第三讲组织设计与岗位分析附图表

1、第三讲 组织设计与工作分析附图表图3-1 职能结构流水线上的工人班组长生产线1班组长生产线2班组长生产线3班组长生产线4文档秘书研究小组工厂二工厂三工厂一销售队伍运输和接收生产质量保证销售总裁法律事务副总裁财务副总裁制造副总裁人事副总裁市场研究工程副总裁档案销售副总裁营销部门 工程部门 制造部门 财务部 人事部 法律事务部门产品结构总裁家用电器副总裁汽车零部件副总裁家庭用具副总裁公司财务副总裁法律事务副总裁公司行政副总裁家用电器事业部家庭用具事业部公司财务事业部法律事务事业部公司办公室人员汽车事业部销售汽车事业部工程汽车事业部制造汽车事业部人事 事业部结构：地区结构总裁北美区副总裁欧洲区副总裁

2、亚洲区副总裁南美区副总裁澳大利亚区副总裁顾客结构总裁军事合同副总裁消费产品副总裁政府合同副总裁企业合同副总裁财务服务副总裁图3-2 工作背景1、不同类型的工作内容信息1 报告关系：该工作在何处适合组织的层次系统。2 所受的监督：该工作受到多么密切的监督。3 判断：在确定该工作将要怎样加以完成时工人拥有多少斟酌自由。4 职权：在诸如雇佣，解雇，惩戒，预算制定和资本支出之类的事情上工人拥有多少职权。5 个人接触：工人所要接触的人员的类型以及接触的性质。6 工作条件：工作环境中导致不舒服或危险的因素。不舒服的因素包括诸如极端气温，通风不良和过度噪音存在之类的事情。危险包括诸如高处作业和接触有毒化学物

3、质之类的事情。7 生理要求：工作使生理上有所负担的侧面，如需要奔跑，攀援，爬行，长久站立，伸手，提举以及长久地用视力监督某个过程。个人要求：工作导致可能的压力侧面，如竞争性的需求，持续被打断，难对付的顾客，单调乏味，冲突性或模糊不清的工作责任以及需要超时工作。图3-3 工作分析访谈表职位名称： 所属部门： 间接主管： 直接主管： 主管部门： 工作地点： 监督者： 一、 职位设置的目的 二、 职责 按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性，或按发生频率高低列举所担负的工作任务（责任分为每日、一定时期内和偶尔担负三种类型）。1、 每日必做的工作（1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）

4、 完成该任务花费时间的百分比 2、 一定时期内必做的工作（周、月、季度）（1） （2） （3） （4） 完成该任务的时间的百分比 3、 偶尔要做的工作（1） （2） （3） （4） 完成该任务的时间的百分比 三、 教育要求 对于本职位的工作来说，一些教育与知识可以从学校获得，也可以通过自学在职培训或工作实践获得。请确定下列教育或知识中哪些是必要的，并在每条前面的打”标记。 任职者能够读写并理解基本的口头或书面的指令； 任职者能够理解并执行工作程序以及理解上下级的隶属关系，能够进行简单的数学运算和办公室设备的操作； 任职者能够理解并完成交给的任务，具备每分钟至少打50个汉字的。 具备本职位工作需

5、要的专业知识； 具备相近专业领域的一般知识； 具备商业管理与财政等方面的基础知识与技能； 具备商业管理与财政等方面的高级知识与技能； 其他方面的经验要求： 四、 经验本职位要求任职者具备哪些经验？请确定下列哪些经验是必需的。 只需要1个月的工作实习期或在职培训期； 只需要1个月3个月的工作实习期或在职培训期； 只需要4个月6个月的工作实习期或在职培训期； 只需要7个月12个月的工作实习期或在职培训期； 只需要1年3年的工作实习期或在职培训期； 只需要3年5年的工作实习期或在职培训期； 只需要5年8年的工作实习期或在职培训期； 需要8年以上的工作实习期或在职培训期；其他方面的经验要求： 五、 担

6、负的管理职责 任职者担负的管理责任1、 工作指导 2、 布置工作 3、 检查工作 4、 制定计划 5、 目标管理 6、 协调活动 7、 解决雇员问题 8、 评价下属 9、完成每项工作的时间的百分比 任职者直接管理的职工人数 六、 工作关系 本职位的工作者有哪些联系？在描述这些联系时，要考虑这些联系是怎样建立的？在部门内部还是部门外部？联系次数是否频繁？联系中包括信息搜集判断，还是仅仅作为一种服务形式？哪些联系对部门有用？这时的联系对象包括本部门与外部的所有人员。 七、 本职位所受到的监督与管理 本职位需要接受哪些监督和管理？接受的程度如何？请对下列情况加以确定并在每条前面的横线上打”标记。 直

