档案管理基础(第5章 档案的保管)

1、第五章第五章 档案的保管档案的保管档案库房示例：第一节第一节 档案保管工作的任务、要求和条件档案保管工作的任务、要求和条件一、档案保管工作的任务和要求一、档案保管工作的任务和要求（一）档案保管工作的含义（一）档案保管工作的含义 1. 档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。 2. 档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，档档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，

2、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。术处理。（二）档案保管工作的任务（二）档案保管工作的任务 1. 建立和维护档案的存放秩序建立和维护档案的存放秩序 2. 保持和维护档案实体良好的理化状态保持和维护档案实体良好的理化状态（三）档案保管工作的要

3、求（三）档案保管工作的要求 1. 注重日常管理工作注重日常管理工作 归档和接收的档案及时入库；调阅完毕的档案及时归档和接收的档案及时入库；调阅完毕的档案及时复位；定期进行档案的清点和检查，发现问题及时处理。复位；定期进行档案的清点和检查，发现问题及时处理。 2. 预防为主，防治结合预防为主，防治结合 保护档案实体安全的方法主要有两种：保护档案实体安全的方法主要有两种： 一是如何预防档案实体损坏的方法；一是如何预防档案实体损坏的方法； 二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受到损坏后如何处置的方法。到损坏后如何处置的方法。 3. 重点与一般兼顾重点

4、与一般兼顾 重点照顾核心单位的、需长久保存的档案，同时重点照顾核心单位的、需长久保存的档案，同时兼顾其他档案。兼顾其他档案。二、档案保管的物质条件二、档案保管的物质条件 是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。（一）档案库房（一）档案库房 档案库房的要求：档案库房的要求： 第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适；第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适； 第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品；存放其他物品； 第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，符合第三，档案库房必须是坚固

5、的正规建筑物，符合“八防八防”的要求。的要求。（二）档案装具（二）档案装具 是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）必须的基本设备。必须的基本设备。 档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。（三）档案保管设备（三）档案保管设备 是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火机、通风机、温湿度测量仪

6、、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。案进出库的运送工具等。（四）档案包装材料（四）档案包装材料 指卷皮和卷盒指卷皮和卷盒（五）消耗品（五）消耗品 包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。第二节第二节 档案库房的管理档案库房的管理一、档案库房的编号一、档案库房的编号 有两种编号方法：有两种编号方法： 一种是为所有的库房编制一个总的顺序号，编顺序号适一种是为所有的

7、库房编制一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆（室）；合于库房较少的档案馆（室）； 另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如分区编号，如“东一楼东一楼”、“东二楼东二楼”、“西一楼西一楼”、“西二楼西二楼”等。等。二、档案架（柜）的排放和编号二、档案架（柜）的排放和编号 排放要求：排放要求： 整齐一致；整齐一致； 避光通风；避光通风； 空间利用；空间利用； 统一编号。统一编号。三、档案的存放和全宗排列三、档案的存放和全宗排列（一）存放和排列（一）存放和排列 一般是按照全宗为单位，根据全宗顺序号或全宗分类一般是按照全宗为

8、单位，根据全宗顺序号或全宗分类进行排列。进行排列。（二）存放方式（二）存放方式 一般有两种：一是竖放，一是平放。一般有两种：一是竖放，一是平放。 目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。 有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，采用平放的方法，堆叠的高度不能超过采用平放的方法，堆叠的高度不能超过0.4米为宜。米为宜。 全宗内档案的排放：全宗内档案的排放： 1. 全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列

9、上架；全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列上架； 2. 档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能一致，也可能不一致。一致，也可能不一致。四、档案存放位置索引四、档案存放位置索引 存放位置索引的种类存放位置索引的种类: 第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（如下图）指出它们的存放地点。（如下图） 全宗名称：全宗名称： 全宗号：全宗号：案卷案卷目录目录号号案卷案卷目录目录名称名称目录目录中案中案卷起卷起止号止号存存 放放 位位 置置楼楼层层房间房间档架档架

10、（柜）（柜）栏栏格格 第二种是指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案第二种是指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了什么档案。（如下图）架（柜）为单位，指出它们保存了什么档案。（如下图） 楼：楼： 层：层： 房间：房间：档架档架（柜）（柜）栏栏格格存放档案存放档案全宗号全宗号全宗全宗名称名称案卷目案卷目录号录号案卷目录案卷目录名称名称目录中案卷目录中案卷起止号起止号五、档案代理卡五、档案代理卡 由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常会将库房中由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常会将库房中已经上架排放好的档案暂时移出库房，为了便于库房管理

11、人员掌握已经上架排放好的档案暂时移出库房，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的位置上，这就是通常所谓的“代理卡代理卡”或或“代卷卡代卷卡”，格式如下表：，格式如下表：全全宗宗号号目目录录号号案卷案卷号号移出移出日期日期移往何处移往何处库房管理库房管理人员签字人员签字（移出）（移出）归还归还日期日期库房管理库房管理人员签字人员签字（收回）（收回）单位名称单位名称经手人经手人姓名姓名六、全宗卷六、全宗卷 定义：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗定义：全宗卷是在管理某

