采购管理制度细则

1、 经营管理中心项目采购管理制度细则第一章 总则第一条 为了加强 某某某（简称公司）项目采购（以下简称外采）管理，确保采购质量过关、价格合理、服务周到，规范采购流程。结合公司实际，制定本细则。第二条 本细则适用于公司本部及分公司的外采管理。第三条 外采管理遵循公开、公平、公正、科学、择优的原则，与供应商建立长期合作、互惠互利、共同发展的伙伴关系。第四条 外采范围：一、公司现有生产能力保证不了的产品；二、公司生产成本高于社会化生产成本；三、公司生产周期满足不了产品交货期。第二章 机构与职责第五条 公司采购部负责产品的外采实施和管理工作，主要职责是：(一) 组织制定产品外采管理规章制度；(二) 组织

2、对外采产品供应商进行管理；(三) 负责对外采业务的成本控制；(四) 组织签订采购合同、并跟踪合同执行情况；(五) 协调处理外采合同执行过程中的相关问题；(六) 负责外采产品质量和进度，业务完结后建立供应商考评记录；(七) 负责外采合同以及相关档案资料的管理。第六条 外采业务相关部门及主要职责是：结算部，主要职责：(一) 负责根据销售订单下请购单，并完成请购单的审批工作；(二) 负责产品外采进度监督工作,并配合采购部就采购中的问题与销售人员进行沟通。产品事业部（技术部门），主要职责：(一) 负责签订外采产品技术协议等相关技术文件，并做好采购评审及采购合同评审中技术评审部分；(二) 参与外采产品供

3、应商推荐、考察及评估工作；(三) 负责协调处理外采产品售后相关事宜。财务部，主要职责：(一) 负责接收采购部提供的外采发票入账；(二) 负责催要外采合同交印花税；(三) 负责根据采购部提交并已审批完成的付款单进行付款。第三章 外采产品供应商管理第7条 详细参看物资供应商管理实施细则。第四章 外采业务的成本控制第8条 控制采购成本对公司的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在利润的增加，以及企业竞争力的增强。公司采购成本控制应严格遵照以下三点执行：（一）一笔外采业务要向至少3家合格供应商询价，填写采购评审表（附件1），并附上各个厂家的书面报价，以供公司领导核实

4、。选取价格最低的一家采购。（二）采购部建立价格档案和价格评价体系，要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。对于主要材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格资讯，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新，价格评议一季度一次。对于重点项目的采购，应经过采购委员会开会评审后，才可进行采购。（三）公司本部及分公司的外采工作，价格均需经过本部采购管理组审核，不能超出预算。如果采购员报过来的最低价，经

5、过采购管理组核实，还能再降，则会对采购员实行考评扣分惩罚，详见采购部季度考核方案。第五章 采购合同的签订与执行第九条 经过前期定商定价环节，并且有公司与供应商双方签字盖章的技术协议或技术文件，可以签订采购合同。原则上要使用我公司审核过的合同模版（附件2）。第十条 如供货商有严格规定，必须由供货商来提供合同，则采购部须仔细阅读合同的每一项条款，并对其中的不合理、对我方不利的条款，与供货商协调更改。合同标的物型号、数量、供货期必须和结算部下的请购单保持一致。第十一条 所有采购合同均须经过采购评审流程后方可签订，采购合同评审表（附件3）上涉及的各部门评审人员需仔细阅读合同，慎重写下评审意见。若因评审

6、人员出差等情况，不能及时在采购合同评审表上签字的，则采购部至少留有该评审人员短信或邮件确认后，才能进行下一步评审。但事后，采购部必须及时找到该评审人员补签字。第十二条 通过评审，100万元以上的合同，法定代理人出须由公司总经理签字；100万元及以下金额的合同，法定代理人处可由采购部经理代理签字。合同盖章按行政部的用印流程走评审。第十三条 采购合同经供需双方（签字）盖章后生效。所有采购合同须保留供需双方（签字）盖红章的原件至少两份。如因急于排产等原因，可以先用合同传真件代替，开始执行，但事后必须及时催回合同原件。第十四条 合同生效后，督促供货商严格按照采购合同条款供货并提供服务。若在合同执行过程

7、中，如供货商无法保质、保量、保工期供货，则须有书面说明发至采购部，采购部须依照合同规定追究其违约责任，并与结算部沟通、协调善后事宜。第十五条 合同付款：对于签订合同的付款项目，严格按照合同付款条款进行付款。所有付款均需向财务部提交付款审批表、合同复印件、发票及验收单。有如下几点说明：(一) 支付预付款：依照合同中规定，因采购金额较大或者定货时间较长等原因，需在合同签订后支付占合同总额一定比例的预付款。这种情况在支付预付款时不需附验收单和发票，余款支付前应先取得全额发票。(二) 款到发货：由于产品的特殊性或是公司在外地的情况，供应商要求先款后货的，应在付款前取得全额发票。(三) 货到付款：合同中

