新员工培训--《时间管理的基本知识》

1、新员工培训第一讲：新员工培训第一讲：时间管理基本知识时间管理基本知识第一篇第一篇：目标设定的作用第二篇：第二篇：目标设定的原则与步骤 第三篇：第三篇：时间管理的概念和误区第四篇：第四篇：时间管理的基本准则第五篇：第五篇：时间管理的方法和技巧目 录个人使命宣言个人使命宣言第一篇目标设定意义介绍之前:请您谈谈目标对您人生的影响?寓言故事:猴子下山丢了玉米丢西瓜的原因是什么?目标的意义成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解 -美国潜能大师：伯恩崔西今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目标的结果！标的结果！目标设定的威力:舵、钟、镜、梅所以

2、对个人而言，目标的威力就是：q 给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的目的q使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间q迫使自己未雨绸缪，把握今天q使人能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率q使人在没有得到结果之前，就能“看”到结果，从而产生持续的信心、热情与动力q对企业而言：q目标管理能促进“向前进的管理”q目标管理能带来“达成干劲、导向重点、集中精力”的效果q目标管理使“解决问题”成为可能q目标管理能培养能干的人q目标管理能把人与人间之关系，以“连带感”连结目标将有助于把力量集中在真正的重点上目标将有助于把力量集中在真正的重点上如果你有意识地有目标，会

3、将你潜意识的力量转化到你的行动上。目标可以让你了解自己的目标并执著地追求目标可以让你了解自己的目标并执著地追求把精力集中在最重要的事情上，而不会把精力浪费在不重要的事情上。制定公司总体目标制定公司总体目标各部门分解主要目标各部门分解主要目标各部门制定具体目标各部门制定具体目标个人制定具体目标个人制定具体目标制定行动计划签定协议制定行动计划签定协议实施行动计划实施行动计划检查反馈执行情况检查反馈执行情况实施绩效考核实施绩效考核拟订奖惩方案拟订奖惩方案兑现奖惩兑现奖惩目标管理流程工作目标体系工作目标体系公司目标公司目标完成目标完成目标的措施的措施下级目标下级目标完成目标完成目标的措施的措施再下级再

4、下级目标目标完成目标完成目标的措施的措施上级上级 下级下级目标管理目标管理共同制定计划共同制定计划确定目标、标准，选择行动方案确定目标、标准，选择行动方案上下级之间共同反馈上下级之间共同反馈下级完成工作任务、上级予以支持下级完成工作任务、上级予以支持共同控制共同控制检查任务完成情况、进入下一个周期检查任务完成情况、进入下一个周期目标管理的过程:三个共同 个人目标个人目标u应根据公司目标及部门目标来设定，应根据公司目标及部门目标来设定，以期可以促进整个组织的团队作业；以期可以促进整个组织的团队作业；u阐明应该完成些什么工作，应于何阐明应该完成些什么工作，应于何时进行。时进行。确定目标第二篇目标设

5、定原则与步骤没有制定好目标，一般有以下几个原因： 目的和目标混淆目的和目标混淆 定量目标和定性目标的问题定量目标和定性目标的问题 多重目标的问题多重目标的问题 目标的冲突问题目标的冲突问题 不了解好目标的特征不了解好目标的特征为什么没有好目标为什么没有好目标 目的：目的：组织各种行动最终要达到的宏观上的结果。为了实现组织确立的目的，需要制定一系列的目标。例如：我们今年要增收节支。 目标：目标：是为了达到目的所采取的步骤。目标常常附有数字和日期，这些数字和日期是对某一具体目的具体说明。目标是同目的联系在一起的，不是孤立存在的，脱离了目的，目标就没有什么意义了。例如：2001年行政费用比去年下降1

6、5%。 目的和目标的混淆目的和目标的混淆目的和目标的混淆目的和目标的混淆【事例事例】 对于行政部门来说，根据公司总体“增收节支”的目的，确定行政部门的本年工作目标是：2007年度行政费用比去年下降15%。 为了达到“增收节支”的目的，需要明确规定行政部门工作的目标。 在上一年度的基础上，在保证其他部门正常工作的前提下，节约行政方面的开支15%。就可以使员工对要完成的工作有一个明确的认识，知道怎样才算是工作效率的提高、支出的缩减。 1.1.定量目标定量目标 定量目标是可以用数字明确下来的目标。 定量目标 销售额的增长 费用降低 市场份额的增长 人员增长 新增代理为 家 产品合格率达到 2.2.定

