物资采购管理程序

1、物资采购管理程序中国石油大港油田公司管理体系文件文件编码 GY01/G9.1物资采购管理程序发行版本：G编制部门：物资装备处编 制 人：段吉亮审 核 人：夏艳铎批 准 人：朱明会2018-03 -08批准2018-03 -12实施中国石油大港油田公司发 布发行版本： G物资采购管理程序修改码：3文件编码：GY01/G9.11 范围页码： 1/13为了加强大港油田公司（以下简称公司）物资采购管理，规范采购行为，发挥规模优势，降低运营成本，保障有效供给，根据国家有关法律法规和中国石油天然气集团公司物资采购管理办法以及公司有关规定，制定本程序。本程序规定了物资采购的管理职责、管理内容与管理要求。本程

2、序适用于公司机关、直属及所属单位，其中：对外合作项目部、中油 (天津 )国际石油勘探开发技术有限公司、 天津炼达集团有限公司、 天津大港油田滨港石油科技集团有限公司、天津普丰建设集团有限公司以及公司多元企业参照本程序制定物资采购管理办法。药品、医疗耗材及成品油等采购执行政府采购相关规定。2 术语和简略语2.1 本程序采用 GB/T 190012016、GB/T 240012016、GB/T 280012011和 Q/SY 1002.12013 标准规定的术语。2.2 物资是指公司生产建设和经营管理所需原材料、辅助材料、设备、配件及工具等。2.3 物资采购管理包括物资采购计划、实施、仓储、供应等

3、全过程的管理、控制和监督。2.4 一级采购物资是指列入集团公司一级采购物资目录的物资。2.5 二级采购物资是指未列入一级采购物资目录的其它物资。2.6 目录采购是指两级集中采购已形成采购结果的物资，通过物资采购管理信息系统进行目录自动匹配的采购。GY01/G9.12/132.7 招标采购是指在一定范围内公开交易条件和要求，由若干投标人参加投标，按照规定程序从中选择交易对象并确定价格的采购。2.8 委托采购指公司各单位委托物资供销公司、大港油田集团对外经济贸易公司实施的采购。2.9 自行采购指公司各单位直接与供应商实施的采购。2.10 外部委托采购是油田公司以外的单位委托物资供销公司等单位实施的

4、采购。3 职责3.1 物资装备处职责负责公司物资采购的归口管理。负责贯彻落实中油集团公司物资采购规定，组织制订公司物资采购管理规章制度。组织编制公司物资采购发展规划和年度计划。负责物资采购计划管理。负责物资集中采购管理。负责物资招标管理。负责物资采购商务信息管理。负责物资仓储管理。负责物资采购质量管理。负责进口机电产品管理。负责物料编码管理。负责物资统计管理。3.2 相关处室职责企管法规处负责合同管理、供应商管理。质量安全环保处负责物资质量监督，负责物资采购质量事故调查处理。GY01/G9.13/13生产运行处、工程技术处等相关处室负责物资采购过程中的专业技术支撑。监察审计处负责对采购过程中违

5、规违纪问题调查处理和责任追究。3.3 物资供销公司职责负责按委托计划实施采购、签订合同和催交催运。负责委托采购物资的验收及质量控制。负责委托采购物资接运、仓储、保养、配送、质量跟踪及服务回访。负责代储代销业务实施。负责统计与信息反馈工作。3.4 信息中心职责负责公司 ERP 物资模块及公共数据平台MDM 系统维护管理工作。负责各单位新增物料编码和扩展物料编码的审核工作。3.5 物资需求单位职责负责按生产、工程项目等需要编制、申报物资采购需求计划。负责组织自行采购物资的采购，签订、报批、履行物资采购合同。负责自行采购物资的验收及质量控制。负责组织或参与二级授权集采工作。负责统计与信息反馈工作。4

