重要单证管理流程手册

1、重要单证管理流程 -（讨论稿）编而入：段仪入：版本：生效日期：此手册仅供太保使用和参考，未经太保授权和许可,不得外心目录第一部分概述1 定义与范围2 职能说明3 重要单证管理运作分类第二部分业务流程1 设计和印刷1.1 流程图1.2 管理方法1.3 流程描述2 分发领用2.1 流程图2.2 管理方法2.3 流程描述3 单证核销3.1 流程图3.2 管理方法3.3 流程描述4 盘点,青查4.1 流程图4.2 管理方法4.3 流程描述5 单证退库5.1 流程图5.2 管理方法5.3 流程描述第三部分 附件附件1内部制度索引附件2新增单据索引附件3内部管理报告附件4主要业绩考核指标样本汇总第一部分概

2、述1定义与范围定义本手册中的重要单证（或称有价单证）是指保险公司办理各项保险业务所使用的印有公司名称、编有顺序 号码，一经签发即承担经济责任、产生法律效力或以 此作为收款书面依据的有关凭证，是收取保险资金及 履行保险责任的法律依据。 重要单证按是否签发可分为空白单证及签约单证。通 过核保或收款，空白单证一经保险公司签发即成为签 约单证。本流程管理重点在于重要空白单证。重要空白单证可分为契约单证（定额保单、非定额保 单）及收款单证（保险费收据及保险业专用发票）：-定额保单，指事先确定保险费及保险金额、保险 期限在一年以内（含一年），主要用于承保运输 险、摩托车/拖拉机责任险、个人意外险业务及个

3、人健康险业务的保险契约单证，可由保险公司或 其授权代理人签发；- 非定额保单，指需逐项填列保险事项的保险契约 单证，一般由保险公司签发；- 保险费收据，指公司及其代理人在承保业务时向 投保人或被保险人收取保险资金时出具的暂收款 凭证，可分为个人业务暂收款收据及保险费暂收 费收据二类：个人业务暂收款收据由营销人员在收取个人 业务首期保费时使用，或在收取个人续期业 务保费时由公司收费人员使用；,保险费暂收款收据可根据实际需要，经公司 业务管理审核同意，授权中介代理机构签 发，在其加盖印章后，可作临时收款证明之 用，时效为签发后的一个月。- 保险业专用发票，指公司在保险合同生效后出具 的、套印税务部

4、门税收监制章的保费收款凭证， 作为投保人付款列帐依据。范围本重要单证管理流程手册所指重要单证分为：空白保单 定额保单保险费收据保险业专用发票（包括电脑版和手工版）批单等重要单证管理主要包括以下几方面的内容：设计和印刷分发领用单证核销盘点清查单证退库财务管理政策重要单证的财务管理政策：归口管理、分级负责、职责 分工、限量领用、使用核销、定期盘查。2职能说明共同职责单证管理、 业务管理、 业务拓展和 共享服务一 财务中心所有相关人 员严格遵守有关单证管理的法律法规，以及公司内 部控制的相关规章制度；确保重要保险单证在流转过程中的时效性、安全 性和完整性。特殊职责总公司单证管理负责人负责重要保险单证

5、管理办法的制定、修订及解释；负责各类重要保险单证样张设计和修改，及使用 规则的制定，审核单证编码规则；审核或审批各类重要空白单证印制；审定各级分支公司的重要空白单证的库存限额； 协同各级业务管理部门、稽核部门不定期对重要 保险单证的使用和管理情况进行检查。单证管理员根据业务管理部门或分公司单证管理部门提出的 重要空白单证请印要求、请印计划，在规定的时 限内负责联系有关印刷事宜；制订重要保险单证编码规则、代码编制及维护； 对重要单证进行分类和编号，制定重要单证分类 目录，建立和维护定额保单样张库；负责对分公司重要空白单证发放或印制数量的审 核，以及单证调拨和运送分发；定期汇总各分公司上报的实物盘

6、点表，督促各级 公司定期进行单证清查；定期编制各类单证管理报告。分公司单证 管理单证管理员负责核定本级单证使用部门和辖属分支机构各类 重要保险单证的库存限额；负责全辖重要空白单证的申领及中印计划编制， 单证入库，向本及单证使用部门和辖属分支机构 发放重要保险单证；对发现有重要空白单证被盗、遗失等情况，及时 向上级管理部门报告，并采取在媒体上声明作废等有效措施；督管各级单证使用部门对领用未核销单证的催 收、催销。中心支/支公 司单证管理单证管理员中心支公司单证管理员负责向上级分公司单证管 理部门申领重要保险单证，并下发至辖属支公 司；制定本级单位各使用人员（主要为出单员、业务 员）领用重要空白单

