单据填写规范及流转管理办法

1、xsrsjorjsISO程序文件单据填写规范及流转管理办法文件编号：YL-SOP-FI-009-A编制部门：武汉亿力电子科技有限公司编制人：赵培批准人：版本号：A生效日期：2015年08月26日受控状态：受控抄送部门：公司全体>C三ZOZ三iso程序文件文件编号：YL-SOP-FI-009-A文件修改记录文件版次文件修改内容文件修改日期修改人A/0新文件2015.06.251 .目的：为保证公司会计核算的政策进行，增强财务信息的准确性、及时性，以满足公司经营决策需要，根据国家会计制定和会计准则的要求，结合本公司的实际问题和业务特点，特制定本办法。2 .范围：本办法规定了公司内部单据的内容

2、填写及流转过程的要求与检查考核，适用于我公司内部的所有财务单据管理要求。3 .职责：公司全体员工必须按本制度执行。4 .内容4.1 管理部门与分工4.1.1单据类型1丁P单据名称填写部门联次适用范围备注1借支单各部门1员工个人借支及业务借支2费用报销单各部门1员工业务报销3差旅费报销单各部门1员工差旅费报销4支出证明单各部门1无原始凭证类业务报销4.2 .管理内容与要求以上单据必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整，不得涂改，凡填写大小写金额的单据，大小写金额必须一致，相关内容需填写完整。各填写人员签名时需同时注明签名日期。4.2.1借支单员工因差旅费、采购等需预先支取款

3、项使用此单。xsrsjorjsISO程序文件文件编号：YL-SOP-FI-009-A1.1.1.1 借支人必须填写清楚借支单上的内容，包括日期、部门、借支人姓名、职务、借支事由、金额大小写、借支人签名等，并附带相关借支依据（合同、申购单、出差申请单等），必须经部门领导签批后方可交由财务出纳审核。其中“借支事由”应填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号。不符合上述要求，财务人员将退回相关单据，经手人不得以各种理由抵触。1.1.1.2 财务出纳在收到借支人递交的借支单时，应核对单据填写是否完整、内容是否真实、金额是否准确及无

4、涂改，所附单据是否完整、准确，相关人员签名、签章是否完整，收款信息与合同是否一致。对不符合要的单据，财务应用铅笔或便签注明不符合项并及时退回经手人更正。对符合要求的单据出纳应签字转至主管会计复核并安排付款。1.1.1.3 主管会计审核相关借支单据，在正确合规的单据上签字后还给出纳，大额（见附表）需提前报总经理审批，出纳在规定的期限内安排付款。付款后出纳将水单截图发给对应的借支人，并在单据右上角盖“付讫”章，将单据记账后注明凭证号，交主管会计复核、保管。1.1.1.4 借支人原则上需在借支发生起1个月内集齐相关报销凭证，填写报销单交到财务部办理冲销事宜，财务出纳将在3个工作日内审核完报销单，交由

5、财务主管、经理及相关领导审批，审批通过的，为借支人办理借支冲销手续。无法在规定时间取得相关报销凭证或逾期办理报销手续的，经手人在报销时应单独说明逾期原因，并由分管领导审批，但原则不上不得超过2个月。不按此项规定执行者，财务有权向公司董事会上报裁定。1.1.1.5 特别规定：原则上应遵循“前款未清，后款不借”的规定，特殊情况下，同一借支人必须核对清楚前次借支情况，才可以进行第二次办理借支事宜。1.1.1.6 财务出纳每月26号提交借支未还清单，各借支人应及时对照并办理报销手续。4.2.2 费用报销单员工日常采购、办公费、招待费等费用采用此单据填写。4.2.2.1 填写要求4.2.2.1.1 报销

6、人必须取得真实、合法、完整之原始凭证，发票单位名称必须正确无误（武汉亿力电子科技有限公司），由报销人必须将原始单据整齐地粘贴在报销单背面左上角，同类票据必须粘在一起。原始凭证一般不得涂改，如有改动，外来发票必须由对方加盖公章，自制凭证由经手人盖章，否则不予报销。原则上，报销必须提供正规发票，对于确实没有正规发票的，必须区分合法发票和收据二者分开填单报销。4.2.2.1.2 采购报销（含物料、工具、办公用品、固定资产等采购）应附发票、收据、送货单、入库单。其中发票明细为“XXX材料一批”/“详见销货清单”的，后面需附盖有对方财务专用章的销货清单；日2xsrsjorjsISO程序文件文件编号：YL

7、-SOP-FI-009-A常费用类报销后附单据为发票或收据，专利、无形资产申请需附相关证照复印件。4.2.2.1.3 报销单据应填列完整，日期、部门、报销项目、摘要、大小写金额等为必填项，备注栏视需要填列。具体说明如下：“报销项目”应填写对应费用划分的项目；“摘要”填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号（附对账单的除外）；若业务涉及多个报销项目，如车费、餐费等，可以填在一张报销单上，但需按项目分行填，各报销项目必须附有对应的原始凭证；“金额”应填写类别相同的原始凭证上的合计数，采用阿拉伯数字填列，最后一栏的合计数字前加人

8、民币符号，如¥200.00;“金额大写”应填写本张报销单的合计金额的大写数字，大写前必须加X”，大写后的如为零，也必须填“零”，不能为空白；“原借款”填写原借支款；“应退（补）款”对应填写应退、补款；“备注”栏填写“款未付/款已付"字样及其他需列明的事项。不符合上述要求，财务人员将退回相关单据，经手人不得以各种理由抵触。4.2.2.1.4 本期的费用先分类，再按日期整理，以费用报销单背面左上角为准进行粘贴，只用粘发票的左上角，超出部分应折叠，先从右边往外叠，再从下面往外叠。粘贴工具只能使用胶水，不得使用回形针或订书机装订。4.2.2.2 报销流程4.2.2.2.1 报销人应

