ERP原理：第6章采购作业计划和控制

1、2022年6月18日第1页第第6 6章章 采购作业计划和控制采购作业计划和控制6.1 6.1 概述概述6.2 6.2 采购作业流程采购作业流程6.3 6.3 采购作业控制采购作业控制6.4 6.4 库存管理和控制库存管理和控制2022年6月18日第2页6.1 6.1 概述概述l采购作业是指为了向企业提供满足生产和采购作业是指为了向企业提供满足生产和管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理所需要的各种物料而必须采取的各种管理性的和事务性的活动。管理性的和事务性的活动。 l采购作业计划：根据企业的内外环境的特采购作业计划：根据企业的内外环境的特点而制定的有关采购作业活动的点而制定的有关采购作业活动

2、的详细时间详细时间安排安排。 2022年6月18日第3页管理工作的起点管理工作的起点l从宏观的经营规划，经过从宏观的经营规划，经过MPSMPS，最后形成，最后形成MRPMRP、采购作业计划和生产作业计划等指导、采购作业计划和生产作业计划等指导实际工作的微观作业计划。实际工作的微观作业计划。l采购管理则是整个企业经营管理活动按照采购管理则是整个企业经营管理活动按照计划开展工作的起点。计划开展工作的起点。 2022年6月18日第4页有效的采购管理有效的采购管理l有效的采购管理是降低企业经营成本的重有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节。要环节。l在产品成本主要是由原材料、外购元器件在产品成本主

3、要是由原材料、外购元器件构成的制造企业中，提高物料采购作业计构成的制造企业中，提高物料采购作业计划的准确率、降低物料的采购成本是采购划的准确率、降低物料的采购成本是采购管理的主要目标。管理的主要目标。l在正确的时间、正确的地点、到达正确数在正确的时间、正确的地点、到达正确数量的正确物料是采购管理追求的目标。量的正确物料是采购管理追求的目标。 2022年6月18日第5页6.2 6.2 采购作业流程采购作业流程 l一般的采购作业流程一般的采购作业流程 l供应商管理供应商管理 l生成采购作业计划生成采购作业计划l询价和洽谈询价和洽谈l采购订单采购订单l订单跟踪和到货验收订单跟踪和到货验收2022年6

4、月18日第6页2022年6月18日第7页供应商管理供应商管理 l供应商管理主要采取供应商管理主要采取分类管理模式分类管理模式，不同，不同类型的供应商采取不同的管理模式。类型的供应商采取不同的管理模式。l但是，分类管理模式的关键在于但是，分类管理模式的关键在于如何确定如何确定分类方式，分类方式，例如根据供应商的信誉和质量例如根据供应商的信誉和质量来分类、根据供应商所供物料的市场特性来分类、根据供应商所供物料的市场特性来分类以及根据企业与供应商之间的紧密来分类以及根据企业与供应商之间的紧密关系来分类等等。关系来分类等等。 2022年6月18日第8页2022年6月18日第9页垄断物料市场供应商垄断物

5、料市场供应商l垄断物料市场供应商是指那些完全垄断或垄断物料市场供应商是指那些完全垄断或几乎垄断市场上某种物料供应的供应商。几乎垄断市场上某种物料供应的供应商。l对于这些特殊的供应商，企业应该采取密对于这些特殊的供应商，企业应该采取密切供需关系的管理方式。切供需关系的管理方式。 2022年6月18日第10页有显著差异物料供应商有显著差异物料供应商l有显著差异物料供应商是指这些供应商之间，不同的供应有显著差异物料供应商是指这些供应商之间，不同的供应商供应的物料具有质量上的差异、价格上的差异、服务上商供应的物料具有质量上的差异、价格上的差异、服务上的差异、品牌上的差异和技术性能上的差异等，并且这些的

