科档标准讲稿(1004)

1、科技档案案卷构成的一般要求科技档案案卷构成的一般要求释义释义 （GB/T 118222008）一、修改情况介绍二、标准结构变化情况三、标准内容介绍科技档案案卷构成的一般要求科技档案案卷构成的一般要求释义及项目档案工作情况介绍释义及项目档案工作情况介绍一、修改情况介绍 (一)背景 应国家标准化委员会的要求,由国家档案局经科司牵头组织课题组进行修改. 第二次修订,2008年11月13日发布,2009年5月1日实施。(二)修改过程 成立课题组,全国范围内征求修改意见。 经科司向全国各省、自治区、直辖市、国务院有关部委、中央企业等120多家单位发出征求修改意见通知，并在国家档案局网站上公布。综合归纳为

2、136条意见。 课题组讨论 专家审定(三)修改目的 为适应科技工作和档案工作的发展, 简化整理，进一步提高科技档案整理水平。 科学技术档案案卷构成的一般要求国标是1989年首次发布，2000年第一次修订。此标准实施后得到了广泛运用，并促进和规范了科技档案工作。随着我国经济和科技工作发展以及档案工作的发展，科技档案在内容上、管理方式上也发生了一些变化，如出现了知识产权申报材料、建设项目后评价材料，出现了大量的成册成套资料，出现了以件为单位的整理方法等。后评价 使用政府投资资金的项目，在建成运行后，有关部门可以组织有关专家和机构，对项目质量、投资效益、环境影响等进行后评价， (四)修改原则 在原标

3、准的基础上，为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行适当的补充和修订。二、标准结构变化情况二、标准结构变化情况 本标准由前言、八章内容和一个规范性附录组成。 八章标准内容是： 一、 范围； 二、 规范性引用文件 三、术语和定义； 四、 案卷组织； 五、 案卷和案卷内科技文件材料排列； 六、 案卷编目； 七、 案卷装订； 八、 卷盒、表格规格及其制成材料。变化情况 总体框架与原标准相比有以下改变：增加了第二章“规范性引用文件”； 将原标准第二章的“定义”依次改为第三章的“术语与定义”；将原标准第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规格及其制成材料”。三、标准内容介绍

4、三、标准内容介绍 (一)范围 主要指出标准的内容和适用范围。 与原标准相比，特别指出专业性较强和非纸质载体科技档案可参照执行。 (二)规范性引用文件 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 增加的内容.（三） 术语与定义 术语：科学技术文件材料、科学技术档案、案卷、卷内文件目录、卷内备考表、档号、案卷目录。 与原标准相比，修改了名称，增加了一个术语“案卷目录”。科学技术文件材料 记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动、设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称科技文件。 原标准：记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、

5、声像等不同形式技术文件的总称。科学技术档案 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 原标准：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。卷内文件目录 登录案卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内目录。案卷目录 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 增加的内容。（四）案卷组织 规定了组卷原则、组卷要求、组卷方法。 与原标准相比，名称和内容都作了一

6、些修改。为与后面章节相匹配，章节名称由“组织案卷”改为“案卷组织”；在组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上提出了插卷方法、建设项目的组卷方法。4.1组卷原则 遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 强调科技档案成套性、系统性特点。 4.2 组卷要求 4.2.1案卷内科技文件材料应齐全、完整,签章手续完备。 4.2.2 案卷内科技文件的载体和书写材料应符合档案保护要求。 删除了不符合档案保管要求的科技文件制成材料的具体名称； 原标准有：不能有热敏纸，不能

7、有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹 组卷方法 4.3.1 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 1、尊重原有分类体系； 2、具体问题具体解决；组卷方法 4.3.2 科研课题、产品、基建项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。组卷方法 4.3.3 成册、成套的科技文件材料宜保持其原有形态。 指不破坏原来的保管单位。组卷方法 4.3.4 通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档案。 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用

8、图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。 (DA/T 282002)组卷方法 4.3.5 底图以张或套为保管单位进行整理。组卷方法 4.3.6 产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。组卷方法 4.3.7 产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。(五）案卷和案卷内科技文件的排列 5.1科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图

9、样在后；译文在前，原文在后。 没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。 5.2 案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。案卷和案卷内科技文件材料的排列 科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列； 产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列； 建设项目类案卷宜按项目项目前期、项目设计、工程施工、工程监理、工程竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列； 设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外

10、购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。排列 成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，成册材料放在后面。 几个成册的组成一卷时按前面要求排列。 一些管理性文件，有的一份文件对应几个问题或项目，排列时可放在其中一卷，其它涉及的案卷可存复制件，在卷内目录备注栏中注明原件档号；或直接在备考表中注明文件存放档号。 对一些引进的设备工艺装置，其报关材料原则应与设备档案一起保管，分开保管的应分别注明对应档号（六）案卷编目 主要内容有：文件页号编写，案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表、案卷目录编制。 与原标