7、证的最高限额；根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确 认，并按要求编制重要保险单证核销报表； 及时督促使用人员收回、核销领用未核销单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装 订，并定期做好归档和移交工作。各级公司单 证管理库（一般由行 政办公室负 责）仓库管理员设置专门仓库，并由专人负责保管重要空白单 证，定期盘点库存，并汇总盘点表，做好差异分 析；单证退库时，做好单证的清理核对。集团/区域共 服服务一财 务中心财务编制全辖保险业专用发票中印计划；商洽当地省级税务主管机关，印制专用发票； 按规定办理单证领用手续，妥善保管所领用的保 险业专用发票，按规定开具使用保险业专用发 票；配合单

8、证管理员，做好单证核销工作；按规定将已使用的保险费专用发票和收据存根联 装订成册，整理归档；保管好发票存根，按时与主管税务机关进行核 销。'各级单证使 用部门业务管理内 勤专人、专柜保管本部门的重要空白单证，并定期 进行盘点；制定本部门各使用人员（主要为出单员、业务员）领用重要空白单证的最高限额；根据单证系统核销记录核对单证实物，作核销确 认，并按要求编制重要保险单证核销报表；手工核销系统无法自动核销的重要保险单证； 按要求对各类重要保险单证留存联进行整理装 订，并定期做好归档和移交工作。业务员按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要 空白单证；配合单证管理员，做好单证核销工作，在规

9、定的 期限内，上父临时收据、支票暂收单；及时将保单和保险费专用发票或收据交给投保人 或被保险人；负责监督保险兼业代理人的单证管理，及时上缴 核销、定期盘点清查。出单员按规定办理单证领用手续，保管好所领用的重要 空白单证；配合单证管理员，做好单证核销工作。稽核稽核人员负责监督各级使用部门单证印制、管理、使用环 节的工作秩序和工作职责的执行情况；定期和不定期地对各分支机构重要保险单证的库 存管理、使用及销号管理情况进行检查和监督， 对存在的问题应及时查处并提出整改意见； 在业务员劳动合同和保险兼业代理合同终止时， 清查并收回领用未核销单证，并出具相关意见。控制程序具体工作单证设计独立复核文件设计和

10、记录资料管理和接触控制 职责分工交付印刷独立复核文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工单证领库独立复核文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工单证系统单证分库独立复核文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工单证系统单证领用独立复核文件设计和记录资料管理和接触控制职责分工单证系统3重要单证管理运作分类重要单证管理的运作可分为：运作分类控制环境经 组 权 监 内 人织限控立口*管理的观念、方法和风格结构和责任分配方法审计政策和实务控制环境运作分类具体工作控制程序实物核销装订归档报表核算催销领用盘点库存盘点独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 文件设计和 记录

11、资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 会计系统独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统分公司间调拨单证退单清库销毁独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统独立复核 文件设计和 记录资料管理和 接触控制 职责分工 单证系统第二部分业务流程1设计和印刷1.1 流程图其它重要保险单证部分条款、格式不适用保险业专

12、用发票入库1.2 管理方法管理原则符合有关保险法规和监督管理部门的要求单证的设计要求规格统一，遵循“统一规范，要素齐 全，清晰明了，简单实用”的原则，同时要准确、美 观、利于保存，体现公司形象重要空白单证原则上由总公司集中印制，分公司需修改 样张、自行印制的必须报总公司审批备案使用部门不得将未经批准、自行设计的保险单证投入使 用管理职能单证管理、业务管理、电脑部、共享服务一财务中心管理文件设计和印刷流程中包括以下文件：发票印刷申请审 批表印刷四分管财务区域共享服 务一财务中 心经理现有格式5-1-1单证印刷申请表印刷四总公司单证 管理员部门负责人现有格式5-1-21.3流程描述样张设计.保险业

13、专用发票-由区域共享服务一财务中心财务 与省级税务主管机关协商，按照 发票管理办法的要求今 设计其它重要空白单证-总公司业务管理负责人设计、修 改保单、批单、保险证及总公司 指定险种的肩关单证（除保监会 监制的单证以外）的保险条款、 单证格式、联次及使用颜色、用 途、项目等，同时对分公司可作 调整修改的内容作详细规定中5.1-1区域共享服 务一财务中 心财务、总 公司业务管 理负责人1样张修改一各地分公司若根据实际业务开展 情况，需要设计和修改单证的， 必须以工作联系函方式报总公司 业务管理申请批准分公司业务管理负责人负责对单 证样张进行部分修改，可修改项 目在总公司制订的相应单证使用 规定的