6、 管理内容4.1 管理分级物资采购实行两级管理，分为一级采购物资管理和二级采购物资管理。一级采购物资管理是指由中油集团公司统一组织集中采购管理，油田公司严格按集团公司集中采购结果执行。二级采购物资管理分为二级集采物资管理和二级未集采物资管理。二级集采物资管理由公司统一组织、授权集中采购，各单位严格按照公司集GY01/G9.14/13中采购结果执行；二级未集采物资管理是由各单位根据公司规定实施自行采购管理。4.2 物料编码管理物资实行编码管理，一物一码。编码分为物料组分类码和物料代码。物料组分类码为 8 位码，标识物料的大类、中类、小类和品名；物料代码为 11 位流水码（即明细码）。物料组分类码

7、（8 位）编制及申请执行公共数据平台公布的SY/T5497石油工业物资分类与代码标准。物料代码（ 11 位明细码）编制及申请按MDM 公共数据编码平台属性规范执行。各单位应设立物料编码管理岗，明确一名专（兼）职物料编码管理人员，组织本单位物料编码的相关管理、检查、考核等工作。物料编码业务岗位人员，必须经系统培训考核合格后上岗。公司物料编码新增及扩展实行业务员申报，两级审核的管理流程。 由各单位物料编码业务人员牵头组织，对新增物料的技术参数等属性进行确定后，在系统中提出新增物料申请，对MDM 系统中已存在的物料编码，提出扩展申请。各单位物料编码管理岗负责物料编码的新增、扩展的一级审核工作，信息中

8、心负责物料编码的二级审核工作。对分类代码与属性内容的准确性、唯一性、规范性进行审核，未通过审核的需填写修改意见反馈给申请人。各单位审核物料编码新增及扩展，应在一个工作日内完成， 信息中心应在两个工作日内完成审核。信息中心负责沟通协调上级审核进度，处理MDM 系统平台审批过程中的问题。公司每月由信息中心提供MDM 系统考核的基础数据， 物资装备处发布考核结果。4.3 采购计划管理GY01/G9.15/13物资采购实行计划管理，分为年度物资计划、季（月）度物资计划、备库计划和应急物资计划。年度物资需求计划是全年重要物资采购的预测计划。每年10 月，公司下达编制通知，经本单位主管领导审核后，于每年1

9、2 月15 日前按要求报公司物资装备处。其中对上报中油集团公司的带量采购物资需求计划，按中油集团公司的要求编制、审批上报。公司实施以季度计划为主，月度计划为补充的计划模式。季（月）度物资需求计划由各单位物资管理部门依据基层单位（作业区、分公司、队、站、项目管理部门）物资采购需求情况和本单位生产建设进度情况平衡库存后编制，应规范准确填报物料编码、采购数量、采购单价、采购模式、交货时间等内容。上年度12 月、本年度 3、6、9 月为本年季度计划填报时间，其他月为补充计划填报时间。各单位于每月14 日、 28 日前在 “ERP”信息系统中完成相关计划的提报及审核。物资装备处对各单位季（月）度需求计划

10、提出审批意见，于三个工作日内审批下达。公司对部分重点物资实行备库计划。主要范围包括：石油专用管、油井水泥、重晶石粉、膨润土粉、无缝钢管、成品油等。备库计划由物资供销公司根据库存定额、消耗规律和库存周转量编报备库需求计划。应急物资计划是临时补充计划， 各单位提出书面申请报物资装备处审批后实施并及时在ERP 系统中补录。物资采购需求计划的编制、 申请及审批程序按以下 “年度物资预测计划 ”和“季度物资需求计划 ”流程执行。编制物资需求计划应充分考虑物资采购周期，提出合理的交货期限。物资供销公司等受委托单位在接到委托计划后，应及时与物资需求单位沟通，在合理交货期内按计划完成采购供应。物资采购应严格按

