文书学-第二章-文件体式-精选课件

1、文 书 学黑龙江大学倪丽娟2019.8第二章 文件的体式 第一节 文件的文体 第二节 文件写作的要求与步骤 第三节 文件的格式 第四节 文件的稿本 第一节 文件的文体 一、文件的表达方式 文件是一种特殊的应用文，兼有说明文、记叙文、议论文三种体裁的写作特点。 二、文件的语言特点与要求 （一）严谨、庄重 （二）准确 （三）朴实得体 （四）简明生动第二节 文件写作的要求与步骤 一、文件写作的要求 1.符合党和国家的方针、政策、法律、法规 2.实事求是 3.讲究科学 4.注意载体、字迹材料的选用 第二节 文件写作的要求与步骤 二、 文件写作的步骤 （一）明确与确定主题 （二）调查研究、挑选材料 （三

2、）正确选择文件的表达方式 （四）精心布局 （五）列出提纲 （六）草拟文稿 （七）审核修改 第三节 文件的格式 一、文件用纸 （一）文件用纸规格 1幅面尺寸 格式规定：文件用纸采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。 2页边与版心尺寸 页边，即文件纸四周所留部分。一般来说，文件每页四边应留出适当余地。文件用纸天头（上白边）为：37mm1mm；地脚（下白边）为：35 mm1mm；订口（左白边）为：28 mm1mm；翻口（右白边）为：26 mm1mm。样式如图所示： 3版心规格 版心即图文区，书写文件的区域。国际标准A4型纸版心尺寸为225mm156mm（长宽）。 第三节 文件的

3、格式第三节 文件的格式 （二）文件用纸主要技术指标 文件用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度15次，纸张不透明度85%，PH值为7.5-9.5。第三节 文件的格式 二、文件的格式 格式将组成文件的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 （一）眉首部分 眉首位于文件首页红色反线（界栏线）以上，具体包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。第三节 文件的格式 1公文份数序号 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。适用于机密、绝密文件。 文件如需标识公文份数序号，如使用下行文

4、格式，用阿拉伯数码顶格标识于文件首页版心左上角第一行；如使用上行文格式，则用阿拉伯数码于发文机关标识向上两行，版心左边缘顶格标识。具体写作：028。 第三节 文件的格式 2秘密等级和保密期限 秘密文件分为绝密、机密、秘密三种。 文件如需标注秘密等级，用3号黑体字，两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，秘密等级两个字之间不留空位。文件凡未标明保密期限的，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。其位置依使用的公文格式不同而有区别, 具体标注位置如下： 使用下行文格式，顶格标注于公文首页版心右上角第一行的位置。 使用上行文格式

5、，顶格标注于发文机关标识向上两行版心右边缘的位置。 使用信函式格式，顶格标注于武文线下一行版心左边缘的位置。如需标注份号，则第一行为份号，第二行为密级。第三节 文件的格式 3紧急程度 紧急公文分为特急、急件两种；紧急电报分为特提、特急、加急、平急。 文件如需标识紧急程度，用3号黑体字，两字之间空一字。其位置依使用的公文格式不同而有区别。 使用下行文格式，顶格标注于公文首页版心右上角第一行的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，则第一行为秘密等级，第二行为紧急程度，即“上密下急”。 使用上行文格式，顶格标注于发文机关标识向上两行版心右边缘的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，则“上密下急”。

6、使用信函式格式，顶格标注于武文线下一行版心左边缘的位置。如需同时标注秘密等级与紧急程度，同样采用“上密下急”的方法标注，如需标注份号，则份号在最上面。 也有的文件将紧急程度在公文标题中的文种前面注明。如黑龙江省人民政府关于制止年底前突击花钱的紧急通知。另外，凡是有紧急程度要求的文件，必须在文件的信封上加盖特急或急件印章。第三节 文件的格式 4发文机关标识 （1）概述 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称与文件二字组成。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm(高宽)。 行政机关联合行文，主办机关名称排在前；行政机关与同级或

7、相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字置于发文机关右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 （2）特殊形式 发文机关标识在行政公文的三种特定格式中有其特殊形式： 信函式格式只标注发文机关名称； 命令格式由发文机关名称+“命令”或“令”组成； 会议纪要格式由会议名称+“会议纪要”组成。第三节 文件的格式 （3）标注位置 使用下行文格式，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm； 使用上行文格式，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm； 使用信函式格式，发文机关上边缘距上页边的距离为30mm； 使用命令格式，命令

8、标识上边缘距版心上边缘20mm； 使用会议纪要格式，其发文机关标注位置依据行文方向，同使用上行文或下行文格式。 第三节 文件的格式 5发文字号 发文号由发文机关代字、年份和序号组成。年份一律采用公元纪年，应标全称，用六角括号“ ”括入，如2019，不得使用10；序号为每年同一文种按发出时间顺序编的流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 联合行文只标注一个机关的发文字号。 发文字号用3号仿宋体字标注，具体标注位置如下： 使用下行文格式，标注于发文机关标识下空两行居中的位置； 使用上行文格式，标注于发文机关标识下空两行，居左空1字的位置； 使用信函式格式，标注于武文线下一行版心右

9、边缘顶格的位置； 使用命令格式，标注于命令标识下空两行居中的位置 第三节 文件的格式 6签发人 （1）概述 “签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名。签发人标注于发文机关标识下空两行居右空一格的位置。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。 第三节 文件的格式 7界栏线 界栏线即眉首与主体的分界线。在发文字号下面4mm的位置印一条与版心等宽（即156mm宽）的红色反线作为该区域与下一区域的分界线。第三节 文件的格式 （二）主体部分 文件

