会议与会务工作教案

1、信收炭口在黄孝仪Yangjiang Vocational And Technical College教案20122013年第2学期（第1本,本课程共1 本）开课单位 中文系课程类型必修课课程名称会议与会务工作授课对象 2010文秘授课教师袁文平职称职务讲师教材名称会议管理2011年 3月课次第一章共8学时课型:议jr课题认识会议教具与服务教学目的初步掌握有关会议的基础知识及作用内容提要（在 重点 难点 下戈U线）一）理解会议的含义和基本要素；二）掌握会议的常见分类，并领悟其与会议组织、服务的关系；三）了解会议的作用。课外作业课后简要分析学生基本掌握教学进程导入：现代社会是开放的，任何一个社会组

2、织也 必然是开放的，都要通过各种途径与外界发生联系， 进行各种信息交流和物质交换。在众多联系途径中， 组织或参加会议就是一种比较重要的途径。那么，什 么是会议呢？任务一：认识会议一、任务描述和分析：组织学生讨论二、会议的含义与构成要素1 .会议是人们有组织地聚集在一起讨论和研究问 题的一种社会活动方式。大至国家管理，小到单位通 报情况，甚至家庭内部商议事务，多可达万人，少则 三五人，都可以开会，都需要会议的组织与服务。2 .无论何种会议，一般都有3个方面的构成要素。（1）形式要素（2）内容要素（3）程序要素三、会议的分类在人们的学习、工作及日常生活中，都不可避免 地要同会议打交道，甚至被名目繁

3、多的会议所困扰。 会议分类是一个很复杂的问题，分类的标准不同，分 出来的结果也不同，相应的会务工作要点也有区别。 秘书人员要弄清会议的常见分类，以便更好地做好会 议的组织与服务工作。（10分钟）（10分钟）（10分钟）（20分钟）四、会议的作用（10分钟）会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式 越来越受到人们的重视。今天，会议已成为各级领导 机关、企事业单位重要的工作方法之一。会议的作用是多方面的，不同类型的会议显现出来的作用是不同的。但总的说来，大多数会议都有以下4个方面的作用：1）集思广益、发扬民主、科学决策的作用。2）交流信息，发挥信息共

4、享、开发智力的作用。3）推动工作的作用。4）协调矛盾、统一思想、交流情感。五、技能训练（25分钟）1.基本训练建议：全班参与，每个学生写出一个不同名称的会来，共同讨论：1）分析这些会议的名称构成；2）按照不同的分类标准，给这些会议划分类别；3）分析不同类别会议的主要作用。2.综合训练在基本训练的基础上，从各会议类型中精选几个 会议，在教师指导下分组讨论其主要的内容要素或程 序要素，将讨论结果记录下来，整理成条文。课次第一章课型会议组织 与服务课题掌握会议服务的常规礼仪教具教学目的学习和掌握会议服务的常规礼仪内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）一：掌握接站、送站礼仪；二：能做好引导服务；三：小

5、也训练课外作业技能训练课后简要分析学生基本掌握教学进程：复习上节课内容：会议的含义与构成要素，会 议的常见分类，了解会议的作用。导入：会议服务礼仪是会务人员与参会人员建立 良好关系、留下深刻印象的重要工具和途径。言行举 止是思维的物质外壳，它体现了会务人员的精神涵养 和态度、性格，是参会人员最能感受会议服务水平的 重要方面。任务二：掌握会议服务的常规礼仪一、任务描述和分析：组织学生讨论一、基本礼仪规范1 .会议服务要着装规范，保持良好的精神状态2 .会议服务的言行举止规范三、会前服务礼仪1 .接站礼仪2 .签到礼仪3 .引导礼仪四：技能训练1.基本训练1）针对会议服务的着装规范，检查全班学生的

