公司费用报销制度讲解

1、一、目的1、为明确费用开支审批手续，提高工作效率。2、严格控制费用开支，规范公司的管理。二、报销单据的构成及整理方法1、完整的报销单，应由“报销单”-便于报销人填写各类业务项目及数据、发票、“粘贴单”-便于报销人粘贴发票的单据（也可用白纸自行裁剪）和“附属表单”-便于对报销事项作出补充说明的单据,如“差旅费报销单”等组成。2、到财务领取空白报销单，费用报销的领取“费用报销单”；通过银行转帐的领取“转帐付款单”；借支款项的领取一式三联的“借款单”；质检部的差旅费报销还应领取“国隆集团差旅费明细单”。3、经办人应先按报销内容对原始发票进行分类整理，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市

2、内交通费等等，应分类后再按时间先后粘贴，以便分类汇总数据。4、粘贴票据：将胶水涂抹于票据左侧背面，沿粘贴单左上方从左到右、自上而下错开，呈鱼鳞状依次均匀粘贴，保持票据的左侧及上方不超出粘贴单的边界，遇单据纸面过大时，可在票据粘贴完成后向内折叠，保证随时可以翻阅。5、报销流程：报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（有陪同人的陪同人也要签字），发票背面须有经办人签字确认（注：与报销单上经办人签名应一致）部门经理或主管初审财务会计复核财务总监审核集团副总或董事长审批出纳付款。6、报销完成时限：正常以报销单审核完次日算起叁个工作日内完成，遇节假日、集

3、团副总或董事长外出则顺延，个别紧急情况先电话请示集团副总或董事长，得到允许后先付款，集团副总或董事长回司后再补签。三、报销注意事项1、报销员工在公司内部的，需亲笔、正楷、完整填写各种报销单据，不得漏项，（特殊约定应用铅笔做好备注）不得随意涂改挖补，特别是报销单上的大小写金额、单据张数不能涂改，有涂改应重新填写。2、现金报销金额若涉及到小数点两位数，报销单上直接按四舍五入保留一位数（仅限于现金报销，不适用于通过银行转帐到对方公司帐户的）。3、若实际报销金额小于发票金额的应在发票背面上注明实报多少金额，并签字确认，不能把发票上的金额直接划掉后再写上报销金额，这样会造成发票无效。4、采购物品（包括零

4、星物品）单次超过（含）人民币伍佰元（￥500.00）的，且对方可提供公司帐户的一律通过转帐支付，不得预支现金或以现金报销。5、为了分清责任，进行部门核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在同一张报销单上。6、加强报销管理，当月帐，当月了，除差旅费于出差返回3天内、手机费于次月底之前做好报销手续外。其余费用应于业务发生后7天内报销，对于无故不及时报销的，财务不予接件。7、所有费用报销必须提供正式发票，各部门在购买物品或其他业务发生时应向对方索取发票，发票内容要填写完整，要素齐全，大小写金额相符，金额不能涂改，并盖有发票专用章，印章要清晰。没有正式发票的项目须写明情况交集团总经理审批。8、个人借支款

5、项的，非特殊情况，须在事毕后3天内将报销单交到财务部办理冲帐手续，尚未报理冲帐手续不得再借支。但所有借款发生后，须在一个月内销清，当月无法核销的，须在月底到财务部说明、报备原因，否则财务部门有权在当月工资中予以扣除。四、核准权限1、高层管理人员的报销由集团总经理审批；2、出差打的费、应酬交际费、工资/奖金及特殊费用由集团总经理审批；3、其他日常报销由集团副总审批。五、费用报销及借款办理时间1、款项借支：星期二、星期四下午和星期六上午。借支要提前半天通知，特别是大额款项，其他突发性事件特别处理。2、费用报销领取时间：星期二、星期四下午和星期六上午。（星期六9：30以后）。3、对外工厂结帐：星期四

6、下午、星期五，突发事件特别处理。4、特殊情况总经理不在又急需借款的：需电话先请示总经理，得到允许后，经办人员要先填写好借款单，先由出纳支付款项，再由经办人员负责及时办理补签手续，并转交出纳入账。六、各项费用开支手续（一）、办公用品、低值易耗品：由办公室统一购买的，办公室文员根据发票同实物核对无误填写验收入库单后（低值易耗品还需有出库单），采购员凭发票（附上验收入库单）填写费用报销单。注：办公用品系指易消耗的办公文具等；低值易耗品系指未达到固定资产标准，但金额较大，使用寿命较长的，例如电话机及工具等。（二）、机器与设备：设备管理人员或办公室文员人员（工厂是仓库管理员）根据发票同实物核对无误后，填

7、写验收入库单（注明用处），凭发票（附上验收入库单）填写费用报销单。（三）、差旅费：于返回3天内报销，由部门经理审核票据的合理性并在报销单（注明出差地点、事由、时间、人数）上随同差旅者签字确认后，出差人到财务部办理完报销手续，有借款的须冲销借款。1、差旅费指公司员工因工作需要，经公司安排，由工作地前往目的地出差乘坐各种交通工具产生的交通费、出差期间的住宿费和出差补贴等。2、按照出差地点的不同，差旅费分为市内交通费（含异地城市的市内）和异地交通费，市内交通费，原则上公司不予借支，一律由员工个人先行垫支，外出尽量乘坐公交车，非特殊情况不得乘坐的士，每张发票背后须有经办人亲笔签名，并写清出差日期、往来

