中职教育计算机课程第三章第四节数据管理

1、3.4 数据管理知识点建立(jinl)和使用数据清单数据排序和筛选数据的汇总分析 共二十一页任务一 建立和使用数据清单任务描述 根据(gnj)期中考试成绩统计表，建立数据清单管理数据，并用记录单的方法添加记录、修改记录和删除记录。任务分析 建立数据清单后，选定数据清单中任一单元格，利用Excel 2003中“数据”菜单项中“记录单”命令可以很方便地输入、修改、添加、删除和查询记录。因此，任务操作可以分解为： 建立数据清单 添加记录 修改记录 删除记录共二十一页操作步骤（1）打开Excel 2003，选定工作表“Sheet1”。（2）在空白工作表的首行输入“07会计班期中考试成绩统计表”。 （3

2、）在第二行输入字段名，依次为“语文、数学、政治、经济法、统计、会计实务、总分、平均分”。（4）设定标题和字段名称的字体、格式。设定各字段的宽度和数据(shj)清单中数据(shj)的格式、数值精确度等。（5）保存如图所示的数据清单。 共二十一页（6）单击需要添加记录的单元格。（7）单击“数据”菜单项中的“记录单”命令，打开“Sheet1”对话框。如图所示。（8）单击“新建”按钮，打开一个空白记录单。（9）用鼠标选定每个字段名后的文本框，在其中键入新记录所包含的信息。（10）输入数据后，按回车键添加记录。（11）完成记录添加后，单击“关闭(gunb)”按钮，可关闭(gunb)记录单。（12）单击数

3、据清单的任一单元格。（13）打开记录单对话框，找到需要更改的记录，可修改其中信息。共二十一页（14）在记录单对话框中单击“删除”按钮，系统显示提示信息，提醒(t xng)用户该记录将永久删除。 （15）单击“确定”按钮，记录(jl)被删除。删除记录(jl)后，数据清单上该记录(jl)后面的记录(jl)将自动向上移动。（16）单击“关闭”按钮返回工作表，保存修改后的数据清单。共二十一页任务二 汇总数据任务描述 张强是“市雪莲办公用品批发部”的一名职员，批发部张经理(jngl)将07年2月份916号的出货单交给张强，要求张强输入电脑，并分类统计汇总销售数量和销售金额。张强经过一番努力后，做出了如样

4、例所示的统计表格。 共二十一页任务分析 对数据清单中的数据进行分类汇总，要求数据清单中的某个字段有规律排列(pili)，因此，任务操作可以分解为： 建立数据清单 按销售日期排序 分类汇总产品数量 计算销售金额 共二十一页操作步骤（1）录入出货单中的数据，建立如图所示的数据清单。 （2）单击“出货日期”列中的任意一单元格。（3）单击工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。（4）单击“数据”菜单项上“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图所示。 （5）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列“出货日期”。（6）在“汇总方式”下拉列表框中，单击计算所需的分类汇总的函数(hnsh)

5、。例如，选择“求和”函数(hnsh)。共二十一页（7）在“选定汇总项”列表框中，选中需要对其汇总计算的字段复选框。例如(lr)，选择“数量”、“金额”。 （8）根据需要选择相应的复选框指定汇总结果的显示位置。（9）单击“确定”按钮，即可获得分类汇总结果。提示(tsh) 如果要显示分类汇总和总计的汇总，可以单击行数值旁的分级显示“数字符号”按钮。使用“加号”、“减号”按钮，可以显示或隐藏单个分类汇总的明细数据行。 共二十一页知识(zh shi)链接链接一 数据清单概念 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如发货单数据库，一组学生名单和联系电话等。在Excel 2003中，可以很容易地将

6、数据清单用作数据库，数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每行对应数据库中的一个记录。数据清单是有结构要求的特殊表格，所以创建数据清单时必须遵循下面(xi mian)的规则。（1）同一列数据的类型、格式应相同。（2）在一张工作表上最好只建立一个数据清单。共二十一页（3）工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空列或一空行。（4）数据清单的数据区不允许出现空行、空列。（5）数据清单的第一行是标题，即字段名。（6）字段名长度小于255个字符，并有一定含义。链接二 数据排序 使用常用工具栏上的“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据列进行排序。在需要

7、排序的数据列中单击任一单元格后，再单击“升序”按钮可按字母表顺序，数据从小到大，日期(rq)由前到后排序；单击“降序”按钮按反向字母表顺序，数据共二十一页 从大到小，日期由后到前排序。如果所排序的数据是中文(zhngwn)，则排序依据是中文(zhngwn)的拼音或笔画。对于数据清单而言，排序操作将当前单元格所在的列作为排序基准。 在数据清单中，使用常用工具栏中的“升序”或“降序”按钮排序，只能按单个字段名的内容进行。当遇到该列中有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多列数据进行排序。链接三 取消分类汇总结果 如果想取消分类汇总的显示结果，恢复到数据清单的初始状态。

8、可进行以下操作。共二十一页（1）在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。（2）在“数据”菜单项中，单击“分类汇总”命令(mng lng)。（3）在分类汇总对话框中单击“全部删除”按钮。共二十一页拓展与提高数据筛选 利用Excel提供的筛选功能(gngnng)，可实现只显示满足条件的记录。1筛选职称为“业务员”的学员信息（1）单击数据清单中的任意单元格。（2）单击“数据”菜单项“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令。（3）数据的第1行处于可筛选状态，每一列的字段名的右边都出现一个下拉按钮，如图所示。 共二十一页共二十一页（4）单击职称后面的下拉按钮，打开下拉列表(li bio)，在下拉列表(li

9、 bio)中选择“业务员”，效果图如图所示，下拉箭头的颜色变为蓝色。 共二十一页2筛选总分在75和85分之间的学员信息(xnx)（1）单击数据清单中的任意单元格。（2）单击“数据”菜单项“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令。（3）数据的第1行处于可筛选状态，每一列的字段名的右边都出现下拉按钮。（4）单击总分右边的下拉按钮，打开下拉列表，在下拉列表中选择“（自定义）”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，如图所示。 共二十一页（5）在“总分”下拉列表(li bio)中选择：大于75，小于85；选中“与”单选钮，单击“确定”，显示筛选结果。 共二十一页回顾与总结 本节主要介绍利用“记录单”命令输入记录

10、、修改记录、添加记录、删除记录和查询记录的操作。对数据清单中的数据进行排序、筛选、分类汇总等操作，可以方便数据管理，扩大信息(xnx)含量。 共二十一页实训 根据下表建立数据清单，并以“号码”为分类(fn li)字段，汇总出运动员的成绩及平均成绩。序号号码项目成绩名次1516跳高612618跳远523516跳远084616跳高435618跳高616715铅球617616铅球338715跳高079618铅球5210880跳高43共二十一页内容摘要3.4 数据管理。（9）用鼠标选定每个字段名后的文本框，在其中键入新记录所包含的信息。任务二 汇总数据。（7）在“选定汇总项”列表框中，选中需要对其汇总计算的字段复选框。（8）根据需要选择相应的复选框指定汇总结果的显示位置。链接一 数据清单概念。（3）工作表的数据清单与