14、调整修改范围之内若分公司因业务紧急需要对部分 单证内容作临时修改的，在总公 司单证使用规定范围内，可先修 改印制，再报备总公司审核中分公司业务 管理负责人 审批保险业专用发票-由区域共享服务一财务中心财务 将样张商洽当地省级税务局，经 当地税务部门确认后，即可申请 印制其它重要空白单证-新险种的单证样本由总公司单证 管理、业务管理会同法律事务部 等部门对单证样张设计的合规性 进行审批-分公司上报的单证格式修改稿由 总公司业务管理负责人进行审批高区域共享服 务一财务中 心财务、总 公司单证管 理负责人格式确认一保险业专用发票- 财务中心获得税务机关的书面审 核意见，确认发票格式，并上报 备案其它

15、重要空白单证- 总公司业务管理负责人将设计好 的单证样张交由电脑部进行单证 格式确认- 电脑部编写打印程序- 格式确认后将所有单证设计的材 料交总公司单证管理员编制代码低区域共享服 务一财务中 心财务、总 公司电脑部 负责人根据重要保险单证代码编制办 法，由总公司单证管理员编制重 要单证代码，并负责代码维护 编码规则应充分考虑单证种类、 险种、使用单位、版本号等因素 分公司修改重要单证的，须报总 公司批复，并根据修改的情况， 由总公司单证管理员设置相应的中 总公司单证管理员单证代码印刷申请单证管理系统中设置预警功能 根据各类重要单证的使用情况、 库存情况、印刷前置时间等因 素，在单证库存达到设

16、定的安全 库存量时，系统及时提示单证管 理员进行单证印刷申请#保险业专用发票中心支/支公司财务根据业务需 求填写发票印制申请审批表，向 主管地方税务机关办理审批手 续，并将经批准的发票印制申请 审批表上报区域共享服务一财务 中心备案其它重要空白单证单证管理系统根据历史调拨记 录、实际的库存和预测的各分公 司申请调拨情况计算所需空白单 证的数量#-总公司单证管理员填写单证印刷申请单并签字、注明申请日期、类别、单证编码、单证名称、数量、使用部门名称、备注，其中“备注”栏指标准格式内容以外 的特殊内容分公司因特殊情况需自行印制重5.1-2区域共享服 务一财务中 心财务、总 公司单证管 理员发票印制申

17、请 审批表单证印刷申请rJ要空白单证的，必须将需印制的 单证种类、代码、数量、申请理 由，以及所指定的印刷厂情况， 经公司分管总经理签字同意，上 报总公司单证管理负责人审批1申印计划一保险业专用发票-区域共享服务一财务中心财务根 据分支机构上报的中印发票种类 及数量，编制全辖发票中印计 戈上报当地主管税务机关低区域共享服 务一财务中 心财务 审核总公司单证管理员接收分公司上 报的印刷申请，通过单证管理系 统，核定其现有库存量、中印数 量、印刷单位情况等经审核通过的，总公司单证管理 员分配相应的单证编号范围，并 在单证管理系统中作设定#中总公司单证 管理员1 审批保险业专用发票- 区域共享服务一

18、财务中心财务将 全辖发票中印计划及各机构的 发 票印制申请审批表报省、直辖市 地方税务局批印- 税务局的审批意见反馈给区域共 服服务一财务中心财务其它重要空白单证- 经总公司单证管理员核定现有库 存数量、使用情况等，由单证管 理负责人批准高区域共享服 务一财务中 心财务、总 公司单证管 理负责人1 印刷 一保险业专用发票- 由各地税务主管机关负责印制， 各级公司到本级的税务机关领取其它重要空白单证- 总公司单证管理部门统一组织印 刷重要空白单证- 分公司自印单证经审批的，由分 公司单证管理员负责组织印刷中各省级税务 主管机关、 总公司/分公 司单证管理 员中区域共享服务一财务中 心财务、总 公

19、司/分公司 单证仓库管 理员保险业专用发票-各分支机构财务指定专人与单证 管理员共同从当地税务局领取保 险业专用发票- 领取时清点数量并做好与税务局 的交接工作其它重要空白单证- 总公司/分公司单证管理员接收 印刷厂印制好的重要空白单证， 办理交接付款手续，签收到货单 并填写入库单- 分公司自印单证的，应将印刷厂 的发票复印件交至总公司作为印 刷申请证明文件备案单证仓库管理员收到印刷单证 后，进行初始入库，核对印制的 单证编号是否在单证管理系统的 授权编号（）范围内，若是则可 以办理入库手续，单证管理系统 提示当前库存，若否则不得入 库，并核实差异原因具体入库手续参见入库2分发领用2.1 流程

