管理项目内业资料

1、管理项目内业资料目录管理项目内业资料目录 质保部：质保部： 李李 铎铎主要内容基础管理基础管理 1.1-1.19 房屋管理与维修养护房屋管理与维修养护 2.1-2.7共用设施设备管理共用设施设备管理 3.1-3.8保安、消防、车辆管理保安、消防、车辆管理 4.1-4.6环境卫生管理环境卫生管理 5.1-5.9绿化管理绿化管理 6.1-6.4精神文明建设精神文明建设 7.1-7.2管理效益管理效益 8.1-8.31九九. 合同管理合同管理一一. .基础管理基础管理1.1按规划要求建设按规划要求建设, ,住宅及设施投入使用住宅及设施投入使用 立项批复文件立项批复文件 建设用地规划许可证建设用地规划

2、许可证 建设工程规划许可证建设工程规划许可证 建设工程施工许可证建设工程施工许可证 建筑工程消防设计审核意见书建筑工程消防设计审核意见书 建筑工程消防验收意见书建筑工程消防验收意见书 房屋建筑工程竣工验收报告房屋建筑工程竣工验收报告 规划用地红线图规划用地红线图1.2: :已办理承接查验手续已办理承接查验手续 房屋承接查验资料房屋承接查验资料 设施设备查验交接资料设施设备查验交接资料 供电系统查验交接资料供电系统查验交接资料 电梯系统查验交接资料电梯系统查验交接资料 给排水系统查验交接资料给排水系统查验交接资料 消防系统查验交接资料消防系统查验交接资料 智能化系统查验交接资料智能化系统查验交接

3、资料 空调等其它设备查验交接资料空调等其它设备查验交接资料 房屋公共部位、场地、景观绿化查验交接资料房屋公共部位、场地、景观绿化查验交接资料 其他附属配件查验交接资料其他附属配件查验交接资料1. 3: 由一家物业管理企业实施统一专业化管理由一家物业管理企业实施统一专业化管理 管理项目简介管理项目简介 管理项目组织架构管理项目组织架构 公司营业执照（副本）公司营业执照（副本） 公司资质证书公司资质证书 公司组织机构代码证公司组织机构代码证 企业税务登记证企业税务登记证 总经理上岗证总经理上岗证1.4: : 建设单位在销售房屋前，与选聘的物业管理企业建设单位在销售房屋前，与选聘的物业管理企业 签订

4、物业管理合同，双方责权利明确签订物业管理合同，双方责权利明确 中标通知函中标通知函 前期物业服务合同前期物业服务合同 合同备案证合同备案证1.5: 在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业在房屋销售合同签订时，购房人与物业管理企业 签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确签订前期物业管理服务协议，双方责权利明确 前期物业服务协议前期物业服务协议1.6: : 建立维修资金，其管理、使用、续筹符合建立维修资金，其管理、使用、续筹符合 有关规定有关规定 管理项目专项维修资金管理制度管理项目专项维修资金管理制度 专项维修资金台账专项维修资金台账/ /专项维修资金证明专项维修资金证明/ / 专项分户帐

5、目专项分户帐目 1.7: 房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约 等各项公众制度完善等各项公众制度完善 商品住宅质量保证书、商品住宅使用说明书商品住宅质量保证书、商品住宅使用说明书 房屋装饰装修管理协议房屋装饰装修管理协议见见业户签收文件业户签收文件） 业户临时管理规约及各项公众制度业户临时管理规约及各项公众制度（见（见业业 户手册户手册）1.8: :业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责业主委员会按规定程序成立，并按章程履行职责n未成立业委会的未成立业委会的: :成立业主委员会筹备计划成立业主委员会筹备计划关于成立业主委员会的报告关于成立业主委员