11、准相比，结构上增加了“案卷目录编制”，内容上进行了一些变动。强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数，增加了档号；备考表增加了档号，互见号下移，提出备考表可直接印制在卷盒内底面；增加了案卷目录编制内容。页号的编写 6.1.1 案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 6.1.2 已有页号的文件可不再重新编写页号。 6.1.3卷内目录和卷内备考表不编页号。案卷封面编制 6.2.1 案卷封面应印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式。 规格：A4型（297mm210mm）案卷封面的编制 内容：案卷题名、立卷单

12、位、起止日期、保管期限、密级、档号案卷标题 应简明、准确提示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。立卷单位 填写负责组卷的部门或单位。起止时间 填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间年、月、日。（年应填写四位数）档号 由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 全宗号 需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。 （各单位根据本单位产权变化自行设定；也有为方便对二级单位的管理而设定） 分类号 应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定。 项目代号 由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代

13、号代号确定。 目录号 应填写目录编号。 案卷号 应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后。案卷脊背 直接印制在卷盒侧面 内容：保管期限、档号、案卷题名 案卷脊背项目可根据需要选择填写。卷内目录 主要内容：序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号卷内目录 序号，应依次标注卷内文件排列顺序。 文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号。 没有编号的不填。 日期，应填写文件形成的时间年、月、日。 责任者，应填写文件形成者或第一责任者。卷内目录 文件题名：应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 没有名称的要加标题，用 标明。卷内目录 页数，应填写每件文件的

14、总页数。 备注，可根据实际填写需要注明的情况。 档号卷内备考表 主要内容：档号、互见号、说明、立卷人、检查人。 卷内备考表可直接印制在卷盒内底面。 卷内备考表 说明，应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 立卷人 ，应由立卷责任者签名。 检查人 ，应由案卷质量审核者签名。卷内备考表 互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明载体类型。 互见号可以同时填写几种载体的档号。案卷目录编制 主要内容：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注。 可以根据实际需要制作总目录、分类目录、专题目录 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 总页数,应填写案卷内

15、全部文件的页数之和。 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。（七）案卷的装订 7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。 7.2 以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。 7.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应酬叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3.破损的科技文件应修复。装订 关于整卷装订页号问题 1、零散文件装订为一卷，可编通号； 2、多件装订为一卷，可每件加盖档号章，也可编通号。案卷的装订 装订方式没有统一。 超出卷盒幅面的折叠，幅面不足的不一定要托裱。 尊重成册成套的装订方式。案卷的装订 卷内文件有破损的要先修复； 图样折叠后标题栏露在右下角； 不装

16、订的要每件加盖档号章。（八）卷盒、表格规格（八）卷盒、表格规格及其制成材料及其制成材料 卷盒外表面规格为310mm220mm。 脊背厚度可根据需要设定。 表格规格为297mm210mm制成材料 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制； 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。项目档案工作情况介绍项目档案工作情况介绍 一、投资体制 二、投资体制改革对项目档案工作的影响 三、项目档案管理有关情况一、投资体制一、投资体制 1、投资体制 2、投资体制改革对档案工作的影响 1、投资体制 根据国务院关于投资体制改革的决定（国发200420号）精神，国家对政，国家对政府投资建设的项目实行审批制，对企业

17、府投资建设的项目实行审批制，对企业投资建设的项目实行核准制和备案制。投资建设的项目实行核准制和备案制。 有关规章、文件：有关规章、文件： 国务院关于投资体制改革的决定国务院关于投资体制改革的决定 政府投资条例（征求意见稿） 企业投资项目核准暂行办法企业投资项目核准暂行办法 国家发展改革委关于实行企业投资项目备案国家发展改革委关于实行企业投资项目备案制指导意见的通知制指导意见的通知 企业投资项目核准和备案管理条例企业投资项目核准和备案管理条例（准备（准备制定）制定）政府投资实行审批制政府投资实行审批制 政府投资，是指在中华人民共和国境内使用政府性资金进行的固定资产投资活动。政府性资金包括： （一

