Access数据库教程课件整套电子教案

1、Access数据库教程第1章数据库基础知识数据库的相关概念 关系数据库数据库设计的步骤Access简介1.41.11.21.3第1章数据库基础知识第1章 数据库基础知识1.1.1 数据和数据管理1 信息与数据信息（Information）是客观世界在人们头脑中的反映。是人们对于客观事物属性和运动状态的反映.数据（Data）对于客观事物属性和运动状态的记录,是信息的载体. 数据不仅包括数字、字母、文字和其它符号组成的文本形式的数据，而且还包括图形、图像、动画、影像、声音等多媒体数据。数据与信息的关系：信息是有用的数据，数据是信息的表现形式，信息是通过数据符号来传播的。1.1 数据库的概念1.1

2、数据库的概念 1.1.1 数据和数据管理 2. 数据管理数据管理包括对各种形式的数据进行收集、存储、加工和传输等活动。目的从大量原始数据中抽取、推导出有价值的信息，以此作为行动和决策的依据。借助计算机科学地保存和管理复杂大量的数据，使人们能够方便和充分利用信息资源。1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念文件系统阶段数据库系统阶段分布式数据库系统阶段 1.1.2 数据管理技术的发展人工管理阶段1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念 1.1.3 数据库系统 1.数据库数据库系统指带有数据库并利用数据库技术进行数据管理的计算机系统，可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源

3、共享服务。数据库(Database,简称DB)是数据的集合，并按照特定的组织方式将数据保存在存储介质上，同时可以被各种用户所共享。1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念1.1.3 数据库系统 2.数据库系统的组成硬件软件数据(DB）人员：计算机操作系统(OS)数据库管理软件(DBMS)应用程序数据库系统(DBS)1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念1.1.4 实体及其联系1.相关概念实体:是客观事物的真实反映。 如:一位教师,一本书实体属性:事物的特性 如:身高,年令属性值:实体属性的具体化表示，属性值的集合表示 一个实体。 如:身高185cm,年令201.1 数据库的概念1.1 数据库

4、的概念1.1.4 实体及其联系1.相关概念实体类型:用实体名及所有属性的集合表示一种实体类 型，简称实体型。 举例:一个教师类实体教师(教师编号, 姓名,性别,出生日期,职称,联系电话)一个课程类实体课程(课程编号,课程名,开课学期, 学时,实验学时,学分）实体集:具有相同属性的实体集合。1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念1.1.4 实体及其联系2.实体之间的联系实体的联系：实体之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联关系（1）一对一联系（one to one relationship)例如：一个班级 班长（2）一对多联系（one to many relationship

5、)例如：一个班级 多个学生（3）多对多联系（many to many relationship)例如：学生 课程1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念1.1.5 数据模型数据模型：数据库管理系统中用于描述实体及其实体之间联系的方法。 用于描述数据库管理系统的数据模型有层次模型有以下三种。1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念 1.1.5 数据模型1.层次模型 用树型结构表示实体及其之间联系的模型，称为层次数据模型。其中的实体称为结点。 有且仅有一个结点无父结点，这个结点即树的根。 其它节点有唯一的一个父节点。学院一系二系处、部班级教研室科室一层二层三层1.1 数据库的概念1.1 数据库的概

6、念1.1.5 数据模型2.网状模型用网状结构表示实体及其之间联系的模型。 可以有一个以上的结点无父结点。 至少有一个节点有多于一个的父节点。学校教师学生班级任课学生一个教学实体的网状模型教师协会1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念1.1.5 数据模型3.关系模型用二维表结构来表示事物间联系 一个二维表中，有表头和若干行数据。 垂直方向看，有若干列，同一列取值同一个定义域。 每一行代表一个人才信息，有若干行。1.1 数据库的概念1.1 数据库的概念关系模型：民族编码名称01021011汉族满族朝族蒙古族编 码名称类别101102201202301数学电子学法学新闻学英语理科理科文科文科文科1

7、011013012021985/05/041986/06/011985/01/121985/10/0102011001男男女女李大明张晓光韩雪王宇鹏0310101031010203111010301201专业编码出生日期民族编码性别姓名学号关系模型：专业关系模型：学生1.1 数据库的概念 1.2.1 关系模型1.关系模型中常用术语关系一个关系就是一张二维表，表是属性及属性值的集合。表中每一列称为一个属性(字段),每列都有属性名,为列名或字段名。表示各个属性的取值范围。指表中的一行数据，也称为记录。一个元组对应一个实体，每张表中可以含多个元组。属性域元组编号姓名性别出生日期工资现状党员否工作简历

8、照片Bj10001刘伟箭男1960.08.232000.00T(略)(略)Bj11002刘简捷男1958.12.311800.00T(略)(略)元组属性数据项1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.2.1 关系模型1.关系模型中常用术语属性值:表中行和列的交叉位置对应某个属性的值。是关系名及其所有属性的集合，一个关系模式对应一张表结构。关系模式的格式：关系名（属性1，属性2，属性3,属性n )例:专业(编码,名称,类别)关系模式:编 码名称类别101102201202301数学电子学法学新闻学英语理科理科文科文科文科关系模型：专业候选键:在一个关系中，由一个或多个属性组成，其值能唯一地标识一个

9、元组。主关键字:一个表中可能由多个候选键，通常用户仅选用一个候选键，称为主关键字1.2 关系数据库1.2 关系数据库外关键字（外码）：如果表中的一个字段不是本表的主关键字或候选关键字,而是另外一个表的主关键字或候选关键字，这个字段就称为外部关键字。1.2.1 关系模型1.关系模型中常用术语关系模型：民族编码名称01021011汉族满族朝族蒙古学号姓名性别民族编码出生日期专业编码10101101021110101201李明张光韩雪王鹏男男女女020110011985/05/041986/06/011985/01/121985/10/01101101301202关系模型：学生1.2 关系数据库1.