6、 着装，总结不符合要求的情形。2）全班参与，分组进行会议服务的接站、签到、 引导等礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众” 评分，查找不足。训练完毕，由教师评议。（5分钟）（10分钟）（20分钟）（25分钟）（25分钟）贵州省经济学校教案课次第一章共 学时第 学时；总第3次课总第学时课型会议组织 与服务课题会议服务的常规礼仪：会中茶水服务、会后及送别礼仪教具教学目的掌握会中、会后基杆L仪及送别礼仪内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）一、会中茶水服务礼仪二、会后及送别礼仪三：知识拓展：参会礼仪 四：技能训练课外作业课后简要分析学生基本掌握Word资料（15分钟）20分钟）（20分钟）（30分

7、钟）复习会前服务基本礼仪：接站、签到、引导等礼仪， 要求学生分组扮演。一、会中茶水服务礼仪1 .奉茶、续水2 .会间茶歇二、会后及送别礼仪送别参会人员的规格与接站规格大体相当，只有 送别顺序正好与迎接相反。接站迎宾是会务人员在前、 参会人员在后；送站告别是参会人员在前、会务人员 在后。对于会议主办方来说，送站、送客应注意以下 礼仪。1）账单准备2）行李搬运。3）开车门。4）告别。5）送站。6）迎送重要参会人员或团体要提前准备，并做 好相应的事务协助工作。三.综合训练1）全班参与，以教室为“会场”，分组模拟会间奉 茶、续水礼仪训练。建议：分别扮演不同角色，“观众 评分，查找不足。训练完毕，由教师

8、评议。2）以本班教室为“会场”，以班上其他学生为“参 会人员”，自己作为会议服务人员，检查在平时的交往 中，有哪些言行举止不符合规范。建议：自查，然后请 其他学生互评，提出改进意见。课次第一章共 学时第 学时；总第4次课总第 学时课型:片之课题会前准备：制定会议方案教具与服务教学目的掌握会议方案的主要格式和内容；并能看懂完整的会议方案。内容 提要（在 重点 难点 下戈U 线）一）了解会议方案的主要内容；二）掌握会议方案的主要格式和内容；课外作业技能训练Word资料学生初步了解会议方案的主要格式和内容。教学进程（10分钟）导入：做好会议组织与服务工作涉及方方面面， 工作千头万绪，但是，做好会前准

9、备工作是首要阶段、 重要环节，是会议取得圆满成功的必要前提和重要保 障。会前准备阶段主要包括制定会议方案、制发会议 通知、选择和布置会场、安排会议食宿和准备会议用 品等几个方面。任务一制定会议方案会议方案的主要内容：会议方案的主要内容包括会议的主题、 名称、与会人 员、主持人、时间、地点、议程、经费预算、组织机 构和分工等，1 .确定会议主题2 .确定会议名称、规模和规格，提出与会人员 范围（25分钟）3 .拟定会议时间、会期与地点4 .拟定会议的议程、日程与程序安排5 .会议经费项目预算6 .其他事项二、会议方案的主要格式和内容会议方案通常由标题、开头、主体和落款 4个部 分组成。Word资

10、料（25分钟）（20分钟）规范的会议方案标题由召开单位或范围、会议名 称、文种名称三要素构成，有时可以省略会议召开单 位。常用的文种名称有方案、筹备方案、筹备接待方 案、计划、策划方案等。2 .开头开头部分一般写明召开会议的原由、 宗旨、根据、 主办单位与承办单位、会议名称等会议基本要素，说 明会议召开的必要性、合法性，引出下文。3 .主体主体部分一般要写明会议主要任务、会议形式、 主持者、参与者、议程、日程、会务组织机构的分工、 会议经费等事项。它相当于一般计划中的“目标要求”、 “措施方法”和“实施步骤”。一般要分条列项写出。4 .落款落款写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖 公章。三：

11、案例分析课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型f议:之 课 题 会前准备：制发会议通知教具与服务教学目的掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；做好会议通 知的发送工作内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）1）掌握会议通知的内容，并能起草、印制会议通知；2）做好会议通知的发送工作，确保准确无误；3）落实回执统计和信息反馈，核实与会人员情况。课外作业草拟会议通知。Word资料学生通过技能训练基本掌握会议通知的写作要求。教学进程:(5分钟)导入；在会议方案获得批准、各项会议准备工 作基本就绪后，要尽早、准确地发出会议通知，明 确会议的时间、地点、出席人员，尤其是会议需要 讨论和研