8、规定，货到验收合格后付款的情况，验收合格后，凭经公司认可的验收单可申请付款。第十六条 公司本部与分公司定期（一季度一次）签订采购合同，合同签订范围为该季度分公司开具给公司本部并经公司本部入账的发票中的货物明细。第六章 建立供应商考评记录第十七条 每月进行一次供应商考评，公司本部及分公司采购部应组织相关人员对本月完成供货的所有供应商进行考评，填报供应商月度考核表（附件4）至北京本部供应商管理组，作为供应商管理的依据。第七章 合同、档案管理第十八条 公司档案是对业务分析、总结的第一手资料，档案管理是提高工作效率和工作质量的必要条件。采购部人员必须重视采购部档案的管理。第十九条 采购部档案范围：(一

9、) 文件材料：指和供应商之前收发的以公司名义出具、有公司负责人签字或盖章的文件。(二) 采购档案：是指全面系统记录反映采购活动的采购文件，包括请购单、采购询价单、供应商报价单、采购评审表、合同评审表、采购合同原件、验收单等档案资料。第二十条 归档要求：(一) 依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。 (二) 归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系，整理成卷。卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。案卷标题要简明确切，装订整齐结实。(三) 做好档案文件柜的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光

10、等工作，防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。(四) 执行完的采购合同，其相关档案资料转交有行政部保管，采购部不再留底。第十八条 档案借阅：(一) 采购部档案原则上只允许采购部人员查阅。其他部门查阅档案要经过采购部经理批准。采购部部门内人员查阅档案须经档案管理人员批准；(二) 查阅档案人员要爱护档案，不得圈画、涂改、增删、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失。 (三) 查阅档案原则上当日归还；摘抄和复制档案材料需经档案管理人员批准；档案原件原则上不得借出，特殊情况下需要借出，须经采购部经理批准，并应限期归还。 (四) 查阅档案人员要严格执行安全和保密制度，不得泄密。 附则第二十二条 本制度由

11、公司本部采购部负责解释。第二十三条 本细则自印发之日起执行。附件1：采购评审表项目名称：询价日期：项目负责人：采购负责人：询价情况序号名称规格型号厂家名称数量单价（元）复合价（元）总计（元）备注相关人员意见询价人： 签字：技术部门意见： 同意 不同意 其他 签字：供应商管理主管意见： 同意 不同意 其他 签字：采购部主管意见：同意 不同意 其他 签字：采购部经理批准：同意 不同意 其他 签字：附件2： （合同编号： ）买卖合同 买 受 人： 注册地址/住所： 法定 代表人： 组织机构代码： 出 卖 人： 注册地址/住所： 法定 代表人： 组织机构代码： 根据中华人民共和国合同法及相关法律法规，

12、本着平等互利、诚实信用、等价有偿的原则，买卖双方就签约事宜协商一致，订立本合同。第一条 合同标的物 标的物名称规格型号供货厂家计量 单位数量单价（元）金额（元）备注合计合计人民币金额（大写）：（此报价含17%增值税，含运费）第二条标的物的技术标准（包括质量要求）本合同项下标的物的技术标准主要按下列第（3）项执行，未提及部分按照第（1）项及第（2）执行，标的物应当符合国家有关环境保护的法律、法规和HSE（安全、健康、环保）要求。 1、按国家标准。   2、按行业标准。 3、按出卖人与最终用户及总包方签订的技术协议执行 。 4、质量保证期限从货物验收合格之日起一年。在保证期限内

13、，该批货物出现任何质量问题，出卖人应在接到买受人通知后的24小时负责处理缺陷或更换有损坏的部件。以上行为均为免费。此外，出卖人须赔偿买受人因此遭受的所有损失，包括预期可得利益。 5、买受人派员或委托第三方监造设备，并不替代或解除出卖人对产品质量的责任。第三条标的物的检验（验收）1、验收标准：依据本合同和技术协议中约定的相关标准验收。2、验收地点：买受人指定地点。3、如果未能就验收结果达成一致，将由买受人安排第三方检验，并有权向出卖人索赔。4、货物数量以交货地点接货人书面签收量为准。 第四条对标的物提出异议的时间和办法1、最终用户在验收期间和质量保证期间，如发现标的物的品种、型号、规格、质量不合