10、2 关系数据库1.2.1 关系模型2.关系模型特点每个属性必须是不可分割的数据单元。在同一个关系中不能出现相同的属性名。关系中不允许有完全相同的元组，即冗余。在一个关系中列的次序无关紧要。编号姓名性别出生日期工资现状党员否工作简历照片Bj10001刘伟箭男1960.08.232000.00T(略)(略)Bj11002刘简捷男1958.12.311800.00T(略)(略)1.2 关系数据库1.2 关系数据库设有两个相同结构的关系R和S，R与S的差是由属于R但不属于S的元组组成的集合。差运算交运算两个具有相同结构的关系R和S，它们的交是由属于R又属于S的元组组成的集合。 在Access中没有直接

11、提供传统的集合运算，但可以通过其他操作或编程来实现。并运算两个相同结构关系的并是由属于这两个关系的元组组成的集合。1.2.2 关系运算1.集合运算1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.2.2 关系运算1.集合运算关系R编号姓名01001王磊01003张晓华01005刘洋关系S编号姓名01002王浩田01003张晓华01004孟德水并运算（RS） 差运算(RS)交运算(RS) 刘洋01005孟德水01004张晓华01003王浩田01002王磊01001姓名编号编号姓名01001王磊01005刘洋编号姓名01003张晓华举例:1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.2.2 关系运算2.关系运算常

12、见的关系运算有选择运算、投影运算和连接运算三种选择（Select） 选择运算是从关系中选择某些满足条件的记录组成一个新的关系。投影（Project） 投影运算是从关系中选择某些字段的所有值组成一个新的关系。连接（Join） 联接是对两张表进行联接，同时生成一张新表，新表中含的列是被联接的两张表中列的并集或该并集的子集，新表中包含的元组是满足联接条件的所有元组集合。 1.2 关系数据库1.2 关系数据库举例:1.2.2 关系运算2.关系运算编码名称01021011汉族满族朝族蒙古学号姓名性别民族编码出生日期专业编码10101101021110101201李明张光韩雪王鹏男男女女020110011

13、985/05/041986/06/011985/01/121985/10/01101101301202民族学生1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.2.2 关系运算 3.关系完整性关系完整性是为保证数据库中数据的正确性和相容性，对关系模型提出的某种约束条件或规则。实体完整性规则实体完整性规则规定关系的所有主属性都不能为空值，而不是整体不能为空值。例如:学生选课（学号，课程编号，成绩），“学号、课程编号”为主关键字，则“学号”和“课程编号”都不能取空值，而不是整体不能为空。 1.2 关系数据库1.2 关系数据库 1.2.2 关系运算 3.关系完整性用户定义的完整性规则不同的关系数据库系统根据其

14、应用环境的不同，通常需要针对某一具体字段设置约束条件。 例如:学生选课（学号，课程编号，成绩），学生成绩字段的取值必须在0 100之间1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.2.2 关系运算 3.关系完整性参照完整性 参照完整性是定义建立关系之间联系的主关键字与外部关键字引用的约束条件。 例如:学生表中民族不能填写民族表中以外的值编码名称01021011汉族满族朝族蒙古学号姓名性别民族编码出生日期专业编码10101101021110101201李明张光韩雪王鹏男男女女020110011985/05/041986/06/011985/01/121985/10/01101101301202学生表民

15、族表1.2 关系数据库1.2 关系数据库1.3数据库设计的步骤第1章数据库基础知识1数据库设计原则 (1)关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则。 (2)避免在表之间出现重复字段。 (3)表中的字段必须是原始数据和基本数据元素。 (4)用外部关键字保证有关联的表之间的联系。2数据库设计的步骤 (l)需求分析阶段。 (2)概念结构设计阶段。 (3)逻辑结构设计阶段。 (4)物理结构设计阶段。 (5)数据库实施阶段。 (6)数据库运行的维护阶段。 1.3数据库设计的步骤第1章数据库基础知识3数据库设计过程 (l)需求分析。 根据实际情况，分析数据需求与处理需求，确定数据库的设计目的，确

16、定数据库中需要存储的信息和对象。 (2)确定数据库中需要的表。 如学生成绩管理数据库中有学生表、成绩表和课程表。 (3)确定数据表所需字段。 建立数据表的结构，如学生表以学号为主关键字，有学号、姓名、性别和出生日期等字段。 (4)确定表间联系。 如学生表与成绩表通过“学号”建立一对多的联系，课程表与成绩表通过“课程号”建立一对多的联系。 (5)设计求精。 对设计进行优化设计，重新检查，找出不找出不足，并及时进行修改。 1.4.1 Access系统的特点1.4.2 Access的启动与退出1.4.3 Access的基本对象第1章数据库基础知识1.4 Access简介1表 表是数据库的核心与基础，

