油品出入库管理规定（试行）

1、北京市石油化工产品开发供应公司文件北石化总字20048 号关于下发油品出入库管理规定（试行）的通知各部门、油库、加油站：油品出入库管理规定（试行）自拟订初稿以来，已经征求了各部门、油库、加油站的意见。2004年4月13日经理办公会决定，油品出入库管理规定（试行）于近期颁发实施，先试行3个月。现将油品出入库管理规定（试行）正式下发，在试行期间，要结合ISO9000质量管理体系文件的修订，把有关的内容充实、完善到二级、三级文件中去。附：油品出入库管理规定（试行）二00四年四月二十六日主题词：出入库 管理 通知北京市石油化工产品开发供应公司 2004年4月26日印发共印4份1北京市石油化工产品开发供

2、应公司油品出入库管理规定1 目的库存是公司资产的重要组成部分，为进一步加强库存管理，规范计量、出入库、盘点和库存盈亏报告程序、有效控制商品物流环节，明确库存管理责任，确保库存商品数量、质量安全，特制定本细则。2 库存管理的原则严格界定公司各部门对库存管理的责任，避免任何环节出现无监控状况，并防止个人控制库存全过程。及时发现和报告库存盈亏情况，有效地控制库存数量、质量风险。形成业务部、财务部、油库、加油站相互制约的库存管理体系，与公司颁布的其它管理制度形成有机统一体。3 库存定义本细则所指的库存，是指企业为销售、中转而储存的各种石油及石油产品、液体化工品及其它商品。4 库存管理机构及其职责库存管

3、理机构管理职责一级库存管理委员会主任：总经理，成员：主管副总经理、财务部经理、办公室主任、风险管理员每季度至少召开一次会议，处理盘盈盘亏和计量、质量等管理情况，并对事故责任人确定具体的处理意见。二级库存盘点小组油库：组长：办公室副主任，成员：保管员、业务内勤、财务；油站：组长：站长、班长、会计实施月度、年度库存盘点，编写盘库报告。5 库存管理流程油库接油油库卸油油库储存油库发油罐车运输输油站接卸油站储存油油站加油5.1油库接油调度会确定采购计划业务部执行采购审批程序炼厂装车发货，传真装车单至业务部计量员接收装车单；卸油人员做好接卸准备主管业务副总与供油客户签订供油合同书代存客户存油计划炼厂装车

4、发货，传真装车单至代存客户是否签订过仓储合同？签订仓储合同 否是说明和要求：1、公司调度会制定采购计划，业务部填写采购申请表，进入采购申请审批程序。风险管理员对采购存在的市场风险进行分析；财务部对销售毛利情况按照公司确定的销售定价和同行的销售价格进行比较。2、申请批准后，业务部与客户协商草拟供油合同书，进入合同审批程序。批准后，主管业务副总经理与客户签订供油合同书。3、货主（主存为公司业务部，代存为代存客户）负责向油库传递炼厂装车单，装车单各项数据必须清楚。5.2油库卸油油车到站铁路联络员赴车站取铁路运单，通知仓储科科长、副科长及值班员来油情况油车推进栈桥，铁路联络员办理铁路交接手续并通知卸油

5、人员计量员核对车号是否与装车单一致、检查铅封、收集随车合格证（代存油品由双方计量员共同核对）卸油指挥员汇总装车单和运单信息后向仓储科长汇报，仓储科长向卸油指挥员和保管员下达卸油工艺命令计量员计量10车并计算收量，化验员抽样目测判定损耗 是否超标？判定油品质量是否合格？计量剩余罐车开泵卸油取样、封样、化验栈桥卸油结束保管员计量大罐大罐收油量是否应收数×99.8？保管员通知铁路联络员排空通知货主是否可以允许卸油？中止通知货主及主任，暂停卸油复查罐车，查明原因计量员打印铁路罐车计量单计量员通知保管员应收量化验员填写化验单保管员填写牛山油库储罐收油记录单，收油结束保管员计量待进油罐说明和要求