7、接性。任职者的工作简单重复进行，工作处于明确、具体的指导下，基本上每天都接受指导。 严密性。任职者要求按程序工作，接受上级部门任务安排。 一般性。任职者可以有计划地安排自己的工作，但需要不定期地与上级商讨例外的、复杂的问题。 有限性。任职者在一定目标与指导下计划自己一定时期（每月）内的工作。 宏观指导。任职者可以独立地计划和实施自己的主要工作，只需要在目标方向上与主管者要求保持一致。 自主性。任职者可以自主地确定工作目标，绩效标准只需与他人协商即可，不需要征得上级同意。八、 决策责任 任职者独立决策的权限与范围有多大？他做出的决定是否要由他人审核？如果要，就由谁审核？ 九、 十、 错误分析1、

8、最易犯的错误有哪些？举例说明，并指出是操作上的还是观念上的或两者皆有。 2、这些错误多长时间才能被发现？谁能发现？常在哪些工作环节上被发现？ 3、纠正这些错误存在哪些障碍？在纠正错误过程中可能出现什么枝节问题？ 十一、 数据保密 任职者是否要对一些数据加以保密？保密的程度如何？保密对公司的利益有无影响？请对下列情况予以确定，并在第五笔桥前面的横线上以”标记。 不保密。工作中没有任何数据需要保密。 有上点保密。偶尔有些数据需要保密。 一般保密。一般情况下还需要保密，泄密将对公司有副作用。 绝大部分保密。绝大部分工作都需要保密，泄密将对公司有重大影响。 完全保密。稍加泄露，便会有损公司的名声和地位

9、。十二、 工作条件描述工作顺利进行时必需的生理条件、物理条件，如任职者工作期间站、走、负荷的时间各是多少等。 十三、 心理要求 为了使工作顺利进行，说明对任职者在心理方面有哪些要求。 十四、 列出工作中所使用的机器或设备设备名称 一直使用 经常使用 偶尔使用 十五、 附加说明 本职位还有哪些方面需要补充说明？请列出。 图3-4 写实性工作日记机构名称：办公室 职位：办公室主任编制：3人，主任1 人、打字员1 人、办事员1人花费时间/（分）工作活动内容任务完成量备注开始延续8:005打电话到销售科1次8:052接电话1次8:074帮办事员登记材料2份8:114帮办事员校对5页8:154准备广告材

10、料1页8:191接张厂长电话1次8:201接李厂长电话，要一信件1次8:216和办事员 商议工作1次8:275找李厂长要的信1次8:325安排当天的工作1次8:373找王科长1次8:404找肖工程师1次8:441送李厂长所要的信1次8:452为张厂长打文件1次8:4713同张厂长商量，布置简报1次9:002开始复印李厂长的材料0次9:0210把张厂长的材料归档3次9:124继续复印材料0次9:165同李厂长商议工作1次9:212给办事员布置复印任务1次9:239继续复印2次9:328分发信件5次9:4015继续复印2次9:5510整理档案材料4次10:0511印完复印材料200份10:162将

11、复印材料交办事员装订1次10:189打电话与协作厂联系1次10:272接张厂长电话1次10:293迎接参观者，并将其送到张厂长处2人10:322打电话到车间1次10:34略说明：这是一个小厂办公室主任的工作写实片断。写实性工作日记汇总表（上表续表）事件类别花费时间（分）发生次数打字、复印、装订等415电话228寻找档案等285接受指令等 182发出指令和计划134处理来信、文件81帮办事员工作82找人72写材料41迎接参观者31总计15231图3-5 封闭式工作分析调查问卷姓名职称现任职务（工作）工龄性别部门直接上级进入公司时间年龄学历月平均收入从事本工作时间工作的时间要求1. 正常的工作时间

12、每日（ ）时到（ ）时结束。2. 每日午休时间为（ ）小时，（ %）可以保证。3. 每周平均加班时间为（ ）小时。4. 实际上下班时间是否随业务情况经常发生变化（总是，有时是，偶尔是，否）。5. 所从事的工作是否忙闲不均（是，否）。6. 若忙闲不均，最常发生在哪段时间（ ）。7. 每周外出时间占正常工作时间的（ %）。8. 外地出差情况每月平均几次（ ），每次平均需要（ ）天。9. 本地外出情况平均每周（ ）次，每次平均需要（ ）天。10. 外地出差时所使用的交通工具按使用频率排序：11. 本地外出时所使用的交通工具按使用频率排序：12. 其他需要补充的问题：工作目标主要目标：1、2、3、其他