17、它是Access数据库的基本对象，其他的数据库对象都是以表为基础来创建的。2查询 查询是数据库的核心操作。用户通过查询可以在表中搜索符合指定条件的数据，并可以对目标记录进行修改、插入和更新等编辑动作。3窗体 窗体是数据信息的主要表现形式。用户可以通过创建窗体逐条显示记录，便于详细地查看和编辑，还可以对窗体进行编程。4报表 报表是以打印的形式表现用户数据。生成报表的目的是进行计算、打印、分组和汇总数据。 1.4.3 Access的基本对象第1章数据库基础知识1.4 Access简介5页。 功能上类似于典型的窗体和报表，但数据访问页允许用户查看、编辑和汇报驻留在浏览器中的数据和html页。 6宏。

18、 宏是一个或多个操作的集合，也可以是若干个宏的集合所组成的宏组。宏可以将数据中不同对象连在一起，从而形成一个数据管理系统。 7模块。 模块可以保存VBA( Visual Basic Applications)应用程序的声明和过程。模块的主要作用是建立复杂的VBA程序以完成宏不能完成的任务。Access数据库教程 第2章 数据库和表第2章 数据表Access是一个功能强大的关系型数据库管理系统，可以组织、存储并管理多种类型的信息，本章详细介绍Access数据库和表的基本操作，包括数据库的创建、表的建立和使用。 2.1 Access数据库的基本操作使用Access进行数据管理和应用的第一步是创建A

19、ccess数据库，其创建结果是生成一个扩展名为.mdb的数据库文件，该文件包含了Access数据库中所有的相关信息：表、查询、窗体、报表、宏、模块以及页。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录着数据库中的全部数据内容2.1.1 数据库的设计建立数据库的第一步是设计数据库，一个好的设计将有助于数据库的分析和处理数据。 确定创建数据库的目的 确定该数据库中需要的表确定字段确定主键 确定表之间的关系确定各个表的使用数据确定数据的使用场所和管理手段2.1.2 创建数据库创建数据库通常有以下两种方法：使用数据库向导。 利用系统提供的模板或现有文件，创建一个具有一定数据和功能的

20、数据库。用这种方法创建的数据库比较快捷，在向导引领下，只需一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表等，其缺点是用这种方法创建的对象往往不符合实际需要，还应该做进一步的修改或调整，比较适合熟练用户使用。 2.1.2 创建数据库例2.1 使用数据库向导创建数据库“联系人”操作步骤如下： (1) 在Access2003主窗口菜单栏中，选择“文件/新建”命令或单击工具栏上的新建按钮，打开“新建文件”任务窗格（通常在屏幕窗口的右侧）。选择“本机上的模板”选项，如图2.1所示，弹出“模板”对话框；图2.1 “新建文件”任务窗格2.1.2 创建数据库(2) 选择其中的“数据库”选项卡，出现如图2.2所示的10

21、种数据库模板。图2.2 “模板”对话框 2.1.2 创建数据库(3) 选择“联系人管理”模板，单击“确定”按钮，在打开的“文件新建数据库”对话框中输入新建数据库文件的保存位置及要保存的文件名，单击“创建”按钮，进入“数据库向导”的第一步，提示“联系人管理”数据库将包含哪些表。如图2.3所示。 图2.3 “数据向导”对话框2.1.2 创建数据库(4) 单击“下一步”按钮，向导提供了每个表中包含的字段以及可选的部分字段，可以根据自己的需要进行选择。选择相应的复选框可选定此字段，如图2.4所示。图2.4 表中包含字段以及部分字段 2.1.2 创建数据库(5) 单击“下一步”按钮，选择一种屏幕的显示样

22、式，如图2.5所示。图2.5 确定屏幕的显示样式2.1.2 创建数据库(6) 单击“下一步”按钮，选择一种打印报表所用的样式。如图2.6所示。图2.6 确定打印报表所用的样式 2.1.2 创建数据库(7) 单击“下一步”按钮，指定数据库的标题，这时可以为打印报表添加一个单位的徽标，如图2.7所示。图2.7 确定数据库标题 2.1.2 创建数据库(8) 单击中“下一步”按钮，确定向导构建完数据库之后是否自动启动数据库。如图2.8所示。 图2.8 确定向导构建完数据库之后是否启动数据库 2.1.2 创建数据库(9) 单击“完成”按钮，向导按照要求开始创建数据库，会看到生成数据库进度条。(10) 当

23、数据库生成完毕后，进入一个“主切换面板”的窗口，可根据需要选择其中一项开始操作。2. 自定义创建数据库 自定义创建数据库的方法是：先创建一个空数据库，再自己动手向里面添加所需要的表、查询、窗体、报表以及其他对象。以下以本书的主要实例数据库“学生管理系统”的建立过程为例来介绍创建空数据库的方法和相关问题。2.1.2 创建数据库例2.2 自定义创建一个空数据库“学生管理系统”。操作步骤如下：(1) 在Access2003的主窗口中，选择“文件/新建”命令或单击数据库工具栏上的“新建”按钮，打开“新建文件”任务窗格。如图2.1所示。(2) 选择“新建”选项组中的“空数据库”选项，打开“文件新建数据库