6、：1、油车到达油库栈桥后，由油库计量员和化验员负责数量计量和质量常规检测，并取样封存；填写牛山油库铁路罐车收油计量记录表及油品化验单。从国家石油系统的炼油厂进购的油品：A）经数量计量并确定路途损耗在国家规定的范围内（在3之内），油品目测无明显杂质，即可根据铁路部门规定8小时内必须卸完的要求，立即接卸。在卸油的同时进行质量常规检测。B）如果发生超标损耗情况，立即停止接卸并通知货主，由货主负责与发货单位联络协调一致后，及时将处理方案反馈油库。从非国家石油系统的炼油厂进购的油品或中转油品：铁路罐车到达后，若为首次从该炼厂进油或是中转油品，由油库负责通知货主到站，双方取样进行质量检验，汽油送国家油品质

7、检部门检测，至少检测三项指标，即：辛烷值、烯烃和芳烃含量；柴油由油库化验员检测凝点、闪点，经检测合格后方可计量、封样、卸油。2、对于没有任何预先通知及炼厂装车单的到站铁路罐车，禁止进行任何操作，及时通知货主，等待处理方案。3、计量发现路耗超标且货主同意卸油时，必须填写准许卸油通知单，若货主监卸员在场，由监卸员签字认可；不在场时电话通知并在准许卸油通知单上记录对方答复的内容。4、油库计量员对铁路罐车计量并计算完毕后，打印铁路罐车计量单交油库统计员，油库统计员根据铁路罐车计量单填制北石化公司油料计算机上账审批表，经油库主任、业务部、财务部（公司主存）及主管业务副总经理审核、签字后交油库主任在油库发

8、油科的营业机上上帐。5、六联油料计算机上帐审批表的使用及流程第1联：存根联；第2联：业务部记帐联；第3联：油库记帐联；第4联：暂估入库联；第5联：会计记帐联；第6联：业务部留存联油库主任、业务部、财务部、主管副总经理审核油料计算机上帐审批表业务部核对计算机上帐审批表，第2、6联公司业务部记录台帐、保留存根第3联由油库主任上机录入、存档尚未取得发票取得发票业务部将购货发票与第4、5联配齐后交财务第4联（暂估入库联）交财务 财务当月收到第4、5联与发票后进行财务帐务处理当月未收到第5联（会计记帐联），则将第4联（暂估入库联）暂估入库，并留复印件备查财务帐面入库数财务部收到第5联（会计记帐联）与发票

9、后，与第4联（暂估入库联）复印件核对无误入帐，同时用第4联（暂估入库联）复印件冲回暂估入库6、当采购结算结束后，业务部将第4、5联与增值税发票、运费发票配齐，连同北石化公司油料计算机上账审批表，递交财务部，同时附费用报销单。增值税发票、运费（铁路大票）发票等单据中的付款方（购货单位）必须是中油华富，并且保证公司收到的票据开具方与收款方名称一致，费用报销单须经手人、业务部经理、财务部经理、主管业务副总经理和总经理签批。7、当采购结算未完成时，业务部先将第4联递交财务部，暂估入库，待结算完成后，补交上述票据。8、牛山油库入库的外采油品，油库不参与入库程序。业务部另立外采单位台帐，业务部与财务部之间

10、的具体操作步骤不变。9、业务部、财务部和油库定期核对入库帐目。5.3油库储存 罐存油品保管员每日盘库、填写牛山油库油品库存日报表统计员次日录入计量机生成收、发、存报表化验员每月质检各类人员每日巡检说明和要求：1、各类巡检执行牛山油库安全消防管理制度。2、保管员储罐计量，动转罐每日两次，上下午各一次；非动转罐每三日一次。每日盘库后，填写牛山油库油品库存日报表，次日交统计员录入计量机。3、仓储科科长每日分析各类库存油品盈亏情况，及时调整发油密度。5.4油库发油调度会制定销售价格计量员测定标密仓储科长填写发油密度审批表业务部经理填写价格调整通知单化验员、油库主任等审批主管业务副总审批详见业务财务单据