12、究的议题，以便与会人员提前做好准备。(10分钟)一、会议通知的分类会议通知有以下几种类型。1 .书面通知2 . 口头通知3 .电话通知4 .手机短信通知5 .电子邮件通知特别提示：不管是采用哪种形式的会议通知，秘 书人员都要做好反馈记录，以便查询。(35分钟)二、会议通知的格式、内容与要求1.会议通知的格式和内容会议通知可分为标题、正文和结尾三部分。2.拟定会议通知的基本要求(1)全面(2)清晰(3)准确(4)规范(5)案例分析Word资料Word资料（10分钟）（10分钟）（15分钟）三、会议通知的发送会议通知的发送可分为正式通知和非正式通知两 种。四、发布会议信息发布会议信息，是会议组织者

13、在会议准备工作基 本就绪后，向与会人员发送会议通知的同时，通过一 定方式向社会部分群体或公众公布会议的内容和情 况，以期引起公众对会议的关注和参与，达到扩大会 议影响和效果的一种常规做法。五：学习讨论1）会议通知不可或缺的要素有哪些？为什么？2）为使会议通知能及时、准确地送达，应采取 哪些保证措施？3）会议通知发出后，会议地点因故调整，应采 取哪些措施纠正或补救？4）发布的会议信息是否要按规定程序审批？为 什么？课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型二可二 课 题 会前准备：选择和布置会场 教具与服务教学目的会场的选择和布置是会前准备工作的重要环节， 对营造会场气氛、 调节与会人

14、员的心理状态，将起到重要的作用。会场的选择和布置要 考虑周到，安排细致，保证会议达到预期目的。内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）1）掌握选择会议场地的技巧；2）能根据会议需要，安排会场座位；3）能根据会议特点，装饰会场环境；4）能正确使用会场的各种设备设施，使其安全有效课外作业43页课后实训课后简要分析学生在训练过程中的表现，进一步提高了就业技能和专业能力。教学进程（10分钟）（20分钟）（20分钟）（15分钟）导入：先导案例分析，可见，在会议准备工作中, 任何一点细微的疏忽，都会给会议的效果造成不良的， 甚至是恶劣的影响。那么，怎样才能科学合理、细致 有效地做好会场的选择和布置工作呢？会

15、场的选择和布置是会前准备工作的重要环节， 对营造会场气氛、调节与会人员的心理状态，将起到 重要的作用。会场的选择和布置要考虑周到，安排细 致，保证会议达到预期目的。一、会场的选择1）大小适中的原则。2）交通便捷的原则3）环境合适的原则。4）设备设施齐全的原则。5）成本合理的原则。二、会场布置会场布置是会前准备的一项重要工作。秘书人员 要根据会议的性质、与会人数、会议类型和议程等方 面的因素来综合考虑，完成布置会场的工作。三、会场相关设备系统的布置和检查在布置会场的同时，还要对所有的相关设备系统进 行调试、布置和检查，使其安全、有效，符合会议需要。需要布置、检查的系统和内容如下。Word资料学习

16、讨论1 .选择会场应该注意哪些原则？2 .如果要召一个20人左右的小型座谈会，会 场适宜哪种布置形式？为什么？3 .大型会议主席台座次排列应当遵照的要求有 哪些？4 .为什么大型会议一般都要悬挂会标？（20分钟）课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型;以二？ 课题会前准备：安排会议食宿教具与服务教学目的食宿安排是会前准备的重要内容，主要包括会议的住宿安排和餐 饮安排和秘书人员应慎重选择适合的食宿场所，准确掌握与会人员的 相关情况，精心安排、妥善落实。内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）1）慎重选择条件较好、符合会议需求的食宿场所；2）准确、全面地掌握与会人员的相关信息；3）掌握