9、在业务发生1个月内按上述要求填写完报销单并将该单据递交财务审核；4.2.2.2.2 财务在收到单据3个工作日内必须审核完成并返回给报销人（批量递交的，适当延期处理）。报销单据由出纳收集，分发给各项目会计审核，审核重点为：单据填写是否完整、内容是否真实、金额是否准确及无涂改，所附原始凭证是否完整、准确，相关人员签名、签章是否完整，发票信息与合同是否一致。对于有误的应说明原因，退回报销人更改，符合要求的由项目会计签字进入下一流程。4.2.2.2.3 报销人收到财务返回的单据，已审核无误的交由相关领导签字审批。4.2.2.2.4 报销人凭相关领导及财务签字审核的单据方可办理付款、销账等相关手续。对货

10、到付款的报销单据，应传递给主管会计审核并交出纳付款，出纳付款后将此类报销单据分发给各项目会计记账，记账完成后将单据传递至总账会计复核；对只是报销的单据，出纳收到后将此类报销单据分发给各项目会计记账，记账完成后将单据传递至总账会计复核，出纳核实报销人借支明细，开收据为借支人销账。4.2.3 差旅费报销单员工出差发生的费用使用此单填写。4.2.3.1 填写要求4.2.3.1.1 出差人员应完整填写单据，包括日期、出差人、事由、起止时间及地点、交通费和其他。“事由”应填写具体事由，并附上出差申请表或其他，如为会议要附有会议通知，如为其他单位邀请要附有xsrsjorjsISO程序文件文件编号：YL-S

11、OP-FI-009-A邀请函；“起止时间及地址”应按车票的时间及地址顺序填写（城市与城市之间）；“交通费”应按机票或车票的金额及数量填写；“其他-住宿费”应填写所有住宿费发票的合计金额；“其他”项可添加其他报销类型，如“其他-市内交通费”，应填写出差期间在市内产生的交通费合计数；“预支旅费”、“退回金额”、“补领金额”应填列前期借款情况及应退补金额。特别说明：出差期间发生的招待费等不在此填列，应单独使用费用报销单填列。4.2.3.1.2 本期的费用先分类，再按日期整理，以报销单背面左上角为准进行粘贴，只用粘发票的左上角，超出部分应折叠，先从右边往外叠，再从下面往外叠。粘贴工具只能使用胶水，不得

12、使用回形针或订书机装订。4.2.3.2 报销流程4.2.3.2.1 出差人员在业务发生1个月内按上述要求填写完报销单并将该单据递交财务审核；4.2.3.2.2 出纳在收到单据3个工作日内必须按差旅费报销制度审核完成并返回给出差人员（批量递交的，适当延期处理），对于不符合要求的财务应说明原因，要求报销人更改。符合要求的由财务核算出差补贴，算出合计数，填列在报销单上，并交由报销人进行下一步处理；4.2.3.2.3 报销人收到财务返回的单据，已审核无误的交由相关领导签字审批；4.2.3.2.4 报销人凭相关领导及财务签字审核的单据方可到办理付款、销账等相关手续。出纳开具收据销账或直接付款后保留单据记

13、账，记账完成后将单据传递给总账会计复核。4.2.4 支出证明单对于确实无原始凭证的单据使用此单。4.2.4.1 填写要求4.2.4.1.1 报销人应完整填写单据，包括日期、支出科目、摘要、金额、缺乏正式单据的原因等。“支出科目”同费用报销单的“报销项目”填列要求；“摘要”、“金额”同费用报销单的“摘要”、“金额”填列要求；小写合计数应在后面靠左填列；“缺乏正式单据之原因”应填写无原始凭证的原因或其他应注明的事项。4.2.4.2报销流程4.2.4.2.1 报销人在业务发生1个月内按上述要求填写完单据，相关证明人签字后递交给相关领导签字审批；4.2.4.2.2 员工将有领导签字审批的单据递交到财务

14、审核；4.2.4.2.3 财务在收到单据3个工作日内必须审核完成并返回给员工（员工批量递交的，适当延期处理）；4.2.4.2.4 员工凭相关领导审批、财务审核的单据方可到财务部办理付款、销账等相关手续。出纳开具收据销账或直接付款后保留单据记账，记账完成后将单据传递给总账会计复核。>c=rsjorsjsISO程序文件文件编号：YL-SOP-FI-009-A4.3附加说明：本管理办法由财务部提出本管理办法由财务部起草并负责解释附图：1 .借支单2 .费用报销单，：1缄束同摘要需写必填清楚时间、事由注意大写,前面必须必填前面必须加¥加0,尾数为零的，必必填签名+日期><=rsjorsis3.差旅费报销单ISO程序文件文件编号：YL-SOP-FI-009-A按票面时间填写合计数由财务填写备注：交通费明细较多的，需另用费用报销单详细填写，该费用报销单做为附件粘贴在差旅费报销单后，合计金额仍填列在差旅费报销单中。4.支出证明单备注：1 .付款账号请写在单据背面，内容包括收款账户名、收款银行名称、收款账号。2 .大写数字如下：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿三ZOZ三ISO程序文件文件编号：YL-SOP-FI-009-A借支单报销流程><=rsjo