11、流程业务员销售、业务内勤开出库单、收款员收款仓储科长调整发油密度、签发发油工艺命令单业务内勤核对收款将出库单信息录入销售机自控员保管员根据工艺命令单开发油流程代存客户或其客户持出库单到油库提油公司购油客户持出库单到油库提油发油科开票员核验出库单是办理提油卡是否一车提完？否是打印油料发出单据交客户统计员收出门条并核对司机开车进库装油出门条交门卫，开车离库业务与财务单据流程：A、正常销售业务员销售，出库内勤开具出库单，并核对销售价格收款员收款并开具发票，将出库单和发票返回出库内勤每周经营协调会定价出库内勤编制调价通知单通知财务部和各油站自提客户到油库办理提油手续出库内勤核对无误后，将出库单上的各项

12、内容输入到销售系统记录业务台帐，同时将出库单第2联、增值税发票第2、3联（或普通发票第2联）返回客户（配送方式出库单留业务部）公司配送出库内勤给运输部开具油品配送量单B、放帐销售业务员销售，出库内勤开具出库单，同时填写联系单，联系单上须注明收款期业务部根据客户信誉度提出放帐申请，业务部经理审核后签字，报财务部、总经理审批出库内勤记录台帐并上机录入出库财务部、总经理核批后返回业务部，财务部备案第3联（会计记帐联）交财务部，据以开具发票，记录收入、欠款第4联（应收账款记帐联）留存业务部，收到油款后一并交财务部财务部收到款项，核对无误后冲减欠款，记录财务帐说明和要求： 1、价格调整通知单一式3联，分

13、别由业务部、财务部、油库业务科存留。2、业务员向购油客户销售，出库内勤开具六联出库单：第1联：存根联，留存业务部；第2联：领物联，购油客户持此联到油库提油；第3联：记帐联，递交收款员转交财务部；第4联：应收货款联，递交收款员转交财务部；第5联：统计联，业务部统计留存；第6联：库存联，业务部库存管理存留。3、购油客户将购油款项交收款员收款收款员根据价格调整通知单对销售单价进行审核，确认收款后在出库单上签字，存留第3联（记帐联）、第4联（应收货款联），并开具全额增值税发票。4、特殊的销售价格必须由主管业务副总经理在出库单上签字，收款员才能收款开票。对客户特殊的开票方式的请求，由业务部出具书面申请，

14、并由财务部经理批准后，方可办理。5、当出现赊销或其它原因不能当时结算时，在主管业务副总经理和财务部经理签批后，财务部先存留第4联（应收货款联），记应收款，同时开具全额增值税发票，发票暂由财务部保存。待结算完成后，业务部凭第3联（记帐联）到财务部换取发票，转交购油客户。6、业务部出库内勤核对出库单第5联（统计联）签字齐备无误后，方可上机录入。7、油料发出单据一式三联：第1联：油库发油科留存；第2联：客户留存，凭提油单密码自行装油。第3联：为出门联，经油库门卫核对确认后，油罐车方可驶离油库。门卫每日将出门联汇总递交油库统计员核对。8、客户需要送货时，业务部、财务部与运输部核对运费缴纳情况后，填写北

15、石化运输派车单，电传营业室，运输部大车班凭此安排送油工作。9、外采油品需要牛山油库派车运送时，程序同上。罐车装油完毕自控员量空高、记录公升数按传真送达指定地点（六）油站接卸罐车返回接油单据返至业务部5.5罐车运输说明和要求：1、罐车装油结束后，由油库发油科自控员量空高、查发油机公升数，填写在北石化公司接油收据上并签字，再由油罐车司机签字认可。2、罐车到达送油指定地点后，油罐车司机将发油单据客户联和北石化公司接油收据交付接油单位，由接卸员对油罐车载油数量进行计量，填写北石化公司接油收据并注明油品规格、数量和盈亏数量，经双方签字后方可卸油。5.6油站接卸罐车进站停放于卸油区接卸员与油罐车司机核对单