10、格式的主体部分主要包括文件标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注。第三节 文件的格式 1文件标题 完整的文件标题由发文机关+主题+文种三部分组成。 文件标题位于文件首页，界栏线下空2行，用2号小标宋体字标识。根据字数多少，可将标题分一行或多行居中排列。 第三节 文件的格式 2主送机关 主送机关即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。 上级机关对下级机关发的普发性文件，可主送多个机关，即凡其下属的机关单位都是主送机关。主送机关应标明机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。具体可用全称、特称、单称概括。 主送机关一般用3号仿宋体字标注于公文标题下空1行、版心左边缘顶格位置

11、，名称后加全角冒号。若有多个主送机关，各主送机关之间用逗号或顿号标明，一般是同级同类机关之间用顿号，同级不同类机关之间用逗号，最后用全角冒号。如：各市、地、县档案局，省（中）直各单位，在哈大专院校：第三节 文件的格式 3正文 正文位于文件标题或主送机关下1行，每自然段首行左空两个字，回行时顶格书写。数字、年份不能回行。第三节 文件的格式 4附件 附件是附属于文件正件的文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。附件本身不是一个完整的文件，一般是示意图、表格、目录、简介等。 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标注“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码标注，如“附件

12、：1.”。附件名称后不加标点符号。第三节 文件的格式 5成文日期 （1）成文日期确定的原则 成文日期就是形成文件的确切时间，也就是文件开始生效的时间。 确定成文日期的原则是： 一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准； 经会议讨论通过的文件，以通过日期为准； 法规性文件以批准日期为准； 联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准； 电报，以发出日期为准。 第三节 文件的格式 （2）标注位置与要求 成文日期的标注位置因文种和盖章个数不同有所不同： 一般情况下，经会议讨论通过的文件，成文日期以题注形式标注在公文标题之下； 单一机关发文，成文日期标注在正文或附件右下方，距版心右边缘4字距离； 两个

13、机关联合发文，成文日期标注在正文或附件正下方，距版心左右各7字距离； 多个机关联合发文，成文日期标注在最后一排印章之下，距版心右边缘2字距离； 使用命令格式，成文日期标注在签名章下一行，距版心右边缘2字距离。第三节 文件的格式 6公文生效标识 （1）用印要求 盖章方式有两种：一种是下套方式：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；一种是中套方式：当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 具体用印要求如下： 单一发文印章：单一机关制发的文件在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中，下压成文日期，印

14、章用红色。第三节 文件的格式 联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章采用同种盖章方式均压成文日期，印章用红色。两个印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。发文机关名称可以使用简称。印章排列时要求主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1个或2个印章，均居中排布，各印章之间不能相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。 公布令需加盖签发人的签名章，签名章位于正文下空1行右空

15、4字的位置。第三节 文件的格式 （2）特殊情况说明 当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得使生效标识与正文脱节。第三节 文件的格式 7附注 附注，主要用以注明文件中在其他区域不便说明的各种事项，如文件的传达范围、使用方法和“请示”文种发文机关联系人的联系方式等。 文件如有附注，用3号仿宋体字，加圆括号标注在成文日期下1行居左空2字的位置。第三节 文件的格式 （三）版记部分 版记即文件的文尾格式，主要有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。 第三节 文件的格式 1主题词 主题词是指将自然语言中的名词术语，经过优选和规范化处理，

16、在标引和检索时用以表达各种概念的词。 （1）标注要求 一是掌握选词原则。 二是注意主题词之间的排列顺序。文件主题词一般为35个，标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。 三是正确使用主题词表。 四是“主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字标识在冒号之后；词目之间空1字，不加标点符号。第三节 文件的格式 （2）标注位置 文件主题词标注在附注或公文生效标识之下，抄送机关或印发机关和印发日期之上，中间以一条黑色细实线隔开。第三节 文件的格式 2抄送机关 抄送机关是指需要了解文件内容的机关。 文件如有抄送机关，在主

17、题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号，冒号后面标注抄送机关名称，各抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关被移至主题词之下，先标主送机关，后标抄送机关，标识方法同抄送机关。第三节 文件的格式 抄送机关名称的排列顺序为：不同级别的机关依上级机关、平行机关、下级机关次序标注抄送机关的全称或规范化简称；同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列；人大、政协、法院、检察院另起一行列于政府机关等抄送机关之后；如文件抄送给各民主党派的相应机关，则应另起一行列于抄送机关的最后。第三节 文件的格式 3印发机关和印发日期 印发机关

18、是指公文的印制主管部门，一般都是发文机关的综合办公部门。印发机关可用全称或规范化简称。 印发日期以文件付印日期为准，用阿拉伯数码标注，且必须写全年月日。如“2009年2月18日印发”。 印发机关和印发日期位于抄送机关或主题词之下，占1行位置，用3号仿宋体字标注。印发机关居左空1字，印发日期居右空1字。 第三节 文件的格式 4版记线 版记线即版记中各要素之下的黑色反线。版记线为2或3条与版心等宽的黑色反线。 版记应置于文件最后一页，版记的最后一个要素置于版心最后一行。第三节 文件的格式 5.页码 页码用于标识文件页面的顺序编号。用4号半角白体阿拉伯数码标注，置于版心下边缘1行，数码左右各放一条4

19、号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标注页码。下行文首页样式上行文首页样式单一印章末页样式两个印章末页样式多个印章末页样式第三节 文件的格式 五、特定格式 （一）信函式格式 格式中规定：信函式格式的发文机关上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急