18、）财政预算内投资资金； （二）各类专项建设基金； （三）国家主权外债资金；（借用世界银行、亚洲开发银行、国际农业发展基金会等国际金融组织贷款和外国政府贷款 ） （四）其他政府性资金。 各级人民政府有关部门按照职责分工和资金使用方式，分别审批项目建议书、可行性研究报告、初步设计或者资金申请报告。 根据资金来源、项目性质和调控需要，政府投资可分别采取直接投资、资本金注入、投资补助、转贷、贴息等方式。 采用直接投资、资本金注入方式的投资项目，应当审批项目建议书、可行性研究报告、初步设计。 以投资补助、转贷、贴息的方式安排政府投资资金的，应当审批资金申请报告。其中，以转贷方式安排国家主权外债资金的，由

19、国务院投资主管部门审批资金申请报告。核准、备案制 对企业投资建设的项目，政府仅对重大项目和限制类项目从维护社会公共利益角度进行核准，其他项目无论规模大小，均改为备案制。政府核准的投资项目目录政府核准的投资项目目录国务院关于投资体制改革的决定国务院关于投资体制改革的决定（国发（国发200420号）号）发布政府核准的投资项目目录 （200年本）年本） ，明确实行核准制的投资项目范围。 企业投资建设实行核准制的项目，应按国家有关要求编制项目申请报告，报送项目核准机关。项目申报单位在向项目核准机关报送申请报告时，需根据国家法律法规的规定附送以下文件：（一）城市规划行政主管部门出具的城市规划意见；（二）

20、国土资源行政主管部门出具的项目用地预审意见；（三）环境保护行政主管部门出具的环境影响评价文件的审批意见；（四）根据有关法律法规应提交的其他文件。 “由国务院投资主管部门核准”的项目，由国务院投资主管部门会同行业主管部门核准，其中重要项目报国务院核准。 由国务院投资主管部门、国务院有关行业主管部门核准的项目，在提交项目申请报告的同时应附上项目所在地省级政府投资主管部门的初审意见。 由国务院核准的项目，应经国务院投资主管部门提出审核意见，向国务院报送项目申请报告。 “由地方政府投资主管部门核准”的项目，由地方政府投资主管部门会同同级行业主管部门核准。 省级政府可根据当地情况和项目性质，具体划分各级

21、地方政府投资主管部门的核准权限，但目录明确规定由省级政府投资主管部门核准的，其核准权限不得下放。备案制 备案制的具体实施办法由省级人民政府自行制定。 国务院投资主管部门要对备案工作加强指导和监督。 2、投资体制改革对项目档案工作的影响（1）档案工作监督、指导责任的变化。 （2）项目档案验收主体的变化。（3）对项目档案工作登记制度的影响。（1） 档案工作监督、指导责任的变化 投资体制的改革加大了对项目的监管,国家对重大建设项目的监管,有审计、稽察、专项检查。 因此档案行政管理部门和项目主管部门对项目档案工作的监督、指导不仅是为了项目的建设、运行和维护，更要从项目的监管角度出发配合监管部门，监督、

22、指导项目单位档案工作。（2）项目档案验收主体的变化 投资体制改革后，项目竣工验收的主体发生了较大变化。验收工作不完全是政府部门的职责，加大了项目主管单位和项目单位的责任。 档案验收应与项目竣工验收工作相适应。政府投资项目 政府投资条例 采用直接投资、资本金注入方式的投资项目，按批准的设计方案建成且竣工决算已编制完成的，项目单位应按有关规定报请有关部门组织竣工验收。国家投资主管部门验收的项目 审批和核准的项目，国家都有可能组织验收。主要 1、对国家、社会有重要影响力的项目 2、跨区域、流域的重要项目 3、示范工程档案验收 2006年国家档案局与国家发展和改革委员会联合发布重大建设项目档案验收办法

23、，明确 （一）国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收； （二）国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案。 （三）省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；档案验收 重大建设项目档案验收组织： 1、国家档案局组织的验收 2、中央主管部门（中央企业）组织的验收 3、省级档案局组织的验收 （国家投资主管部门审批、核准的项目）政府投资条例政府投资条例(征求意见稿） 第四十九条 建议改为建议

24、改为 档案管理档案管理国家实行政府投资国家实行政府投资项目档案管理制度。项目单位应当将投项目档案管理制度。项目单位应当将投资项目档案工作与项目建设实行同步管资项目档案工作与项目建设实行同步管理。国家档案行政管理部门应当与投资理。国家档案行政管理部门应当与投资主管部门及有关部门建立政府投资项目主管部门及有关部门建立政府投资项目档案验收制度。档案验收制度。项目档案管理制度项目档案管理制度 1、基本建设项目档案资料管理暂行规定 2、国家重点建设项目档案管理登记办法 3、重大建设项目档案验收办法 4、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002） （希望地方档案部门制定规章时与国

