酒店文员秘书

1、l工作岗位职责是什么？工作岗位职责是什么？l在部门运作中起什么作用？在部门运作中起什么作用？l经常与哪些部门发生什么样的关系？经常与哪些部门发生什么样的关系？l该岗位任职资格或胜任能力有哪些？该岗位任职资格或胜任能力有哪些？l自己能否胜任，在哪方面需要提升？自己能否胜任，在哪方面需要提升？ 1、协助部门经理负责部门员工的人事行政事务。2、参加部门例会，撰写会议纪要，跟进会议决议项完成情况，及时向经理汇报。3、参加经理组织的部门区域检查，记录检查结果，跟进整改项目完成情况，及时向经理汇报。4、负责部门经理指令的下达，并督办相关工作。5、协调各部位之间的相关工作。6、协助经理编制相关文件、报表，向

2、经理提出经营和管理建议。7、收集部门相关信息，为经理提供决策依据。8、做好文件的归类、整理、建档，便于查找9、协助经理做好其他日常工作。l人事、行政事务人事、行政事务l会议事务会议事务l文书写作、档案事务文书写作、档案事务l协调工作协调工作l督察工作督察工作l其他领导临时交办的任务其他领导临时交办的任务l制定计划：制定计划：l组织分工：组织分工：l工作协调：工作协调：l检查监督：检查监督：l绩效考核：绩效考核：l有效激励：有效激励：l了解部门组织结构（上下左右关系）了解部门组织结构（上下左右关系）l掌握部门人事、行政及管理运作模式和程序掌握掌握部门人事、行政及管理运作模式和程序掌握各级员工工作

3、权限和职责（审批流程）各级员工工作权限和职责（审批流程）l掌握沟通技巧，便于协调员工之间的工作。掌握沟通技巧，便于协调员工之间的工作。l掌握基础写作能力：通知、申请、总结或报告、掌握基础写作能力：通知、申请、总结或报告、会议纪要、表格数据分析、工作计划、管理制度会议纪要、表格数据分析、工作计划、管理制度和程序。和程序。lWordWord文档编写、编辑、排版文档编写、编辑、排版lExcelExcel表格数据统计及编辑表格数据统计及编辑lPPTPPT幻灯文件的编写、编辑、排版。幻灯文件的编写、编辑、排版。l列出每月正常工作明细表（工作内容、执行时列出每月正常工作明细表（工作内容、执行时间、执行人、

4、结果转送部门、注意事项）间、执行人、结果转送部门、注意事项）l做好日常督办工作，协助经理提高工作效率做好日常督办工作，协助经理提高工作效率l通过督办过程，发现工作问题，及时沟通协调通过督办过程，发现工作问题，及时沟通协调相关工作相关工作l参加部门例会，认真做好会议记录，提练会议参加部门例会，认真做好会议记录，提练会议纪要（会上决定的事，由谁做，何时完成的事纪要（会上决定的事，由谁做，何时完成的事项），经领导确认后下发。项），经领导确认后下发。l向经理汇报部门运作情况和存在问题及建议向经理汇报部门运作情况和存在问题及建议l提醒经理事务性工作职责提醒经理事务性工作职责做好日常督办，提高工作效率做好

5、日常督办，提高工作效率督办事项：督办事项：1. 部门计划部门计划2. 部门例会决议项部门例会决议项3. 日常检查（含部门和公司）存在的问题日常检查（含部门和公司）存在的问题4. 领导交办的指令性工作领导交办的指令性工作5. 酒店其他部门配合的工作（如培训、组织活动、酒店其他部门配合的工作（如培训、组织活动、支援其他部门）支援其他部门）l整理领导的名片（装进名片夹），设计整理领导的名片（装进名片夹），设计电话号码薄，以便领导备查；电话号码薄，以便领导备查；l日常办公文具；日常办公文具；l领导日常活动按时提醒；领导日常活动按时提醒；l向领导提出合理化建议（改进、创新）向领导提出合理化建议（改进、创

6、新）1. 1. 文件的收集、整理、分类。（设立档案盒或文件文件的收集、整理、分类。（设立档案盒或文件夹）夹）2. 2. 档案整理要点档案整理要点l填写文件目录表（文件目录记录上显示：存入时间、填写文件目录表（文件目录记录上显示：存入时间、来文楚地、文件名称、页数、原件或复印件等）。来文楚地、文件名称、页数、原件或复印件等）。l文件按顺序从下到上放进档案盒内文件按顺序从下到上放进档案盒内l档案文件最低层放置档案备忘录（用来记录相档案文件最低层放置档案备忘录（用来记录相关文件更改、借出与还回等过程）关文件更改、借出与还回等过程）3. 3. 电子文档管理电子文档管理l与纸质文档一样，每个档案盒为一个

7、文件夹与纸质文档一样，每个档案盒为一个文件夹l文件夹中的每个文件最好在文件明后缀编制文件夹中的每个文件最好在文件明后缀编制 日期或修改日期，以便查找日期或修改日期，以便查找计划、总结计划、总结会议纪要会议纪要部门工作申请、批复（一事一装订）部门工作申请、批复（一事一装订）部门下发的文件部门下发的文件部门人事文件部门人事文件制度与程序制度与程序培训档案（每次培训）培训档案（每次培训）相关工作图片相关工作图片签订的合同签订的合同外来文件外来文件内部形成的其他文件内部形成的其他文件格式举例格式举例1.1.部门例会纪要部门例会纪要 2.2.时间：二零一四年月日时时间：二零一四年月日时 3.3.地点：部

8、门会议室地点：部门会议室 4.4.出席人：出席人： 5.5.缺席人：缺席人： 6.6.主持人：部门经理主持人：部门经理 7.7.记录人：部门秘书刘记录人：部门秘书刘 8.8.与会者发言：与会者发言：xxx xxx 9.9.会议决定：会议决定：( (略略) ) l要素：要素：1.1.（由于（由于.）兹定于）兹定于XXXXXX年年XXXX月月XXXX日（时日（时间），在（地点）进行（活动），届时间），在（地点）进行（活动），届时请（参加人）务必准时（参加、完成、请（参加人）务必准时（参加、完成、执行）。特此通知执行）。特此通知2.2. 落款落款3.3.发布时间发布时间 l要点：要点：1.计划名称（

9、年度、季度、月度）计划名称（年度、季度、月度）2.表格式计划：计划序号、计划内容、完表格式计划：计划序号、计划内容、完成时间、责任部门或人、目标说明成时间、责任部门或人、目标说明l要点：要点：1.根据计划内容进行分类总结（经营为先、管理根据计划内容进行分类总结（经营为先、管理为后。）为后。）2.经营完成指标和分析，经营完成指标和分析，3.管理内容：以基础制度建设、组织机构调整、管理内容：以基础制度建设、组织机构调整、人事变化和培训执行、财务管理、工程改造、人事变化和培训执行、财务管理、工程改造、安全管理、文化宣传。安全管理、文化宣传。4.下一步重点工作。下一步重点工作。l要点：要点：1.1.请示由标题、主送单位、正文、发文机请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。关、日期构成。2.2.请示内容一事一议。请示内容一事一议。3.3.标头（至、由、请示事由标头（至、由、请示事由/ /标题、时间）标题、时间）4.4.请示内容要说明（依据、原因、申请内请示内容要说明（依据、原因、申请内容、工作方案或建议）。容、工作方案或建议）。5.5.落款：妥否，请审批落款：妥否