Microsoft Word 应用

1、Microsoft Word 應用趙涵捷1概論Word 為目前 windows 使用最普遍之文書處理程式，其功能強大，遠超過小作家，是全世界使用率最高的文書編輯利器。本次課程針對初次使用者介紹word的基本功能及一些簡單的技巧，讓使用者能夠將word操控自如。2Word 97 基本畫面 3Word 畫面簡介標題列與功能表列 功能同程式管理員。 一般工具列 用滑鼠單點其上之圖示，即可執行所代表的指令，而不必在功能表內找尋。 格式工具列 顯示文句的樣式、字形、大小等屬性，對齊的方式，以及定位點的格式。 符號表列 插入常用之中文符號。 尺規 顯示及修改該段文字之左右邊界、避頭點、定位點位置等。 文字

2、區域 為編輯文件之區域。檔案內容顯示於此區。 文字選取區 游標變成箭頭，可以選取行或段落。 插入點 指示鍵入文字時插入之位置。 狀態列 顯示目前文件的有關資訊。 4功能表-檔案 開新檔案 開啟一空白文件檔，其所有預設值則跟據開啟時所選的樣板而定。 開啟舊檔 開啟磁碟上既有的文件檔。同時總共可開九個檔案。 關閉檔案 關閉使用中之文件檔。若該檔案已有變動而尚未儲存，則 Word 會詢問是否存檔。 儲存檔案 將編輯中之文件存檔。若為初次存檔，則同另存新檔。 另存新檔 將文件檔更名儲存。 版本 在同一檔案內建立與管理該文件的各個版本。 版面設定 設定文件列印時之邊界、紙張大小、來源、配置。 預覽列印

3、顯示文件列印出來的樣子。 列印 列印編輯中文件檔。 5功能表-檔案傳送到 將文件透過網路，傳給傳遞名單上之使用者。 摘要資訊 顯示並修改目前編輯檔的摘要（標題、主題、作者、關鍵字、說明）。 結束 結束 Word。若尚未存檔，則會提醒是否存檔。 6功能表-編輯復原 還原最後一個編輯或設定動作。若無法還原，則變成無法復原。 重複 重複最後一個編輯或設定動作。若無法重複，則變成無法重複。 剪下 將反白(highlight) 之字句消除並複製到剪貼簿。 複製 將反白之字句複製到剪貼簿。 貼上將剪貼簿的內容複製到插入點。 選擇性貼上將剪貼簿內容以指定的格式插到文件裡。另外用貼上連結選項建立動態連結。 7

4、功能表-編輯全選 將文件內容全部反白。 尋找 在文件內尋找指定字串。 取代 在文件內尋找指定字串，並代之以新字串。 到 將插入點移到指定的頁或書籤 (bookmark)。 連結 顯示文件中所有的連結(link)。 物件 開啟物件 (object) 之應用程式，以對該物件進行編輯。8功能表-檢視標準模式 以標準模式（段落格式化，但無整頁排版）顯示文件內容，以便於快速進行編輯。 線上模式 以線上畫面（兩個窗格，左為文件大綱，右為標準模式）顯示文件內容，以便於閱讀與編輯。 大綱模式 顯示文件的大綱結構，標題以外的文字則隱藏。 整頁模式 將文件內容以整頁排版的形式顯示，以便於編輯時能確實掌握印出時的樣

5、子。 主控文件模式 僅顯示主控文件之子文件大綱，便於編輯長文件。 工具列 控制工具列之顯現內容。 9功能表-檢視尺規 控制尺規之顯現與否。 顯示段落標記 控制段落標記之顯現與否。 格線 控制編輯區參考格線之顯現與否。 文件導引模式 開關文件對應窗格（在本文左側之垂直窗格，顯示文件之大綱）。 頁首/頁尾 顯示及編輯頁首或頁尾部份。 註腳 顯示及編輯註腳 (footnote) 部份。 註解 顯示及編輯註解 (annotation) 部份。 全螢幕 將編輯區放大到整個螢幕，便於編輯。 顯示比例 更改文件在螢幕上的顯示比例。 10功能表-插入分隔設定 在文件內插入分頁號、分欄號、分節號。 頁碼 在頁首

6、或頁尾插入頁碼，及設定其位置、格式。 附註 在插入點插入一附註標記，並開啟一視窗，以便輸入附註文字。 日期和時間 在插入點插入一 Date 的功能變數。此功能變數係以指定格式顯示日期及時間。 自動圖文集 在插入點由 Schedule 通訊錄中將地址插入。 功能變數 在插入點插入一指定的功能變數。 符號 在插入點插入一中英文符號。 註解 在插入點插入註解。 數字 在插入點插入一 Autonum 的功能變數。此功能變數可將阿拉伯數字轉成指定的格式。 11功能表-插入註腳 在插入點插入註腳。 標號 在圖表、方程式插入標號。 交互參照 在插入點插入一交互參照。 索引及目錄 在插入點插入功能變數，以便製