7、性目标定性目标 定性目标一般是用叙述性语句描述的目标，不用数字说明。定性目标 制定新的报销制度（财务）完成时间： 月日 时 年内建立新的考核制度（人力资源） 年内公司管理规范化（总经理办公室） 年内改善文档管理的状况（行政部） 定量目标和定性目标的问题定量目标和定性目标的问题3.3.对于定性和定量目标存在两种错误观点对于定性和定量目标存在两种错误观点 （1）认为有的目标只能定性，无法定量，所以难以衡量。 不能量化不能衡量 （2）定性目标无法制定，不如不要。在公司中，有一些工作或者一些职位是不需要订目标的。如，公司前台每天接听多少电话，部门秘书每天处理多少文件等等。这些职位既不需要定量目标，又不

8、需要定性目标。 但是，这些工作不是不要目标，而是根据工作规范或是岗位职责规范或者相关的管理制度进行工作。 定量目标和定性目标的问题定量目标和定性目标的问题 特征一 与高层一致 例：某公司营销组织的目标系列是： 在以上目标中，下级的每一项工作目标都来自上一层工作目标的分解，下一层工作目标必须严格与上一层工作目标保持一致。 目标系列目标系列 根据公司的组织结构由上到下会形成一个目标系列： 好目标的特征好目标的特征NoImageSpecific:具体的具体的Relevant:相关的相关的Measurable:可衡量的可衡量的time-based :时间限制的时间限制的Attainable :可达到的

9、可达到的特征二 符合SMART原则 符合符合SMARTSMART原则的目标才是好目标。原则的目标才是好目标。 好目标的特征好目标的特征具体的具体的specific measurable可衡量的可衡量的 attainable可达到的可达到的 relevant相关的相关的 time-based时间限制的时间限制的 特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 1.SMART1.SMART原则原则 制定目标应该符合制定目标应该符合SMART原则。原则。SMART是五个是五个英文单词的首写字母构成：英文单词的首写字母构成： S S明确具体的明确具体的(Specific)(Specific) 目标

10、必须是明确的、具体的。所谓具体就是与目标必须是明确的、具体的。所谓具体就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应；所谓准任职人的工作职责或部门的职能相对应；所谓准确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源等都是一定的，可以明确的。等都是一定的，可以明确的。 明确具体的（明确具体的（specific)specific)目标必须是清晰的，可产生行为导向的。目标必须是清晰的，可产生行为导向的。我要成为一个优秀的虹信人！我要成为一个优秀的虹信人！特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 M M可衡量的可衡量的(Measurable)(Measurabl

11、e) 如果目标无法衡量，就无法确定是否达到了目的。特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 A A可达到的可达到的(attainable)(attainable)一、目标应该在一定的能力范围内一、目标应该在一定的能力范围内;二、目标应有一定的难度；二、目标应有一定的难度；比如：把“100%的用户满意度”作为目标，这就是一种不可实现的情况，希望每个对你的服务都满意是不可能的。把“将用户满意度提高12%”作为企业目标更加符合实际情况。特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 R R相关的相关的(Relevant:)(Relev

12、ant:) 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性 T T有时间限制的有时间限制的(time-based)(time-based)特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 2.2.根据根据SMARTSMART原则制定的目标形式原则制定的目标形式根据SMART原则制定的目标符合下面的形式： 特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 在在“要干什么要干什么”一栏中，还可以使用其他一些一栏中，还可以使用其他一些词语来描述目标，它们是：词语来描述目标，它们是： 而应当尽量避免使用下面的一些词语，它们是：而应当尽量避免使用下面的一些词语，它们是：明明 白白知知 道道有效地有

13、效地成成 为为认识到认识到实实 现现合理的合理的精确地精确地特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 3.3.根据根据SMARTSMART原则对工作目标所做的评价原则对工作目标所做的评价 所制定的目标所制定的目标对目标进行的评价对目标进行的评价今年将行政费用降低20% 。今天是5月30日，6月3日是市场策划书交与客户的最后时间，策划部人员必须到时提交报告。小王，你这个月的目标就是要把公司的车辆管好。质检员的工作目标是定期检查生产情况。为了适应公司互联网业务的发展，人事部经理助理的目标是：6月10日之前，协助人事经理召开一次招聘会；面试应聘人员；制定出新部门的工作规范，并交公司行政会讨