13、目标：1、2、3、工作概要用简练的语言描述一下您所从事的工作；工作活动程序名称程序依据工作活动内容名称结果占全部工作时间的百分比（）权限承办需报审全权负责失误的影响经济损失1、2、3、说明：1 2 3 4 5 轻 较轻 一般 较重 重公司形象损害1、2、3、经营管理损害1、2、3、其他损害（请注明）1、2、若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况？1、 不影响其他人工作的正常进行。2、 只影响本部门内少数人。3、 影响整个部门。4、 影响其他几个部门。5、 影响整个公司。说明：如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次把编号填写在下面括号中。（ ）内部接触1、 在工作中不与其他人接触。 （ ）2、

14、 只与本部门内几个同事接触。 （ ）3、 需要与其他部门的人员接触。 （ ）4、 需要与其他部门的部分领导接触。 （ ）5、 需要同所有部门的领导接触。 （ ）将频繁程度等级填入左边括号中。偶尔 经常 非常频繁 1 2 3 4 5外部接触1、不与本公司以外的人员接触。 （ ）2、与其他公司的人员接触。 （ ）3、与其他公司的人员和政府机构接触。 （ ）4、与其他公司、政府机构、外商接触。 （ ）将频繁程度等级填入左边括号中。偶尔 经常 非常频繁 1 2 3 4 5监督1、直接和间接监督的人员数量。（ ）2、被监督的管理人员数量。（ ）3、直接监督人员的层次：一般职工、基层领导、中层领导、高层领

15、导。（ ）1、 只对自己负责。2、 对职工有监督指导的责任。3、 对职工有分配工作、监督指导的责任。4、 对职工有分配工作、监督指导和考核的责任。工作的基本特征1、 不需对自己的工作结果负责。2、 仅对自己的工作结果负责。3、 对整个部门负责。4、 对自己的部门和相关部门负责。5、 对整个公司负责。1、 在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人。2、 在工作中时常做一些的决定，对有关人员有些影响。3、 在工作中时常做一些的决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门。4、 在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响。5、 在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响。1、 有关工作

16、的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请示上级解决，工作结果须报上级审核。2、 分配工作时上级仅提示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间3、 接请示上级，工作结果仅由上级大概审核。4、 分配任务时上级只说明要达到的任务或目标，工作的方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核。在工作中您所接触到的信息经常是：1、 原始的、未经加工处理的信息。2、 经过初步加工的信息。3、 经过高度综合的信息。说明：如出现多种情况，请按”经常”的程度由高到低依次填写在下面括号中。（ ）在您做决定时一般依据以下哪种资料：1、 事实资料。2、 事实资料和背景资料。3、 事实资料、背景资料

17、和模糊的相关资料。4、 事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料。说明：如出现多种情况，请按”依据”的程度由高到低依次填写在下面括号中。（ ）在工作中，您需要做计划的程度：1、 在工作中无需做计划。2、 在工作中需要做一些小的计划。3、 在工作中需要部门计划。4、 在工作中需要做公司整体计划。说明：如出现多种情况，请按”做计划”的程度由高到低依次填写在下面括号中。（ ）在您的工作中接触资料的公开性程度：1、 在工作中所接触的资料均属公开性资料。2、 在工作中所接触的资料属于不可向外公开的资料。3、 工作中接触的资料属于机密资料。4、 在工作中所接触的资料属于公司高度机密，仅对

18、少数高层领导公开。说明：如出现多种情况，请按”公开性”的程度由高到低依次填写在下面括号中。（ ）您在工作中所使用的资料属于哪几种，使用的比例约为多少？1、 语文的 （ ） 2、 符号的 （ ）3、 文字的 （ ）4、 形象的 （ ）5、 行为的 （ ）工作压力1、 在每天工作中是否经常要迅速做出决定？没有 很少 偶尔 许多 非常频繁2、 您手头的工作是否经常被打断？ 没有 很少 偶尔 许多 非常频繁3、 您的工作是否经常需要注意细节？没有 很少 偶尔 许多 非常频繁4、 您所处理的各项任务彼此是否相关？完全不相关 大部分不相关 一半相关 大部分相关 完全相关5、 工作中是否要求高度精力集中，如