17、块订会议食宿的程序；4）做好交通卫生和其他活动的安排。课外作业综合实训课后简要分析学生通过该部分的学习和训练，提高了实际操作能力教学进程导入：会议通知制发了，反馈信息统计上报了， 离会议报到还有几天时间，办公室刘主任又安排秘 书小辛去落实与会人员的食宿问题，还提了一大堆 的要求。小辛该怎样做才能完成好任务呢？精心设 计、细致安排、周到服务，努力为与会人员提供良 好的食宿条件，能够保证会议顺利进行，促进会议 更有成效。一、安排会议住宿对于会期较长、与会人员较多的会议来说，做 好住宿安排工作是会议主办者的重要任务之一。1 .明确住宿安排的要求2 .初步筛选住宿地点3 .对备选住宿接待单位进行考察比

18、较4 .确定住宿接待单位5 .与会议住宿接待单位签订预订合同6 .确认住宿人员及相关情况7 .落实与会人员住宿安阳F8 .通知与会人员一、会议餐饮安排会期半天以上的会议，通常需要统一安排用餐。 与会人员对会议期间的餐饮安排都比较重视，因此， 要努力做好餐饮安排工作，为与会人员提供健康、营 养、美味的餐饮，使与会人员在会议期间更加精神饱 满、心情愉快。1.会议用餐地点的选择（10分钟）（25 钟）（20分钟）Word资料教学进程（15分钟）（15分钟）2 .用餐时间和用餐方式的安排3 .用餐菜单和酒水的安排三、会议食宿安排应注意的问题与会人员来自四面八方，生活习惯、性格特点各 不相同，客观情况千

19、变万化，在食宿安排时要尽量精 心、细致、周到。与接待单位的沟通配合也要准确到 位，同时要注重流程化操作，特别要注意以下几个问 题。1 .住宿搭配要精心2 .餐饮安排要细致3 .餐饮安排要细致4.与接待单位密切合作 学习讨论1）安排会议住宿有哪些程序？2）如何才能准确掌握与会人员的相关情况?3）确定会议用餐的菜单要考虑哪些因素？4）会议食宿安排工作中还要注意哪些问题?Word资料课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型f议:之 课 题准备会议文件资料和用品教具与服务教学目的会议文件资料和用品准备工作是会前准备的重要内容，要根据会 议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。内容提要（

20、在 重点 难点 下戈U线）1） 了解会议文件资料和用品的范围和分类；2）掌握常规会议用品的基本制作方法；3）理解会议用品准备工作中的注意事项。课外作业课后实训课后简要分析学生根据会议的实际需要，全面、细致、规范、认真地做好。Word资料教学进程（5分钟）导入：会前准备是一个非常复杂的系统工程， 任何一个环节的失误、任何一件物品的遗忘都会使 会议的全部准备工作功亏一费，都会给会议的效果 造成难以估量的负面影响。那么，如何才能细致周 到地做好会议文件资料和用品的准备工作，更好地 保障会议的顺利进行呢？（35分钟）一、会议文件、资料的准备会议文件的准备是会议召开前的一项重要工作内 容，需要秘书人员认

21、真、仔细、周到地加以安排。会 议文件的准备一般包括以下内容。1. 做好文件的印制或复制工作2. 认真校对会议文件3. 做好文件的发放工作4. 会议证件的种类、制作和管理（20分钟）二、会议用品的准备会议用品是指在会议进行过程中，根据需要所要 使用的各种物品。为保证会议的正常进行，要提前做 好准备工作。1 .会议用品的分类2 .会议用品准备工作的基本要求（20分钟）三、学习讨论3 ）会议用品的分类和主要内容是什么？4 ）会议用品的准备有哪些基本要求？Word资料3）怎样避免在会议用品准备中出现浪费现象?小结：通过该部分的学习和训练，你有什么收获? 认真总结自己在训练过程中的表现，是否进一步提高

22、了就业技能和专业能力？课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型会议组织 与服务课题技能实训教具教学目的通过实训了解会议食宿安AF内容 提要(在 重点 难点 下戈U线)1) 会议住宿安排。2) 会议用餐安排。3) 临时调整用餐安排。课外作业课后简要分析学生基本掌握Word资料Word资料（30分钟）（30分钟）（30分钟）技能训练1.基本训练1）会议住宿安排。建议：全班参与，假设本班 要到郊区进行一次关于社会主义新农村建设的参观活 动，需要在某宾馆住宿一夜。随班级活动的有副校长 1人，教务科长1人（女），学生科长1人（男，回 民），教师3人（均为女性）。试设计出该宾馆的楼 层平面图，

