会计信息化报表管理和财务分析二PPT学习教案

1、会计学1会计信息化报表管理和财务分析二会计信息化报表管理和财务分析二第二节第二节 取数函数取数函数第1页/共57页n 取数函数的作用是提供数取数函数的作用是提供数据的来源、类别、所属的会据的来源、类别、所属的会计账套、所属的会计期间等计账套、所属的会计期间等各项信息，引导系统准确地各项信息，引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。从数据源取出所需要的数据。n 报表中数据的来源大致有报表中数据的来源大致有以下个方面：一是从总账以下个方面：一是从总账系统取数；二是从其他子系系统取数；二是从其他子系统中取数；三是从财务报表统中取数；三是从财务报表系统自身取数；四是从系统系统自身取数；四是从系统外部取

2、数。外部取数。第2页/共57页n函数名函数名(, ， ， ) ) 带方括号的参数项可以省略；省略时逗号必须保留。带方括号的参数项可以省略；省略时逗号必须保留。函数名函数名 科目编码科目编码 会计期间会计期间 方向方向 账套号账套号 会计年度会计年度 编码编码1 编码编码2 公式举例公式举例第3页/共57页n 指明数据的属性，一般都用数据指明数据的属性，一般都用数据类别各字汉语拼音的第一个字母组类别各字汉语拼音的第一个字母组成。如成。如“QC”QC”表示期初数；表示期初数；“QM”QM”表示期末数等等。用友通报表系统表示期末数等等。用友通报表系统一共有一共有2323个总账系统取数函数，列个总账系

3、统取数函数，列表于下：表于下：单击转入下一张片第4页/共57页 函数名函数名 意义意义 函数名意义函数名意义 QC QC 期初额期初额 SQC SQC 数量期初额数量期初额 QM QM 期末余额期末余额 SQM SQM 数量期末余额数量期末余额 FS FS 发生额发生额 SFSSFS 数量发生额数量发生额 LFS LFS 累计发生额累计发生额 SLFS SLFS 数量累计发生额数量累计发生额 TFS TFS 条件发生额条件发生额 STFS STFS 数量条件发生额数量条件发生额 DFS DFS 对方科目发生额对方科目发生额 SDFS SDFS 数量对方科目发生额数量对方科目发生额 JE JE

4、净额净额 SJE SJE 数量净额数量净额 HL HL 汇率汇率 XJLL XJLL 现金流量现金流量 WQC WQC 外币期初额外币期初额 WLFS WLFS 外币累计发生额外币累计发生额 WQM WQM 外币期末余额外币期末余额 WTFS WTFS 外币条件发生额外币条件发生额 WFS WFS 外币发生额外币发生额 WDFS WDFS 外币对方科目发生额外币对方科目发生额 WJEWJE 外币净额外币净额单击返回第5页/共57页 参数项指明从哪个参数项指明从哪个科目取数。科目取数。单击返回第6页/共57页 参数项指明取哪参数项指明取哪个会计期间的数。会计期间可输个会计期间的数。会计期间可输入

5、入“年年”或或“月月”或或1 1月至月至1212月中月中的一个月份数。的一个月份数。 输入输入“年年”时，表示按当前会时，表示按当前会计年度取数；计年度取数； 输入输入“月月”时，表示按当前会时，表示按当前会计月份取数。计月份取数。 当前会计年度在注册登录系统当前会计年度在注册登录系统时确定。时确定。单击返回第7页/共57页 参数项指明取借方数还是取参数项指明取借方数还是取贷方数。缺省时指默认记账方向（资产、贷方数。缺省时指默认记账方向（资产、成本类科目为成本类科目为“借借”；负债、权益类科；负债、权益类科目为目为“贷贷”；损益类收入科目为；损益类收入科目为“贷贷”，支出科目为支出科目为“借借