20、图设定库存限额领库申请审核运送审批本级复核否（临时例外情况除外）设定库存限额领库申请审核否（临时例外 情况除外）出库领用申请领用申请审核审核办理领发办理领发系统记录一2.2 管理方法管理原则总公司重要空白保险单证的发放按分级管理原则办理， 即：总公司负责向分公司发放，中心支公司和支公司、 营销服务部按实际需要向分公司领用。严格按照“定量控制、差额领用”的单证管理原则，制 定各级机构各类重要空白单证的库存限额。单证管理员不得监管与重要单证相关的业务或财务专用早。严禁在重要空白单证上预先加盖业务或财务专用章。管理职能管理文件单证管理、业务管理、业务拓展、共享服务一财务中心分发领用流程中包括以下文件

21、：重要空白单证 领库朝#单领库朝#分公司单证 管理员本级管理层现有格式5-2-1保险业专用发 票入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-2重要空白单证 验收入库单入库单证管理员部门负责人现有格式5-2-3重要空白单证 实物保管卡入库仓库管理员部门负责人现有格式5-2-4重要空白单证领用单领用申请领用人支公司单证 管理员现有格式5-2-5保险业专用发 票领用单领用申请领用人支公司单证 管理员现有格式5-2-62.3 流程描述总公司单证管理员根据各分公司 单证使用、业务开展、单证管理 等情况的历史记录，制定各分公 司重要空白单证库的最高库存限 额，作书面记录交由单证管理负 责人审批所设定的最

22、高库存限额须定期由 单证管理员根据各分公司实际业中总公司单证 管理员务发展的需求和单证使用、管理 情况的更新作及时调整，并由单 证管理负责人审批变更1wtt-总公司单证管理负责人审批确认 单证管理员制定的各分公司重要 空白单证最高库存限额，签署书 回息见低总公司单证 管理负责 人、单讦管理员单证管理员在单证管理系统中根据经审批的各分公司最高库存限 额作相应设定，并由单证管理负 责人复核，确保与书面审批记录T #.分库申请单证管理系统在某一品种重要空中分公司单证白单证达到安全库存量的时候， 及时提示分公司单证管理员向总 公司单证管理员申请调拨该品种 重要空白单证#-安全库存量由单证系统根据单证

23、品种历史领用记录、调拨前置时 间、现有库存量等因素自动计算 设定，并由总公司单证管理负责 人核准系统参量设置#分公司单证管理员根据实际的单 证使用需求，通过单证管理系统 向上级总公司单证管理员提出领 库中请，提供以下信息：申请单 位、中请日期、单证编码、单证 名称、现有库存里、领库申请数 量，以及发送地址、联系方式， 并由经办人在系统中确认管理员-现阶段由分公司的单证管理员规 范埴制重要空白单证领库申请单（一式三联），填写的事项与系 统申请相同，并由经办人签字 总公司通过单证系统接收分公司 单证领库申请，进行初步审核重要空白单证1领库申请单1同时分公司打印出领库申请单， 交由本级管理人员复核签

24、章若申请数量加上现有库存量超过 最高库存限额的，必须经总公司 单证管理审核同意，允许临时超 过库存领用或修改库存限额,本级复核分公司分管单证管理的经理核实 领库申请单的申请单证、申请数 量等内容，同意申领后签字，并 加盖分公司公章领库申请单一联留存，两联上报 总公司单证管理员高分公司分管 经理1 审核总公司单证管理员收到分公司领 库申请后，核对单证管理系统中 该单位所申领单证的领用、核销 记录及库存情况，对申请的数量 进行审核同时核对重要空白单证领库申请 单上经办、审核人员的签名样 本，若通过系统申领的，须核对 电子签名，确认一致无误 审核通过后，总公司单证管理员 在单证系统中对分公司的申领请

25、 求进行确认处理-现阶段由单证管理员将领库申请 单一联返还分公司作其实物入库 依据，另一联留存若分公司的申请数量超过最高库 存限额的，则由总公司单证管理 部门审核是否调整库存上限或者 允许临时超过库存限额领用，上 限审批如果审核/、通过，则总公司单证 管理员在系统中退回申请或在中 请单上注明原因，将申请单返还 分公司，由其修改中领数量高总公司单证 管理员5.2-1总公司单证 管理员、单 证仓库管理 员分公司单证管理员、单证仓库管理保险业专用发 票入库单p 重要空白单证 砂塞斛证 实物保管区 .总公司审核通过后，根据总公司 的实际库存情况，单证管理员通 知分公司运送单证的时间，并负 责按时将分公

