秘书日常事务课件

1、秘书日常事务秘书日常事务v办公环境的维护与管理办公环境的维护与管理1.办公环境布置的基本原则 体现企业的精神、重视以人为本、考虑成本2.办公环境布置的内容 开放式办公室的布设、 封闭式办公室的布设-小办公室：上司办公室靠里，秘书办公室紧靠上司的，打字、复印间远离上司办公室。-大办公室：隔板一般高1.2米，上司办公室在最里面；最好为转椅（低靠背、高靠背）。-公寓式办公室：客厅作为接待室或文员室，里间卧室为上司办公室。办公环境的管理-保持清洁卫生，温度湿度适宜-及时清理废弃物，花卉保持生长良好-摆放整齐有序-时钟拨准，保持走动-日历日期准确-报纸、杂志是否较新秘书办公室布置小技巧秘书办公室布置小技

2、巧-力求简单实用-坐在办公桌前，伸直双臂，双手合拢，在高于桌子15cm左右画弧型，手臂所能覆盖区域，适合放与工作有关物品-用文件夹存放、区分工作-文具分类放在用品盒中-小物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的层面-下班前整理好物品，确认电源是否关闭、抽屉、柜门是否锁好v值班工作值班工作值班工作的主要任务值班工作的主要任务1保持信息畅通；保持信息畅通；2办理接待工作；办理接待工作；3处理突发事件；处理突发事件；4承办领导交办事项。承办领导交办事项。值班工作的组织形式值班工作的组织形式1专职值班员；专职值班员；2工作人员轮流值班。工作人员轮流值班。值班工作的制度和要求值班工作的制度和要求1岗位责任

3、制岗位责任制2交接班制度交接班制度3请示报告制度请示报告制度4安全保密制度安全保密制度v电话往来电话往来打电话要点打电话要点1态度和蔼；态度和蔼；2公私分明；公私分明；3用心专一；用心专一；4长度适宜；长度适宜；5准备充分。准备充分。接电话要点接电话要点1接听及时；接听及时； 2善待差错；善待差错；3乐于转接；乐于转接； 4以柔克刚。以柔克刚。挂电话要点挂电话要点 一般应由发话人先挂电话，受话人不宜抢先挂断电话。一般应由发话人先挂电话，受话人不宜抢先挂断电话。挂电话时，话筒要轻轻放下，不可用力摔挂。挂电话时，话筒要轻轻放下，不可用力摔挂。v接待工作接待工作接待工作的分类接待工作的分类(1)按接

4、待对象的国籍划分按接待对象的国籍划分(2)按是否有约划分按是否有约划分(3)按隶属关系划分按隶属关系划分(4)按接待的性质划分按接待的性质划分接待工作应遵循的原则接待工作应遵循的原则(1)热情诚恳热情诚恳(2)讲究礼仪讲究礼仪(3)细致周到细致周到(4)按章办事按章办事(5)安全保密安全保密(6)讲究效率讲究效率接待实务接待实务(1)重要有约接待重要有约接待(2)外宾接待外宾接待(3)下级（或群众）来访接待下级（或群众）来访接待接待工作接待工作v前台、秘书的责任之一，就是甄别客人，起到过滤、分流的作用。v迎客、待客、送客是接待工作中三个基本环节。v预约来访者的接待预约来访者的接待1、亲切迎接3

5、S服务Stand up 、See、Smile大公司：办公室最好每天早上给前台接待员一份当 天来访者名单。 向领导确认后，按照领导指示带客人至会客室。 秘书不要首先主动伸手去和客人握手，但是如果客人首先做出了握手表示，秘书则必须与其握手。 秘书要努力记住单位有关人员的姓名及所在部门、科室（熟悉单位情况）。 客人等待期间，及时为其续水，以示关注。引导：走在客人前放两三步，侧转约130度向客人。 手指并拢、拇指弯向掌边，掌心朝上，腰部以上的高度指示。有电梯工，请客人先进先下；无电梯工，秘书先进后下。 2、热情待客 特别注意：文件收拾、与客交谈、开门礼仪、衣物挂放、引座礼仪等。 招待：茶七酒八、出迎三

6、步，身送七步v未预约来访者的接待未预约来访者的接待1）面带微笑主动问候）面带微笑主动问候2）了解来访人员意图）了解来访人员意图3）联系有关部门及人员，确定是否接待预约）联系有关部门及人员，确定是否接待预约客人客人4）如果当天不能接待来访者，向来访者说明）如果当天不能接待来访者，向来访者说明情况，不要浪费双方时间。请来访人留情况，不要浪费双方时间。请来访人留言或帮助其预约。言或帮助其预约。对固执来访者对固执来访者1）毫不妥协但注意礼貌，反复解释）毫不妥协但注意礼貌，反复解释2）面对威胁，可随机应变尽快告知领导或单）面对威胁，可随机应变尽快告知领导或单位保安部门，不要蛮横无理位保安部门，不要蛮横无