11、审批下达的计划执行，不允许无计划采购或超计划采购，不允许套码采购。GY01/G9.16/13除经审批的应急物资采购外，物资供销公司等受委托采购单位不得接受 ERP 系统外的采购申请。物资供销公司等受委托单位在 ERP 系统上应严格区分内、 外部采购计划，内部采购计划不得按照外部流程操作。需对采购需求计划进行变更的：物资装备处尚未审批的采购需求计划变更，由相关单位自行变更；已经审批的采购需求计划变更，由相关单位提出书面变更申请，依据物资装备处意见进行处置。因物资采购需求计划变更造成的积压由申请单位承担。物资供销公司和所属单位定期对物资采购计划予以跟踪，对物资计划及时性、准确性及标准化进行分析，

12、对超出合理交货期的制定解决措施。4.4 采购实施管理物资采购优先采用目录采购和招标采购方式。其它采购方式可采用线上磋商或线下寻源方式（包括竞争性谈判、单一来源谈判）采购，单批次采购 100 万元以内（不含100 万元）的物资，可采取线上磋商方式，列入招标统计管理。物资采购实施按照“采购执行管理 ”流程执行。采购模式包括目录委托、目录自购；非目录招标委托、非目录招标自购；线上磋商；非目录谈判委托、非目录谈判自购；受托目录采购、受托非目录招标采购、受托非目录谈判采购；外部委托、外部寻源；进口招标采购、进口谈判采购。物资招标及可不招标管理执行GY01/G13.4 招标管理程序。物资采购价格及谈判管理

13、执行GY01/G9.4 采购价格管理办法。进口机电产品采购管理执行GY01/G9.18 进口机电产品采购管理办法。物资采购选商优先选择产品生产制造商， 同等条件下，优先选择节能环保产品生产制造商。供应商管理执行GY01/G13.3 供方准入管理程序。GY01/G9.17/13危险化学品采购管理严格执行GY01/G10.35危险化学品 HSE 管理办法。国家和地方政府统一控制经销的物资按国家和地方政府政策执行。物资采购按照公司合同管理相关规定订立书面合同，并按规定程序进行审查审批。所属企业签订物资采购合同时应明确采购物资执行的质量标准或技术协议，约定质量验收方法和质量责任的承担。物资采购合同执行

14、 GY01/G13.6 合同管理程序。物资采购的招标文件、谈判方案、采购合同、验收及仓储等环节的HSE 要求，应符合该物资技术规格书中HSE 条款的相关规定。由采购方承担运输的物资，在运输协议中应明确HSE 技术要求。需实施监造的物资，在监造协议中应明确HSE 技术要求。对能效有较大影响的采购项目，应符合国家、集团公司和油田公司相关节能节水标准。物资出入库、代储代销及仓储管理执行GY01/G9.8 物资仓储管理办法。物资验收、采购质量及监造管理执行GY01/G9.5 物资质量管理办法。对于国家明令实行产品生产许可、强制认证和中油集团公司产品质量认可的物资，生产商必须具备相应资质。物资采购实行标

15、准化采购，建立标准化采购目录（包括集采目录、超市产品目录、代储代销目录、原厂配件目录等）。任何单位、部门或个人不得以设计指定、技术指定、使用指定等方式和理由违反物资采购流程或规避两级物资集中采购结果。发票预置由采购单位按照“ 发票预置 ”流程执行。采购物资网上点击的厂家与发票预置厂家不一致的应经物资装备处审批。物资供销公司受托采购的物资到货验收合格10 日内，物资供销公司相关业务员，应完成向供应商收取发票，并在发票到达后5 日内（每月23 日前），按照“ 发票预置”流程完成发票预置工作。GY01/G9.18/13各单位收到物资供销公司受托物资后，在到货验收合格10 日内（上市业务每月 20 日

16、前，其他业务每月24 日前），业务员应向物资供销公司相关业务部门收取所采购物资的发票或内部拨料单等资料。各单位在发票或内部拨料单等资料到达5 日内，按照“发票预置”流程完成发票预置， 30 日内履行物资供销公司结算付款。物资供销公司与供应商结算付款，按照合同约定执行。采购物资实行到货验收合格后结算付款，有特殊要求需要预付款结算的按相关规定执行。结算付款应按照 “结算付款 ”流程执行。公司内部工程建设等项目中的集中采购物资、大宗物资、关键设备等物资实施 “甲供 ”管理，由建设单位按本程序相关规定进行采购供应。关联交易中的钻井、试油、压裂等工程所用材料实施“甲控 ”管理，公司每年发布“甲控”物资目

