外贸英语函电-unit1外贸函电的格式

1、外贸英语函电主讲教师: 文晓红Email:电话言v学习内容学习内容:v1.商务书信写作的基础知识(unit 1)v2.建立贸易关系(unit 2)v3.询盘与答复(unit 3)v4.报价、发盘与还盘(unit 4,5,6)v5.订单、合同（unit 7,8)v6.支付(unit 9,10)v7.保险(unit 13)v8.包装、装船、出货（unit 11，14)v 壹時通物流有限公司v E-TIME LOGISTICS CO.,LTD ROOM10M 12/F NEWPOOL CENTER 116-118,TOKWAWAN ROAD TOKWAWAN KI,KOLO

2、NG,HONGKONG 發票 COMMERCIAL INVOICE TO:JOHNSON ELECTRIC INTERNATIONAL LIMITED JOHNSON BUILDING, 6-22 DAI SHUN STREET, TAI PO INDUSTRIAL ESTATE,N.T. HONGKONG v INVOICE NO:SZYUNXUAN080826 DATE:26.AUG,2008 vTERM OF PAYMENT:60DAYS AMS MARKS: PO NO JE PART NO DESCRIPTION TRADE NAME QUANTITY UNIT PRICE AMOU

3、NT 2293216-8 1611-1020004(B) PTC GBT110 5000 HKS0.2665 HKS1332.5 TOTAL: 27000PCS HKS1332.5 vSAY TOTAL HKS SEVEN THOUS AND ONE HUNDRED NINETY FIVE AND FIVE CENTS ONLY. J. E. I H.K vVENDOR:SHENZHEN YUNXUAN SCIENCE TECHNOLOGY&DEVELOPENT CO.,LTD 深圳市云轩科技发展有限公司v ROOM 1520 HANGGANG FUCHUN BUSINESS BUIL

4、DING 6031 SHENNAN MIDLE ROAD SHENZHENADDRESS: 深圳市福田区深南中路6031号杭刚富春商务大厦1520室 TEL: 86-755-83149002 83149001 FAX: 86-755-83149004 E-Mmail:vSHIPTO:G/F JOHNSON Building 6-22 Dai Shun Street TaiPo Industrial Estate TaiPo N.T,HONGKONGvBILLTO: Shajing TaiFung Electric Factory 4/F Block 0, Plant#16, Accont De

5、pt. Xin Er Village, Shajing Town. BaoAN District Shenzhen City China. 518125v DELIVERYNOTE送货单送货单 P.O NO(订单编号) Delivery Date(送货日期) Delivery Note(送货单号) Unit price单价(HKS) Amount合计(HKS) 2293216-8 AUG.25.2008 DC080825 0.26650 1332.5 Product No Description Quantity 产 品 编 号 产品名称及规格 数 量 1611-1020004(B) 自复保险

6、丝GBT110 5000Pcs TOTAL: 5000Pcs 1332.5vThis above goods have been received in good conditions上列各货品经对完整如数收妥CONFIRMED BY: SHEN ZHEN YUNXUAN SCIENCE TECHNOLOGY&DEVELOPMENT CO.,LTD 确认作实 深圳云轩科技发展有限公司敬请签署盖章回传作实谢谢!vReceived by:v收货人签名及盖章: _ _ 王绍静_ Seller Authorized Signature卖方签署v学习目标和要求：学习目标和要求：v熟悉商业函电的规

7、范格式v具备有关询价、报价及价格争议方面的基本外贸知识v了解定货、付款方式、交货环节的常识v认识信用证、发票、保险单v对购货合同和销售确认书有初步的认识v对进出口商的包装、出货方面的知识和流程有一定了解v掌握有关外贸的保险、索赔业务v学习方法：学习方法：v理论和实践必须相结合。v必须学习大量的外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会外贸信函写作的七个“C”原则。v通过学习信例及范文熟悉外贸业务中各个环节的常用语言，包括词汇、短语、句型及习惯表达方式等。v通过一定量的练习对这些常用语言进行操练、运用，从而达到掌握并且熟练使用的目的。外贸英语函电 第一讲 主讲教师：文晓红商务书信的结构和格商务书信的

8、结构和格式式vStructure 结构v一封完整的商业信函大体上应包括信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、正文、结束敬语、签名、附件、附言v其中有些是必须的，有些可根据条件作出选择v1、The heading 信头v指发信人的名称、地址、发信日期，一般写在信纸的右上角。v2、The inside address 封内地址v指收信人的名称、单位和地址，位置在信头日期下方的左上角。v3、The salutation 称呼v位置在信内地址下方空两行。要求顶格写，在称呼后边一般用逗号。v商业信函的称呼一般用Dear Sir/Madam代表单位和公司而不是针对个人。如果是写给具体某个人的可以把人物的