16、据静电接地、连接胶管接卸员检尺高接卸员抽取油样、封样卸油，接卸员与油罐车司机监督全过程卸油完毕，接卸员填写接卸油记录表接卸员指挥罐车驶离油站实测尺高与装车尺高相符？ 是否报告站长并与业务部联系，经业务部确认后卸油接卸员将接油收据交统计统计填写加油站接油台帐报油事部、财务部、业务部说明和要求：1、指挥油罐车进入油站卸油区，静止停放10分钟以上。2、接卸员根据用油计划与油罐车司机核对来油单位、品种及数量。3、核对无误后，接卸员设置安全隔离区并把灭火器摆放在随手可及的位置；油罐车司机接好静电接地线，接卸员接好卸油胶管。4、测量储油罐的可装容量，同时测量油罐车来油尺高，核对油罐车装车尺高与实际测量尺高

17、的差异，并做出相应记录。5、目测检查油罐车放水口放出的油品是否含有水分或杂质，经检查合格后，抽取并封存油样。6、连接好流量计，检查卸油管的连接无误后开始卸油。卸油过程中，接卸员和油罐车司机不得离开卸油现场须监督卸油全过程，在卸油过程中不能出现滴、渗现象。7、卸油完毕，接卸员填制北石化公司接油收据，同时在驾驶员的发油单据上签收并留存一张。接卸员核对实收公升数与发油公升数，并在北石化公司接油收据上记录。如出现超幅亏量，应立即报告站长。8、指挥油罐车驶离油站，把灭火器和交通隔离筒放回原位。9、接卸员将北石化公司接油收据、加油站接卸油记录表、发油单据交统计。10、统计每日分车次填写加油站接油台帐每月报

18、公司油站事业部、财务部（财务部应按北石化公司接油收据、加油站接卸油记录表、发油单据做为入库凭证的附件）、业务部。5.7油站存储班长每日盘点、填写库存盘点日报表财务、班长月盘点，填写库存盘点月报表安全员每日巡检财务、站长在库存盘点月报表上签字，分析盈亏后报油站事业部油站事业部每月检查安全、核实库存盈亏情况书面报库存管理委员会批准后方可处理库存盈亏定期检测计量器具说明和要求：1、班长每日盘点，填写库存盘点日报表，出现异常须及时报告站长；接卸员（或安全员）每日巡检油站安全。2、 月月末最后一天或月初第一天为月库存盘点时间。盘点时班长应详细记录各项数据，财务人员须现场监盘，库存盘点月报表站长、会计签字

19、后油站留存一份，报公司油站事业部一份。对出现的盘盈或盘亏情况要做出必要的文字说明。3、油站事业部每月检查安全、核实库存盈亏情况。 4、油站指定专人每月检测加油枪（自检），每半年接受质量技术监督部门检测（强检）；流量计每半年送行业制定部门检测（强检），以避免计量器具引起的库存盘点误差。5、各加油站在处理盘盈或盘亏时，除须按照现行税法进行必要的帐务处理外，事前要以书面形式报公司库存管理委员会批准，未经批准不准擅自处理。5.8油站加油两班加油员一起抄录加油机泵码交班加油员清点销售款和各种单据，领班核对后双方签字交班班长汇总各种单据、货款，填写本班报表，货款交出纳复核和调查不正常的油品盈亏、短款现象并

20、记录交、接班班长核对各种记录、复核储存量、加油机累计表数；巡查安全，无问题双方交接加油员为顾客加油、服务、收款统计员按班次统计日销售量、填制报表；会计制作会计凭证并登记相关帐目，按月核算销售成果并按规定时间与公司结账。说明和要求：1、加油员按服务规范为顾客加油、服务并收取收款。2、交接班前后两班加油员双方抄录加油机泵码。3交班加油员需清点当班销售款和各种票证单据，填写机台销售日报表，将整理好的营业收款、支票、记帐簿、收款机打印记录等交班长核对，经班长核对无误后双方签字方可交班。4、交班加油员对于不正常的油品盈亏或销售货款短款现象，应进行复核和调查并且要在交接班记录表中说明原因，填写交接班记录表

