文书档案管理办法

1、文书档案管理办法文书档案管理办法一、管理职责（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印

2、。二、立卷归档（一）归档范围凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。（二）归档要求1 .各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。1/162 .厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。3 .声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。4 .会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。5 .档案室接收案卷时，各处室

3、必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。（三）归档时间1 .文书档案在次年五月底以前接收完毕。2 .会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。3 .基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。三、档案利用（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。（二）查阅摘抄档案，

4、需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。2/16（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。四、档案保管（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。（二）档案工作库房要随时加锁

5、，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14-24度，相又t温度4560%的范围内。（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。五、档案统计（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关

6、档案统计工作。（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。3/16（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。六、档案鉴定和销毁（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办

7、理批准手续即可销毁。（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。七、保管期限（一）办公室文书保管期限1 .上级机关下发的由办公室承办的文件材料永久2 .党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料永久3 .人事厅工作总结报告及计划、规划长期4 .人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料永久5 .由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料4/16永久6 .人民群众

8、来信来访及省人大、省政协提案议案的答复永久7 .办公室工作计划、总结、汇报、会议记录长期8 .办公室编写的xx人事信息长期（二）机关党委、人事处文书保管期限1 .党组会议记录、纪要永久2 .人事处工作计划、总结、汇报、会议记录长期3 .本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料永久4 .厅机关干部任免和工作人员年度考核奖惩的文件材料永久5 .干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料长期6 .本厅职工调动工作行政工资xx存根5/16长期7 .本厅职工xx及党员统计表永久8 .省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文

9、件及落实材长期9 .厅年度考核目标工作报告等有关材料长期（三）纪检、监察室文书保管期限1 .上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料永久2 .本厅制定的有关廉政建设的文件材料永久3 .清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料长期4 .对本厅干部党纪、政纪处分材料永久（四）综合规划处文书保管期限1 .机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件长期2 .全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件6/16长期3 .全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件长期4 .省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件长期5 .干部统计资料、报表永久6 .机关事业单位职工人数、工资总额统计报表永

10、久（五）政策法规处文书保管期限1 .贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等永久2 .全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件永久3 .公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见永久4 .公务员制度实施工作批复及其他重要文件永久5 .企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等永久6 .有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话7/16永久7 .人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见永久8 .重要调研资料和报告长期9 .省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等永久（六）录用聘用管理处文书保管期限1 .有关录用工作的政策性文件永久2 .重要工作向上级的请示及领导批示

11、永久3 .本处年度工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料长期4 .审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料长期（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限1 .省直单位非领导职务评定情况永久2 .有关省政府行政机关非领导职务评定文件永久8/163 .行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知永久4 .系统表彰奖励的文件材料永久5 .有关全省奖励升级的文件材料永久6 .有关全省政务公开的文件永久（八）人才流动开发处文书保管期限1 .本处年度干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计

12、划、总结、报告等文件材料永久2 .有关干部调配、毕业生分配的政策规定永久3 .本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料永久4 .本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料永久（九）培训教育处文书保管期限1 .全省公务员培训工作规划、年度计划、总结、报告9/16永久2 .全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料长期3 .本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料永久4 .年度工作总结和工作安排长期（十）工资福利处文书保管期限1 .全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规永久2 .全省机关事业单位工作人员工作

13、政策性文件规定长期3 .关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复长期4 .机关事业单位工作人员xx政策长期5 .机关事业单位工人考核政策永久6 .全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见长期10/167 .离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见长期（十一）职称管理处文书保管期限1 .专业技术职务评审的有关政策法规永久2 .组建（调整）中、高级评审委员会的批复永久3 .破格晋升高级职务审批表及有关证明材料永久4 .向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整永久5 .省直各单位高、中

14、级职务聘任方案的审批意见永久6 .省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见永久7 .职改工作计划、总结、汇报、意见永久8 .省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料永久9 .省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复11/16长期10 .全国专业技术资格考试合格名单及软盘永久11 .各种数字统计表（汇总表）永久12 .职改信息长期（十二）专家管理处文书保管期限1 .国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件永久2 .享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料永久3 .科技人员家属农转非”方面的政策法规长期4 .跨世纪人才选拔的有关文件材料永

15、久5 .非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料长期6 .xx留学人员联谊会的有关文件材料长期12/16（十三）军官转业安置培训处文书保管期限1 .军官转业安置工作的有关政策法规永久2 .省军转工作小组、军转办文件、简报永久3 .军转办向上级的请示、报告永久4 .省军转年度转业干部花名册定向名单、领导批示短期（十四）职称考试中心文书保管期限专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘长期（十五）录用考试中心文书保管期限1 .全省招录公务员考试考务的规定和办法长期2 .具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（

16、编排）的准考证（号）、考试成绩登统表短期3 .笔试试卷、面试题本、题库长期13/164 .全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料长期（十六）人才交流中心文书保管期限1 .人才流动宏观管理政策性文件永久2 .人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、年度计划、总结、报告永久3 .人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规永久4 .组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料长期5 .向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料永久（十七）人事信息中心文书保管期限1 .事企业单位干部统计报表永久2 .国家公务员统计报表永久3 .退休干部统计报表永久4 .参照公务员管理的国家机关干部统计报表14/16永久5 .机关事业单位工作人员工资统计报表永久6 .推广GPMS有关文件长期（十八）工考中心文书保管期限1 .工人技术等级（职务）培训考核的政策法规永久2 .工人晋升技术等级（职务）审批人员名单长期（十九）省编制委员会