6、会的报告申请召开首次业主代表大会并成立业主委员会申请召开首次业主代表大会并成立业主委员会 的报告的报告关于成立业主大会筹备组的公告关于成立业主大会筹备组的公告筹备组成员推荐表筹备组成员推荐表业主委员会章程业主委员会章程 n已成立业委会的：已成立业委会的：关于成立业主大会筹备组的公告关于成立业主大会筹备组的公告筹备组成员推荐表筹备组成员推荐表业主大会筹备组成员公示名单业主大会筹备组成员公示名单业主委员会备案证明等业主委员会备案证明等(计计 14份）份）资料资料1.9: 业主委员会与物业管理企业签订物业管理业主委员会与物业管理企业签订物业管理 合同，双方责权利明确合同，双方责权利明确 未成立业委会

7、的：未成立业委会的： 物业服务合同范本物业服务合同范本 已成立业委会的：已成立业委会的： 物业服务合同物业服务合同 物业服务合同备案证明物业服务合同备案证明1.10: 物业管理企业制订争创规划和实施方案物业管理企业制订争创规划和实施方案, ,并经并经 业主委员会同意业主委员会同意 创优申报表创优申报表 创优规划与实施方案创优规划与实施方案 业委员对争创方案的认可证明业委员对争创方案的认可证明 /社区居委会的认可证明（未成立业委会的）社区居委会的认可证明（未成立业委会的） 创优工作汇报材料创优工作汇报材料1.11: 小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位

8、 工作标准、并制定具体的落实措施和考核办法工作标准、并制定具体的落实措施和考核办法 管理制度、岗位职责、工作规程、考核细则管理制度、岗位职责、工作规程、考核细则 （见（见程序文件程序文件、作业指导书作业指导书） 物业处各口年度物业处各口年度/ /月份工作计划、培训计划月份工作计划、培训计划 （年计划应分解到月份计划中）（年计划应分解到月份计划中） 物业处月检物业处月检/ /整改记录表整改记录表/ /物业处季质量考核通物业处季质量考核通 报等资料报等资料 公司巡查及整改反馈记录表公司巡查及整改反馈记录表 物业处例会纪要物业处例会纪要u 例会纪要内容：例会纪要内容： l 公司例会精神传达公司例会精

9、神传达l 上周工作完成情况点评上周工作完成情况点评 l 本周工作安排本周工作安排/ /责任人、完成时限责任人、完成时限l 业主投诉情况及改进措施业主投诉情况及改进措施l 值得关注的问题值得关注的问题 员工培训记录资料、会议员工培训记录资料、会议/ /培训签到记录培训签到记录 员工月考勤表员工月考勤表/ /员工考核资料员工考核资料 工作请示单工作请示单 公司函件及通知公司函件及通知 物业处函件物业处函件 工作检查记录表工作检查记录表 重要邮件收发登记表重要邮件收发登记表 1.12：物业管理企业的管理人员和专业技术人员持物业管理企业的管理人员和专业技术人员持证上岗；员工统一着装佩戴明显标志，工作规

10、范，证上岗；员工统一着装佩戴明显标志，工作规范，作风严谨作风严谨 员工花名册员工花名册 / / 员工上岗证、专业证书员工上岗证、专业证书l 员工花名册栏目：部门、姓名、性别、身份证号码、员工花名册栏目：部门、姓名、性别、身份证号码、 学历、学历、 入职时间、转正时间、持证情况、联系电话、入职时间、转正时间、持证情况、联系电话、 重要事件联系人重要事件联系人/ 联系电话联系电话 各岗员工岗位形象（照片）各岗员工岗位形象（照片） 1.13 物业管理企业应用计算机、智能化设备等物业管理企业应用计算机、智能化设备等 现代化管理手段，提高管理效率现代化管理手段，提高管理效率 智能化设备清单智能化设备清单

11、 智能化设备操作使用说明智能化设备操作使用说明 a a 楼宇访客对讲系统及户内安防系统楼宇访客对讲系统及户内安防系统 b b 小区周界防越报警系统小区周界防越报警系统 c c 闭路电视监控系统闭路电视监控系统 d d 小区电子巡更系统小区电子巡更系统 e e 停车场管理系统停车场管理系统 f f 背景音乐及公共广播系统背景音乐及公共广播系统 1.14 物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收 等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管等方面执行有关规定；至少每半年公开一次物业管 理服务费用收支情况理服务费用收支情况 会计核算税收规定会计核算税收