26、司申请调拨的重要 空白单证运送分发至相关分公司 单证仓库管理员与负责运送的人 员办理好交接手续，登记出库记 录，并填写移交清单，双方签字 确认总公司单证管理员在单证管理系 统中记录单证发出，标记“在途 单证” # 分公司单证管理员和单证仓库管 理员共同对领库申请批准数、收 到的单证实物进行清点核对和确 认填制入库单-空白的保险业专用发票由财务移 交给单证管理部门，填写保险业 专用发票入库单，按序号标明日 期、种类、起迄号码，并由移交 人、保管人分别签字，一式二 份，单证管理、财务各执一份-其它重要空白单证入库，按照总 公司返还的一联领库申请单，填 写重要空白单证验收入库单、注 明日期、单证编码

27、、单证名称、 单证起迄号码、入库数量，并由 经办人签字分公司单证管理员根据入库单， 核对单证管理系统中总公司的出 库记录，确认实际入库情况， 更 新单证管理系统 分公司单证仓库管理员按入库单 证种类登记重要空白单证实物保 宣玉，保证保管卡的记录与实物 及系统记录一致单证仓库管理员负责将重要空白 单证存放于具有安全保障的重要 空白单证专用库房或保险箱柜， 集中保管，分类存放严格控制重要空白单证专用库房 或保险箱柜的接触权限，除单证 管理员以外，其余人员使用库房 或保险箱柜须经分管经理批准， 并由单证管理员陪同，若单证管 理员因故缺席，须由临时负责人 管理控制分公司单证管理员根据本级各业 务部门以

28、及辖属各分支机构的单 证使用、业务开展、单证管理等 情况的历史记录，制定分支机构 重要空白单证库的最高库存限 额，作书面记录交由分管经理审 批单证管理员定期根据各分支机构 实际业务发展的需求和单证使 用、管理情况的更新及时调整最 高库存限额中分公司单证管理员审批分公司分管单证管理的经理审批 确认单证管理员制定的各分支机 构重要空白单证最高库存限额， 签署书面意见单证管理员在单证管理系统中根 据经审批的各分支机构最高库存 限额作相应设定，并由相应分管 负责人复核系统设置，确认与书 面审批意见相一致#分公司对单证库存限额的设定审 批的书面意见报总公司单证管理 备案低分公司分管经理、单证 管理员领库

29、申请一中心支/支公司单证管理员根据本 公司的实际需求和库存情况通过 单证管理系统向分公司单证管理 员中领重要空白单证，操作流程 同分公司向总公司申请的过程-现阶段由中心支/支公司单证管 理员填制重要空白单证领库单, 一式两份，一份中心支/支公司 留存，一份交分公司单证管理 员，领库单上注明单证编码、单 证名称、中领数量等，并签字确 认中心支/支公司分管单证的经理， 或分公司业务管理负责人，对领 库单的申领数量进行审核，如审 核通过则签字确认单证管理员因故委托他人领用重 要空白单证时，应在领库单上注 明受托人姓名，分管领导在领库 单上签名确认；受托人领用单证 后在领库单上签名确认中中心支/支 公

30、司单证管 理员重要空白单证1 领库单 审核分公司单证管理员接受分支机构 提出的单证领库申请，核实中领 单位业务开展情况、单证库存和 单证领用未核销等情况，审查领 用单上申报的种类、数量分公司单证管理员核对重要空白 单证领库单上审核人员的签名样 本，若通过系统申领的，须核对 电子签名，确认一致无误审核通过后，分公司单证管理员 在单证系统中对中心支/支公司或 本级业务部门的申领请求作确认 处理-现阶段由单证管理员将领库单一 联返还支公司作其实物入库依 据，另一联留存高分公司单证 管理员若中心支/支公司或本级业务部门 的申请数量超过最高库存限额 的，则由分公司单证管理员和分 管经理审核是否调整库存上

31、限或 者允许临时超过限额领用，上限 审批如果申请部门不符合领库条件， 分公司单证管理员审核未通过， 则注明原因，在系统中退回申请 或将申请单退回申请部门. 出库分公司单证仓库管理员根据审核 通过的领库单，发放单证实物， 与申领人交接单证，办理领发手 续分公司单证仓库管理员根据实际 的领库情况登记实物保件卡，同 时盘点该品种单证实物库存，确 保与实物保件卡上库存余额Tc 单证管理员根据单证的实际领库 情况更新单证管理系统，作出库 记录，同时由单证仓库管理员进 行复核，确保单据、记录与实物高分公司单证 仓库管理员L参见入库中中心支/支单 证管理员、 单证仓库管 理员1领用申请保险业专用发票- 领用

