事半功倍更难。科学的没有什么比事半功倍更难。科学的工作方法让工作更轻松，让生活更工作方法让工作更轻松，让生活更美好。美好。课课 程程 大大 纲纲壹、工作進行前的思考工作壹、工作進行前的思考工作 一、以科學的方式進行工作 二、秉持強烈的目的意識及問題意識 三、任何小事都不要疏忽了創意 贰、瞭解自己的職務贰、

2、瞭解自己的職務 一、對自己的職務充分瞭解 二、瞭解您工作的前手與後手 三、練習 叁、工作的進行方法叁、工作的進行方法 一、 命令的接受 二、如何進行您的工作 三、 企業人工作的基礎守則壹、工作進行前的思考工作壹、工作進行前的思考工作 工作對您而言,應不是那麽陌生,您在家裏也有替父母辦過事情的經驗,您在學校也承辦過一些活動,在您求學的過程中,可能也有打工的經驗,但在您做這些工作的過程中,有沒有人告訴您,工作前應該如何裝備好您的思考力? 本小节的目的是告訴您,只要您能裝備好您的思考力,您將能一掃您對工作的畏懼感,信心將充滿您的周身,您將能迅速、正確地處理好任何的工作。 (一一)以科學的方式進行工作

3、以科學的方式進行工作 什麽是科學的方式呢？科學的方式是依據計畫（plan）、執行（do）、檢討（see）的程序進行您的工作；科學的方式是思考、探討事情時一切要根據事實或資料來探討。 因此，您在進行任何工作時，可依六個步驟進行，本著下列的思考方法及程式進行，您將能有條理地處理好每一件事情。 工作科學進行的工作科學進行的六个步骤六个步骤 第一步第一步: 明確您的工作目標明確您的工作目標 第二步：收集事實資料第二步：收集事實資料 第三步：依事實做判斷第三步：依事實做判斷 第四步：計畫（第四步：計畫（PLAN） 第五步：執行（第五步：執行（DO） 第六步：檢討（第六步：檢討（SEE）第一步：明確您的工

4、作目標第一步：明確您的工作目標 您在做任何事情時，一定要有明確的目標，目標不明確將無法思考具體的行動方法，去達成目標。事後檢討時，由於目標不明確，您根本無法知道自己進行的好壞、對錯。 原來是 這樣!第二步：收集事实资料第二步：收集事实资料 在進行工作前，您要先收集事實的資料。要收集哪些資料？如何收集這些資料？更重要的是您要確認您收集的這些資料是正確無誤的。例如檢查官詢問嫌犯時，會取得許許多多的口供，但第二步更重要的工作是如何突破嫌犯的心防，取得正確的口供。 第三步：依事实做判断第三步：依事实做判断 工作計畫及進行，需要做判斷時，您一定要根據掌握的事實下判斷，千萬不要依據自己主觀的臆測；任何事情

5、您都養成依據事實下結論的習慣，長久以往，您將能成爲判斷力正確、行動力強、值得人們依賴的人。 第四部：计划第四部：计划 在工作進行前，您一定要擬定好工作進行的活動方案及步驟，明確的計劃，有如航海圖一樣能指引您工作進行的方向，讓您能條理分明地進行您的工作。 第五部：执行（第五部：执行（DO） 有了妥當的計划後，您可依計划逐步執行。執行時您需本著積極、彈性的態度，運用溝通、協調、會議等技巧，完成您的工作。第六部：检讨（第六部：检讨（SEE） 透過檢討(检查、跟踪、反馈)分析執行阶段的優點及缺失，讓您能適當地調整及修正您目前的計畫及做法，以便能更有效地達成您的明確目標。 上面的六個步驟，我們稱爲科學的

6、工作手順，希望您能徹底地運用及遵守。 (二二)秉持強烈的目的意識及秉持強烈的目的意識及問題意識問題意識 目的意識及問題意識有如兩個偵測器，隨時對您的行動进行偵測。 當您弄不清楚自己所做的事情到底對目標達成何關連，或自己的做法對目標達成到底有何貢獻時，您可隨時問自己“目的是什麽？”“我這樣做真的對達成目的有貢獻嗎？” (三三)任何小事都不要任何小事都不要疏忽了創意疏忽了創意 沒有創意，就不會有創新發生，若作任何的工作都比照往例，依樣畫葫盧的話，您的價值要從那裏呈現出來呢?贰、瞭解自己的職務贰、瞭解自己的職務 工作好壞的評價，在於職務完成的狀況。因此，想要有好的成果，想要贏得主管的重視，首先您要能

7、對自己的職務內容有充分的理解。 本小节的重點是讓您瞭解什麽是職務及您如何站在更高一層的角度，檢查如何讓您的職務對工作的前手及後手有貢獻，因爲工作的价值就体现在您對他人所産生的貢獻。 (一一) 對自己的職務充分瞭解對自己的職務充分瞭解 組織是工作的組合及人的組合，因此組織中訂出每個人應負責的工作內容即稱爲職務。 要使每一個職務都扮演好它的角色，我們必須從責任、許可權、義務三個方向，深入瞭解任何一項職務的意義，如圖: 權限責任義務（1）责任）责任 分配給每一個人的職務都要規定他該做什麽及如何做。 明確地規定該做什麽及如何做就是履行這個職務的責任，理想的組織中的每一人都負有不同的責任，不應和他人混淆