6、差异、品牌上的差异和技术性能上的差异等，并且这些物料构成了企业产品的主要成本、或者说，物料构成了企业产品的主要成本、或者说，与企业产品的与企业产品的质量和性能密切相关质量和性能密切相关。l例如，对于自行车制造企业来说，自行车制造厂需要的管例如，对于自行车制造企业来说，自行车制造厂需要的管材、丝材、轴承和轮胎等物料供应商就属于典型的有显著材、丝材、轴承和轮胎等物料供应商就属于典型的有显著差异物料供应商。无论是从数量上，还是从管理投入方面，差异物料供应商。无论是从数量上，还是从管理投入方面，这些供应商都是企业供应商管理的重点。这些供应商都是企业供应商管理的重点。l因此，可以把这些供应商分为因此，可

7、以把这些供应商分为A A、B B和和C C类供应商。不同类类供应商。不同类别的供应商具有不同的供货优先级，别的供应商具有不同的供货优先级， 2022年6月18日第11页无显著差异物料供应商无显著差异物料供应商l无显著差异物料供应商是指这些供应无显著差异物料供应商是指这些供应满足满足下列条件的物料供应商下列条件的物料供应商：这些物料不是企：这些物料不是企业主要产品的构成部分；这些物料与企业业主要产品的构成部分；这些物料与企业产品的质量和性能关系不大；这些物料的产品的质量和性能关系不大；这些物料的价值相对来说比较低。价值相对来说比较低。l一般情况下，在无显著差异物料供应商的一般情况下，在无显著差异

8、物料供应商的管理中，可以采取标准化采购管理方式和管理中，可以采取标准化采购管理方式和定额采购管理方式。定额采购管理方式。 2022年6月18日第12页生成采购作业计划生成采购作业计划 l采购作业计划的主要属性包括采购物料编采购作业计划的主要属性包括采购物料编码、名称、采购批次、采购数量、技术性码、名称、采购批次、采购数量、技术性能要求、采购作业开始日期、物料到货日能要求、采购作业开始日期、物料到货日期、审批人和审批日期等。期、审批人和审批日期等。l对于没有包括在对于没有包括在BOMBOM结构中的生产辅料、办结构中的生产辅料、办公用品、劳动保护用品等物料，由需求部公用品、劳动保护用品等物料，由需

9、求部门或者库管部门提出采购申请，经有关人门或者库管部门提出采购申请，经有关人员审核后才能进行采购。员审核后才能进行采购。请购单则是这种请购单则是这种采购申请的表现形式采购申请的表现形式。 2022年6月18日第13页询价和洽谈询价和洽谈 l当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的当采购作业计划生成之后，采购人员应该按照作业计划的要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供要求，依照供应商供货推荐目录，根据供货商的资历和供货档案，选择和联系供应商，并且货档案，选择和联系供应商，并且针对采购作业计划中物针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供料的具体要

10、求洽谈物料的价格、质量、技术性能要求和供货日期等。货日期等。l一般情况下，这种询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过一般情况下，这种询价和洽谈的过程比较复杂，可以通过询价单和报价单询价单和报价单的方式完成。的方式完成。l询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、的单据，这种单据详细列出了需要采购的物料名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。技术性能要求和到货日期等信息。l报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格、技术性能特点等信息。

11、术性能特点等信息。 2022年6月18日第14页采购订单采购订单 l从信息管理的角度来看，每一个订单都由从信息管理的角度来看，每一个订单都由两部分组成，即两部分组成，即订单概述信息和订单明细订单概述信息和订单明细信息信息。 l按照采购订单的生成、下达、执行和完成按照采购订单的生成、下达、执行和完成的过程，可以把采购订单划分为多个不同的过程，可以把采购订单划分为多个不同的状态。常用的采购订单的状态是：生成、的状态。常用的采购订单的状态是：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、生成确认、下达、下达确认、取消、完成、超量完成和欠量完成等。超量完成和欠量完成等。 2022年6月18日第15页订单

12、跟踪和到货验收订单跟踪和到货验收 l订单跟踪是指通过订单跟踪是指通过ERPERP系统可以随时查看已系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态。理的状态。订单跟踪的主要目的是确认供订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单、了解采购订单是否能被应商接收到订单、了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息按时处理和传递采购订单的变化信息。 l到货验收是指所采购的物料到达物料送交到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施。理措施。2022年6月18日第16页6.3 6