12、规定 附件附件: : 福州市物业管理区域内车辆停放服务费标准福州市物业管理区域内车辆停放服务费标准 福州市住宅物业服务等级指导性标准福州市住宅物业服务等级指导性标准 福州市服务收费管理实施细则福州市服务收费管理实施细则1.15：房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类房屋及其共用设施设备档案资料齐全，分类 成册、成册、 管理完善、查阅方便管理完善、查阅方便 总体平面图总体平面图 小区总平图小区总平图 地下管网图地下管网图 给水、排水、消防总平图给水、排水、消防总平图 地下室给排水总平面图地下室给排水总平面图 建筑施工图建筑施工图 管理项目房屋分类统计表管理项目房屋分类统计表 / /共用设备设施明

13、细表共用设备设施明细表 （设置栏目：类型（分为高层、多层、商业用房、车库、会所设置栏目：类型（分为高层、多层、商业用房、车库、会所 物业用房）、幢数、套（单元）数、建筑面积）物业用房）、幢数、套（单元）数、建筑面积） 小区主要设备设施清册小区主要设备设施清册 （ 设置栏目：设备名称、设备设置栏目：设备名称、设备 型号、功率、电压、生产厂家、出厂日期、型号、功率、电压、生产厂家、出厂日期、 使用日期、使用日期、 折旧折旧 年限、设备编号、安装位置、责年限、设备编号、安装位置、责 任人）任人） 设备台帐设备台帐（大、中修应进行记录）（大、中修应进行记录） 共用设备设施资料共用设备设施资料u 水系统

14、水系统 a 给排水设备资料给排水设备资料 b 景园水电竣工图景园水电竣工图 c 1 # # 楼给排水平面图楼给排水平面图 u 强电系统强电系统 a 发电机设备资料发电机设备资料 b 变压器随机文件变压器随机文件 c 高压柜接线图、低压柜接线图高压柜接线图、低压柜接线图 d 1# #楼强电系统平面图（电施图）楼强电系统平面图（电施图）u 电梯系统电梯系统 a 电梯系统使用说明电梯系统使用说明 b 电梯控制系统原理图电梯控制系统原理图 c 电梯验收检验报告书、合格证书电梯验收检验报告书、合格证书 d 电梯维保合同（亦可归到下面合同管理中）电梯维保合同（亦可归到下面合同管理中）u 弱电系统弱电系统

15、a a 弱电设备资料弱电设备资料 b b 综合布线竣工资料综合布线竣工资料 c c 智能化系统资料（监控、周界报警、巡更、楼智能化系统资料（监控、周界报警、巡更、楼 宇对讲、停车场管理、背景音乐等）宇对讲、停车场管理、背景音乐等） d d 消控系统图消控系统图 e e 各设备设施销售安装合同资料各设备设施销售安装合同资料u 建筑结构资料建筑结构资料 a 1# #a 1# #建筑结构竣工图建筑结构竣工图 b b 屋面结构竣工图屋面结构竣工图 c c 塑钢窗结构平面图塑钢窗结构平面图 d d 采光井、玻璃幕墙、老虎窗、雨篷竣工图等采光井、玻璃幕墙、老虎窗、雨篷竣工图等u 煤气工程资料煤气工程资料u

16、 其他配套其他配套/ /配件资料配件资料1.16: 建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册，建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册， 查阅方便查阅方便 管理项目配套用房权属清册（设置栏目：名称、管理项目配套用房权属清册（设置栏目：名称、 数量、位置、面积、权属）数量、位置、面积、权属） 业户档案（一户一档）业户档案（一户一档）1.17 建立建立2424小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使小时值班制度，设立服务电话，接受业主和使 用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、 投诉等各类信息的收集和反馈，并及时处理，有回访投诉等各类信息的