6、”）。）。单击返回第8页/共57页账套号参数指明取哪个账套号参数指明取哪个账套的数。缺省时指注册登录账套的数。缺省时指注册登录的账套。的账套。单击返回第9页/共57页会计年度参数指明取哪会计年度参数指明取哪个会计年度账上的数，个会计年度账上的数，4 4位数；位数；可缺省。可缺省。单击返回第10页/共57页编码编码1 1、编码、编码2 2两项参数用于两项参数用于指定辅助核算中的部门、个人、供应商、指定辅助核算中的部门、个人、供应商、客户和项目的编码，可选。客户和项目的编码，可选。 截止日期指所取的数计算到哪一截止日期指所取的数计算到哪一天为止。天为止。 这三项和余下三项平时一般不常用。这三项和余

7、下三项平时一般不常用。单击返回第11页/共57页C8=QC(1001,1,C8=QC(1001,1,借借,001,2013),001,2013) 表示把表示把001001账套中账套中10011001科目科目20132013年年1 1月的借方期初额取出填月的借方期初额取出填到到C8C8单元中。单元中。以下表达式与上例等价：以下表达式与上例等价：C8=QC(1001,1,C8=QC(1001,1,借借,2013) ,2013) 省略账套省略账套号；号；C8=QC(1001,1,2013)C8=QC(1001,1,2013)省略记账方向和省略记账方向和账套号；账套号；C8=QC(1001,1)C8=

8、QC(1001,1) 省略记账方向、账套号、年省略记账方向、账套号、年度；度；C8=QC(1001C8=QC(1001, ,月月) ) 用用“月月”表示会计期间，表示会计期间，前提是按前提是按 1 1月注册登录。月注册登录。单击转入“注意”第12页/共57页n 取数函数的括号中的各项取数函数的括号中的各项参数之间用半角逗号分隔。参数之间用半角逗号分隔。n 在取数函数中省略了某一在取数函数中省略了某一项参数以后，这项参数和前项参数以后，这项参数和前面以及后面两项参数之间原面以及后面两项参数之间原来的逗号不能省略，必须保来的逗号不能省略，必须保留；不过，如果从某一项开留；不过，如果从某一项开始它后

9、面的所有参数全都省始它后面的所有参数全都省略了，那么相关的逗号也都略了，那么相关的逗号也都可以省略。可以省略。单击转入第3节运算公式第13页/共57页第14页/共57页n 报表中的有些数据，是通过几个报表中的有些数据，是通过几个数的运算得到的，因此需要在相关数的运算得到的，因此需要在相关的单元中设置运算公式。一份报表的单元中设置运算公式。一份报表编制完成以后，还需要经过审核，编制完成以后，还需要经过审核，才能报送给相关领导和单位。为了才能报送给相关领导和单位。为了实现计算机上的自动审核，需要为实现计算机上的自动审核，需要为报表设置审核公式。报表设置审核公式。第15页/共57页1 1运算公式的作

10、用：运算公式的作用： “ “运算公式运算公式”规定对数据的运规定对数据的运算。算。参与运算的数据可以是取数函参与运算的数据可以是取数函数取出的数，也可以是指定的数取出的数，也可以是指定的本表或他表单元中的数。本表或他表单元中的数。第16页/共57页（1 1）表单元；表单元；（2 2）运算符：）运算符：+ +，- -，* *，/ /，= = ；（3 3）表达式：把常量、变量、函数）表达式：把常量、变量、函数用运算符连接起来所形成的式子。用运算符连接起来所形成的式子。第17页/共57页C18 = C14 + C15 - C16C18 = C14 + C15 - C16第18页/共57页n （一）审

11、核公式的概念（一）审核公式的概念n 报表中数据之间存在的逻报表中数据之间存在的逻辑关系，叫做辑关系，叫做“勾稽关系勾稽关系”。利用勾稽关系对报表进行的利用勾稽关系对报表进行的检查称作对报表的审核。检查称作对报表的审核。n 依据报表数据之间勾稽关依据报表数据之间勾稽关系对报表正确性进行检查的系对报表正确性进行检查的表达式，称作报表的审核公表达式，称作报表的审核公式。式。第19页/共57页nMESSAGEMESSAGE函数用于在屏幕上显示提函数用于在屏幕上显示提示信息。示信息。nMESSAGEMESSAGE函数的格式是：函数的格式是：MESSAGE“MESSAGE“”n审核公式举例：审核公式举例：