13、.3 采购作业控制采购作业控制l采购作业控制是指通过设置与采购作业相采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数，将采购物料的数量和质量控制关的参数，将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施。在预定范围内的风险防范措施。l常用的采购作业控制措施包括常用的采购作业控制措施包括预算控制措预算控制措施、物料选用目录控制措施、采购订单控施、物料选用目录控制措施、采购订单控制措施、质量控制措施和财务付款控制措制措施、质量控制措施和财务付款控制措施施等。等。 2022年6月18日第17页预算控制措施预算控制措施l预算控制措施是指通过制定采购预算防止预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金

14、额超过预算金额实际采购金额超过预算金额的控制方式。的控制方式。在在ERPERP系统中，有两种常用的采购预算控制系统中，有两种常用的采购预算控制方式：根据总账科目控制采购预算，根据方式：根据总账科目控制采购预算，根据部门、业务类型和采购物料类型控制采购部门、业务类型和采购物料类型控制采购预算。预算。 2022年6月18日第18页物料选用目录控制措施物料选用目录控制措施l物料选用目录控制措施是物料选用目录控制措施是指某些物料的采指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择，不购必须从批准的物料选用目录中选择，不能随意选择目录之外的物料能随意选择目录之外的物料。2022年6月18日第19页采购订单

15、控制措施采购订单控制措施 l采购订单控制措施主要控制采购订单控制措施主要控制采购到货的物采购到货的物料数量、采购价格以及到货日期料数量、采购价格以及到货日期应该满足应该满足采购订单中的要求，实际中的数据和采购采购订单中的要求，实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内。差范围内。 2022年6月18日第20页质量控制措施质量控制措施 质量控制措施主要表现在下面质量控制措施主要表现在下面3 3个方面：个方面： 1 1、在供应商的选择方面，确保只有那些提供、在供应商的选择方面，确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象；合格物料的供

16、应商才可以作为选择的对象； 2 2、在物料到货时，加强物料的验收管理，不、在物料到货时，加强物料的验收管理，不合格的物料不允许入库；合格的物料不允许入库； 3 3、做好供应商的评价，对供应商的每一次供、做好供应商的评价，对供应商的每一次供货交易都进行评价，根据供应商的动态评价结果货交易都进行评价，根据供应商的动态评价结果确定供应商的保留和删除。确定供应商的保留和删除。2022年6月18日第21页财务付款控制措施财务付款控制措施 l财务付款控制措施是指在采购付款时设置财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件，只有满足指定的付款条件才可付款条件，只有满足指定的付款条件才可以付款。以付款。l在在

17、ERPERP系统中，既可以控制对某个供应商的系统中，既可以控制对某个供应商的所有付款，也可以控制该供应商的某一笔所有付款，也可以控制该供应商的某一笔付款。通过在采购订单中增加付款条件限付款。通过在采购订单中增加付款条件限制，可以实现在付款时提供付款警告，确制，可以实现在付款时提供付款警告，确保只有满足付款条件才可以付款。保只有满足付款条件才可以付款。2022年6月18日第22页采购预警采购预警l为了灵活起见，为了灵活起见，当采购作业过程中发生与当采购作业过程中发生与控制内容冲突的事件时，系统应该自动报控制内容冲突的事件时，系统应该自动报警，或者提供警告信息，或者锁定当前的警，或者提供警告信息，

18、或者锁定当前的状态。状态。l系统报警后，只有具有特定权限的人员才系统报警后，只有具有特定权限的人员才可以解除这种报警状态。系统报警状态解可以解除这种报警状态。系统报警状态解除之后，才可以执行正常的操作。这种在除之后，才可以执行正常的操作。这种在采购管理中操作、报警、报警解除和操作采购管理中操作、报警、报警解除和操作的过程就是采购作业控制的过程。的过程就是采购作业控制的过程。 2022年6月18日第23页6.4 6.4 库存管理和控制库存管理和控制 l库存的分类和作用库存的分类和作用 l库存作业库存作业l库存量控制库存量控制l库存管理策略库存管理策略2022年6月18日第24页库存的分类和作用库