17、收集和反馈，并及时处理，有回访 制度和记录制度和记录 2424小时物业服务值班制度（见小时物业服务值班制度（见作业指导书作业指导书） 投诉投诉/ /诉求诉求/ /建议记录建议记录、投诉处理单投诉处理单、回回 访访/ /随访记录随访记录 日常各类投诉及处理情况汇总、分析季报表日常各类投诉及处理情况汇总、分析季报表 在显要位置公示物业服务热线电话在显要位置公示物业服务热线电话1.18 定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单, , 对合理的建议及时整改，满意率达对合理的建议及时整改，满意率达9595以上以上 业主满意度征询意见表业主满意度征询意见表 住宅

18、小区业主满意度征询意见统计表住宅小区业主满意度征询意见统计表 不满意项汇总分析、改进报告不满意项汇总分析、改进报告 意见与建议汇总、采纳报告意见与建议汇总、采纳报告1.19：建立并落实维修服务承诺制，零修急修及时建立并落实维修服务承诺制，零修急修及时 率达率达100%100%、返修率不高于、返修率不高于1%1%，并有回访记录，并有回访记录 报修登记本、业户报修单报修登记本、业户报修单 维修及时率及返修率统计表维修及时率及返修率统计表二二. .房屋管理与维修养护（现场）房屋管理与维修养护（现场）2.1：主出入口设有小区平面示意图，主要口设有路标：主出入口设有小区平面示意图，主要口设有路标, 组团

19、及幢、单元（门）、户门标号标志明显组团及幢、单元（门）、户门标号标志明显 2.2: 无违反规划私搭乱建，无擅自改变房用途现象无违反规划私搭乱建，无擅自改变房用途现象2.3：房屋外观完好、整洁；外墙面砖、涂料等装饰材房屋外观完好、整洁；外墙面砖、涂料等装饰材 料无脱落、无污迹料无脱落、无污迹2.4：室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置，室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置， 保持整洁统一美观，无安全隐患或破损保持整洁统一美观，无安全隐患或破损2.5：封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外 墙面；除建筑设计有要求外，不得安装外墙面；除建筑设计有要求外，不得安装外 廊及

20、户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬等廊及户外防盗网、晾晒架、遮阳蓬等2.6：空调安装位置统一、冷凝水集中收集，支：空调安装位置统一、冷凝水集中收集，支 架无锈蚀架无锈蚀2.7：房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构 安全及拆改管线和损害他人利益的现象安全及拆改管线和损害他人利益的现象 违规装修处理的有关资料（整改通知书、违规违规装修处理的有关资料（整改通知书、违规 装修照片、上报政府职能部门的报告等）装修照片、上报政府职能部门的报告等） 三三. .共用设施设备管理共用设施设备管理3.1：共用配套设施完好，无随意改变用途共用配套设施完好，无随意改变用途 （现场）

21、（现场）3.2：共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，：共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录， 无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守规程无事故隐患，专业技术人员和维护人员严格遵守规程 与保养规范与保养规范 工程应急处理预案（停电、给排水系统故障、电梯工程应急处理预案（停电、给排水系统故障、电梯 故障或停电困梯等）故障或停电困梯等） 工程维修人员培训记录有关资料工程维修人员培训记录有关资料 消防系统、监控系统、周界报警系统等维保记录消防系统、监控系统、周界报警系统等维保记录 （记录在（记录在设备设施维修保养记录设备设施维修保养记录上上 ） 设备设施现场照片设备设施现场照片

22、3.3：室外共用管线统一入地或入公共管道，无空架室外共用管线统一入地或入公共管道，无空架 管线，无碍观瞻（现场）管线，无碍观瞻（现场）3.4：排水、排污管道通畅，无堵塞外溢现象：排水、排污管道通畅，无堵塞外溢现象 （现场）（现场）3.5：道路通畅，路面平整；井盖无缺损，无丢失，道路通畅，路面平整；井盖无缺损，无丢失， 路面井盖不影响车辆和行人通行（现场）路面井盖不影响车辆和行人通行（现场） 井盖统计表（位置、数量、责任人井盖统计表（位置、数量、责任人)3.6：供水设备运行正常，设施完好、无渗漏、无污染；供水设备运行正常，设施完好、无渗漏、无污染； 二次生活用水有严格的保障措施，水质符合卫生二次