21、并签名。5、交班的班长汇总本班收到的所有支票、记帐销售单据、发票和电脑销售量记录，或收款机打印记录。班长核对无误后，填写本班销售日报汇总表后，统一投进保险柜或交于出纳员，经出纳员清点核对签字确认后方可交班。6、班长核对上一班移交的备用金、备找油票，清点接手的发票、促销赠品等；复核储存量，复核加油机累计表数；核对交接班记录表以及当日收油、油罐计量、加油机泵码数等记录，如发现异常，应要求交班班长一起调查，并要求上班班长作出解释，同时要将有关情况记录在交接班记录表上，完成班长交接工作后上岗；与交班的班长一起巡查油站，以检查油站的安全状况，若发现问题，应立即报告站长，以便立即采取措施。 7、统计员（或

22、班长、出纳）按班次统计日销售量并填制相关报表（分现金、油票、记帐）。会计根据各班日销售量报表的合计计算出日总销售量后及时制作会计凭证并登记相关帐目，按月核算销售成果并按规定时间与公司结账。5.9国标流程各环节损耗率（GB11085-89）流程环节油库接油油库卸油油库储存油库发油罐车运输油站接卸油站储存油站加油损耗率3 汽油0.1柴油0.5 0.1汽油0.8柴油0.10.1汽油 2柴油0.50.1汽油2.9柴油0.8注:设备误差:流量计设备误差±3、加油机设备误差±36 内部开票与结算流程 4. 收油确认 3. 送油（北石化发油收据） 业务部1用油计划 2. 派车通知运输部油

23、站 5. 核对发油量5. 核对派车（出车费） 8.送税票和运费票2. 发油指令（出库单） 6.开发票7.返回发票和运费发票9.付款 油库业务科营业室 财务部发油 说明和要求：1、油站向业务部上报用油计划；2、业务部根据油站计划，填制出库单通知运输部派车，同时通知油库发油；3、司机随车送达油站油品和北石化公司发油收据，其中注明油品数量（吨数）、油车尺高、油品总升数（可换算吨数）等资料；4、油站卸油后在北石化公司发油收据联中确认并返回司机一联；5、业务部与油站每周核对发油数量，同时与运输部核对派车数量（作为确认司机出车费依据）；6、业务部将核对后的资料以三联式联系单通知财务部，发油数量作为开具增值

24、税发票依据，派车数量作为开具运费发票依据；7、财务部通知收款员开具增值税发票，同时财务部开具运费发票；将以上发票返回业务部；8、业务部将增值税发票和运费发票送回油站；9、油站付款。注：业务部与油站核对的油品数量将作为运输费用的结算依据，北石化公司发油收据中的油品总升数将作为油站财务入帐的升数。7 库存盘点 7.1时间和人员1）库存盘点分每日盘点、月度盘点和年度盘库。2）每日盘点由油库保管员和各油站班长具体实施；月度盘点和年度盘点由库存盘点小组负责实施。3)月度盘点时间为每月最后一个工作日，如遇节假日可顺延或提前；年度盘点时间为每年最后一天。 7.2库存盘点1）盘点日由油库保管员和油站班长对罐存

25、油品进行计量，计算实测罐存数。2）盘点日发油结束后由业务部统计员打印未提油量。3）油库统计员打印油库业务统计报表。4）库存盘点小组编制盘库报告。7.3库存盈亏处理1) 盘盈公司不鼓励有目的的盘盈，但由于管理得当，仓储损耗减少、油库或油站出现盘盈是公司科学和严格管理的回报，为公司合理的营业外收入，公司将对相关人员进行适当奖励，并在绩效考评过程中占有一定权重。处理盈余时，须经总经理批准后方可执行。坚决杜绝借此机会设置小金库等违法、违规现象。油库书面提出处理油品型号及数量建议油库主任审批后送交业务部业务部根据油库建议制作油料调整通知单业务部经理及财务部经理审批后上报总经理总经理审批后返回油库油库根据业务部的油料调整通知单按照规定