24、”对话框，选择数据库的保存位置，在“文件名”文本框中输入数据库的名字为“学生管理系统”，数据库文件的扩展名为“.mdb”。2.1.2 创建数据库(3) 单击“创建”按钮，系统打开“学生管理系统：数据库Access 2000文件格式”窗口，如图2.9所示。 图2.9 “学生管理系统”数据库窗口2.1.2 创建数据库3. 打开数据库的方法 Access 2003中，打开一个已有的数据库的方法有两种： 在主窗口的菜单栏上选择“文件/打开”命令。 单击工具栏上的“打开”按钮。 不管用哪种方式打开，都会弹出如图2.10的对话框，在“查找范围”下拉列表中选择数据库所在位置，在文件列表区域中选中要打开的数据

25、库文件，单击“打开”按钮打开数据库。2.1.2 创建数据库图2.10 “打开”对话框2.1.2 创建数据库在打开数据库时，可以用以下四种方式：共享方式打开数据库独占方式打开数据库只读方式打数据库独占只读访问方式打开数据库2.2 建立表Access的表用来存储数据，为数据库的其他对象如查询、窗体的报表等提供数据，一个数据库中可以有多个相互关联的表。本节介绍Access的数据类型、建立表结构、字段属性设置和表之间的关系等内容。2.2.1 Access的数据类型 Access支持非常丰富的数据类型，因此能够满足各种各样的信息系统开发需求。Access的数据类型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自

26、动编号、是/否、OLE对象、超链接和查阅向导等。 2.1.2 创建数据库1. 文本型 文本型是默认的数据类型，通常用于表示文字数据，例如姓名、地址等，也可以是不需要计算的数字，例如邮政编码、身份证号、电话号码等，也可以文本和数字的组合。如实A302、文化路80号等。 文本型的默认字段大小是50个字符，最多可达到255个字符。 2. 备注型 备注型数据与文本型数据本质上是一样的，不同的是，备注型字段可以保存较长的数据，它允许存储的内容可长达64KB个字符，通常用于保存个人简历、备注、备忘录等信息。2.1.2 创建数据库3. 数字型 数字型数据表示可以用来进行算术运算的数据，但涉及货币的计算除外。

27、在定义了数据型字段后，还要根据处理数据范围的不同确定所需的存储类型，例如整型、单精度型等，系统默认的是长整型。4. 日期/时间型 日期/时间型数据用来保存日期和时间，该类型数据字段长度固定为8个字节。2.1.2 创建数据库5. 货币型 货币型数据是一种特殊的数字型数据，和数字型的双精度类似，该类型字段也占8个字节，向该字段输入数据时，直接输入数据后，系统会自动添加货币符号和千位分隔符。使用货币数据类型可以避免计算时四会五入，精确到小数点左方15位数据及右方4位数。6. 自动编号型 每一个数据表中只允许有一个自动编号型字段，该类型字段固定占用4个字节，在向表中添加记录时，由系统为该字段指定惟一的

28、顺序号，顺序号可以是递增的或随机的。2.1.2 创建数据库7. 是/否型该类型字段只包含两个值中的一个，例如是/否、真/假、开/关同，该类型长度固定为1个字节。8. OLE对象类型 OLE是Object Linking Embedding的缩写，意思是对象的链接与嵌入，用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。在窗体或报表中必须使用绑定对象框来显示OLE对象，OLE对象类型数据不能排序、索引和分组。OLE对象字段最大可以为1GB。 2.1.2 创建数据库9. 超级链接类型 该字段以文本形式保存超级链接的地

29、址，用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等，字段长度最多可达64000个字符。一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成： 显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。 地址：到达文件的路径，称为UNC，或到达页面的路径，称为URL。 子地址：在页面和文件中的地址。10. 查阅向导类型 创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段，在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。2.2.2 表的建立 Access的表由表结构和表内容组成表的所有字段信息。创建表一般需要两个步骤：一是建立表的结构，二是输入数据。表结构主要包含组成表的所有字段信息，字段信息中主要包含字段

30、名称、数据类型、字段属性以及字段说明。(1) 字段名称：用于标识表中的一列，即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有惟一的名字，称为字段名称。 2.2.2 表的建立字段名称的约束规则主要包括以下几点：字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格(只能用在字段名称中间，不能以空格开头)和其他字符。字段名称长度为164个字符，（一个汉字算一个字符）字段名称中不能包含点（.）、惊叹号（！）、方括号（ ）、先导空格或不可打印的符号（如回车换行符）。应避免字段名过长，最好使用便于理解的名字。2.2.2 表的建立(2) 数据类型：一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。(3)

31、 字段属性：数据表中的字段对象具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。如字段大小、格式、有效性规则、有效性文本、索引等。(4) 字段说明：字段说明会出现在数据表视图窗口的状态栏中，以后浏览表时，只要光标进入添加了字段说明的列中，状态栏上就会显示该字段的说明信息，帮助使用者更好的理解该字段的组成特征。2.2.2 表的建立在Access中建立表的方法通常有以下三种：使用表向导创建表通过直接输入数据方式创建表使用设计器创建表2.2.2 表的建立例2.3 使用数据表向导创建一个联系人表具体操作步骤如下：(1) 双击“使用向导创建表”选项，打开“表向导”对话框；图2.12