9、头衔、职称加在姓氏或姓氏和名字的前面。vNote(注意）：在Dear后面如果要写某个人一定要加他的姓不能单独使用名，要么是姓和名一起用，要么只用姓，千万不要单独用名。vDear Dr. John. Smith Dear Dr. Smith Dear Dr. Johnv4、The subject 事由/标题 (可有可无）v在商业信函中建议使用，目的是让收信人很迅速的了解信的内容。v位于称呼和正文之间，位置在信纸的中央v标志是：Re:表示事由的短语v Subject:表示事由的短语v可以用加下划线或加黑加粗的方式突出主题v5、The body of the letter 正文v放在称呼或事由的下面

10、，(隔一行书写）v每段开头空5个英文字母v6、The complimentary close 结束套语v位置在正文下面一到两行的地方，从信纸的中间偏右开始，第一个词开头大写，句末用逗号。v常用结束语：vTruly (Faithfully/Sincerely )yours, v或者用Yours truly (faithfully / sincerely)，v7、The signature 签名v写信人签名。因签字常常很潦草，在签完名字的下面可用打字机打出名字，便于对方识别，写信人的职位、职称也可打出来。v8、The enclosure 附件v随信附别的资料，在签名下方的左下角注上Enc或Encl

11、,表明这封信是有附件的。vEncl: two photos 说明随信附上了两张照片v其复数形式为Encls:表示有多个附件vEncls: 1. list of pricev 2. invoicev 3. profit and loss statementv9、P.S. 附言vP.S. 表示正文中有遗漏的内容v在外贸书信中要尽量避免使用附言，因为它的使用表明正文的内容你并没有考虑清楚，容易给对方造成不好的印象。vLayout 格式v英文信函的格式一般有三种：缩行式、齐头式、改良式v1、缩行式 Indented stylev这是一种传统的英国格式v信头、结束语、签名都靠右或偏右，而封内地址、称呼则

12、靠左。v分行时后面每一行要比前面一行缩入2-3个英文字母，正文的每段开始要缩入5个英文字母，段落之间要空一行。v 32 Zhongshan Roadv Kaifeng, Henan 475000v May 12, 1990vXinhua Book Clubv v34 Pearl River Roadv Guangzhou 510420vDear Gentlemen,v .v.v .v.v Yours sincerely, v Chen Dongv2、Blocked style 齐头式v左边各行齐头并排，每一行都不向右缩进。v优点是打字比较方便v32 Zhongshan RoadvKaifeng

13、, Henan 475000vMay 12, 1990vXinhua Book Clubv v34 Pearl River RoadvGuangzhou 510420vDear Gentlemen,v.v.v.v.v Yours sincerely, v Chen Dongv3、Modified style 改良式（缩合式，平头式）v改良式是将齐头式和缩入式的优点结合在一起，比较受欢迎。v信头、结束语、签名在右边；封内地址和称呼在左边（与缩入式相同）v但每一个要素在分行时不用每行向右缩进。v正文的每段开头要缩入5个英文字母，段落之间可空行也可不空行v 32 Zhongshan Roadv Ka

14、ifeng, Henan 475000v May 12, 1990vXinhua Book Clubv v34 Pearl River RoadvGuangzhou 510420vDear Gentlemen,v .v.v .v.v Yours sincerely, v Chen Dongv英文地址：英文地址：v它的写法与中文完全不同，中文的地址是由大写到小，而英文地址则是由小写到大。v第一行写门牌号码和街道名称v第二行写县、市、省、州的名称v然后写邮政编码及国家名称vEg. 美国纽约百老汇大街20号 邮编：10027v 20 Broadwayv New York, 10027v U.S.A.

15、v英文信封v英文信封地址和封内地址的写法是一样的。v但收信人地址和姓名与中文的写法相反： 收信人姓名和地址写在信封的中间靠右2/3处；寄信人姓名和地址写在信封的左上角。 邮票贴在右上角v外贸函电书写的基本原则（7C原则）：vConsideration体贴vCorrect-ness正确vComplete-ness完整vConcrete-ness具体vConcise-ness简练vClarity清楚vCourtesy谦恭vHomeworkv完成课后练习v美国纽约百老汇大街20号 AUTOS公司 邮编:10027 v v 威廉史密斯先生收v 中国北京广安门南街12号v 中国北方工业公司v 邮编:100053v vChina North Industries Corp v12 Guanganmen NanjievBeijing, 100053vChina Mr. Williams Smith AUTOS Company 20 Broadway New York, NY10027 U.S.ASTAMPv询盘 enquire/enquiryv报盘 offerv报价q