14、论。 特征二特征二 符合符合SMARTSMART原则原则 （1 1）要点：不能太高或者太低。）要点：不能太高或者太低。（2 2）目标太高使下属感到自身的工作能力）目标太高使下属感到自身的工作能力根本不能达到，所以也没有信心去实现目标。根本不能达到，所以也没有信心去实现目标。 （3 3）目标太低就缺乏对下属的挑战性。）目标太低就缺乏对下属的挑战性。特征三特征三 具有挑战性具有挑战性 【本讲总结本讲总结】 很多目标从开始时就注定了不能实现。没有制定好目标的原很多目标从开始时就注定了不能实现。没有制定好目标的原因主要表现为五个方面：以为提出了目的就是确定了目标，不知因主要表现为五个方面：以为提出了目

15、的就是确定了目标，不知道目标是更为具体的行动步骤；认为定量目标可以制定，而定性道目标是更为具体的行动步骤；认为定量目标可以制定，而定性目标难以衡量或无法制定；目标很多，不知何者为重；不同的目目标难以衡量或无法制定；目标很多，不知何者为重；不同的目标之间存在冲突；不了解好目标的特征。好目标的特征表现为：标之间存在冲突；不了解好目标的特征。好目标的特征表现为：首先目标应与高层一致；二要符合首先目标应与高层一致；二要符合SMARTSMART原则；三要具有挑战性。原则；三要具有挑战性。 【心得体会心得体会】 练习: 请用SMART原理对您本月的工作目标进行重新审视! 设定一个好的目标，应该有以下七个步

16、骤。正确理解公司的整体目标第一步 制定符合SMART原则的目标第二步检验目标是否与上司的目标一致第三步列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应的解决方法 第四步列出实现目标所需要的技能和知识第五步列出为达成目标所需的合作对象和外部资源 第六步确定目标完成的日期，并对目标予以书面化 第七步设定目标的七个步骤设定目标的七个步骤检查目标是否与上司的目标一致 董事会战略目标总经理年度总目标部门经理部门目标员工个人目标设定目标的七个步骤设定目标的七个步骤确定目标完成的日期并对目标予以书面化 目标制定的关键之一就是确定其完成日期。在目标制定之后，还要用书面确定下来，这是目标管理规范化的一个表现。对目标加以书面化

17、以后，不会引起疑虑和争论，而且有利于目标检查和工作考核，此外，还便于目标的修订。目标书面化，一定要落实到专人专项，最好是让下属自己将最终确定的工作目标进行整理，做出两份正式的书面材料，一份留给自己，作为后续工作的参照；另一份交部门经理处，以此对员工的工作进行检查。 【自检自检】 对照以上所讲的设定目标的七个步骤，你认为你自己在制对照以上所讲的设定目标的七个步骤，你认为你自己在制定目标时，最少关注的是哪几个步骤？定目标时，最少关注的是哪几个步骤？设定目标的七个步骤设定目标的七个步骤要素要素内容内容餐厅经理的目标示例餐厅经理的目标示例目标管理五要素目标管理五要素设定目标的七个步骤设定目标的七个步骤

18、 第三篇时间管理的概念和误区 如果银行每天早晨向你的帐户拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少用多少，用途也没有任何规定。条件只有一个：用剩下的钱不能留到第二天用，也不能节约归自己，前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元，请问你如何用这笔钱？供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法取代无法取代无法失而复得无法失而复得时间的四项独特性：时间的四项独特性： 时间的过去、现在和未来时间的过去、现在和未来 单个时间和时间的过去、现在和未来单个时间和时间的过去、现在和未来时间的定义时间的定义 时间具有有形和无形的价值时间具有有形和无形的价值。时间对每个人都是平等的；

19、时间对每个人都是平等的；每个人都有相同的时间；每个人都有相同的时间；但时间在每个人手里价值却不同。但时间在每个人手里价值却不同。时间的价值时间的价值年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）1254839.374.920.0822254878.749.840.1632548118.1114.760.2542548157.4819.680.3352548196.8524.610.41【自检】你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值： 你的时间价值：每天_元每小时_元每分钟_元那么，人们该如何管理时间，让自己的时间增值，让

20、自己更有成就？时间的价值时间的价值时间的价值时间的价值生命条游戏生命条游戏90 100生生 10 20 30 40 50706080死死时间的价值时间的价值 “时间管理时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。便有效地完成既定目标。 时间管理的实质就时间管理的实质就是生命管理！是生命管理！时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效,即效果、效率、效能。效果，是确定的期待结果；效率，是用最小的代价或花费所获得的结果；效能，是用最小的代价或花费，获得最佳的期待结果。时间管理的定义与目的时间管理的定义与目的四代时间管理四代时间管理四