17、录，授权物资供销公司和石油工程院进行出入库管理。落实中油集团公司关于内部优势产品的采购要求，在满足生产需要条件下优先使用中油集团公司内部优势产品。公司组织对内部企业及内部多元投资企业的自产产品定期进行认定，并列入自产产品目录，各单位应优先采购。4.5集中采购管理一级物资集中采购工作由中油集团公司组织实施，公司按结果执行。二级物资集中采购工作由公司统一部署，授权组长单位集中组织、 管理小组方案制定、相关部门集体审核、专业机构具体实施。集中采购项目优先采取公开招标。公司统一研究确定集中采购项目和实施范围，组长单位组织成员单位编制物资授权集中采购实施方案（ GY01JL9.1-01 ），物资装备处组

18、织相关部门和单位对方案进行评审，通过评审的项目由组长单位委托专业招标机构实施。GY01/G9.19/13组长单位应在项目实施完成后5 个工作日内上报集中采购结果， 物资装备处在门户网页予以公告。凡是以招标方式选商定价、产品质量合格、服务及时满意、市场价格稳定的集中采购结果， 由管理小组提出书面申请，经物资装备处组织评审，通过的可以延期。凡二级单位组织的年度打包招标结果，经本单位组织集体评审，通过的可以延期。集中采购结果有效期为自集中采购结果公告之日起到下一次集中采购结果公告之日止。集中采购项目有价格调整约定的，组长单位应密切跟踪市场价格变化情况，准确把握价格调整时机，按方案规定组织价格调整。管

19、理小组对集中采购供应商的供货能力、 质量状况、售后服务等进行监督，对有问题的供应商提出处理意见和建议。公司每年组织对物资集中采购管理小组工作开展情况进行考核。4.6 外部市场采购管理外部项目所需的一级物资严格执行中油集团公司一级物资集采结果。外部项目所需的二级集采物资，可按以下三种方式采购： 执行公司二级物资集采结果、执行外部市场甲方单位的集采结果、执行外部市场甲方单位物资管理部门的采购结果书面委托。外部项目所需二级未集采物资，由项目单位自行采购，单批次采购100 万元以内（不含100 万元）的物资，可采取线上磋商方式或线下寻源（包括竞争性谈判、单一来源谈判）方式采购，单批次采购100 万元以

20、上（含 100 万元）的应进行招标采购，可在油区招标，也可在施工当地招标。物资供销公司等单位接受外部市场单位的外部委托采购物资， 单批次采购金额 100 万元以内（不含 100 万元）的，可采用线上磋商或线下寻源（包括竞争性谈判、单一来源谈判）方式采购，外部市场委托采购物资单批次采购金额 100 万元以上（含 100 万元）的应进行招标采购。4.7 关联交易采购管理GY01/G9.110/13关联交易单位的外部委托签约采购物资，由委托方在物采系统中直接生成采购订单，受托单位按照采购订单内容与相关供应商签订合同，组织实施；或委托方出具书面委托采购函（标明采购结果），受托单位依据委托函中的采购结果

21、，与相关供应商签订合同，组织实施。关联交易单位的外部委托寻源采购物资，由委托方在物采系统中报采购计划，或委托方出具书面委托采购寻源函，受托单位按照油田公司物资采购规定组织实施，其中，单批次采购金额100 万元以内（不含 100 万元）的关联交易委托，可采用线上磋商或线下寻源（包括竞争性谈判、单一来源谈判）方式采购，关联交易外部委托采购物资单批次采购金额100 万元以上（含 100 万元）的应进行招标采购。外部委托采购物资中属于“甲控 ”的物资，须按照公司有关要求执行。4.8 代储代销管理代储代销物资品种选择为采购频次高、标准统一、质保期较长物资。代储代销实施单位依据代储代销范围并根据上一年的出