32、 表向导对话框之一2.2.2 表的建立(2) 在图2.12所示的“表向导”对话框中，从Access提供的“商务”和“个人”两类示例表中选择合适的表来帮助完成表的创建工作。本例中选择左侧商务类“示例表”中的“联系人”表，从中间“示例字段”列表中选择需要的字段，单击单选按钮将其添加到右侧“新表中的字段”列表中（或单击全选按钮，选择所有的字段） 2.2.2 表的建立(3) 如果出现在“新表中的字段”中某个字段的名称不合适，可以先选中那个字段，再单击其下的“重命名字段”按钮，打开“重命名字段”对话框，在“重命名字段”文本框中可以更改字段的名称，（如将“联系人爱好”改为“联系人业余爱好”），如图2.13

33、所示。输入新字段名后单击“确定”按钮，即可完成对一个字段名的修改。 图2.13 “重命名字段”对话框 2.2.2 表的建立(4) 单击“下一步”按钮，进入“表向导”的第二步，为当前创建的表进行命名和指定主键，本例中使用系统默认的表名“联系人”，并选中“是，帮我设置一个主键（Y）。”单选按钮，如图2.14所示。 图2.14 表向导对话框之二2.2.2 表的建立(5) 单击“下一步”按钮，切换到“表向导”的最后一步，表向导提示用户选择向导完成之后的动作。有三个选择：“修改表的设计”、“直接向表中输入数据”和“利用向导创建的窗体向表中输入数据”，本例选中“直接向表中输入数据”单选按钮，如图2.15所

34、示。图2.15 “表向导”对话框之三2.2.2 表的建立(6) 单击“完成”按钮即可完成字段结构的创建，进入如图2.16所示的数据输入窗口。图2.16 用表向导创建完表后的数据输入窗口利用表向导创建数据表比较方便、快捷，由于受到示例表的限制，会影响到表的设计，可以使用表向导创建表以后，再通过设计视图设置表字段的常规属性和查阅属性等。2.2.2 表的建立2. 通过直接输入数据的方法创建表 Access 2003已经预先为用户准备了一个空表的模板，称为数据表视图，用户通过输入数据创建表是指直接向该空表输入数据，系统会根据用户所输入的数据确定新表的字段数以及各字段的数据类型。 例2.4 在数据库“学

35、生管理系统”中，通过直接输入的方式创建一个“常用联系电话”表。 操作步骤如下： 2.2.2 表的建立(1) 在数据库“学生管理系统”的表对象窗口，双击“通过输入数据创建表”或单击工具栏上的“新建”按钮，打开“新建表”对话框，选择“数据表视图”选项，单击“确定”按钮，即可进入“数据表视图”窗口，如图2.17所示。 图2.17 “数据表视图”的数据输入窗口2.2.2 表的建立(2) 在图2.16所示的空表中直接输入数据。Access系统在此空表中共设置了10个数据列，并采用默认字段名称：字段1、字段2、字段3、字段10。当设计表的字段多于10时，不能采用此方法。可以采用两种方法直接修改字段名称：双

36、击字段，字段名变为黑色区域时即可输入新字段名称；右击字段名，在弹出的快捷菜单中选择“重命名列”命令，输入新字段名称。2.2.2 表的建立(3) 保存表。输入数据后单击工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”的对话框，输入表的名称，单击“确定”按钮后，会弹出添加主键的对话框，单击“是”按钮，得到如图2.18所示的数据表视图结果。 图2.18 “常用联系电话”数据表视图窗口2.2.2 表的建立3. 使用设计器创建表 “使用设计器创建表”相对于前两种方法更方便、直观和易于掌握，是最重要、最常用的创建表的方法。 使用表设计视图创建表是建立表的框架结构，并不包括向表中输入数据记录。 例2.5 使用表设计器

37、，在数据库“学生管理系统”中创建“学生信息”表，“学生信息”表的结构如表2.1所示 2.2.2 表的建立表2.1 学生信息表的结构字段名称数据类型字段大小主键不允许为空学号文本11姓名文本10性别文本1出生日期日期籍贯文本50政治面貌文本10班级编号文本6入学分数数字整型简历备注照片OLE 对象电子邮箱超链接2.2.2 表的建立 操作步骤如下：(1) 打开例2.2创建的“学生管理系统”数据库，在数据库“表”对象窗口中双击 “使用设计器创建表”，即可打开表的设计器窗口，如图2.19所示。 图2.19 表设计视图窗口 2.2.2 表的建立(2) 根据表2.1中的各字段名称、数据类型、字段大小、小数

38、位数和索引类型等内容，依次输入或进行选择。 例如，“学号”字段的设置方法为：在“字段名称”列下输入“学号”，在对应行“数据类型”列的下拉列表中选择“文本”选项，在 下部的“字段大小”属性栏中输入“11”（文本类型的字段大小默认为“50”），如图2.20所示。 2.2.2 表的建立图2.20 表中字段的输入与设置窗口2.2.2 表的建立(3) 另起一行，输入或选择下一个字段的相关内容，直至表2.1中的所有字段输入完毕，如图2.21所示。图2.21 输入表2.1中所有字段后的表的设计器窗口 2.2.2 表的建立(4) 设置主键。表2.1中要求将“学号”设置为主键（单一字段设置为主键），设计主键的方