21、代时间管理四代时间管理第四代时间管理的要素与核心是：改变的是思想而不是行为，是一种思维改变的是思想而不是行为，是一种思维方式的变革。方式的变革。 这种时间管理强调的是一种人生的远景，而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来，所以它是一种改变，这种改变是一种思想的改变，而不是行为的改变，是一种思维方式的变革。 时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。赢得时间，就可以赢得一切。因为时间管理的关键就是事情的控制，所以能够

22、把事情控制得很好，就能够赢得时间四代时间管理四代时间管理时间管理误区时间管理误区忙、盲、茫 误区之一：工作缺乏计划误区之一：工作缺乏计划 时间管理五大误区时间管理五大误区工作缺乏计划工作缺乏计划 救火救火缺乏做事轻重缓急的顺序缺乏做事轻重缓急的顺序被动被动工作没有分类工作没有分类混乱混乱目标不明确目标不明确时间管理五大误区时间管理五大误区误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面：组织工作不当的主要体现在以下几个方面： * 职责权限不清，工作内容重复职责权限不清，工作内容重复 *“事必躬亲，亲力而为事必躬亲，亲力而为” *沟通不良沟通不良 *工作时断时续

23、工作时断时续 误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当 解解 决决 之之 道道首先，学会如何接受请托：首先，学会如何接受请托： 职务所系而责无旁贷的；职务所系而责无旁贷的；职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。 “明智地接受请托明智地接受请托”第一、第一、“拒绝拒绝”是一种是一种“量力量力”的表现。的表现。第二、拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。第二、拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 接受请托分析四问：这种请托是

24、属于我的职责范围内吗？对实接受请托分析四问：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？接受他，则需承担什么后果？ “成本成本效益分析效益分析” 其次，学会利用资源：其次，学会利用资源： 要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。时间管理五大误区时间管理五大误区误区之二：组织工作不当误区之二：组织工作不当时间管理五大误区时间管

25、理五大误区时间管理五大误区时间管理五大误区评分标准： 每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 误区三：时间控制不够误区三：时间控制不够 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井： 1、习惯拖延时间。、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的、泛滥的“会议病

26、会议病”困扰。困扰。时间管理五大误区时间管理五大误区误区三：时间控制不够 误区四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。因为杂乱是人为的。 “杂乱的办公桌显示杂乱的心思杂乱的办公桌显示杂乱的心思” 套用套用“帕金森定律帕金森定律”“工作将被扩展，以工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间便填满可供完成工作的时间”，我们也可以，我们也可以导出导出“文件堆积定律文件堆积定律”“文件的堆积将被文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。扩展，以便填满可供堆积的空间。” 时间管理五大误区时间管理五大误区误区五：进取意识不强 昨天是一张已被

27、注销的支票，昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票，明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。请善用它！今天则是随时可运用的现金。请善用它！时间管理五大误区时间管理五大误区第四篇 时间管理的基本准则1、明确目标、明确目标 2、有计划、有组织地进行工作、有计划、有组织地进行工作 3、分清工作的轻重缓急、分清工作的轻重缓急 4、合理地分配时间、合理地分配时间 5、与别人的时间取得协作、与别人的时间取得协作 6、制定规则、遵守纪律、制定规则、遵守纪律 时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则有效的时间管理请你列出假如没有明天，我此刻最想做的事。请你列出假如没有明天，我此

28、刻最想做的事。a.我要我要_。b.我要我要_。c.我要我要_。 要事第一要事第一原则之二：有计划、有组织地进行工作 把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面：五个方面： 1、将有联系的工作进行分类整理。、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。、为制定上述方案需要安排一个考虑

29、的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，有哪些是可以同时进些工作应该按什么次序进行，有哪些是可以同时进行的工作。行的工作。时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则原则二之有计划、有组织地进行工作计划实施的步骤如下：计划实施的步骤如下： 1、确立目标；、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径；、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式；、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月、将最佳途径转化成月/周周/日的工作事项；日的工作事项； 5、编排月、编排月/周周/日的工作次序并加以执行；日的工作

30、次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。行性。时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则时间管理的六项基本原则原则之三：分清工作的轻重缓急原则之三：分清工作的轻重缓急 请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ 1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然后再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事，然