存货内部控制制度——建安

1、存货内部控制制度建安行业（讨论稿）安永會計師事務所2005-08-16目录第一章总则3第二章岗位分工4第三章材料入库5第四章仓储与保管控制6第五章材料内部调拨7第六章存货的处置8第七章存货盘点10第八章监督和检查11第九章附则12第十章附件13第一章 总则第一条 为了促进集团公司及下属事业部内部控制建设，规范事业部行为，加强企业内部监督和管理，提高企业经营效益；为了加强对事业部存货的内部控制和管理，保证存货的安全，根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范基本规范等法律法规，结合北京建工集团的经营管理特点，特制定北京建工集团存货内部控制制度（以下简称“本制度”）。第二条 适用范围：本制度适用于

2、北京建工集团建安行业事业部，其他性质的单位可以参照执行。第三条 本制度的存货是指建筑安装行业各事业的项目部在施工过程中所需耗费的各种材料物资。第四条 存货内部控制的基本任务：根据本制度完善企业内部控制的机构建设，建立和健全企业内部控制的实施规则，监督和检查事业部对公司各项制度的执行情况，防范和化解各类风险，为企业的运营提供良好的内部环境。第五条 存货内部控制的基本要求：事业部和个人必须严格遵守企业内部控制制度的各项要求，促进各项内部控制工作的顺利进行，明确责任，相互配合，并接受各级领导部门的检查和监督。第二章 岗位分工第六条 存货业务涉及众多部门和环节，需要实行严格的内部控制办法，对不相容职责

3、加以分离。存货业务需要分离的不相容岗位职责主要有：1. 负责采购业务与验收、保管业务人员的职责相分离。2. 生产计划编制与计划的复核人员及审批人员的职责相分离。3. 货物采购、储存和使用与存货账务记录人员的职责相分离。4. 存货的盘点应由负责保管、使用、记账职能的人员以及与这些职能独立的其他人员共同进行。5. 存货采购、验收人员职责相分离。第七条 事业部应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。第八条 事业部应当建立存货业务的授权批准制度，明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构或

4、人员办理存货业务。第九条 审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第十条 事业部应当制定科学规范的存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库，仓储与保管，领用、发出与处置等环节的控制要求，并设置相应的记录或凭证，如实记载各环节业务的开展情况，确保存货业务全过程得到有效控制。第三章 材料入库第十一条 本流程涉及对外采购的各种材料的入库环节，其控制目标是： 保证材料入库前，各相关部门做好充分的准备，并对入库材料进行

5、及时的检验，确保入库材料质量合格、数量正确，确保及时正确地记录仓库台帐。第十二条 项目部现场材料管理部判断材料是否需要检验，对所有需要检验的材料必须严格检验，确保材料的质量和数量。第十三条 项目部现场材料管理部在收货时应严格检查该批货物单据是否齐全，包括材料验收报告或免检物资清单，并核实发票内容是否和货物相符。第十四条 材料入库流程说明：1. 物资管理部根据材料运抵情况，编制入场通知书，并将其提交项目部现场材料管理部门。2. 材料管理员依据材料需求计划判断该批材料是否为计划内，为计划内则安排库位；否则，进一步确认是否为批准的计划外采购：是则安排库位，否则进入步骤10。3. 材料管理员判断到货材

6、料类别是否属于免检，是则进入步骤6；否则申请技术管理部对材料进行检验，进入步骤4。4. 技术管理部根据检验申请，对材料进行质量、数量等方面的检验，有需要时进行采样检验和实验室分析。5. 技术管理部根据检验结果判断材料是否合格，是则填写并提交“材料验收报告”；否则进入步骤10。6. 材料管理员安排材料入库，核对入库材料数量并填写“材料入库单”。7. 材料管理员根据“材料入库单”登记仓库台帐。8. 材料管理员每月底编制“材料移动报告”，并将其提交给事业部的物资管理部。9. 事业部的物资管理部汇总各项目部提交的材料移动报告，并将汇总的结果提交事业部的财务部入账。材料入库流程结束。10. 材料管理员通

