第02章 采购及管理流程(采购及仓储)

1、第二章 采购业务流程 本 章 学 习 目 标 了解采购的基本程序 了解采购手册概念； 掌握采购运作流程； 采购流程分析与改进；第一节 采购的基本程序采购基本程序会因采购物资的来源（国内、国外）、采购方式（议价、招标）及采购对象的（物料、工程发包）等不同而在作业细节上略显差异，但基本程序有相似之处。活动编号活动编号采购活动内容采购活动内容1确定采购需求确定采购需求2制定采购计划制定采购计划3选择供应商选择供应商4签订采购合同签订采购合同5发出采购订单发出采购订单6订单跟踪与催货订单跟踪与催货7货物验收入库货物验收入库8不符与退货处理不符与退货处理9结案结案10记录与档案维护记录与档案维护其他采购

2、流程示例其他采购流程示例1.1.确定采购需求确定采购需求需要什么、需要多少、何时需要。采购的成功始于采购要求的确定，企业应制定正确的制度来保证供应商能完全理解采购方的需求。这些办法通常包括这些办法通常包括：制定规范、图样和采购订单的书面程序；发出采购订单前与供应商的协商；在采购文件中提供描述所订产品或服务的数据，如产品的精确等级、检查规程、应用的质量标准等。所有检查或检验方法和技术要求应指明相应的国家和国际标准。需求确认过程就是采购部门收到采购申请、制订采购计划的过程。在很多企业中，物料单是描述需求的最常用的单据。（ 采购申请文件通常还有：1.采购申请（单）；2.请购单；3.请购计划（表）；4

3、.物料需求计划（表）等多种称谓）第一节 采购的基本程序编号编号年年 月月 日日第第 页页共共 页页FXJ0202项次料号品名规格单位单位金额备注企业物料请购单采购申请的内容1.需求单位（或需求者）；2.物料说明书、需求品种、规格、型号；3.需求数量、计量单位（包括申请数量、领导审批数量）；4.需求时间、地点；5.品种的用途；6.特别要求；7.主管审查同意的意见；8.应计入的成本项目。等第一节 采购的基本程序物料单样式1第一节 采购的基本程序物料单样式2第一节 采购的基本程序物料单样式3第一节 采购的基本程序2.2.制定采购计划制定采购计划采购人员在接到采购任务单后，要制定具体的采购工作计划。首

4、先是进行资源市场调查，包括对商品、价格、供应商的调查分析；其次是选定供应商；三是确定采购方法、采购日程计划、运输方法及货款支付方法等。3.3.选择供应商选择供应商也称为“供应源搜寻与分析”。对供应商的选择和评价是很关键的一环。具体包括：供应商的实力；以往在产品设计上表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。第一节 采购的基本程序4.4.定价定价确定价格的方法有多种，其中最常见的有竞争性报价和谈判两种。竞争性报价是由买方向意愿合作的供应商发出询问。询价单格式如下例所示：产品询价单（示例）_单位_先生：1.本公司有业务需要拟向贵公司洽购下列物品（见附件

5、），请速予报价以作进一步联系。2.来函或来电请洽本公司采购部电话，并请惠示贵公司联络人员与电话。3.附件（含物品名称、数量及品检说明）。*公司采购部年 月 日第一节 采购的基本程序4.4.定价定价对可能参与合作的供应商的要求是：有能力根据买方的要求制造产品并且能够在预定的日期前发货；作为供应商，在其他方面应该是有足够的可靠性。竞争性报价适用于下列情况： 采购量足够大，值得进行竞争性报价 供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 买方没有优先考虑的供应商第一节 采购的基本程序4.4.定价定价下列情况适合选择谈判：前述任何竞争性报价的标准都不存

6、在时当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时当买方要求供应商早期参与时当供应商不能确定风险和成本时当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得很难）谈判是价格确定中最复杂也是成本最高的一种方法。第一节 采购的基本程序5.5.签订采购合同签订采购合同采购员工作的核心步骤。选定供应商后，采购方一般要通过与供应商进行反复的磋商和谈判，讨论包装、运输、价格、质量、送货、服务及风险赔偿等各种限制条件，最后签订正式的采购合同。合同具有法律效力。采购合同没有标准的格式。第一节 采购的基本程序采购合同形成过程示例采购合同形

7、成过程示例1 1采购合同形成过程示例采购合同形成过程示例2 2采购合同格式示例采购合同格式示例采购合同格式示例采购合同格式示例采购合同生效采购合同生效6.6.发出采购订单发出采购订单采购合同并不等同于订货。对于小型的采购，采购方签订了合同就相当于下了订单；而对于大型采购或有长期合作的供应商，采购方要选择在适当的时候发出订货单。第一节 采购的基本程序订单处理流程示例订单处理流程示例7.7.订单跟踪与催货订单跟踪与催货企业在采购订单发出时，同时会确定相应的的跟踪催货日期。在一些企业中，甚至会设有专职人员跟踪和催货。跟踪是对订单所做的例行追踪，以确保供应商能够履行其货物发运的承诺。催货是对供应商施加