23、或以学校附近的宾馆平面图为例，做好全 班学生及随队人员的房间分配。安排结果在全班范围 内讨论、评价，选出最优方案。2）会议用餐安排。建议：全班参与，以上述资 料及学校食堂的餐饮价格为素材，安排一次晚餐菜单， 形式为围桌式，每桌10人，每桌用餐标准为200元 （含饮料）。将安排结果在全班范围内讨论、评价， 选 出最优方案。3）临时调整用餐安排。建议：全班参与，仍以 上述资料为素材，在该活动中全班有 4位同学因感冒 不能参加正常用餐，试写出晚餐调整的安排办法并说 明理由，然后在全班范围内讨论，选出最好的解决办 法。课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型:议课题综合实训教具与服务教学目

24、的根据基本资料，试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文 字和图形表示。内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加的为期 3天的工 作会议。试为会议草拟一份详细的食宿安排方案，并以文字和图形表 不。课外作业课后复习学生基本能根据要求训练，进一步提高了就业技能和专业能力课后Word资料（70分钟）（15分钟）综合训练某公司拟在某会议中心召开由中层以上干部参加 的为期3天的工作会议。试为会议草拟一份详细的食 宿安排方案，并以文字和图形表示。基本资料如下：1）参会人数：该公司中层干部共30人，其中男 性20人、女性10人（含回民4人）；经理、副经理 5人，其中

25、男性4人、女性1人，上级领导2人，司 机3人（均为男性）。2）该会议中心设有双人间、单间和套间。3）会议用餐标准每人每天70元（不含酒水）。4）该会议中心餐厅的菜单与学校附近的餐馆菜 单一致。学习评估：通过该部分的学习和训练，你有什么 收获？反思自己在训练过程中的表现，是否进一步提 高了就业技能和专业能力？课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型会议组织 与服务课题技能训练教具教学目的综合实训提高学生实际操作能力内容 提要(在 重点 难点 下戈U线)1) 确定会议主题2) 确定会议议程。3) 编制经费预算课外作业课后评估教学进程课后简要分析Word资料20分钟30分钟30分钟技能训

26、练1）确定会议主题。建议：班内召开一次主题班 会，全班同学分若干小组，每组 35人。大家相互 讨论，根据各自感受提出此次班会的主题。在分组讨 论的基础上，全班再组织一次汇总讨论，检验各组意 见的合理程度。2）确定会议议程。建议：按照以上班会的主题 以小组形式完成会议议程并在班内进行展示，展示形 式可以是PPT,也可以是电子图文。3）编制经费预算。建议：以学校召开一次春季 运动会为参照，编制经费预算。全班同学分若干小组, 每组35人，开展调研，了解有关费用和市场变化 情况，编写运动会的经费预算。课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型:议课题综合实训教具与服务教学目的实训提高学生实际

27、操作能力内容提要（在重点 难点下戈U线）1 .学校拟召开学生代表大会，试草拟一份详细的会议方案2 .实际参与一次由学校主办的大中型会议的会议通知的草拟、印制、发送、收集回执等程序。课外作业课后简要分析40分钟40分钟综合训练1 .学校拟召开学生代表大会，进行学生会的换届 选举。试为其草拟一份详细的会议方案，并将方案贴 在教室的信息公示栏上。比一比，看谁拟定的会议方 案写得好。2 .全班学生参与，在教师指导下，经学校管理部 门批，实际参与一次由学校主办的大中型会议的会议 通知的草拟、印制、发送、收集回执并确认与会人员 等工作并协助有关人员做好会议嘉宾的邀请工作。同 时，根据工作进度在校园网上进行

