电子文书的形成与整理

1、电子文书的形成与整理电子文书的形成与整理郭伟玲定义电子文件文件电子文书文件 文件是指国家机构、社会组织或个人在履文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。的信息记录。书面非书面电子格式文件载体文件定义 文件是提供凭证的记录信息。 文件必须具有内容、背景与结构。文件是提供凭证的信息，这使它与一般的信息区分开来，同时也使它必须包括三种基本成分，以保证其凭证价值。这三种基本成分是：内容信息、背景信息与结构信息。 文件与记录方式无关只要符合文件的定义，不管其产生的技术环境，如记录的形式或载体如何，都应当称为文件。一般来说

2、，文件可以以模拟（analog)记录方式形成，也可以以数字（digital)方式形成。电子文件 电子文件（Electronic Records） “数字式文件”（Digital Records） “机读文件”（Machine-Readable Records） 1997年国际档案理事会电子文件委员会电子文件管理指南中的定义为： “电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件。”电子文件 1992年美国联邦管理法规中的定义为： “电子文件包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的规定。” 电子文件 1997年澳大利亚档案馆颁布的澳大利亚文件管

3、理标准中的定义为： “电子文件是由电子计算机交流与维护的文件”。电子文件 1999年国际文件管理基金会（IRMT）电子文件管理导论中定义为：“用计算机操作、传输和处理的数字文件。” 1999年我国国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/17678.1-1999）中的定义为；“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。 电子文件 InterPARES(电子系统中文件真实性永久保障国际项目）对电子文件的定义：“指以电子形式形成（制作、接收以及为日后活动和参考而保留下来）的文件”。电子文件 电

4、子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 。 这个概念揭示了电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（DigitalRecords）。它具有计算机中的文件（files）属性。在计算机系统中，文件(files)是计算机保存信息的基本形式，既使要保存一个字节的信息，也必须把它当作一个文件(file)来保存，必须赋予它文件名(filename)和扩展名（.EXT name），一般以扩展名来区分不同格式的文件（files）。不同格式的文件往往有不同的编码方式，其属性也不

5、同。 第二，电子文件是文件（Records）的一种类型，应该具有文件（Records）的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。 文件（Records)数字信息(files)电子文件Electronic Records电子文件也具有内容、背景、结构三个基本要素。内容信息是电子文件的核心要素，文件所要传达的对象，表达的意图、以及日后作为参考和凭证，全都需要通过文件的内容信息来获知。电子文件的背景信息不只是提供了文件的来龙去脉和与其他文件的关联，而且还可能含有发文与收文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境信息等等。结构是文件内容所依托的载体和所呈现的形式，过去我们可以通过纸质文件的

6、外观、文体格式来识别文件，用各种物理和化学的方法来整理排列和保护文件，那时文件的结构对于我们是外在的和直观的。然而对于电子文件，情况就复杂很多，构成文件的不再是肉眼可认的文字，而是只有计算机才能理解的数字代码，文件的载体也不再是可以直接书写的材料，而是磁或光的介质；文件的排列也不再是整整齐齐地排放在文件架上伸手可及，电子文件的物理结构和逻辑结构往往是不一致的，只有计算机通过读取专门的描述信息才能判断其存放的特定位置。对于电子文件，其结构是指便于存取、参考和其他目的而提供的文档。电子文书 电子文书是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文书。电子文书 主要是指由党政机关及企事业单位制作形成并通过党政信息化办公平台、电子政务信息平台处理后形成的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、处理，并可通过网络传输的具有规范格式的