32、人填写保险业专用发票领 用单,注明种类、中领数量， 并签章- 中领部门负责人审核领用单- 保险业专用发票领用单一式三 份，领用人、单证管理员、财 务各执一份其它重要空白单证- 申领人填制重要空白单证领用 里，注明部门、单证编码、单 证名称、中领数量，并签章- 所在部门负责人审核领用单， 同意领用，并签字高吏用人员保险业专用发重要空白单证1 领用单11-W分公司、中心支/支公司单证管 理员按险种规定各单证使用部门（财务、出单部门、代理机构、 业务人员）领用重要空白单证的 最高限额各单证使用部1重要空白单证的 领用最高限额在单证管理系统中 均作相应设定#分公司、中心支/支公司单证管 理员严格按照“

33、差额领用”原 则，根据申领人领用单证的最高 限额，其业务开展情况和单证领 用未核销等情况，审查领用单证 的种类、数量如通过审核，单证管理员在领用 单上签字确认，如/、符合领用要 求则将领用单退回申领人若申领人确因实际业务需要，超 额领用重要空白单证的，须由其 所在部门负责人出具书城意见， 必要时附相关证明材料，方可例 外领用高分公司、中 心支/支公E 单证管理员1办理领发分公司、中心支/支公司单证仓 库管理员根据通过审核的单证领 用单，发放空白单证，保险业专 用发票必须按顺序核发领用人、单证仓库管理员双方当 面清点单证领用数量和号码，核 对无误后作正式领用记录中分公司、中 心支/支公司 单证仓

34、库管 理员1系统记录分公司、中心支/支公司单证管 理员更新单证管理系统，记录领 用日期，以及重要空白单证品 种、数量、单证号码、领用人或 代理机构名称高5.2-1分公司、中 心支/支公司 单证管理员3单证核销3.1 流程图通知催收总结上报未核销账於分析未核销账龄分析通知催收3.2管理方法管理原则建立健全单证核销制度，落实职责单证管理系统与业务系统、财务系统实现对接，进行实 时核销代理机构出单或手工单，通过业务系统补单后，单证系 统进行系统核销分支公司单证管理部门负责本级单证实物核销，越级的 采用报表核销手段按照分级管理原则，加强各分支机构对辖属单位的监督 管理，建立定期检查制度管理职能单证管理

35、、档案管理管理文件单证核销流程中包括以下文件：代理业务结算 清单汇总留存联代理人单证管理员现有格式5-3-1保险业专用发 票非正常核销 单汇总留存联使用人员分管领导现有格式5-3-2发票挂失申明 皿审批表实物核对财务主管税务机 关现有格式5-3-3重要保险单证 核销清单编制核销清 单中心支/支 公司单证管 理员分公司单证 管理员现有格式5-3-4保险费专用发 票核销明细表编制核销清 单财务分公司单证 管理员现有格式5-3-5重要保险凭证 移交清单归档支公司单证 管理员、业 务管理内勤档案管理员现有格式5-3-6重要空白单证 核销报表编制核销报 表分公司单证 管理员总公司单证 管理员附件3-1重

36、要空白单证 领用核销情况 汇总报表核算总公司单证 管理员部门负责人附件3-2重要空白单证 使用情况分析报表核算总公司单证 管理员部门负责人附件3-3重要空白单证未核销账龄分公司单证分管经理附件3-43.3 流程描述I系统实时核销领用未核销账 龄分析表分析管理员单证管理系统与业务系统、财务系 统实现对接针对由电脑出单的业 务，首先由系统作实时核销# 业务系统或财务系统在出单的同 时，记录重要空白单证流水号，保 单（或批单）流水号、保单（或批 单）号、发票流水号匹配，在 单证管理系统中作勾对核销记录 此步骤仅适用于由电脑出单的业 务，系统自动进行实时核销后，仍 需要由分公司、中心支/支公司单 证管

37、理员查对实物，确认核销使用人员根据本级公司对单证管理 的具体要求，在规定的期限内到分 公司、中心支/支公司单证管理员 处核销单证具有出单权的兼业代理人在结转保 险单副本时，不具有出单权的保险 兼业代理人在按月清理代理保费的 同时，业务管理部门人员负责补录 业务系统，然后通过业务系统与财 务系统的接口导入单证管理系统进 行系统核销：-目前业务人员定期（不长于一 个月）收取所管辖的代理机构 已使用的保险单证留存联，督 促代理点按时填报代理业务结 算清单，上划保费并核销单 证，核销的过程同其他使用人 核销使用人员将已使用的单证留存联汇 总交由分公司、中心支/支公司单5.3-1单证管理系 统高 使用人