25、家政策一致）档案行政管理部门职责 1、对项目档案验收工作的监督指导； 2、直接组织项目档案验收工作（3）对项目档案工作登记制度的影响。 国家重点建设项目档案管理登记办法执行有难度，国家发改委不发布国家重点建设项目名单，国家档案局无法统一部署登记工作。 但对于项目主管部门影响不大。三、项目档案管理有关情况 1、城建档案工作 2、招投标档案管理 3、竣工图编制情况 4、征地移民档案管理1、城建档案工作 （1）2009年,国家档案局与住房和城乡建设部共同成立城市建设档案管理暂行规定(建城1987585号文) 修订工作指导委员会和修订工作组; (2) 2008年11月24日国家档案局以档函200827

26、0号文发出关于城市建设档案有关情况的通知根据国务院办公厅印发的住房和城乡建设部主要职责内设机构和人员编制规定（国办发200874号）的文件精神(明确住房和城乡建设部“按照国家档案行政主管部门的要求，指导城市建设档案工作”，城建档案体制由地方政府决定)国家档案局于2008年11月24日发文（档函2008270号）通知要求各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列城市档案局：做好以下工作：（1）各地档案行政管理部门应结合本地区实际，及时向党委、政府有关领导汇报上述文件精神和本地城建档案工作情况，争取党委、政府的支持并协调解决工作中的问题。（2）城建档案工作是国家档案事业的组成部分，必须在档案行政管理部

27、门统筹规划，组织协调、统一制度、监督和指导下开展。各级档案行政管理部门应区分档案工作行政管理职责和城建档案实体管理职责，加强对城建档案工作的监督指导。（3）各地档案行政管理部门应按国办发200874号文件精神，与有关部门协商清理或修订城建档案工作管理规章。有关部门新制定城建档案行政管理规章须经档案行政管理部门审核同意。 （1）建设项目档案工作不等于城建档案工作。 在城市规划范围内的建设项目有关城市建设的档案如建筑物、构筑物及地下管网线档案等应按要求移交进城建档案馆。 （移交时间） （2）档案行政管理部门要发挥监督指导作用。2、招投标档案管理 招投标法 在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包

28、括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标： （一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目； （二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目； （三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。 招标分为公开招标和邀请招标。 公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。 邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。任何单位和个人不得以任何方式为招标人指定招标代理机构。 招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招

29、标事宜。任何单位和个人不得强制其委托招标代理机构办理招标事宜。招标人自行办理招标事宜的，应当向有关行政监督部门备案。 （1）建设项目实行招投标的，其招标、投标、评标档案应完整、准确。特别是委托招标代理机构办理招标事宜的，应将要求写入有关条款。并要求要向招标人移交一套完整的档案. （2）未中标材料也是项目档案的一部分，但整理和管理方式上可粗放。3、竣工图编制情况 （1） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002） （2） 石油化工建设工程项目交工技术石油化工建设工程项目交工技术文件规定文件规定 （SH/T 35032007） （3）电力工程竣工图文件编制规定电力工程竣工

30、图文件编制规定（DL/T 5229 2005） （4）建设工程文件归档整理规范建设工程文件归档整理规范（GB/T 503282001）（1） 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 282002） 竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。 按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。 一般性图纸变更及

31、符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。 涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 （2） 石油化工建设工程项目交石油化工建设工程项目交工技术文件规定工技术文件规定 （SH/T 35032007） 建设工程项目竣工图编制应符合下列规定： a）按图施工无变动的，可用原详细工程设计文件作为竣工图； b）在施工中发生过设计变更的应按最终修改状况绘制竣工图； c）竣工图完成后应加盖竣工图章，用章位置宜

32、在图纸标题栏上方空白处，并由监理单位会签。（3）电力工程竣工图文件编制电力工程竣工图文件编制规定规定（DL/T 5229 2005） 竣工图的编制单位由项目建设单位委托，宜由原施工图设计单位负责编制本单位设计范围内的竣工图。 设计、施工、监理、调试和建设单位应在建设过程（包括施工、调试等过程，以下同）中及时、完整地做好记录，由项目建设单位汇总后，提供给竣工图编制单位进行编制。 作为编制竣工图的依据性资料“设计变更通知单”、“工程联系单”以及其他设计更改文件，在建设过程中施工、监理等参建各方均要审核签字认可。 1、在建设过程中未作修改的施工图，在施工图蓝图上加盖“竣工图章” 。竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方空白处。 2 对于建设过程中发生修改的施工图应重新绘制竣工图，图标仍按施工图图标，但“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人（修改人）、校核人和批准人签署。图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后一个编号依次顺延。对于建设过程中未发生修改的施工图，应在施工图蓝图上加盖“竣工图”章。对于已修改的施工图用作竣工图时，由于要重新出新图，图标中既