23、生活用水有严格的保障措施，水质符合卫生 标准；制定停水及事故处理方案标准；制定停水及事故处理方案 生活泵运行记录生活泵运行记录 水泵（生活泵、潜水泵、污水泵等）维修保养记录水泵（生活泵、潜水泵、污水泵等）维修保养记录 各类水箱、表箱加盖加锁检查各类水箱、表箱加盖加锁检查/ /钥匙（包括屋面钥匙）钥匙（包括屋面钥匙） 上油记录上油记录 注：以上记录在注：以上记录在设备设施维修保养记录设备设施维修保养记录上上 水质检验报告单（水质检验报告单（2 2次次/ /年）年） 操作人员健康合格证（操作人员健康合格证（1 1次次/ /年）（上墙）年）（上墙）3.7：制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整；制

24、定供电系统管理措施并严格执行，记录完整； 供电设备运行正常，配电室管理符合规定，路供电设备运行正常，配电室管理符合规定，路 灯、楼道灯等公共照明设备完好灯、楼道灯等公共照明设备完好 高高/ /低压配电运行记录、发电机房运行记录低压配电运行记录、发电机房运行记录 发电机组维保记录发电机组维保记录 （记录在（记录在设备设施维修保养设备设施维修保养 记录记录上）上） 值班人员交接班记录值班人员交接班记录 照明路灯统计表（栏目设置：位置、编号照明路灯统计表（栏目设置：位置、编号/ /标识、标识、 责任人、备注）责任人、备注）3.8：电梯按规定或约定时间运行，安全设施齐全，无电梯按规定或约定时间运行，安

25、全设施齐全，无 安全事故；安全事故； 轿箱、井道保持清洁；电梯机房通轿箱、井道保持清洁；电梯机房通 风、照明良好；制定出现故障后的应急处理方案风、照明良好；制定出现故障后的应急处理方案 电梯维保公司营业执照电梯维保公司营业执照 电梯维保记录电梯维保记录 电梯年检证书电梯年检证书 电梯日运行检查记录电梯日运行检查记录 四四. . 保安、消防、车辆管理保安、消防、车辆管理 4.1：小区基本实行封闭式管理：小区基本实行封闭式管理 小区安防岗位分布示意图小区安防岗位分布示意图 外围周界报警布点示意图外围周界报警布点示意图 小区建筑分布示意图小区建筑分布示意图4.2: 有专业保安队伍，实行有专业保安队伍

26、，实行2424小时值班及巡逻制度小时值班及巡逻制度; ; 保安人员熟悉小区的环境，文明值勤，训练有保安人员熟悉小区的环境，文明值勤，训练有 素，言语规范，认真负责素，言语规范，认真负责 保安人员基本情况一览表保安人员基本情况一览表 保安人员培训计划保安人员培训计划/ /培训记录资料（含治安、培训记录资料（含治安、 消防等突发事件应急预案训练、工程救援消防等突发事件应急预案训练、工程救援 事件情况）事件情况） 公司安防管理的有关文件公司安防管理的有关文件/ /通知通知/ /例会纪要例会纪要 安防中队例会记录安防中队例会记录/ /安防班组例会记录安防班组例会记录 （记录在（记录在工作记录本工作记录

27、本上）上） 月份安防事务员绩效考核汇总表月份安防事务员绩效考核汇总表 帮带工作考核记录表帮带工作考核记录表 车辆进出登记本车辆进出登记本 安防事务员值勤记录表安防事务员值勤记录表（固定岗）（固定岗） 安防值勤巡逻记录本安防值勤巡逻记录本（巡逻岗）（巡逻岗） 安防周界巡逻记录表安防周界巡逻记录表 访客登记本访客登记本/ /物品出门条物品出门条 消消/ /监控值班记录本监控值班记录本 安防班长工作流程记录表安防班长工作流程记录表 安防队长记录表安防队长记录表4.3：危急人身安全处有明显标识和具体的防范措施危急人身安全处有明显标识和具体的防范措施 （现场）（现场） 各类安全提示标识统计表（标识名称、