28、会议信息发布。课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型会议组织 与服务课题技能训练教具教学目的学会草拟会议文件清单，拟定一个表彰会的用品准备清单。内容 提要(在 重点 难点 下戈U线)1) 草拟会议文件清单。2) 拟定一个表彰会的用品准备清单。3) 拟定选举型会议的用品准备清单。课外作业课后简要分析Word资料25分钟30分钟30分钟技能训练1.基本训练1）草拟会议文件清单。建议：全班学生分若干 小组，每组46人。在教师的指导下，以一次大型 会议的议程为基础资料，各组草拟一份会议文件清单， 然后在全班范围内讨论评价。2）拟定一个表彰会的用品准备清单。建议：全 班参与，在教师指导下，

29、以学校的学年表彰会为基础 资料，拟定一份会议用品准备清单，然后在全班范围 内讨论、完善。3）拟定选举型会议的用品准备清单。建议：全 班学生分若干小组，每组 46人。以召开学生代表 大会改选学校学生会为基础资料，每组拟定一份会议 用品准备清单，邀请学校学生科工作人员参加讨论、 评价。Word资料课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型会议组织 与服务课题综合实训教具教学目的实训提高学生实际操作能力。内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）协助学校相关部门完成一次大型会议的准备工作。课外作业预习新课课后简要分析40分钟40分钟综合训练协助学校相关部门完成一次大型会议的准备工 作。重点：协

30、助教师完成会议材料的印制和发送； 协助教师制定会议用品准备清单；协助教师完成 会场的布置。要求：在协助过程中要开动脑筋，多提建议， 把所学知识用上；各项工作都以教师的最终决定为 准；在准备工作中，要教师动口，学生动手，领导 检验。Word资料课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型f议:之课题会中服务：接站报到和签到教具与服务教学目的掌握接站工作流程，做好接站服务工作，报到工作和会议签到工作内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）1）掌握接站工作流程，做好接站服务工作；2） 了解会议报到的组织流程，做好报到工作；3） 了解会议签到方式，做好会议签到工作。课外作业课后技能训练课后简要分

31、析Word资料教学进程（10分钟）导入：外地与会人员按照会议通知的时间要求前来报 到，会务人员要提前做好接待准备，以饱满的热情做好接 站工作，使其感到“宾至如归”。会务人员还要让与会人员 在准备好的报到册上签到，以便确认，为接下来的会议服 务做准备。需要注意几个方面：1）掌握接站工作流程，是做好接站服务工作的前提；2）热情周到的服务态度，是让与会人员感“宾至如归” 的关键；3） 了解会议签到的方式和作用，是做好签到工作的基 础；4）掌握报到的内容和流程，是做好会议报到工作的关 键。（20分钟）、接站1 .做好会议接站准备2 .会议接站的流程和注意事项（20分钟）、报到1 .会议报到的方式和作用

32、2 .会议报到的准备特别提示：根据会议规模，安排的报到工作人员要足够，如有需要, 可指定后备人员；尽量选择性格外向和乐于助人的工作人员作为报到接待人员；选派经验丰富的报到负责人在现场做解释、咨询工作，同时应对突发情况；承办大型会议，会务人员众多，要提供专门的会务人员休息室；报到地点要备有充足的会议介绍、当地地图和相关资料备参会人员使用；准备应急电话号码表，包括主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码等。Word资料（20分钟）Word资料3 .会议现场报到的流程三、签到1）簿式签到。2）卡片签到。（10分钟）（5分钟）3）会议工作人员代为签到。4）座次表签到方法。5）电脑签到。知识拓展：会议电子签到系统学习评估通过该部分的学习和训练，你有什么收获和感 想？反思自己在训练过程中的表现，是否进一步提高 了就业技能和专业能力？课次第一章共 学时第 学时；总第 次课总第 学时课型会议组织 与服务课题任务二：做好会议记录教具教学目的掌握会议记录的基本知识和记录技巧内容 提要（在 重点 难点 下戈U线）1）掌握会议记录的基本知识；2）掌握会议记录的技巧。课外作业教材77页课后练习课后简要分析教学进程10分钟导入：会议记录是记载会议基本情况的文字材 料，是日后工作中可供查考的凭证，