7、知物资管理部采购员材料退货或协调解决。11. 采购员与相应供应商协商，决定是退货还是协调解决。12. 采购员更新供应商档案。该流程结束。材料入库流程详见附件一第四章 仓储与保管控制第十五条 本流程适用于各种库存材料的出库环节。本流程的主要控制目标是：确保材料及时准确地出库，满足工程施工的需要；同时减少各施工单位多领、错领材料的情况。第十六条 材料管理员应严格执行控制流程，根据施工预算定额发料，减少相关使用部门多领错领现象；不得多领及一次性领出，应按计划即用多少领多少；当领料申请数量超过施工预算定额时，进入计划外审批流程，同时开展责任考核。第十七条 发料时，需要材料管理员与领料员双方同时核实材料

8、的数量和质量。第十八条 材料管理员发出材料当日应根据领料单编制耗料表，并将耗料表与现场收料员签字后的领料单核对。核对无误后，材料管理员应更新相应的仓库台帐，保证当日入账有据可查。第十九条 物资管理部定期与项目部现场材料管理部门核对耗料表以确保存货记录的准确性。第二十条 材料出库流程说明：1. 施工部根据工程进度，填写并提交领料单。2. 物资管理部审核领料单并判断其是否为预算定额内的领料。如是预算定额内领料，则材料管理员查阅仓库台帐，判断库存是否能满足需要；如不是预算定额内领料则申请相关主管审批。3. 材料管理员查阅仓库台帐，判断库存是否能满足领料要求。库存能满足领料要求时，材料管理员发料并在领

9、料单上签字，同时编制耗料表；否则，材料管理员填写并提交缺料单，进入材料采购流程或内部调拨流程。4. 现场收料员收料并在领料单上签字，将签完字后的领料单提交材料管理员。5. 材料管理员核对签字后的领料单和耗料表，更新仓库台帐。6. 现场收料员每月月底根据材料的收存和使用情况编制材料移动报告，并将其提交给事业部的物资管理部。7. 事业部的物资管理部汇总并向财务部提交材料移动报告。8. 财务部根据提交的材料月度报告的汇总情况入账。材料出库流程结束。材料出库流程详见附件二第五章 材料内部调拨第二十一条 本流程适用于本事业部不同的项目部间的材料调拨。 本流程的控制目标是：确保项目部间材料调拨的顺利实现。

10、第二十二条 事业部的物资管理中心在收到项目部的材料调拨申请时，应确定是否为物资管理中心所管理的物资，如不是则应及时协调调出方，以确认材料内部调拨的可行性，否则应及时申请采购。第二十三条 材料调出方在调出材料的同时应编制材料调出单以确认调出材料的数量和质量。第二十四条 材料调入方和调出方都应编制材料入库单与材料出库单，并提交财务部以供入账。第二十五条 材料内部调拨流程说明：1. 项目部根据工程需要，填写材料调拨申请，提交物资管理中心审核。2. 物资管理中心审核调拨单，如果该材料为物资管理中心保管则交仓储部门，进入步骤3；如果为项目部保管则交相应项目部，进入步骤7。3. 仓储部门检查库存情况，看库

11、存量是否满足调拨申请，以决定是进行内部调拨还是外部采购，如果进行内部调拨则进入下一步骤；否则进入材料采购流程。4. 物资管理中心编制材料调拨单并将材料调拨单由交仓储部门办理调拨。5. 仓储部门根据材料调拨单向申请单位调拨材料并编制材料出库单，将材料出库单交事业部财务部门进行账务处理。6. 项目部材料管理员根据材料调拨单验收材料并编制材料入库，项目部会计人员根据材料入库单入账。7. 调拨申请方填写并向事业部的物资管理部提交材料调拨申请。8. 事业部的物资管理部接受申请并与调出方协调材料调拨的可行性。9. 调出方物资管理部检查库存情况，决定是否调拨材料。是则编制并提交材料调拨单；否则，通知调拨申请

12、方，调拨申请方进入材料采购流程。10. 调出方材料管理员根据调拨单调拨材料并编制材料出库单，要求领料人员在材料出库单上签字。11. 调出方材料管理员将材料出库单提交本项目部财务部入账，调出方该流程结束。12. 调入方材料管理员验收调入材料，核对材料调拨单并编制材料入库单。13. 调入方材料管理员将材料入库单提交本项目部财务部入账，调入方该流程结束。材料内部调拨流程详见附件三第六章 存货的处置第二十六条 项目部负责工程余料的处理工作，事业部物资管理中心应敦促并协助项目部对材料类型、当前市场价格、仓储成本等进行经济测评，确定余料处理方式。第二十七条 余料处理控制程序如下：1. 工程结束，项目部清点