19、存的分类和作用l在同一个企业中，由于物料的性质不同，需要不在同一个企业中，由于物料的性质不同，需要不同的管理方式，因此产生了许多不同类型的仓库。同的管理方式，因此产生了许多不同类型的仓库。在制造企业中，常用的库存包括原材料库、毛坯在制造企业中，常用的库存包括原材料库、毛坯件库、电子元器件库、包装物库、低值易耗品库、件库、电子元器件库、包装物库、低值易耗品库、在制品库、半成品库、产成品库和委托加工物料在制品库、半成品库、产成品库和委托加工物料库等。库等。l库存的作用包括保证生产作业正常、稳定地运行，库存的作用包括保证生产作业正常、稳定地运行，保证销售活动正常、稳定地运行。保证销售活动正常、稳定地

20、运行。2022年6月18日第25页库存作业库存作业l库存作业是指库存管理过程中的主要活动。库存作业是指库存管理过程中的主要活动。l这些活动包括这些活动包括入库作业、出库作业、库间入库作业、出库作业、库间调拨作业和库存盘点作业等调拨作业和库存盘点作业等。2022年6月18日第26页入库作业入库作业l仓库在收到采购物料、生产完工物料和销售退回仓库在收到采购物料、生产完工物料和销售退回物料后，保管员需要检验物料的数量、外观质量物料后，保管员需要检验物料的数量、外观质量和型号规格等，验收入库后办理入库手续。和型号规格等，验收入库后办理入库手续。l常见的入库作业类型包括采购到货直接入库、采常见的入库作业

21、类型包括采购到货直接入库、采购到货检验转入库、销售退回到货直接入库、销购到货检验转入库、销售退回到货直接入库、销售退回到货检验转入库、半成品临时入库、在制售退回到货检验转入库、半成品临时入库、在制品临时入库、产成品入库以及其他入库等。品临时入库、产成品入库以及其他入库等。l入库处理的业务单据是入库单，入库单处理之后入库处理的业务单据是入库单，入库单处理之后应该增加库存量。应该增加库存量。 2022年6月18日第27页出库作业出库作业l仓库根据销售订单、销售提货单和生产领料单等仓库根据销售订单、销售提货单和生产领料单等单据发放物料的过程称为出库作业。根据定义可单据发放物料的过程称为出库作业。根据

22、定义可知，出库作业的主要类型包括销售出库、生产领知，出库作业的主要类型包括销售出库、生产领用以及展览领用等。用以及展览领用等。l出库作业的单据为出库单，出库单办理之后应该出库作业的单据为出库单，出库单办理之后应该减少库存量。减少库存量。l在在ERPERP系统中，既可以根据销售订单生成出库单，系统中，既可以根据销售订单生成出库单，也可以根据生产订单中对应的领料定额生成出库也可以根据生产订单中对应的领料定额生成出库单，还可以手工录入出库单。单，还可以手工录入出库单。2022年6月18日第28页物料调拨物料调拨l在实际工作中，由于仓库位置的变化、物在实际工作中，由于仓库位置的变化、物料状态的改变和管

23、理方式的调整等原因，料状态的改变和管理方式的调整等原因，经常需要把物料从一个仓库移送到另一个经常需要把物料从一个仓库移送到另一个仓库，这种库存管理方式称为库间调拨作仓库，这种库存管理方式称为库间调拨作业，也称为物料调拨、物料转库等。业，也称为物料调拨、物料转库等。2022年6月18日第29页库存盘点库存盘点l库存盘点是定期或不定期对仓库内的存货库存盘点是定期或不定期对仓库内的存货进行全部或部分的清点，准确掌握当前的进行全部或部分的清点，准确掌握当前的实际库存量，并且针对存货的实际库存量，并且针对存货的账面数量与账面数量与实际数量实际数量不符的差异，分析造成差异的原不符的差异，分析造成差异的原因