28、安装各类安全提示标识统计表（标识名称、安装/设置设置 位置、数量）位置、数量） 各类安全提示标识照片（水体景观安全提示、防各类安全提示标识照片（水体景观安全提示、防 攀爬提示、地面防滑提示、车辆减速提示、停车攀爬提示、地面防滑提示、车辆减速提示、停车 场安全提示、设备房警示标识场安全提示、设备房警示标识 游乐游乐/ 健身设施安健身设施安 全提示、高空抛物警示等）全提示、高空抛物警示等）4.4：消防设备设施完好无损，可随时启用；消消防设备设施完好无损，可随时启用；消 防通道畅通；制订消防应急方案防通道畅通；制订消防应急方案 消防年度培训计划消防年度培训计划/ /培训记录培训记录/ /考核记录考核

29、记录 消防设备设施台帐清单消防设备设施台帐清单 细目清单细目清单: a.: a.灭火器分布图灭火器分布图/ /换药情况换药情况 b.b.消火栓分布图消火栓分布图 c.c.消防应急物品清单消防应急物品清单 d.d.地上栓地上栓/ /消防接合器分布图消防接合器分布图 季度消防器材检查记录表季度消防器材检查记录表 消防应急预案消防应急预案 / / 消防演练计划（消防演练计划（2 2次次/ /年）年） / /消防演习消防演习记录表记录表 消控中心消防系统定期测试记录（记录在消控中心消防系统定期测试记录（记录在消监控消监控 警、监视测试情况记录表警、监视测试情况记录表上）上） 4.5：机动车停车场管理制

30、度完善，管理责任明确，车辆机动车停车场管理制度完善，管理责任明确，车辆 进出有登记进出有登记4.6：非机动车车辆管理制度完善，按非机动车车辆管理制度完善，按规定位置停放，管规定位置停放，管 理有序（现场理有序（现场） 地下停车场平面示意图地下停车场平面示意图 停车收费价格表停车收费价格表 非机动车进出记录表非机动车进出记录表五五. . 环境卫生管理环境卫生管理5.1：环卫设备完善，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站：环卫设备完善，设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站 （现场）（现场） 卫生设施清单卫生设施清单5.2：清洁卫生实行责任制，有专职清洁人员和明清洁卫生实行责任制，有专职清洁人员和明 确的责任范

31、围，实行标准化清洁保洁确的责任范围，实行标准化清洁保洁 保洁工责任区分工表保洁工责任区分工表 保洁工作检查记录表保洁工作检查记录表 5.3：垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀垃圾日产日清，定期进行卫生消毒灭杀 垃圾清运记录本垃圾清运记录本5.4：房屋共用部位共用设施设备无蚁害房屋共用部位共用设施设备无蚁害 四害消杀工作记录表四害消杀工作记录表5.5：小区内道路等共用场地无等废弃物（现场）小区内道路等共用场地无等废弃物（现场）5.6：房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无房屋共用部位保持清洁，无乱贴、乱画，无 擅自占用和堆放杂物现象；楼梯扶栏、天台擅自占用和堆放杂物现象；楼梯扶栏、天台 公共玻璃窗等保持洁净公共玻璃窗等保持洁净 楼层巡视一览表楼层巡视一览表 5.7：商业网点管理有序，符合卫生标准；无乱设：商业网点管理有序，符合卫生标准；无乱设 摊点、广告牌和乱贴、乱画现象（现场）摊点、广告牌和乱贴、乱画现象（现场） 5.8：无违反规定饲养宠物、家禽、家畜（现场）无违反规定饲养宠物、家禽、家畜（现场