14、规定或约定，应妥善保管，并在七天内向出卖人提出书面异议；在此期间，买受人有权拒付不符合规定的货款。2、出卖人在接到最终用户的书面异议后，应在三天内负责处理，否则，即视为默认买受人提出的异议和处理意见。第五条标的物的交付1、标的物的交付单位：买受人指定交付单位。2、标的物的交付方法，按下列第（1）项执行：（1）出卖人送货。（2）出卖人代运。3、标的物的运输方式：公路运输。4、标的物的交付地点（履行地点）：买受人指定交付地点。5、标的物的交付时间或期限: 第六条标的物的包装标准和包装物的提供与回收1、包装标准：按照出卖人及国内公路和铁路运输标准包装，适合长途运输及多次搬运的坚固包装，并采取措施防止

15、设备受潮，生锈及震动等影响，足以保证设备安全抵达安装现场。由于包装方面采取不当的保护措施而引起的损坏和损失，均由出卖人负责。2、包装物由出卖人提供。出口货物应满足出口包装标准。3、包装费用由出卖人承担。4、包装物不回收。第七条 标的物款项的结算1、价款结算以双方实际验收签认的货物清单为依据。2、结算方式：货物到达现场，经现场验收合格并有现场签字的正式验收单后，买受人支付验收部分货款的90%。剩余10%为质保金，质保期结束后一个月内支付。3、出卖人应对其提供的帐户信息真实性、安全性、准确性负责。第八条标的物所有权的转移 本合同项下标的物所有权转移按下列第（2）项执行1、在交付时所有权由出卖人转移

16、至买受人。2、在买受人付清全部款项时所有权转移至买受人。第九条 标的物的风险分担本合同项下标的物毁损、灭失的风险自交付时起由买受人承担。第十条出卖人的违约责任1、出卖人不能按约定的数量交货的，除非是本合同条款第十二条所述的不可抗力引起的，买受人在出卖人同意支付违约金（可从货款中扣除）的条件下同意延迟交货，每延迟交货1日，支付迟交部分货款的1%作为违约金。违约金总额不超过迟交部分货物金额的10%。2、出卖人逾期交货的时间超过7日，买受人有权解除合同，并有权索赔相应损失，包括预期可得利益。3、出卖人所交标的物的品种、型号、规格、质量不符合合同约定的，按下列约定执行：（1）如果最终用户同意利用，双方

17、须重新商定价格，并签订书面合同作为本合同附件。（2）如果最终用户不同意利用，应当按照最终用户的要求，由出卖人负责修理、调换或退货，并承担修理、调换或退货而支付的实际费用，出卖人同时应当承担最终用户因此所受的全部损失。第十一条买受人的违约责任买受人逾期付款超过7日，出卖人可就逾期付款部分金额申请买受人偿付中国人民银行同期银行利息作为逾期付款的违约金。第十二条不可抗力1、不可抗力事件指合同当事人不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、水灾、雷击、雪灾等自然事件，政府行为以及战争、罢工等社会事件。2、由于不可抗力原因，使双方或任何一方不能履行合同义务时，应采取有效措施，尽量避免或减

18、少损失，将损失降低到最低程度。在不可抗力发生后二日内以书面形式通知对方，并在不可抗力事件结束后三日内向对方提供有效证明文件。3、因不可抗力致使合同无法按期履行或不能履行所造成的损失由双方各自承担。一方未尽通知义务或未采取措施避免、减少损失的，应就扩大的损失承担相应的赔偿责任。 第十三条管辖及争议解决方式1、本合同所涉标的物买卖行为适用中华人民共和国法律。2、有关本合同的解释或履行，当事人之间发生争议的，应由双方协商解决；双方在此约定，若协商解决不成，管辖法院为北京市海淀区人民法院。第十四条合同生效本合同经双方法定代表人或委托代理人签字并加盖合同专用章之日起生效。第十五条合同的变更、解除和终止1、本合同履行期内，当事人双方均不得随意变更或者解除合同。2、 确需变更或解除的，须由双方协商一致。3、发生下列情况之一时，一方可以解除本合同。（1）由于不可抗力或不可归责于双方的原因致使本合同的目的无法实现的；（2）另一方丧失实际履约能力的；（3）另一方严重违约致使不能实现合同目的的。4、变更或解除本合同均应采用书面形式。5、在本合同约定的有效期限届满、合同履行完毕或者双方一致同意终止时，本合同得以终止。第十六条保密条款有关本合同的协商、签订和本合同的所有内容，以及为履行本合同而知悉的对方的商业秘密，包括但不限于产品型号、规格、工艺、技术