8、压力，使其按期履行最初所做出的发运承诺、提前发运货物或加快已延误和订单所涉及的货物的发运。第一节 采购的基本程序确定检验时间地点确定检验部门及人员时间地点货物检验不合格货物处理填写采购物品验收报告8.8.货物验收入库货物验收入库验收（核对发货单、核对货物种类、数量、品质是否与合同相符）；检查各类单据是否齐备（装箱单、发票等）；检查外观是否完好，入库时是否需另行包装。以上几项检查无误后，就可卸货、清点、入库，同时由仓储部门经手人填写货物入库单或将该信息输入仓储管理信息系统。接收及移库流程示例接收及移库流程示例9.9.不符与退货处理不符与退货处理 退货或自行处理退货或自行处理10.10.结案结案对

9、验收合格的货物按合同规定支付货款对验收不合格的货物退回供应商或根据合同约定处治所有情况均办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高级管理层或权责部门核阅批示。11.11.记录与档案维护记录与档案维护经过结案批示后的采购项目，应列入档案登记编号分类保管。档案具有一定的保管期限的规定。第一节 采购的基本程序5R5R原则原则1.适价原则多渠道获得报价比价议价定价2.适质原则3.适时原则4.适量原则5.适地原则供应商离企业越近，所需运费就越低，机动性越高，协调沟通越方便，成本越低，同时有助于紧急订购时的时间安排。“群聚效应”注意：上述原则中存在“效益背反”情况（如品质与价格），往往只能

10、侧重其中最为关心的一两个方面。要求采购决策人员的全局观。第二节 采购的基本原则采购的基本原则第三节 采购手册制定采购手册制定为了使采购标准化、规范化、专业化和高效化，公司（组织）为了使采购标准化、规范化、专业化和高效化，公司（组织）会制定采购手册，用以指导公司（组织）的采购行为。会制定采购手册，用以指导公司（组织）的采购行为。3.13.1采购手册的概念采购手册的概念企业（组织）为了使内部各单位在执行采购作业时有规则所遵循，通常都会制定“采购管理手册”或“物料管理手册”或“采购作业规定”或“采购管理规则”等名称的文件，以促进采购活动的制度化与合理化，并能达到适质、适时、适量、适价的目标。其本质是

11、交通信息的媒介，用来阐明采购政策、步骤、指令和规定等内容。采购手册一般包括政策、步骤、指令和规定等框架内容。第三节 采购手册采购手册第三节 采购手册制定采购手册制定3.23.2采购手册的作用采购手册的作用（1）使采购政策、步骤、指令和规定等内容变得简洁明了；（2）为采购与其他部门的沟通提供了机会，使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤，并在需要的地方对其进行修改;（3）手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的，因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督；（4）手册有益于对员工的培训和指导；（5）手册有助于年度审计；（6）手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则和

12、操作的一致性和连贯性；（7）可为采购工作评估提供参考依据；（8）提升采购工作地位；（9）在计算机及网络系统环境下，细致、完整的文件记录体系，对采购手册的编写和使用理为迫切。第三节 采购手册制定采购手册制定3.33.3采购手册的内容采购手册的内容完整的手册应该包括组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、批示、规范及有关公司特殊事项的指导原则。每一个企业或机构的手册，都是依据组织的特定需要来设计的。从主要方面讲，采购手册一般包括：组织机构、政策和步骤。（1）组织机构p组织机构的结构图p采购部门每个职位的工作职责p员工应知道行政管理的规定，如考勤、工作时间、差旅费用等。（2）政策

13、p采购的目标、责任和采购职能的权力；p政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去。p采购条款和条件p与供应商的关系，尤其有礼物、款待和娱乐等方面p供应商的选择方法p雇员直接采购的方式p向管理层汇报的制度第三节 采购手册制定采购手册制定3.33.3采购手册的内容采购手册的内容（3）步骤p用文字结合图表来说明采购步骤p关于拒收和退货的步骤p关于废料、废弃物或过剩产品的处理步骤p与采购及其辅助业务有关的所有文件单证的图解说明，并附有它们的用途和周详的文字说明p有关采购记录的查考和保存维护第四节 采购业务流程的改善采购业务流程的改善4.14.1传统采购流程的缺点传统采购流程的缺点p 一系列没有增值作用的文书工作p 过