39、法有两种，一是在表设计视图中左键单击要设置为主键的字段行，在弹出的快捷菜单中选择“主键”命令；二是在表设计器视图中，先选中要设置为主键的字段行，再单击工具栏上的“主键”按钮。 2.2.2 表的建立(5) 单击表设计器的“关闭”按钮，弹出“是否保存对表表1的设计的更改？”对话框，如图2.22所示。 图2.22 “是否保存对表表1的设计更改?”对话框2.2.2 表的建立(6) 单击“是”按钮，弹出“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入“学生信息”，如图2.23所示。图2.23 “另存为”对话框2.2.2 表的建立(7) 单击“确定”按钮，完成表“学生”结构的创建工作，返回到数据库窗口，“表”对

40、象列表中增加了一个对象“学生信息”，如图2.24所示。 图2.24 增加了表对象“学生信息”的数据库窗口 2.2.2 表的建立创建表结构时注意事项： 在字段名称栏中输入表包含的所有字段名称（为必填项），字段名称应量简明扼要，要符合本节介绍的约束规则。 在数据类型栏中选择与该字段相对应的数据类型（为必选项）。对于每一个字段名称都要为其选择一个明确的数据类型。Access 2003为数据表提供了10种数据类型，它们是文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查阅向导。2.2.2 表的建立 数据类型选择方法是：单击对应字段的数据类型列，即激活数据类型选项，系统默认是“

41、文本”型，单击该栏右侧出现的下拉箭头，弹出10种数据类型选择列表，从中选择一种需要的类型。 在说明栏中输入对应该字段的一些解释和注释信息（为可选项），这不是必需的，用户可以输入适当的注释，尤其对于一些具有构造特征的字段，该说明会出现在数据表视图窗口的状态栏中。在以后浏览表时，只要光标进入添加了字段说明的列中，状态栏上就会显示该字段的说明信息，从而帮助使用者更好地理解该字段的组成特征。如图2.25所示。 2.2.2 表的建立图2.25 状态栏上显示的字段说明信息 2.2.2 表的建立 设置主键（为必选项）。“课程信息”的主键为字段“课程号”，为了防止数据表中重复数据记录的出现，Access 20

42、03提供了主键功能。主键又称为主关键字，是数据表中一个或者多个字段的组合。主键的作用是用来区分表中各条数据记录，使得设置的字段数据不出现重复。一个数据库中的若干个表通常都是通过表的主键来建立它们之间的关系的。2.2.2 表的建立 建立相关字段的索引（为必选项）。索引的主要作用是加速记录的检索速度。设置表的主键以防止数据记录的重复，其核心就是索引技术（主键就是主索引），索引既可以按时单个字段建立索引排序，也可以按照多个字段（最多10个）的有序组合建立索引排序。 设置字段的特殊属性（为可选项）。用户可以针对表中的不同字段以及不同的字段类型，设置不同的字段属性，包括大小、格式、输入掩码、标题、默认值

43、、有效性规则、有效性文本等。2.2.3 向表中输入数据 例2.5中在“学生管理系统”数据库中创建了表“学生信息”，“学生信息”表只是建立起表的框架结构，表中并没有数据记录，参照表2.2，输入“学生信息”表的数据，在输入过程中，可以完全手动输入，也可以使用复制、粘贴等修改技巧，以提高输入速度。 2.2.3 向表中输入数据表2.2 学生信息表 学号姓名性别出生日期籍贯政治面貌班级编号入学分数2009010101李雷雷男1988年10月12日吉林党员0901015602009010102刘大刚男1989年6月7日辽宁团员0901015762009010103王美女1987年5月21日河北党员0901

44、015502009010201张悦明男1989年12月22日湖北团员0901026012009010202王林女1987年1月2日湖南党员0901025802009020101张可女1990年9月3日湖南团员0902015952009020201林立峰男1985年3月5日河南党员0902016102009020202王岩男1991年10月3日河南团员0902015972009030101张明利女1990年5月30日广东群众0903016002009030102李佳宇女1990年11月12日江苏无党泒0903025692.2.3 向表中输入数据1. 数据的录入 例2.6 将表2.2的数据输入到“

45、学生信息”表中。 操作步骤如下: 在数据库窗口中，双击“表”对象“学生信息”，或单击“表”对象“学生信息”，单击工具栏上的“打开”按钮，打开“数据表视图”。 在“数据表视图”中输入数据。 单击“保存”按钮保存输入的数据。 关闭“数据表视图”窗口，结束输入操作。 2.2.3 向表中输入数据2. 输入数据时的注意事项：(1) 主键 由于表设置了主键，主键的主要作用是防止表中主键字段出现重复，对于单一的字段主键来说，比较容易判断是否出现了主键的重复，比如“学号”，如果输入了与表中已存在的学号，即被判定为主键重复，当光标移开时，Access系统会出现警告信息，直到学号修改为不重复的为止。2.2.3 向