38、员5.3-3代理业务结算 清单保险业专用发票非正常核销i证管理员：-对于打印出错的，应在出错单 证的所有联次上加盖作废章， 收回全部单证；不能收回的， 须取得对方的肩效证明-对于遗失的，当事人当天出具 遗失说明并上交部门负责人， 对于发票遗失、被盗的，直接 责任人立即填写保险业专用发 票非正常核销单，说明核销原 因，此核销单须报分公司分管 领导审批才正作为核销的支持 E牛分公司、中心支/支公司单证管理 员每日汇总使用人员上交的重要保 险单证（包括业务人员上交的代理 点使用的单证），检查单证的完整 性，对作废、遗失的单证及时采取 适当处理措施：- 核查作废的有效单证各联是否 全部收回，是否全部加

39、盖“作 废”章- 遗失重要空白单证的，由部门 负责人审核当事人的遗失说 明，认为遗失说明属实的签字 确认，转交分公司单证管理负 责人审核，并由单证管理员负 责公告声明此遗失单证作废- 涉及保险业专用发票遗失、被 盗的，分公司、中心支/支公司 单证管理员将非正常核销单交 本级财务，由财务根据经集团/ 区域共享服务一财务中心审批 的非正常核销单填写发票挂失 声明申请审批表、并于24小时 之内报告当地主管税务机关分公司、中心支/支公司单证管理、_-分公司、中 心支/支公司 单证管理员实物核对发票挂失声明1 申请审批表员按流水号顺序在单证管理系统中 进行核销确认：-对于由系统自动实时核销的单 证，检查

40、核对实物，在单证管 理系统中作核销确认-部分手工出具的定额保单，以 及未能进行远程出单的营销网 点业务和代理机构的代理业 务，由分公司、中心支/支公司 单证管理员查对实物，核对业 务系统导入单证管理系统的记 录，核销日期、核销的重要空 白单证号码，与领用记录作勾 对，相应的保单（或批单）流 水号、保单（或批单）号、发 票流水号匹配对于非正常核销的单证应在单证系 统中进行详细的说明，包括各个级 别的审核责任人编制核销清单单证管理系统 每日按照单证品名和 流水号顺序，打印 重要保险单证核 销清单、保险费专用发票核销明细 表分公司、中心支/支公司单证管理 员将打印出的核销清单与系统记录 和核销的重要

41、单证实物进行再次核 对，确认无误后在核销清单上签字 确认审查已核销的单证实物-是否按照流水号顺序排列，有 无跳号现象-逐笔核对非正常核销的重要单 证，其所附的证明材料完整性核销清单一式两份，一份交各级公 司管理层复核，一份留存中 分公司、中心支/支公司 单证管理员重要保险单证 核销清单保险费专用发票核销明细表1装订成册分公司、中心支/支公司单证管理 员在收到使用人员汇总上交的f 数量的留存联后，按照单证类别和 顺序号装订成册：- 已开具的保险单副本（作废保 单的正、副本）、批单、各种 重要空白单证的留存联等由单 证管理员按险种、顺序号装订 成册- 单证遗失的，将遗失证明夹在 遗失单证的位置，并

42、按登报日 期存放单证遗失登报报纸- 已开具的保险费专用发票留存 联与收据的全部联次（作废发 票的全部联次）由单证管理员 按顺序号装订成册并加具封而中分公司、中 心支/支公司 单证管理员保管调阅.为方便业务查询和地方税务检查， 已核销的重要保险单证经装订成册 后，保险业务单证留存联由分公 司、中心支/支公司单证管理员保 管，保险业专用发票存根联由各分 支公司财务保管保管期限依照各品种单证的使用要 求而定，一般为1至2年各级重要单证使用部门必须设置专 柜对保险单证进行保存，由单证管 理员负责管理使用人员若需查询保险单证留存联 的，须经业务管理负责人审批，办 理调阅手续，单证管理员记录单证 调阅登记

43、簿低分公司、中 心支/支公司 单证管理员1 归档 一保管期限到期后，由分公司、中心 支/支公司单证管理员根据装订成 册的单证存根编写重要保险凭证移中档案管理员重要保险凭证 移交清单交清单单证管理员将所有实物核销的单证 留存联和凭证移交清单交本级档案 管理部门交接双方核对清单和实物，清点一 致后，在交接清单上签字确认，实 物转移给档案部门进行保管中分公司、中 心支/支公司 单证管理员分公司、中心支/支公司单证管理 员每月汇总本单位各种实物单证领 用核销情况，提供核销报表的编制 信息领用核销汇 总由于业务部门查询和地万税务检查 的需要，无法将实物上交到最高一 层的公司，故在中心支/支公司以 报表核