7、理3）保持冷静，语气平缓，耐心细致。）保持冷静，语气平缓，耐心细致。v重要宾客与团体接待重要宾客与团体接待1.接待规格：最终决定权在上司那里，接待接待规格：最终决定权在上司那里，接待规格决定了人员安排、日程安排、经费规格决定了人员安排、日程安排、经费开支等。开支等。-高规格接待高规格接待 -对等规格接待对等规格接待 -低规格接待低规格接待不宜均采取高规格接待方式。不宜均采取高规格接待方式。1）会让客人轻视主方公司）会让客人轻视主方公司2）影响领导的工作）影响领导的工作3）攀比，产生厚此薄彼的误会）攀比，产生厚此薄彼的误会 接待规格的确定接待规格的确定1）来访者身份）来访者身份2）双方关系和利益

8、）双方关系和利益3）对方会见要求）对方会见要求4）突发情况）突发情况5）以往做法。）以往做法。接待工作接待工作接待方案的主要内容接待方案的主要内容接待方针 接待的指导思想 接待规格 在接待的准备工作中，核心环节是确定接待规格。它决定着礼仪活动的多少，规模大小，隆重程度，由哪些人员前往迎接、陪同等等。接待规格反映出对来宾的重视和欢迎的热烈程度，依据主要来宾的身份及实际需要来确定接待形式 具体的接待方式、方法。确定迎接、宴请、会谈、送行等事宜举行的形式。例如：是否前去机场、车站迎接，是否举行一定的仪式，是否准备鲜花；宴请的规格，等等接待日程安排 工作安排：安排好来宾的有关工作事宜。会见、会谈、汇报

9、、交流及参观办公区或车间、产品演示等其他与工作有关的事宜。 生活安排，安排好来宾的日常生活接待。包括安排饮食、住宿和交通，照顾好来访宾客的生活，做好医疗保健，代购车、船、机票等工作。 业务生活安排，安排宾客游览及文化娱乐活动。接待的经费 开支 即接待经费的预算。接待工作必须从简务实，一切从实际出发、不摆阔气，不讲排场。工作经费主要包括：租借会议室、打印资料等费用，住宿费，劳务费，交通费，参观，游览，娱乐费用，纪念品费，宣传、公关费用，等等具体接待事宜的准备具体接待事宜的准备1.了解来宾的基本情况：国籍、具体单位、此行目的、来访天数、一行人数、到达日期和地点、性别、职务、级别、宗教信仰、健康状况

10、等。2.拟定接待初步意见：涉外接待，需同外事部门沟通，相关部门审批。3.确定接待人员：负责接待活动的工作人员和陪同人员，坚持“少而精”。4.确定活动日程表：及时发给所有来宾。5.安排工作用车：确保车况良好。6.接站及返程票务落实。7.住宿安排。8.安排领导拜访来宾。9.安排餐饮及宴请。10.安排会谈、餐馆等事宜。11.安排文化娱乐活动。12.安排新闻报道。13.合影及互赠纪念品。14.经费预算。v重要宾客与团体接待流程重要宾客与团体接待流程1.了解来宾及其人数等。2.确认日程安排。3.预订住宿。4.欢迎仪式，欢迎词。5.礼节性拜访。6.宴请、祝酒词。7.准时会谈，相关文件准备。8.陪同参观、游

11、览。9.选购礼品。10.欢送。v后勤管理后勤管理1日程协调日程协调2安排饮食安排饮食3安排车辆安排车辆4采购物品采购物品5关心健康关心健康6财务管理财务管理7私事方面私事方面v印章管理印章管理印章的制发印章的制发印章的分类和作用印章的分类和作用1分类：正式印章、专用印章、分类：正式印章、专用印章、 钢印、钢印、 缩印、手章、名章、戳记缩印、手章、名章、戳记2各类印章的作用各类印章的作用 公章：法定性、权威性和效用性公章：法定性、权威性和效用性 钢印：在粘贴照片的证件与骑缝上钢印：在粘贴照片的证件与骑缝上 缩印：适用于小型票证缩印：适用于小型票证 领导人名章：公务专用章领导人名章：公务专用章 印

12、刷章：专门用于印刷文件的单位正式印刷章：专门用于印刷文件的单位正式印章印章 专用印章：不代表整个组织的权利专用印章：不代表整个组织的权利 公文戳记公文戳记：用来标示文件的性质、用来标示文件的性质、 名称等内容的印章名称等内容的印章印章的使用、保管、停用与销毁印章的使用、保管、停用与销毁失职的经理助理失职的经理助理v红光公司的员工张一丁找到健雄公司经理助理王亮，告知王某，他有一笔好买卖，但是张一丁以个人身份签合同，不如公司签合同方便。于是想借用健雄公司的名义，让王亮给他出一份建雄公司的业务介绍信，等合同签完后就还给健雄公司，并给王亮一万元报酬。王亮答应后，张一丁李勇从王亮处获得的 业务介绍信，以健雄公司业务经理的身份和健雄公司的名义，与大安公司签订了一份钢材购销合同，骗取了大安公司价值100多万元的钢材。张一丁将钢材卖掉后，携款潜逃。v印章管理小常识 1.谨慎管理，严防丢失，用后及时放回存放处。 2.认真负责，坚持原则，不