办公文件及用品使用技巧(8月)

1、办公软件及办公用品使用技巧办公软件及办公用品使用技巧 行政管理部行政管理部 20142014年年8 8月月 01 Word02 Excel03 打印机（惠普）04 复印机（大）05传真机办公软件及办公用品办公软件及办公用品 项项WordWord1、自动保存设置操作方法如下：右键单击“office按钮”，选择“自定义快速访问工具栏”，在“保存”栏右边的“保存自动恢复信息时间间隔”框中输入间隔时间，建议时间越短越好office按钮2、页面布局根据字数、页面调整选择“插入点之后”可单独设置文档中的个别页选择页面的纵横方向设置后，按“确定”键如下：则可以选择“横向”方向， “插入点之后”，使整篇文档中

2、的个别页为“横向”3、建立及调整表格移动鼠标，选中所需的行列数。如右图。点击表格左上角的“+”号，出现下图的“布局”选择文字在表格中的位置，一般选中心位置的。ExcelExcel1、平均分布u行间距： 鼠标左键从数字“1”处开始下拉到数字“10” 将鼠标放在数字“9”和数字“10”之间，出现“+”号 右击下移鼠标，调整所需间距u列间距： 方法同上2、添加工作表和重命名插入工作表右键单击此处，重命名3、快速换行u问题： 使用Excel制作破表格时，会遇到需要在一个单元格输入一行或几行文字 的情况，如果输入一行后敲回车键就会移到下一单元格，而不是换行。u方法： 在选定单元格输入第一行内容后，在换行

3、处按“Alt+回车键”，即可输入 第二行内容，再按“Alt+回车键”输入第三行，以此类推。4、设置文本u问题： 在单元格中输入类似身份证一样的长串数字，会出现上图现象。u解决方法： 右键单击单元格，选择“设置单元格格式”，选择“数字”中的“文本”， 按“确定”，再重新将后四位数字输入即可。如“05”、“4.00”类似。5、自动换行u问题： 输入单元格中的数字，无法全部显示。 如右图u解决方法： 右键单击，选择“设置单元格格式”，选择“对齐”中的“自动换行”，按 “确定”即可。打印机打印机1 1、彩印或黑白印、彩印或黑白印选择“打印Ctrl+P”，点击右上角“属性”，选择“彩色”或“灰度模式”即

4、可。只针对彩色文档2、双面打印（、双面打印（Word页数少的情况下）页数少的情况下）选择“打印Ctrl+P”点击 “当前页”点击“确定”取出单面打印纸反过来重新放到打印机上（文字面朝下），并将word移至下一页，重复前面4步即可。点击“当前页点击“确定”，文件随即会被打印出选择手动双面打印选择奇数页/偶数页点击“确定”，文件随即会被打印出选择“打印Ctrl+P”选择“奇数页”和“手动双面打印”点击“确定”取出单面打印纸（不可打乱顺序）反过来重新放到打印机上（文字面朝下），并将word移至下一页，重复前面4步即可。3、双面打印（、双面打印（Word页数多的情况下）页数多的情况下）4 4、取消打印

5、、取消打印抽出“打印纸”，出现图1点击 “打印队列”，出现图2右键单击文件，选中“取消”，出现图3点击“是”“正在打印”变成“正在删除中”完成图1图2图3点击“是”，取消文档点击“打印队列”右键单击此处复印机复印机 1、纸张的放置调整蓝色标尺，使其适合纸张尺寸。常用的为A4竖版。箭头，对准上面需要的“纸张尺寸”及“横竖项”纸张放置处注：如需用A3横版，A4横版等纸张尺寸，复印后，请立即恢复为A4竖版。休眠状态中玻璃稿台2、A4复印放好稿纸按“电源”键按“启动”键完成。（ A4为一般默认状态）按此处按此处3、调整“浓度”与“复印倍率”注：一般在放大与缩放文稿时，要先调整“浓度”与“复印倍率”，再

6、按“启动”，以确保稿件复印后清晰。A: 调整 浓度B: 修改 复印倍率常用于缩印房产证，B4A44、复印正反面双面单面将正面（文字朝上）贴在玻璃稿台上（如图1），印出复印件将反面（文字朝上，放的位置下移一部分）贴在玻璃稿台上（如图2），正面复印纸放入纸张打印盒（放置方法如图3， 有打印面的一面朝上）双面双面将正面（文字朝上）贴在玻璃稿台上（如图1），印出复印件将反面（文字朝上）贴在玻璃稿台上（如图2），正面复印纸放入纸张打印盒（放置方法如图3， 有打印面的一面朝下）图1打印正面图2打印反面图3正面复印纸5、取消打印传真机传真机当你接到电话说要发传真后，你按机子上的“启动”键（蓝色键），挂上电话，稍后纸会自动走出来。传真机的收发把传送内容（文字朝下，背对面）放入传真机的进纸口，然后拨叫对方传真机号码，如果对方是自动的，会听到长鸣声；如果是人工，叫对方给信号后也会同样听到长鸣声，按“启动”键（蓝色键），挂上电话，稍后纸会自动出来。常用快捷键F2 当你选中一个文件的话，这意味着“重命名”DELETE 删除被选择的选择项目，如果是文件，将被放入回收站SHIFT+DELETE 删除被选择的选择项目，如果是文