12、全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 全宗卷的形成过程和成分：全宗卷的形成过程和成分： （1）在档案收集工作中形成的文件材料，如）在档案收集工作中形成的文件材料，如“档案移交档案移交目录目录”、“移交书移交书”等。等。 （2）在档案整理过程中形成的文件材料，如）在档案整理过程中形成的文件材料，如“档案整理档案整理工作方案工作方案”、“分类方案分类方案”、“立档单位和全宗历史考立档单位和全宗历史考证证”等。等。 （3）在档案鉴定工作中形成的文件材料，如）在档案鉴定工作中形成的文件材料，如“档案鉴定档案鉴定材料分析报告材料

13、分析报告”、“档案销毁清册档案销毁清册”等。等。 （4）在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如）在档案保管、统计工作中形成的文件材料，如“档档案受损与修复记录案受损与修复记录”、“档案安全检查记录档案安全检查记录”、“档案档案数量与状况统计数量与状况统计”等。等。 （5）在档案提供利用工作中形成的文件材料，如）在档案提供利用工作中形成的文件材料，如“全宗全宗指南指南”、“机关工作大事记机关工作大事记”、“机关组织沿革机关组织沿革”等。等。第三节第三节 档案在流动过程中的维护与保护档案在流动过程中的维护与保护首先，我们需要了解：档案在进馆后会进行哪些流动？档案库房阅档室查阅档案档案被借出档案馆

14、档案被借出档案馆现代化档案阅览室现代化档案阅览室电子档案阅览室电子档案阅览室使用档案时使用档案时吸烟、喝水、吸烟、喝水、吃食物吃食物查阅档案时的注意事项：在档案上勾在档案上勾画、涂抹画、涂抹撕损、剪切撕损、剪切破坏档案破坏档案档案长时档案长时间摊放在间摊放在桌子上桌子上擅自将档擅自将档案带离规案带离规定的使用定的使用场所场所利用者之间未利用者之间未经允许私自交经允许私自交换阅览换阅览未经允许，擅未经允许，擅自拍照、抄录、自拍照、抄录、复印档案复印档案使用档案时使用档案时间无限制间无限制1861年设立总理衙门的奏折北洋政府授予政府要员和各地军阀的文虎章毛泽东上大学时的学籍档案毛泽东上大学时的学籍

15、档案档案在流动中的保护措施四大保护措施四大保护措施一、数量与顺序的控制一、数量与顺序的控制二、对档案利用行为的现场监督于检查二、对档案利用行为的现场监督于检查三、档案利用方式及利用场所的限制三、档案利用方式及利用场所的限制四、对重要档案的保护性措施四、对重要档案的保护性措施利用的档案数量较大时，应分批定量提供，并且要求使利用的档案数量较大时，应分批定量提供，并且要求使用者在使用过程中和交还档案时保持其排列秩序。用者在使用过程中和交还档案时保持其排列秩序。外单位人员利用档案时，档案管理人员应实行现场监督，外单位人员利用档案时，档案管理人员应实行现场监督，并随时检查利用者的行为，发现问题及时指出并

16、予以纠正。并随时检查利用者的行为，发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案室（馆），可以配备闭路电视监控系统。有条件的档案室（馆），可以配备闭路电视监控系统。档案利用以现场阅览未基本方式，经允许的拍照或复印工作档案利用以现场阅览未基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担。档案利用场所应为集中式的原则上应由档案工作人员承担。档案利用场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生大阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生意外。意外。严格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而严格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而是提供缩微品或复印件；

17、利用中要特别注意监护，必要是提供缩微品或复印件；利用中要特别注意监护，必要时可责成专人始终监护利用。时可责成专人始终监护利用。档案实体的安全防护措施档案实体的安全防护措施档案一、人员的进出库制度一、人员的进出库制度二、库房温湿度的控制二、库房温湿度的控制三、库房内的三、库房内的“八防八防”措施措施四、定期检查、清点工作四、定期检查、清点工作五、档案应急抢救措施五、档案应急抢救措施非工作时间内一般不允许进入库房；在库房内不允许从事与库房非工作时间内一般不允许进入库房；在库房内不允许从事与库房管理无关的活动；不允许携带饮料、食物进入库房；不允许在库管理无关的活动；不允许携带饮料、食物进入库房；不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西；库房内无人时必须关灯、关窗、锁门。房内吸烟、喝水、吃东西；库房内无人时必须关灯、关窗、锁门。适宜的温度范围是适宜的温度范围是1420摄氏度，适宜的湿度范围是摄氏度，适宜的湿度范围是50%65%。控制库房温湿度的方法主要有：库房密闭、机械或自然。控制库房温湿度的方法主要有：库房密闭、机械或自然调控调控防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。现在一般防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。现在一般还要加上防止有害气体及粉尘、防紫外线。还要加上防止有害气体及粉