12、 C18C18 = C14 + = C14 + C15 - C16C15 - C16 MESSAGE MESSAGE“数据错误！数据错误！C18 C14 + C18 C14 + C15 - C16C15 - C16”第20页/共57页n提示内容一定要用半角双引号括起来。提示内容一定要用半角双引号括起来。n函数名函数名“MESSAGE”MESSAGE”可以简略为可以简略为“MESS”MESS”。第21页/共57页n 报表中数据的来源有个：一是从总账系统报表中数据的来源有个：一是从总账系统取数；二是从其他子系统取数；三是从其他报取数；二是从其他子系统取数；三是从其他报表取数，或者从同一报表的不同表

13、页或者同一表取数，或者从同一报表的不同表页或者同一表页的其他单元取数；四是从系统外部包括通表页的其他单元取数；四是从系统外部包括通过网络取数。过网络取数。n 取数函数的作用是提供数据来源、类别、所取数函数的作用是提供数据来源、类别、所属的会计账套、所属的会计期间等各项信息，属的会计账套、所属的会计期间等各项信息，引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。引导系统准确地从数据源取出所需要的数据。第22页/共57页n 运算公式用于报表内部数据运算公式用于报表内部数据之间的运算；审核公式用于依之间的运算；审核公式用于依据报表内部数据之间的勾稽关据报表内部数据之间的勾稽关系对报表的正确性进行检查。系对报

14、表的正确性进行检查。第23页/共57页n1 1UFOUFO报表系统的数据有哪几个报表系统的数据有哪几个来源？来源？n2 2什么是取数函数？什么是取数函数？UFOUFO报表系报表系统常用的取数函数有哪些？统常用的取数函数有哪些？第24页/共57页n 1 1在印好的纸质空白利润在印好的纸质空白利润表中，填写各项表中，填写各项“本期金额本期金额”的取数公式。的取数公式。n 2 2试着书面设计利润表的试着书面设计利润表的审核公式。审核公式。第25页/共57页休休息息第26页/共57页第27页/共57页第28页/共57页第29页/共57页n为为C14C14、C18C18和和C20C20三个单元设置审核公

15、式：三个单元设置审核公式： C14 = C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13C14 = C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13 MESSAGEMESSAGE“数据错误！请检查数据错误！请检查C14C14单元中的运单元中的运算公式。算公式。” C18 = C14+C15-C16C18 = C14+C15-C16n MESSAGEMESSAGE“数据错误！数据错误！C18 C18 C14+C15-C16C14+C15-C16。”n C20 = C18-C19C20 = C18-C19n MESSAGEMESSAGE“数据错误！净利润应该等于利润数据错误

16、！净利润应该等于利润总额总额- -所得税费用。所得税费用。”第30页/共57页第31页/共57页第32页/共57页n 报表系统的日常操作包括：报表系统的日常操作包括：报表编制报表编制；报表汇总报表汇总；报表查询报表查询；报表打印报表打印。单击转到“表页管理”第33页/共57页n 报表编制是使系统运行报表模板报表编制是使系统运行报表模板文件，通过报表模板中的取数函数文件，通过报表模板中的取数函数和运算公式从相应的数据源调取数和运算公式从相应的数据源调取数据，直接填入或者经过运算以后填据，直接填入或者经过运算以后填入相应的各个表单元中，最后得到入相应的各个表单元中，最后得到数据表。数据表。 第34

17、页/共57页报表编制的操作流程是：报表编制的操作流程是：打开报表模板文件打开报表模板文件表页重算表页重算保存报表。保存报表。 现在以现在以001001账套账套20132013年度年度1 1月份利润月份利润表的编制为例，介绍报表的编制方法。表的编制为例，介绍报表的编制方法。第35页/共57页第36页/共57页（）录入关键字；（）录入关键字；（）表页重算；（）表页重算；（）保存报表。（）保存报表。第37页/共57页n 做保存操作的时候，应该做保存操作的时候，应该用用“文件文件”菜单的菜单的“另存为另存为”命令，而不要用命令，而不要用“保存保存”命命令直接保存，不然的话会把令直接保存，不然的话会把原