19、果是，占工作总时间的比重大约是多少？20 40 60 80 1006、在您的工作中是否需要运用不同方面的专业知识和技能？否 很 有一些 较多 非常多7、在工作中是否存在一些令人不愉快、不舒服的感觉（非人为的）？ 没有 有一点 能明显感觉到 较多 非常多8、在工作中是否需要灵活地处理问题？不需要 很少 有时 较多 非常多9、您的工作是否需要创造性？不需要 很少 有时 较多 非常多10、您在履行工作职责进是否有与职工切生冲突的可能？否 很可能任职资格要求1、您常起草或撰写的文件资料有哪些？等级频率（1） 通知、便条、备忘录（2） 简报（3） 信函（4） 汇报文件或报告（5） 总结（6） 公司文件（

20、7） 研究报告（8） 合同或法律文件（9） 其他说明：1 2 3 4 5 极少 偶尔 不太经常 经常 非常经常2、您常用的数学知识等级频率(1) 整数加减(2) 四则运算(3) 乘方、开方、指数(4) 计算机程序(5) 其他1 2 3 4 5 极少 偶尔 不太经常 经常 非常经常3、学历要求初中 高中 职业高中 大学专科 大学本科 硕士 博士4、为顺利履行工作职责，应进行哪些方面的培训？需要多少时间？培训科目培训内容最低培训时间（月）5、一个刚刚开始的人，要多长时间才能基本胜任您所从事的工作？6、为了顺利履行您所从事的工作，需具备哪些方面的工作经历？约多少年？工作经历要求最低时间要求7、在工作

21、中您觉得最困难的事情是什么？您通常是怎样处理的？困难的事情：处理方法：8、您所从事的工作有何体力方面的要求？1 2 3 4 5 轻 较轻 一般 较重 重9其他能力要求等级需求程度1. 领导能力2. 指导能力3. 激励能力4. 授权能力5. 创新能力6. 计划能力7. 资源分配能力8. 管理技能9. 组织人事能力10. 时间管理能力11. 人际关系能力12. 协调能力13. 群体能力14. 谈判能力15. 冲突管理能力16. 说服能力17. 公关能力18. 表达能力19. 公关写作能力20. 倾听敏感能力说明：1 2 3 4 5 低 较低 一般 较高 高21. 信息管理能力22. 分析能力23.

22、 判断、决策能力24. 实施能力25. 其他10请您详细填写从事工作所需的各种知识和要求程度知识内容等级需求程度如：计算机知识4说明：1 2 3 4 5 低 较低 一般 较高 高考核对于所从事的工作，你认为应从哪些角度进行考核？基本标准是什么？考核角度考核基本标准建议您认为您从事的工作有哪些不合理的地方？应如何改善？不合理处改进建议备注您还有哪些需要说明的问题？直接上级确认符合事实后，签字：（如不符合，请说明并更正）谢谢您的合作！ 图3-6 职务说明书之一编写举例(美国) 工作说明书样本数据处理操作监督员工作名称可敬和法律条款免除工作地位012、168工作代码1993年3月3日日期奥林匹亚有限

23、公司中心办公室企业/分支机构阿瑟奥肯工作说明书编写人数据处理系统部部门/事业部加尼塔曼特哥莫工作说明书认可者12 736等/级 薪点信息系统经理直接主管工作名称工作综述指导所有的数据处理、进行数据控制以及按要求进行数据准备工作职责1、接受广泛的指导（a） 独立操作（b） 按照每周、每月或每季度的日程向信息系统经理报告自己的活动2、甄选、培训以及报导下属人员（a） 在工作群体成员中培育合作与相互理解的精神（b） 确保工作群体中的成员在某些功能，以及机器、设备、系统、程序、数据处理的管理和方法等方面得到特殊训练（c） 对于生产方法的使用者进行培训，包括教育、说明、建议等，并指导与数据处理有关的有效

24、信息的交流3、阅读分析各种指导材料和培训信息（a） 用最新的观念和思想来适应企业不断变化的要求（b） 根据组织的需要和要求来帮助设计或修改手册、程序、说明书等（c） 在说明书的准备以及与支持性硬件和软件的相关评价中提供帮助5、 对于5个7个下属人员的工作安排进行计划、指导和控制，同信息系统的其他管理人员、技术人员以及其他需要数据的部门管理人员协同工作6、（a） 接受、解释、开发和发布从非常简单到非常复杂且极具技术性的指导命令（b） 制定并完成部门年度预算计划5、同代表着各个单位和组织的人进行接触和信息交流（a） 通过口头或书面的批示和备忘录，同相关的各方进行个人间或非个人间的信息交流（b） 参