7、作索引及目錄。 圖片 在插入點插入一圖形檔的內容。 文字方塊 在插入點插入一文字方塊，以便在圖片或圖形中加入文字。 圖文框 將選取的範圍變成圖文框。 檔案 在插入點插入一檔案之全部或部份內容，並可與該檔案建立連結。 物件 在插入點插入一物件（由其他應用程式製作成）。 書籤 在插入點建立書籤，以便於未來參考之用。 超連結 插入或編輯超連結。 12功能表-格式字元 控制字元的字形、大小、樣式（粗體、斜體、底線、隱藏等）、色彩、位置（上下標）。 段落 控制段落之對齊方式、縮排、行距、段落間距、分頁方式。 項目符號和編號 在所選取的段落，加上項目符號或編號。 框線及網底 在段落、表格、插圖的周圍加上框

8、線。亦可在該範圍內加上網底。 欄 設定文件之全部或該節的欄數、欄間距，及隔開方式。 定位點 設定定位點位置、定位方式（左、右、中、小數點）、前置字元。 首字放大 將段落之第一個字母放大。 直書/橫書 設定文件列印時的編排方式（水平、垂直）。 大小寫轉換 將反白部分換成大寫或小寫。 13功能表-格式並列文字 在反白字串上，加上新的文字，例如注音符號。 組排文字 將反白之字串，排成上下排列。 文字均等分 將反白字串之文字的平均置於指定寬度內。 自動格式設定 根據文件之特定元件，用範本之樣式設定段落之格式。 樣式庫 使用其他範本的樣式。 樣式 顯示、編輯、選用段落樣示。 背景 設定文件之背景顏色。

9、物件 改變物件之色彩、大小等屬性。 14功能表-工具拼字及文法檢查 檢查文件中拼字及文法是否正確。目前僅限於英文。 語言 設定字典的語言，以便於檢查拼字。 字數統計 統計文件之頁數、字數、段落數、行數。 自動摘要 自動歸納文件之重點，建立該文件之摘要。 自動校正 在鍵入時自動檢查及校正文字及格式。 追蹤修訂 追蹤文件中所作的更改，並在文件更改的地方加上記號。 合併文件 將指定文件合併到編輯中文件。 保護文件 指定密碼，以避免文件內容被更改。 合併列印 用來列印套印文件、郵遞標籤等。 15功能表-工具信封及標籤 在信封上列印收件人及寄件人的地址，或將包含地址的段落加入信件的起始處。 巨集 執行或

10、編輯巨集。 範本與增益集 更改目前編輯檔的範本，載入增益集程式。 自訂 設定工具列按鈕、功能表選項、快速鍵。 選項 在下列類別中指定選項：檢視、一般、編輯、列印、存檔、避頭尾方式、拼字檢查、文法檢查、批次自動格式、即時自動格式、修訂、使用者資料、相容、印刷式樣、檔案位置。 16功能表-表格手繪表格 顯示畫表工具列。 插入表格 插入所指定的列數和欄數的表格。 刪除儲存格 將選定的欄刪除。 合併儲存格 水平合併選定兩個以上鄰接儲存格的內容。 分割儲存格 水平分割儲存格。 選取列 選取含有插入點的整個列。 選取欄 選取含有插入點的整個欄。 選取表格 選取含有插入點的整個表格。 表格自動設定 迅速便捷

11、地變換表格的框線、網底和顏色。 平均分配列高 將反白範圍內之儲存格設成同樣之高度。 平均分配欄寬 將反白範圍內之儲存格設成同樣之寬度。 儲存格高度及寬度 調整選定列的高度和格式設定。 17功能表-表格跨頁標題重覆 調整欄寬和選定欄之間的距離。 文字轉換為表格 將選定的文字轉換為表格， 排序 將反白部分按照指定方式排序。 公式 執行數值運算（類似小算盤）。 分割表格 把段落記號插在含有插入點的列上，而將一個表格分為兩個個別的表格。 表格格線 顯示或隱藏表格格線（格線並不會被列印）。 18功能表-視窗開新視窗 開啟一個與使用中視窗具有相同內容的新視窗。 並排顯示 在以不重疊的方式在 Word 螢幕