24、，采取相应管理措施的过程。因，采取相应管理措施的过程。l按照盘点的对象是按照盘点的对象是“账面账面”还是还是“实物实物”，可以把盘点分为账面存货盘点可以把盘点分为账面存货盘点( (也称为永续也称为永续盘点盘点) )和实际存货盘点。和实际存货盘点。 2022年6月18日第30页库存量控制库存量控制 l如果库存量过低，则不能有效地满足生产如果库存量过低，则不能有效地满足生产和销售的需要；如果库存量过高，则造成和销售的需要；如果库存量过高，则造成流动资金积压、存货成本增高等问题。流动资金积压、存货成本增高等问题。l那么，什么样的库存量才是合适的呢？可那么，什么样的库存量才是合适的呢？可以从库存的目的

25、、库存的费用和订货的方以从库存的目的、库存的费用和订货的方式等多个角度来回答这个问题。式等多个角度来回答这个问题。2022年6月18日第31页库存量控制库存量控制l经济订货批量模型经济订货批量模型: : 订货批量是指消耗一次订货费用一次采购订货批量是指消耗一次订货费用一次采购某种产品的数量。某种产品的数量。 经济订货批量，就是按照库存总费用最小经济订货批量，就是按照库存总费用最小的原则确定的订货批量，这种确定订货批的原则确定的订货批量，这种确定订货批量的方法就称为经济订货批量法。量的方法就称为经济订货批量法。2022年6月18日第32页经济订货批量的假设经济订货批量的假设 需求是已知的常数，即

26、需求是均匀的，年度需求是已知的常数，即需求是均匀的，年度需求率为需求率为D D，单位时间需求率为，单位时间需求率为d d 不允许发生缺货不允许发生缺货 订货提前期是已知的，为常数订货提前期是已知的，为常数 交货提前期为零，即瞬时交货交货提前期为零，即瞬时交货 一次订货量无最大最小限制一次订货量无最大最小限制 订货费与订货批量无关订货费与订货批量无关 产品成本不随批量而变化，即没有数量折扣产品成本不随批量而变化，即没有数量折扣2022年6月18日第33页经济订货批量模型经济订货批量模型基本参数：基本参数： C C：购买的单位货物成本；：购买的单位货物成本；D D：年度总需求：年度总需求 S S：

27、每次订货发生的费用；：每次订货发生的费用； H H：单位货物的年度存储成本（：单位货物的年度存储成本（H HC Ch h，h h为资金费用率，元为资金费用率，元/ /件件/ /年）年） Q Q：订货批量；：订货批量；LTLT：提前期：提前期 TCTC：总成本：总成本订货到达订货点R 时间（1/2）Q库存量发出订货 LT LT LT图：经济订货批量假设条件下的库存变化图：经济订货批量假设条件下的库存变化2022年6月18日第34页11() *22() *:1() *() *2hpCQChQHDCSQTCDTCQChSCDQ年 库 存 维 持 费 用 ：年 订 货 费 用 ：库 存 总 费 用经济

28、订货批量模型经济订货批量模型2022年6月18日第35页最优解即为经济订货批量最优解即为经济订货批量22*DSDSEOQHC h 由于该方法假定需求和提前期固定，且没有安全库存，因由于该方法假定需求和提前期固定，且没有安全库存，因此，订货点计算公式如下：此，订货点计算公式如下： R=dR=dLTLT 式中：式中：R R表示订贷点表示订贷点( (件件) )；d d表示日均需求量表示日均需求量( (件件/ /日日) )；LTLT表表示提前期示提前期( (日日) )。 2022年6月18日第36页库存管理策略库存管理策略l库存管理策略是指按照企业的经营特点和库存管理策略是指按照企业的经营特点和物料的

29、属性，对库存物料采取的综合管理物料的属性，对库存物料采取的综合管理方式的总称。方式的总称。l在制造企业中，常用的库存管理策略包括在制造企业中，常用的库存管理策略包括ABCABC库存管理策略、批次管理策略和序列号库存管理策略、批次管理策略和序列号管理策略。管理策略。2022年6月18日第37页库存管理策略库存管理策略ABC库存管理策略库存管理策略 该方法由意大利经济学家帕雷托首创得。该方法由意大利经济学家帕雷托首创得。 “20208080”原则是原则是ABCABC分类法的指导思想。所谓分类法的指导思想。所谓“20208080”原则简单的说就是原则简单的说就是2020的因素带来的因素带来8080的结果。的结果。 据据物料数量和占