22、库情况，筛选适合开展代储代销的品种目录，经物资装备处批准后实施。纳入代储代销范围的品种在集中采购结果公布30 日内由实施单位完成代储代销协议签订及库存储备工作。代储代销协议的签订按照油田公司合同管理有关制度和程序执行，主要内容应包括：双方的权利与义务、责任、物资名称、规格、数量、价格、结算周期及方式、补货、退（换）货条件等。公司对代储代销品种在ERP 系统中进行供货商及价格信息加载，使用单位以网上点选的方式将需求计划提交给实施单位。代储代销物资结算付款执行当月消耗，次月付款。4.9 油套管管理油、套管是中油集团一级带量采购物资，每年 10 月份公司使用单位须提出下一年度油、套管预测使用规格和数

23、量，由物资装备处统一向中油集团物资装备部提出需求计划。GY01/G9.111/13勘探开发需要的常用规格油、套管，物资供销公司按公司确定的储备定额进行常规储备，使用单位随时领取，保障生产供应。常用规格以外的油、套管，属特殊油、套管。此类油、套管在年度计划中已提出年度预测需求并批复下达采购量的，严格按照批复执行。对没有申请采购年度预测需求的， 需求单位须提出临时申请并履行相关手续后，按规定程序办理。年度计划中未包含的临时采购特殊油、套管计划，采购周期一般需要3-5 个月时间，申请单位应充分考虑采购周期。申请单位确保特殊油、 套管年度计划和临时计划的准确性。对申请计划已实施到货，而申请单位又提出计

24、划取消，或项目未使用完的剩余量，申请单位应优先消耗，如半年内公司未能消耗的，对申请单位出库结账。每年根据需求对常用油、套管明细进行修订完善。物资装备处对油、套管计划执行情况做好监督检查和协调服务工作。4.10 物资统计管理各单位配备专（兼）职物资统计人员，依据中华人民共和国统计法及相关规定开展统计工作。公司统计报表按统计时段分为月度、半年、年度统计报表。统计报表内容a）“物资采购、消耗与库存资金动态报表”（GY01JL9.1-02 ）。b）“主要材料采购、消耗与库存情况报表”( GY01JL9.1-03)。c） 统计分析报告，根据统计报表中收、发、存各项数据（指标），按照统计分析模板进行分析说

25、明。统计报表要求a）月度报表统计起止时间为当月1 日至当月最后一天， 半年报表统计起止时间为当年 1 月 1 日至 6 月 30 日;年度报表统计起止时间为当年 1 月 1 日至当年 12 月 31 日。GY01/G9.112/13b）月度报表、半年报表、年度报表由各单位统计人员填报，主管部门负责人审核、主管领导审批。月度报表由各单位留存;半年报表上报时间为7 月 10 日前 ;年度报表上报时间为次年 1 月 15 日前。半年、年度报表需上报书面报表。物资统计应及时、准确、全面，不得漏报、虚报、瞒报、拒报、迟报，不得伪造、篡改。统计资料包括原始记录、统计报表和分析报告。各种统计资料要定期进行整

26、理分类，装订成册。4.11 资料管理采购组织单位应对采购过程中形成的采购资料（包括招标文件、谈判方案、技术要求，谈判记录等）进行存档，保存期 5 年。4.12 监督考核物资装备处对公司各单位物资采购管理进行定期检查与考评。检查与考评结果纳入各单位的业绩考核，考核内容和办法按公司相关规定执行。5 相关文件、实施证据和表单5.1 相关体系文件GY01/G9.1物资采购管理程序GY01/G9. 采购价格管理办法GY01/G9. 物资采购质量管理办法GY01/G9. 物资仓储管理办法GY01/G9.18进口机电产品采购管理办法GY01/G13.4招标管理程序GY01/G13.6合同管理程序GY01/G13.3供方准入管理程序GY01/G10.35 危险化学品 HSE 管理办法5.2 相关法律法规和标准GY01/G9.113/13中国石油天然气集团公司物