12、上顯示開啟的文件。 分割 分割視窗，便於編輯文件中之不同部位。 19工具列 工具列圖示如下20修改工具列在功能表中，選取工具下的選項，在其對話方塊中的類別清單裡選取工具列圖示，即可進行修改。 21功能圖示列22尺規尺規可用來設定縮排及定位點。左端為定位點符號，在該符號上點一下，可切換成其他格式之定位符號。其符號格式如下： 靠左定位 置中定位 靠右定位 小數點定位 分隔線 23縮排用滑鼠將縮排符號移動，即可改變縮排設定。 24定位點在尺規上單點，即可在該處設定定位點。用滑鼠將該定位符號拖至尺規外，即可取消。 25製作 Word 文件 與文書編輯器之異同 Word 與常用的編輯器（如 pe2, H

13、e, 記事本.等）均為處理文書之工具。所不同處，在於 word 能產生一個所視即所得(WYSIWYG) 的文件，也就是說，螢幕上所見與印表機所得的文件差不多。而編輯器則需等到列印完成後才能知道文件之外觀，因此常需列印多次方能達到滿意的結果。 輸入文字中文標點符號在符號表選取即可。 字元格式粗調法：在功能圖示列上，設定反白或即將輸入的字元之字型、大小，以及粗體、斜體、底線。 微調法：選格式字元，在出現的對話方塊中鍵入適當值。此時尚可設定字元的位置、色彩、間距，以及其他樣式（隱藏、大小寫、刪除線等）。 26上下標粗調法：上標 Ctrl+Shift+=；下標 Ctrl+=。各向上下調 3 點。 微調

14、法：選格式字元，出現對話方塊，在字元間距標籤之位置欄中選上移（或下移），其位移預設值為 3 點。若要其他值，則在點數設定欄輸入適當值即可。 換行 在 word 中所輸入的文字，當超過邊界時，會自動捲繞 (wrap) 到下一行。而當該行有增減字時，其捲繞位置也會自動調整。這些是文書處理器之基本功能。因此，在進行 word 輸入時，切記兩點原則： 不要按 Enter 來換行。在 word 中，Enter 是用來分段落的。Word 會自動換行。 不要用空白來對齊。在 word 中，行首的空格是由縮排控制的。而在表格中的對齊，則運用定位點來達成。若要文章兩邊切齊，用滑鼠點一下左右對齊圖示即可。27編輯

15、 按功能圖示列上之顯示非列印字元鈕，有助於編輯。 移動插入點 用滑鼠在新位置單點，或按箭號移動之。 反白 在要選擇的部位，可用滑鼠拖曳，或按 Shift 同時按箭號移動之。 選取行 單點該行前的文字選取區。 選取段 雙點該段前的文字選取區。 選取區塊 用滑鼠右鍵拖曳欲選取區域，或按 Ctrl+Shift+F8，再按箭號移動之。28取代反白區 直接輸入新內容，即可取代反白區之內容。 刪除 按 Backspace 刪除插入點前方內容，按 Del 刪除插入點後方內容。二者均可刪除反白。 搬移 用滑鼠拖曳反白區到新位置。若距離甚遠，則按 Ctrl+X，再到新位置，按 Ctrl+V。亦可選編輯下之剪下貼

16、上，或按工具列之剪下及貼上鈕。 複製 在新位置按 Ctrl+Shift 及滑鼠右鍵。或按 Ctrl+C，再到新位置，按 Ctrl+V。亦可選編輯下之複製貼上，或按工具列之複製及貼上鈕。29復原 按 Ctrl+Z 可恢復剛剛更改的內容。亦可選編輯復原，或按工具列之復原鈕。 分割行 移動插入點到要分割處，按 Enter。 合併行 移動插入點到要合併的第一行尾，按 Del。或移到第二行首，按 Backspace。 尋找字串 選編輯尋找。 取代字串 選編輯取代。 30排版設定頁 選檔案捨定列印格式，會出現其對話方塊。在此方塊內可設定邊界 (margin)、紙張大小、紙張來源、配置。 設定縮排粗調法：

17、用滑鼠拖曳尺規上的縮排刻度即可改變反白區或插入點所在的段落之縮排設定。 Ctrl+M 左移左邊界，Ctrl+N 右移左邊界，Ctrl+T 左移首行縮排，Ctrl+G 右移首行縮排。 微調法：選格式段落，在出現的段落對話方塊中鍵入適當值。此時尚可設定段落的、行距、行高、與前後段距離等。 31對齊方式單點功能圖示列上的適當對齊按鈕即可。 Ctrl+L 靠左對齊，Ctrl+R 靠右對齊，Ctrl+E 置中對齊，Ctrl+J 左右對齊，Ctrl+D 分散對齊。 定位點粗調法：單點尺規下半部適當處即可。若要改變定位點對齊方式，則需先單點功能圖示列上的適當定位對齊按鈕。 微調法：選格式定位點，在出現的定位點對話方塊中鍵入適當值。 設定行距粗調法：單行距，按 Ctrl+1；1.5 行距，按 Ctrl+5；雙行距，按 Ctrl+2。 微調法：