8、不清，也就是說一份工作不應該産生二人或多人混淆负责的狀況。 當您接到您的職務時，您必須清楚地瞭解您的工作內容。有些公司有明確的職務表，詳細地規定職務的內容，有些公司也許沒有一份明確的職務表，往往是由於您的主管口頭傳述，碰到這種情形時，您最好能逐步記下您的工作專案，這樣您將能更清楚地掌握住自己的工作內容。 環境是變動的，公司的對應也必定是變動地、彈性地，因此，您的內心對職務內容也該抱著較具彈性的想法，千萬不要拘泥不變。 情境領導(2)權限（權限（authority） 爲了完成每個人的責任，必須配合完成責任應有的力量，這個力量稱爲權限（authority）。 例如技術服務人員在保養服務時，在一定金

9、額下，有權決定主動爲客戶更換已損耗的零件，有權限調閱技術手冊，有權使用公司的技術車。 權限是完成工作的配備，負的責任愈大就需配備相對的權限，這是很容易理解的。 其實每個人在他的職務範圍內都有發言權及建議權，有些公司也有改善提案制度，每個員工對公司內的所有事項都可藉由提案來表達他的看法，同時在工作中，您的主管也會不時授權給您，請您執行更大的責任，讓您有很多的機會，實際地體驗權限與責任的關係。 （3）義務（）義務（obligation） 什麽是義務？當您承擔了責任，您就必須百分之百地完成您的責任；百分之百完成您的責任就是您的義務。因此，一旦您有了正式的職務，您同时就有了完成職務的義務，二者是同時發

10、生，不可分割。 表現義務的方式有很多，其中如工作途中向主管做中途報告、在公司的規範下進行工作，對許可權外的事情需先請求有許可權的人、遵守公司的規定、徹底地完成工作等，是新進人員不可疏忽的義務。 (二二)瞭解您工作的前手瞭解您工作的前手與後手與後手 瞭解了您的職務內容後，接下來您需瞭解您的工作和其他人的關係。每個人的工作都是企業組織體系中的一環，所謂環環相扣，您一定有您的前手或後手。因此您工作進行的好壞，也就是您工作的貢獻大小，衡量标准就是您的前手及後手對您工作的滿意度评价。 您若能從前手、後手的更廣泛角度來評估自己的工作，將更能把握住完成您工作的重點。如何對應您的前手或後手呢？簡單地說，要使您

11、的前手充分地知道您有那些需求，這些需求對您的工作的完成有幫助。 對於後手，必須充分了解後手需要的是什麽？ 如果您在工作中能充分考慮到您的前手與後手，相信您在執行職務時，必會贏得極高的評價。 (三三)練習練習 您已能從責任、權限、義務三個方向分析、評估您目前的工作、相信您能很明確地回答六個問題： 1, 明確地知道自己在公司整體工作中所占的位置及扮演的角色。 2, 知道自己分擔的工作範圍。 3, 知道自已負有哪些責任，具有哪 些許可權。 4, 工作上接受誰的命令。 5, 知道和自己工作最有關連的部、 課及關係人。 6, 知道自己工作好、壞的基準是如何 決定的。 同時您也能用同樣的方法瞭解組織上其他

12、的職務，您愈能瞭解組織內各項職務扮演的角色，就愈能更有效率地在組織內進行您的工作。 我是一个快乐我是一个快乐的人的人! !瞭解您的職務瞭解您的職務 您的職務主管对您工作的期望您的工作後手对您的期待 您的職務徹底完成職務的檢查重點徹底完成職務的檢查重點職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(一）一） （是否做到）（是否做到） 1、是否充分瞭解您的職務？ 2、是否充分瞭解主管對您的期待？ 3、是否充分瞭解您工作後手對您的期待? 4、是否能主動積極地進行您的職務？職務履行的檢查重點職務履行的檢查重點(二）二） （是否做到）（是否做到） 5、是否能和他人協同合作完成您的職務? 6、是否對您的職務負責到底

13、，讓別人能 夠信賴？ 7、是否能全力以赴，不斷改善提升您的 職務績效？叁、工作的進行方法叁、工作的進行方法 一般而言，新進人員的第一項工作是從接到主管的命令開始，首先從主管的指示，明白要完成什麽事情，接下來開始實際地進行指示的任務，最後向主管報告工作的結果，這個程序是基層人員完成工作的基本程序。 下面即針對如何接受命令，如何進行您的工作，如何向主管報告三個步驟做詳細的說明。 一、命令的接受方法一、命令的接受方法 二、如何進行您的工作二、如何進行您的工作 三、企業人工作的基礎守則三、企業人工作的基礎守則 四、有效的報告方法四、有效的報告方法 (一一)、命令的接受方法、命令的接受方法 多數的新進人