8、路线与说明。3、出差异地人员需预借差旅费的要填写借款单办理借款手续。每人借支额度根据办理业务情况而定，但最高金额不得超过3000元（特殊情况除外）。借款单中需注明部门名称、出差人姓名、出差地点、出差时间、出差事由报总经理审批。4、坐飞机的有关规定：公司总经理、副总经理等，出差可乘飞机（经济舱）。其他人员乘坐飞机须经总经理特别批准。一般人员出差，在特殊情况下需乘飞机，必须有公司总经理审批同意，报集团总经理批准。5、差旅费标准：（1）出差人员的住宿费、伙食补助费实行定额标准，由出差人员调剂使用，超支不补，市内交通按实际报销。（2）出差乘坐火车，一般以硬卧为标准。（3）出差期间交际应酬费，须事先请示

9、总经理特批。（4）往返机场、车站的市内交通费予以单独凭车票报销。（5）出差参加展示会的运杂费、门票等准予单独凭票报销；对于到外地参加会议、展览及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负责的，不得在公司报销费用并领取补助。（6）出差或外出学习、培训、参加会议等，由集体统一安排食宿的，按统一标准报销，不享受任何补助。6、出差补助的计算方法：（1）出发日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午7：00前出发的可享受全天补助；12：00前出发的，可享受午餐及晚餐补助。（2）到达日补助计算：以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准：上午12：00后返回的可享受早餐/午餐补助；18

10、：00后返回的可全天补助。（3）出差天数的计算方法：按照实有天数计算。7、以下范围内的外出不按出差补贴处理：质检员验货出差和在福州市范围内公出的不予补助，如有特殊情况需部门经理报集团总经理批准。8、费用核算：公司所有人员出差费用均计入各所属部门费用。9、其他（1）报销差旅费时，应提供出差期间相应票据（如住宿费、市内交通费、餐费等），以便财务部进行帐目财务处理，餐费报销按不超过餐费补助费（省内早餐5元-午餐10元-晚餐10元，省外早餐7元-午餐14元-晚餐14元）的标准给予报销，若期间与客人一同用餐者且在公司内报销的，一律不再给予报销餐费补助费。（2）凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的）

11、，在报销时必须按打折后的实际价格填写，如有弄虚作假，一经发现后将加倍扣还。（3）对因公外出人员均对号入座按标准办理报销费用。如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题，则按标准的60%计发给个人（须提供正式发票）；如不足标准住宿的，按节约额的60%计发给个人（须提供正式发票）；如超标准住宿的，超支部分一律由个人自己负担。住宿费报销标准表职务县直辖市各省会城市沿海经济区、特区双人间双人间双人间总经理130250350副总经理110200300部门经理100170250部门副经理/主管90150200一般人员80130170注：1、沿海经济区、特区指：北京、上海、深圳、广州、珠海、汕头、海南、厦门；2、两

12、人（同性别的）或两人以上的同行按标准间的标准报销；3、以上解释权归属财务。（四）、业务招待费用：业务招待费须附有饭店消费明细单，有同行人须有同行人在报销单上签字确认，并注明时间及招待客户名称和人数；赠送礼品的费用须注明所送人名及礼品名称、数量。（五）、工资/奖金的支出：由公司人事部核准每月考勤，财务部编制发放表，副总签字确认，并报公司总经理批准后财务发放。（六）、版面费/广告代理费/印刷费（出片费）：由部门凭发票填写费用报销单，财务部对票据进行核实（附上详细清单），核对无误后按报销手续办理。（七）、培训/年检费：国家部门（财政、税务、外管、海关等）强制要求公司人员参加的培训学习和年检费用，经各

13、部门经理或主管核实报总经理批准后，才能办理报销手续。由公司派出学习的费用经总经理批准后可办理报销手续。（八）、汽车费用：司机出车发生的费用（过桥费、停车费等）要注明时间、地点、事由等，用车人签字确认后，经办人按规定办理报销手续。（九）、装卸费用：装柜人员去马尾装柜一天（早上8点到晚上6点）每人补贴人民币15元，半天（早上8点到中午12点、下午2点到晚上6点或晚上6点到晚上10点，冬天下午1：30到晚上6点）每人补贴人民币7.5元，晚上6点到第二天凌晨按一天补贴标准补贴。（十）、加班用餐费：加班超过一个小时，可享有用餐费补助（每人10元/天），加班者应提供餐饮发票，且报销单上应会签办公室人员以确

14、认是否符合报销条件并注明加班时间，同一单位多人加班的须有全体用餐人签字。（十一）、手机费用：按岗位工作需要，给予相关人员手机费用补贴，报销规定如下：1、使用规定（1）公司统一购置的手机和小灵通（含配件、卡等），按工作岗位需要配备给个人，由专人使用并负责保管，如丢失由个人承担赔偿责任。具体赔偿标准如下：A、小灵通及手机（已提完折旧）：按200元/部赔偿；B、手机（未提完折旧）：按扣减折旧后的净额赔偿，不足200元按200元/部赔偿。（2）配置手机和小灵通仅限于公司业务往来通讯，不得用于私事通讯，不得私自另配副卡交予他人使用，一经发现，处以罚款300元/次。（3）使用手机应本着节省开支的原则，能使用普通电话则不用手机通话。（4）手机拨打长途电话时，应要求要使用IP卡。2、手机报销标准如下：岗位报销标准副总经理200元以内按发票报销，超过部分自理质检部长工厂厂长、副厂长150元以内按发票报销，超过部分自理总办部门经理100元以内按发票报销，超过部分自理质检员（浙江）质检员（闽南）质检员（福州）50元以内按发票报销，超过部分自理驾驶员、采购员日本部欧美部厂办主任备注：A、同时持有公司配备手机卡和小灵通人员，报销标准系指两者合计；B、享受补贴人员需24小时开机