25、加当地数据处理领域的专业组织的会议图3-7 职务说明书之二某公司秘书职务说明书编码：140020岗位名称：中级文书一、 职责总述：在一般监督之下，完成文书工作。包括准备各类数据资料，并编辑、汇总、分类；草拟各种报告、请示、文件、通知、公告、工作总结，速记会议发言等。二、 工作时间：一般在正常工作时间内完成，无须加班加点。三、 资格条件：1、 学历：至少应高中毕业，中专毕业更为理想。2、 打字：至少担任低一级岗位工作三年以上。3、 熟练：具有较好的工作熟练程度，如打字每分钟至少45字，55字80字最为理想。四、 考核项目：1、 校对稿件：每分钟至少40字，超过60字最为理想。2、 打字：每分钟至

26、少45字，超过55字最为理想。3、 速记：每分钟至少100字，超过120字最为理想。4、 专门知识：秘书学、速记方法、公文写作等。5、 写作：行文格式规范，语言通顺简洁，内容充实，结构严谨。6、 心理测验：考察情绪稳定性、接受外界讯号灵敏性。五、 本岗位后备来源：1、 初级文书（企业现任）。2、 担任过此类工作且正在自学深造的人员。3、 从专业学校招收。4、 从社会招聘符合条件的人员。六、 健康状况：良好，身高1.60m以上，身体健康，五官端正。七、 性别和年龄要求：男女均可，一般应在30岁以下。八、 工作条件：办公室内完成工作任务。九、 其他补充事项：符合上述条件的残疾人，如有跛足而具备其他

27、各种资格条件的人也可聘用。备注图3-8 工作说明书之三职位名称词典中关于“人事经理”的描述166.117018 人事经理（专业人员） 替换名称：人力资源经理 制定、执行与人事活动相关的各方面政策。为填补职位空缺而进行雇员招募、面谈、甄选等到活动。计划和实施新雇员的上岗引导工作，培养他们对于公司目标的积极态度。对于保险范围、退休金，以及人事变动如雇用、晋升、流动、解雇等情况做好记录。进行事故调查并准备向承担保险业务的公司所递交的报告。在劳动力市场上展开工资调查，确定竞争性市场工资率。制定人事活动的经费预算。与工会的工厂代表以及企业的主管人员会面以解决纠纷。就雇员离职的原因填写雇员离职说明，并在雇

28、员离职前与其进行面谈，以确定雇员离职的真正原因是什么。就降低缺勤率和流动率的措施撰定报告、提出建议。在与人事有关的听证会和调查中充任公司代表。同对雇员提供服务（如餐饮、交通、搬家服务等）的外部单位订立合同。用计算机终端准备人事活动的经费预算。负责求职者的手册分发和测试的管理。监督事务性工作人员。记录被雇用雇员的特征，以准备向政府报告。同工会的业务代表进行集体合同的谈判图3-9 工作说明书之四职称职系工资等级工资水平定员所属部门分析日分析人工作描述工作执行人员的资格条件工作概要自行工作的条件需求程序智力条件基础知识工作时间1、正常班（实际劳动时间 小时）2、早到（约 分）3、加班（约 小时/周）

29、4、轮班（ ）作业知识规划能力注意力判断能力语文能力工作姿势1、坐（ ） 2、立（ ）3、走动（ ） 4、蹲弯腰（ ）领导能力控制能力工作程序及方法1、 （）2、 （）3、 （）4、 （）身体条件体力运动能力手眼配合能力效应工作环境分数程序身体疲劳程度温度精神疲劳程度湿度熟练期粉尘经验同类工作年异味相关工作年污秽123年噪声年危险性年使用设备：备注：图3-10 IBM销售工程师职务说明书一、基本资料 资料编号：0031、职务名称：销售工程师2、直接上级：客户总监3、所属部门：客户中心 4、工资等级：B职系四等5、工资水平：6、分析日期：99。47、辖员人数：8、定员人数：1人9、工作性质：业务人员10、分析人员：11、批准人：二、工作内容1、工作概要负责客户中心IBM产品的销售2、职务说明（逐项说明工作任务、职责、权限、时间消耗）编号工作内容及职责权限耗时（%）1与市场部共同组织IBM产品市场策划。协助2开发有IBM产品需求的用户：电话联系、演示、安装试用软件。负责3对有IBM产品需求的用户进行跟踪。负责4做好工作日记和客户档案。执行5为普通用户制作方案说明书和价格。负责6协同技术中心工程师为特殊需求用户制作方案说明书及报价。协助7处理顾客的售后服务、技术支持事宜。对不能解