18、来的报表模板文件破坏掉。原来的报表模板文件破坏掉。n 修改文件名的时候，只能修改文件名的时候，只能修改文件主名，不要改动扩修改文件主名，不要改动扩展名。展名。单击返回“报表日常操作”第38页/共57页 “表页汇总表页汇总”是把整个报表的数据进行立是把整个报表的数据进行立体方向的叠加。汇总得到的数据既可以存放体方向的叠加。汇总得到的数据既可以存放在本报表的最后一张表页中，也可以生成一在本报表的最后一张表页中，也可以生成一个新的汇总报表；既可以汇总报表当中所有个新的汇总报表；既可以汇总报表当中所有的表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。的表页，也可以只汇总符合指定条件的表页。例如可以在例如可以在2

19、0122012年全年各个月一共年全年各个月一共1212张表页张表页中，只汇总上半年中，只汇总上半年6 6个月的表页。个月的表页。第39页/共57页可以用单元的值做汇总条件，也可以用关键字的可以用单元的值做汇总条件，也可以用关键字的值做汇总条件，还可以把表页的页号作为汇总条件。值做汇总条件，还可以把表页的页号作为汇总条件。汇总条件可以有多个，它们之间是汇总条件可以有多个，它们之间是“并且并且”或或“或或者者”的关系。单击加入等按钮可以把汇总条件的关系。单击加入等按钮可以把汇总条件送入送入“汇总条件编辑框汇总条件编辑框”。 例如：例如：“A10=500”A10=500”表示汇总表示汇总A10A10

20、单元的值大于等单元的值大于等于于500500的表页，剔除的表页，剔除A10A10单元的值小于单元的值小于500500的表页。的表页。这是用单元的值作为汇总条件。这是用单元的值作为汇总条件。 又例如：又例如：“年年=2012 =2012 AND AND 月月6”6”表示汇总表示汇总20122012年年下半年的表页。这是用关键字的值作为汇总条件。下半年的表页。这是用关键字的值作为汇总条件。 再例如：再例如：“MREC( )=5 AND MREC( )=5 AND MREC( )=10”表示表示汇总第汇总第5 5页到第页到第1010页的表页。这是用表页的页号作页的表页。这是用表页的页号作为汇总条件。

21、为汇总条件。单击返回“报表日常操作”第40页/共57页n（一）查询报表（一）查询报表;n（二）查询表页（二）查询表页;n（三）查找表页中的单元（三）查找表页中的单元.单击返回“报表日常操作”第41页/共57页n 报表打印操作包括：报表打印操作包括：页面设置页面设置；打印设置打印设置；打印预览打印预览；打打 印印。第42页/共57页n 页面设置包括设置表页的页页面设置包括设置表页的页边距、缩放比例、页首和页尾边距、缩放比例、页首和页尾等内容。等内容。单击返回“报表打印”第43页/共57页n 打印设置包括设置打印机、打印设置包括设置打印机、打印纸和打印质量三项。打印纸和打印质量三项。单击返回“报表

22、打印”第44页/共57页使用使用“打印预览打印预览”功能可以功能可以在实际打印前观看打印的效在实际打印前观看打印的效果。如果效果不理想，及时果。如果效果不理想，及时对对“页面设置页面设置”进行调整。进行调整。这样可以提高工作效率，并这样可以提高工作效率，并且达到防止浪费，节约资源且达到防止浪费，节约资源的目的。的目的。单击返回“报表打印”第45页/共57页经过打印预览，确定各项设经过打印预览，确定各项设置正确，可以取得理想的打印置正确，可以取得理想的打印效果之后，就可以正式打印报效果之后，就可以正式打印报表了。表了。单击返回“报表日常操作”第46页/共57页（一）（一）追加表页追加表页；（二）（二）插入表页插入表页；（三）（三）删除表页删除表页；（四）（四）交换表页交换表页；（五）（五）表页排序表页排序;（六）（六）图表。图表。单击转到“本节小结”第47页/共57页“追加表页追加表页”是在已有表页的是在已有表页的最后一个表页的后面，再添加最后一个表页的后面，再添加新的表页。新的表页。单击返回“表页管理”第48页/共57页“插入表页插入表页”是在已有表页的是在已有表页的中间某个位置加入一个新的表中间某个位置加入一个新的表页。页。单击返回“表页管理”第49页/共