46、表中输入数据(2) “日期/时间”型数据的输入方法。 例如要在“学生信息”表中输入“出生日期”字段输入1990年5月30日，可以有以下几种输入方法，保存结果都相同。 “1990-5-30”或“1990/5/30”或“90-5-30”或“5-30-87”或“30-5-90”等。只有当输入的“日期/时间”型数据超出了正确值范围，才会出现错误的提示信息。2.2.3 向表中输入数据(3) 备注型字段的输入方法。 例如，在“学生信息”表中，“简历”字段为“备注”型字段，当光标移入其中并输入内容时，随着输入内容长度的不断增加，前面输入的内容会自动隐藏（但不会丢失）。如果想展开该字段并对其进行编辑，可以单击

47、该字段，按下Shift+F2键，弹出“显示比例”对话框，如图2.26所示，在对话框中可以输入数据，也可以单击 “字体”按钮，打开“字体”对话框，设置“显示比例”对话框中文字的显示效果，输入完毕后，单击“确定”按钮，即可把输入的数据保存到字段中。 2.2.3 向表中输入数据图2.26 “显示比例”对话框2.2.3 向表中输入数据(4) “是/否”类型的数据输入方法 在数据表中，“是/否”类型的数据字段上显示的是一个复选框，选中复选框表示输入“是”，没有选中表示输入“否”。 (5) “OLE对象”数据的输入方法 OLE对象字段用来存储图片、声音、Word文档、Excel文档和其他类型的二进制数据。

48、 OLE对象类型字段数据输入步骤如下： 在“数据表视图”中，单击要输入的OLE对象； 选择“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框；2.2.3 向表中输入数据 在“插入对象”对话框中，选择“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”按钮，选择一个已存储的文件对象；如图2.27所示。 单击“确定”按钮即可将选中的对象插入到字段中。 图2.27 “插入对象”对话框2.2.3 向表中输入数据(6) “超链接”型数据的输入方法。 在“学生信息”表中，“电子邮箱”即为“超链接”数据类型，当光标移入其中并输入内容时，会出现一条下划线始终伴随着输入的内容，当输入完毕后再次将光标移至该字段时上方时，就会出现超链接的

49、手形标志，单击即可打开链接地址（网络连接正常情况下）。2.2.3 向表中输入数据(7) “查阅向导”数据类型的输入方法。查阅向导是系统为用户所提供的一种帮助向导。利用查阅向导，用户可以方便地把字段定义为一个组合框，并定义列表框中的选项，这样便于统一地向数据表中添加数据，具有“查阅向导”数据类型的字段建立了一个字段内容列表，并在列表中选择所列内容作为添入字段的内容。使用查阅向导可以显示两种列表中的字段： 从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列表中；存储了一组不可更改的固定值的列表。 2.2.3 向表中输入数据 在“设计视图”中建立“查阅”字段的操作过程如下： 在“设计视图

50、”中打开相应数据库的表。 选择执行下列操作之一：如果要在表中插入新字段，单击要在其下方插入字段的行，然后执行“插入行”的命令；如果要将字段添加到表的结尾时，单击第一条空行。在“字段名称”列中，键入新字段的名称。如果要使用“查阅”字段的外部关键字字段已经存在，单击选中此字段的行。例如，如果在“学生信息”表中已经存在定义过的“政治面貌”字段，并且要将它改变为“查阅”字段来显示“学生信息”表中学生的政治面貌，先要单击选中“学生信息”表中的“政治面貌”字段。 2.2.3 向表中输入数据 在字段的“数据类型”列中，从下拉式列表中选择“查阅向导”。这时系统会启动如图2.28所示的“查阅向导”对话框。（此处

51、我们以建立“学生信息”表中“政治面貌”字段为例来介绍“查阅向导”对话框使用）。 在如图2.28所示的对话框中单击“自行键入所需的值”选项。2.2.3 向表中输入数据图2.28 “查阅向导”对话框2.2.3 向表中输入数据 单击“下一步”按钮会出现另一个对话框，在字段列表窗口中输入创建“查阅”字段的列表内容。输入完毕的列表内容如图2.29所示，单击“下一步”按钮。 图2.29 自定义记录列表对话框2.2.3 向表中输入数据 在如图2.30所示的对话框中输入创建的“查阅”字段的标题（本例命名为“政治面貌”）。单击“完成”按钮结束创建工作。图2.30 自定义记录列表对话框2.2.4 字段的属性设置

52、在定义字段的过程中，除了定义字段名称及字段的类型外，还需要对每一个字段进行属性说明，在表的设计视图中，只要将鼠标定位于字段区域的一个字段中（光标在该字段的哪一列中都可），或用鼠标选定整个字段行，设计视图下方的“常规”和“查阅”两个选项卡中显示的就是该字段当前的全部属性情况。对字段的属性设置或修改也是在这两个选项卡中进行。 2.2.4 字段的属性设置1. 字段大小 使用“字段大小”属性可以设置“文本”、“数字”或“自动编号”类型的字段中可保存数据的最大容量。“文本”类型的数据：其“字段大小”可设置从0到255之间的一个数字作为其字段长度的最大值，默认为50。 “数字”类型的数据：其“字段大小”属

53、性的设置及其值将按表2-1中的说明进行匹配。“自动编号”类型的数据：其“字段大小”属性可设为“长整型”或“同步复制ID”。 2.2.4 字段的属性设置表2-3 数字类型的“字段大小”属性设置设置数据范围小数位数所占字节（B）字节0255无1整型-3276832767无2长整型-231231无4单精度型-3.410383.4103874双精度型-1.797103081.797103081582.2.4 字段的属性设置对“字段大小”属性的几点说明：(1) 在设置一个字段的“字段大小”属性时，并不是设置的越大越好，应坚持“够用即可”的原则，较小的数据处理的速度更快，需要的内存空间更少。(2) 如果在