14、員抱著既期待又緊張的心情，等著主管交辦第一份工作，希望能成功地把第一份工作做好，以贏得主管的好感。 主管通常以二個角度來評價您的表現：一個是您的工作結果，另一個是您工作進行的態度。因此，這兩個項目都是您學習的重點。 當主管批示第一份工作時,您該如何做呢?下面的三個步驟及注意點能供您參考。 步骤一、主管呼叫您的名字時步骤一、主管呼叫您的名字時 步骤二、記下主管交辦事項的重點步骤二、記下主管交辦事項的重點 步骤三、理解命令的內容步骤三、理解命令的內容 步骤一、主管呼叫您的名字時步骤一、主管呼叫您的名字時 主管指派工作時，第一個動作一定是呼叫您的名字，聽到主管叫您的名字時，您可如下的回應： 立刻回答

15、“是”，迅速走向主管。 主管呼叫您的名字時主管呼叫您的名字時(注意点注意点) 用有朝氣的聲音立刻回答。 不要悶聲不響地走向主管。 不要用“做什麽”“什麽事”等同輩團 體的用語回答。 帶著您的記事本，以便隨時記下 主管的指示。 步骤二、步骤二、記下主管交辦記下主管交辦事項的重點事項的重點 新進人員初進公司，對公司的諸多事情並不熟悉，溝通上必定比較吃力。因此，您最好要記下主管交辦事項的重點，以避免遺漏。 1，具有核對（CHECK）的功能 當主管指示完後，您可參考您的記錄，重復指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距的地方。 2，日後工作進行中，可根據備忘錄記錄主管所提示的注意事項、協調事項，檢查您

16、的工作狀況。3，可避免日後如“有交待”“沒聽到”等紛爭發生。 做备忘录还有这些好处？！做备忘录还有这些好处？！步骤三、理解命令的內容步骤三、理解命令的內容 一位人事部門的主管想要瞭解最近半年人員的離職狀況，交待一位新人員統計人員離職數目，請他三天以後報告。三天後接受命令的新進人員向主管報告半年內總共離職30名員工，主管接著問各部門離職的人數有多少，不同年資的離職人員各有多少，男性、女性各占多少人，這位新進人員一概答不上來，主管不悅地說，我給您三天的時間，您只給我統計出一個總離職人數。 上面這個案例，雖然是因主管交待事情不夠清楚而造成，但是若您在接受命令進度能注意到下列幾點，您將可避免上述的誤解

17、發生。理解命令的內容理解命令的內容(注意点注意点)注意注意 不清楚的地方，詢問清楚爲止。不清楚的地方，詢問清楚爲止。 注意注意 儘量以具體化的方式，向主管儘量以具體化的方式，向主管確認命令的內容。確認命令的內容。注意注意 要讓主管把話講完畢，再提出要讓主管把話講完畢，再提出意見或疑問意見或疑問 注意注意不清楚的地方，不清楚的地方，詢問清楚爲止詢問清楚爲止 主管陳述命令內容時，有不清楚的地方，一定要詢問清楚爲止，因爲人總是有說錯或記錯的時候。 注意注意儘量以具體化的方式，向儘量以具體化的方式，向主管確認命令的內容主管確認命令的內容 不要象我这样,胡乱猜测？注意注意要讓主管把話講完畢，再要讓主管把

18、話講完畢，再提出意見或疑問提出意見或疑問 主管交待命令和一般閒聊不同，交待命令前，他多半已考慮過許多因素及可能發生的問題，因此不要中途打斷他的思緒，等他把話講完後，再提出問題與意見，主管必定會肯定您的聆聽態度。 您能注意上述的三個注意點，相信您已能把握住理解主管命令的原則。 命令如果被誤解了，後面的行動，必然徒勞無功。命令的理解是如此的重要，在實務上有沒有一套具體可行的方法，讓我們能正確地把握住命令的具體內容呢？ 5W3H是一個達成有效溝通的方法，它能保障人們溝通的內容達到正確性，透過5W3H的方法同樣能讓我們對命令的內容有正確的認識。 5W （内容）（内容） WHAT（什麽事） WHEN（什

19、麽時間） WHERE（什麽地點） WHO（誰做） WHY（爲何做） WHAT（什麽事）（什麽事） What指要做的是什麽及描述達成命令事項後的狀態。經由What的質問，您能確認主管期望的東西和您想的東西是否是一致。WHEN（什麽時間）（什麽時間） When指什麽時間要完成，工作允許的期間或什麽時候要完成那一部份的工作。很多事情都是有時效性的，因此，對時間的要求，千萬不要有任何的疏忽。 WHERE（什麽地點）（什麽地點） Where泛指各項活動發生的場所。不同的場所能代表不同的意義，適當的場所能取得工作上的地利。 WHO（誰做）（誰做） Who指完成命令要接觸或關連到的人员，如擔當者、責任者、參與者。WHY（爲何做）（爲何做） Why指理由、目的、根據。Why能讓我們更能明确其价值，洞悉我們爲什麽這樣做而不要那麽