44、销的方式，通过 单证管理系 统与分公司单证管理员进行核算分公司、中心支/支公司单证管理 员根据辖属各级单位每月上报的重 要空白单证领用核销汇总表，按正 常核销、非正常核销、领用未核销 三种情况，编制 重要空白单证核销 报表，上交本级管理层审核，并留 存备案总公司单证管理员根据各个分公司 上报的单证核销报表，核对单证管 理系统中的领库记录，审查非正常 核销的单证是否有相关的合理的情 况说明或证明文件分公司、中 心支/支公司 单证管理员重要空白单证核销报表 J重要空白单证核销报表应准确反映 当月分公司全辖各类重要空白单证 使用管理情况，包括单证入库数、发出数、有效使用数、注销作废数 和库存结余数报

45、表核算总公司单证管理员通过系统查询汇 总各分公司的报表清单，进行全司 的重要空白单证的核算，编制更婴 空白单证领用核销情况汇总，全面 掌握各分支公司的重要空白单证的 领用发放、使用核销情况根据业务管理的需求，进行各类生 要保险单证使用情况分析，如各不 单证使用量、周转量汇总、某个单 证的使用量趋势分析、各地区各类 单证使用情况比较等，为业务管理 提供统计依据高总公司单证 管理员重要空白单证 领用核销情况 汇总J重要保险单证1 使用情况分析5.3-2分公司、中 心支/支公司 单证管理员分公司、中心支/支公司单证管理 员根据每月的重要空白单证核销报 表及单证管理系统中的领用记录， 每月编制重要空白

46、单证领用未核销 账龄分析表按照各个单证使用部门划分，汇总 各单位的重要空白单证领用未核销 明细清单，并查询领用未核销单证 的具体信息，形成按具体领用人员 划分的清单重要空白单证 领用未核销账 豁务桁走 a根据未核销账龄分析，对于领用超 过一个月未核销的单证，分公司、 中心支/支公司单证管理员负责逐 笔查明原因，并及时将清单信息通 知相关单证使用部门或人员分公司、中心支/支公司单证管理 员根据领用未核销明细清单负责督 促单证使用部门负责人向领用人进 行催收领用人收到通知后，应及时收回相分公司、中 心支/支公司 单证管理员关单证，并将单证交本级相关负责 人员处进行核销中心支/支公司单证管理员每月汇

47、 总催收催销情况，上报分公司单证 管理员总结上报分公司单证管理员每月汇总全辖重 要空白单证催收催销情况，附同 未 核销帐龄分析表上报本级公司分管 领导和上级总公司单证管理每年一月底，对于领用日超过一年 的未核销重要单证清单，经由本级 公司分管经理审定，上报总公司单 证管理、业务管理，并逐笔说明未 核销的原因高分公司单证 管理员4盘点清查4.1 流程图4.2 管理方法管理原则建立重要空白单证盘库清点制度各级单证管理员根据盘库清点制度规定，定期对本部门 库存进行盘点，保证帐、表、实相符加强对业务人员和代理机构领用未核销单证的实物盘点及时查找分析盘点差异的原因，上报有关管理部门管理职能单证管理、业务

48、管理、稽核管理文件盘点清查流程中包括以下文件：重要空白单证 盘点表编制盘点表各级单证管 理员分管经理附件2-1保险业专用发 票盘点表编制盘点表各级单证管 理员分管经理附件2-2领用未核销清单各级公司单证管理员根据每月重要 空白单证核销报表，编制领用未核 销清单，单证管理员根据领用未核销清单对 业务人员领用的单证进行盘点，并 提供代理机构的领用未核销清单给 相关负责业务人员进行代理机构核 查高各级公司单 证管理员代理机构核 查业务人员根据单证管理员提供的代 理机构重要空白单证领用未核销清 单，负责检查各自管辖的代理点的 单证使用保管情况，核对未使用的 空白单证数量是否与清单数量相 符，单证号码是否T若业务人员实地清点的时间与盘点 截止日期不一致，可以按照代理业 务结算清单调整核查日与盘点日之 间的单证使用数量，确保盘点报表 截止日期一致高5.4-1业务人员4.3 流程描述业务人员领用盘点各级公司单证管理员根据重要空白 单证领用未核销清单，负责检查本 级各业务部门人员的单证使用保管 情况，实际核对保留在业务人员手 中的尚未使用的空白单证实物数量 是否与清单数量相符，单证号码是 否T若单证管理员实物清点的时间与盘 点截止日期不一致，可以按照业务 人员核销情况调整核查日与盘点日 之间的单证使用数量，确保盘点报 表截止日期一致高各级公司单 证管理员各级公司单 证仓