54、一个已包含数据的字段中，将“字段大小”的值由大变为小时，可能会产生丢失数据现象。(3) 如果“数字”数据类型字段中的数据大小不适合新的“字段大小”设置，小数位数可能被四舍五入，或得到一个NULL值。例如，如果将单精度数据类型变为整形，则小数位数将四舍五入为最接近的整数，如果值大于32767或小于-32768都将成为空字段。(4) 在表设计视图中，保存对“字段大小”属性的更改之后，无法撤销由更改该属性所产生的数据更改。 2.2.4 字段的属性设置2. 格式“格式”属性可以指定字段数据的显示格式。“格式”设置对输入数据本身没有影响，只是改变数据输出的样式。若要让数据按输入时的格式显示，则不要设置“

55、格式”属性。“格式”有预定义格式和自定义格式两种类型。预定义格式设置方法比较简单，只要从下拉列表中选取即可，适合于大多数应用领域对数据的一般要求；自定义格式的设置方法比较麻烦，适合于熟练用户对某些有特殊要求的字段数据进行细致的格式设置。 2.2.4 字段的属性设置Access 2003提供的10种数据库类型中，自动编号、数字、货币、日期/时间、是/否5种数据既可以进行预定义格式设置，又可以进行自定义格式设置；文本、备注、超链接3种数据类型只可以进行自定义格式设置；OLE对象没有“格式”属性。 2.2.4 字段的属性设置（1）自动编号、数字、货币数据类型的预定义格式选项如图2.31所示。图2.3

56、1 自动编号、数字、货币类型的预定义格式2.2.4 字段的属性设置（2）“日期/时间”类型的预定义格式如图2.32所示。图2.32 日期/时间类型的预定义格式2.2.4 字段的属性设置（3）“是/否”类型的预定义格式选项如图2.33所示。图2.33 是/否类型的预定义格式 Access 2003使用一个复选框类型的控件作为“是/否”数据类型的默认控件。“是/否”类型提供了Yes/NO、True/False、On/Off预定义格式，其中Yes、True、On是等效的，No、False、Off是等效的。 2.2.4 字段的属性设置2.2.4 字段的属性设置3. 输入掩码输入掩码用于设置字段中的数据

57、格式，可以控制用户按指定的格式在文本框中输入数据，输入掩码主要用于文本型和日期/时间型字段，也可以用于数字型和货币型字段。“格式”属性是限制数据输出的格式，“输入掩码”属性是控制数据的输入格式。如果同时作用“格式”和“输入掩码”属性，它们的结果不能冲突。 2.2.4 字段的属性设置例2.6 将“学生信息”表中的“出生日期”字段设置输入掩码属性为长日期 输入掩码的操作方法： 在“学生信息”表的设计视图中，选择“出生日期”字段； 单击“输入掩码”属性右侧的按钮，打开“输入掩码向导”对话框，如图2.34所示。 2.2.4 字段的属性设置图2.34 输入掩码向导之一 2.2.4 字段的属性设置 在该对

58、话框的“输入掩码”列表框中选择“长日期”，单击“下一步”按钮，打开向导的第二个对话框，如图2.35所示。图2.35 输入掩码向导之二2.2.4 字段的属性设置 在弹出的对话框中可以保持设置不变，可以尝试体验输入掩码，也可以更改占位符。 占位符是指未输入数据时该位所显示的符号。在输入数据后占位符被输入的数据替换。 单击“下一步”按钮，打开“输入掩码向导”的第三个对话框，在该对话框中显示提示信息，不需要用户输入信息，单击“完成”按钮返回表的设计视图。即可看到向导生成的出生日期字段的输入掩码格式：“9999年99月99日;0;_”。2.2.4 字段的属性设置表2-4 输入掩码属性中使用的格式符格式符

59、含义0必须输入09的数字9可以选择输入09的数字或空格#可以选择输入09的数字、空格、加号、减号L必须输入字母AZ或az？可以选择输入字母或数字A必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字&必须输入任意字符或一个空格C可以选择输入任意字符或一个空格. : ; - /小数点占位符及千位、日期、时间的分隔符将所有的字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示使接下来的字符以原义字符显示。“文本”用双引号括起来希望用户看到的任何文本密码在表或窗体的设计视图中，将“输入掩码”属性设置为“密码”，会创建一个密码输入框，当用户在该框中键入密码时，Access会存储这些字符，但是会将其显示为星号（*）2.2.4

60、字段的属性设置表2-5 输入掩码格式符示例输入掩码定义允许值示例0000-000000000371-665191859999-99-991992-12-01，1993- 2- 1#9999-1000，50000L?L?00L0CHINA68Y90000/99/992012/04/20L000A302，B5080000年99月99日2012年 4月20日“010-”00000000010-123456784. 默认值“默认值”属性可以指定添加新记录时自动输入的值，通常在表中某字段数据内容相同或含有相同部分时使用，可以简化输入，提高输入速度。 2.2.4 字段的属性设置5. 有效性规则和有效性文本