13、余料，编制余料清单，交事业部物资管理中心。2. 事业部物资管理中心相关人员与财务、仓储、物资部门人员组成评估小组评估小组根据材料类型、当前市场价格、仓储成本等进行经济测评。3. 事业部物资管理中心根据测评结果决定保留或对余料进行处置，分别编制保留余料清单和处置余料清单，报由财务总监审批。4. 财务总监对保留余料清单和处置余料清单进行审核，通过则将保留余料清单与处置余料清单报由主管副总审批；否则则返回步骤3。5. 主管副总对保留余料清单和处置余料清单进行审核，通过则将已审批通过的保留余料清单和处置余料清单交项目部；否则则返回步骤3。6. 项目部将余料连同已审批通过的保留余料清单和处置余料清单交事

14、业部物资管理中心统一处理。7. 事业部物资管理中心审核所承接的余料是否与已审批通过的保留余料清单和处置余料清单所载一致，若一致则将保留余料交与仓储保管部门保管，由财务部门进行相关账务处理，同时根据处置余料清单处置余料，经行公开竞卖销售并将相关单据传递给财务部门，进入货币资金收款流程；否则则返回步骤6。余料处理流程祥见附件四。第二十八条 事业部的物资管理部接受报废申请后，应组织技术管理部实施必要的技术鉴定。报废申请部门在收到报废通知后，应该及时处理报废材料并向财务部提供相应资料，以供其审核、入账。第二十九条 材料报废流程说明：1. 项目部的物资管理部门根据材料报废情况编写并提交报废申请。2. 事

15、业部的物资管理部接受报废申请并组织技术管理部实施必要的技术鉴定。3. 事业部技术管理部门进行技术鉴定并提交技术鉴定报告。4. 事业部的物资管理部根据技术鉴定报告判断是否符合报废标准，是则存档并下达报废通知；否则，拒绝项目部的报废申请。5. 报废申请部门的物资管理部收到报废通知后，判断报废材料是否可用于销售，是则销售报废材料并向财务部提交相应资料，否则处理报废材料并向财务部提交相应资料。6. 财务部审核，入账；材料报废流程结束。材料报废流程详见附件五。第七章 存货盘点第三十条 本流程适用于物资管理部门按照盘点制度，定期对仓库中现有存货进行清点核实。本流程的控制目标是：确保定期盘点制度的实施，确保

16、账实相符，加强对各种库存材料的管理和控制，以降低库存材料缺损的风险。第三十一条 事业部的财务部应定期组织盘点，根据年度盘点计划制定并下发盘点通知。第三十二条 项目部物资管理部门在收到盘点通知后，应检查是否有其他单位寄存物资，有的话，应将寄存物资放入特殊区域并进行标识。第三十三条 盘点小组应与被盘点部门核对并确认盘点清单。第三十四条 存货盘点流程说明：1. 事业部财务部门按照年度盘点计划, 制定并下发盘点通知。2. 事业部物资管理部门组织并确定盘点小组成员，下发盘点通知。3. 项目部物资管理部门按照盘点通知确定盘点范围和人员并检查是否有其他单位寄存物资，有则将寄存物资放入特殊区域并进行标识。4. 盘点小组监盘并进行相应抽查。5. 盘点小组根据盘点情况，汇总并编制盘点清单。6. 盘点小组与被盘点部门核对与确认盘点清单，并将确认后的盘点清单提交事业部的物资管理部门。7. 事业部物资管理部门汇总各项目部提交的盘点清单，存档并提交财务部门。8. 事业部财务部门审核物资管理部门汇总并提交的盘点清单，处理盘亏、盘盈，入帐。存货盘点流程结束。存货盘点流程详见附件六。第八章 监督和检查第三十五条 为了保证实物数量和成本计算正确，系统的反映实物收发存储情况，财务部门应设置实物总账，比如外购实物、自制实物、委托加工实物、包装物、低值易耗品等账簿。同时，按照各实物、用品的品名、规格和存放地点设置明细