XQ_概念培训_应付管理

1、2008日立电梯&汉得公司版权所有1HAND Enterprise Solutions Co., Ltd.秀强股份ERP项目组秀强股份ERP项目应付模块培训Rev: 1.0Date: 2014-08-06第1页，共38页。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理第2页，共38页。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理第3页，共38页。应付模块介绍应付模块（Oracle Payables）主要是帮助管理采购结算等过程中的发票和付款。通过配置和使用应付模块，可以：按时向供应商付款防止重复付款Oracle 应付模块包括以下一些主要功能和特性：供应商管理由前端业务生成或手

2、工入发票录入付款单据对应以上功能和特性，系统提供三个工作平台来帮助用户进行操作：供应商工作台：用来管理、调整客户信息发票工作台 ：用来处理标准发票、借项通知单、贷项通知单、预付款等付款工作台： 用来复核供应商应付款项和开单付款第4页，共38页。应付模块的业务流程各业务部门财务部门预付结算单采购结算单手工录入发票发票付款/核销预付款费用申请单财务复核结算单匹配第5页，共38页。财务标准模块功能应付模块概述应付模块设置供应商管理发票管理付款管理第6页，共38页。供应商管理供应商头基本信息：头层维护供应商名称、纳税登记号等基本信息，这些信息在所有组织间共享供应商地点基本信息：地点层维护供应商的明细信

3、息，不同OU之间相互屏蔽。每个供应商地点都可维护各自默认的负债账户、预付款账户、付款方式、付款条件。同一个供应商可根据业务、财务的处理不同，设置多个地点，建议根据业务用途为供应商地点命名，包括：材料采购、外协采购、资产采购、运费、其他。地点1地点2地点3供应商第7页，共38页。供应商管理-设置点地点层设置点（按照业务实体隔离隔离）地点用途：决定采购、付款时能否选择此地点账户来源：发票负债、预付、应付票据唯一来源；可以在地点层设置分配集供应商合并不可逆，一旦合并不可撤销同一供应商内地点合并，不同供应商间地点合并供应商类型负债账户负债账户说明预付款账户预付账户说明外部供应商00.0. 220201

4、0301.0.0.0.0应付账款-已确认-非关联公司00.0. 1123010101.0.0.0.0预付账款-非关联公司内部供应商）00.0. 2202010101.0.0.BA00.0应付账款-已确认-关联公司00.0. 1123030101.0.0.BA00.0预付账款-关联公司第8页，共38页。供应商管理-余额查询余额查询即可针对供应商查询；也可根据供应商地点查询如果未输入币种，则将包括所有发票而不考虑币种，并且余额以本位币显示。为了计算尚欠余额，系统将从未付发票额中减去可用预付款，计算余额时，不会使用未付预付款。第9页，共38页。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理第

5、10页，共38页。发票管理发票基本概念什么是EBS中的应付发票？最常见的意义：供应商送达的增值税发票（标准发票）红字发票（贷项通知单、借项通知单）临时收据、预付款（预付款）员工提交的报销单（费用报表）EBS中，应付发票起了哪些作用？记载企业收到的应付发票信息记载业务信息：供应商、应付金额及币种、发票开具日期、付款条件、采购事项的明细等记载财务信息：会计分录（分配科目、负债科目、进项税信息、金额）、入账日期等管理应付帐款事项财务控制：控制应付帐款的确认时点，提供完整的审计线索对供应商应付余额进行查询与管理自动生成明细的应付帐款账龄分析报表付款控制：“宽进严出”的体现：作为付款的先决条件，只有经过

6、验证的发票才可进行付款（如果启用审批第11页，共38页。发票管理发票基本概念发票的类别类 型描 述标准发票是指由于采购货物或接受劳务，从供应商处取得的发票贷项通知单是指供应商对已开发票的货物或劳务，所开的红冲发票借项通知单是指供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票预付款是指为供应商或雇员支付预付款的一种发票（视为发票）混合发票是指既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票。（既可以输入正数，也可以输入负数）。第12页，共38页。发票管理发票基本概念标准发票常见业务情形企业购入材料、商品等验收入库，但货款尚未支付，根据有关凭证（发票账单、随货同行发票上记载的实际价款或暂估价值），借记“材料采购”

7、、“在途物资”等科目，按应付的款项，贷记应付账款。（与采购模块集成） 接受供应单位提供劳务而发生的应付未付款项，根据供应单位的发票账单，借记“劳务成本”、“管理费用”等科目，贷记应付账款。支付时，借记本科目，贷记“银行存款”等科目。典型分录举例借：劳务成本-劳务 借：管理费用-办公费借：借：应交税费-进项税 贷：应付帐款第13页，共38页。发票管理发票基本概念通常，企业按合同约定，预先付出的款项，以预付款进行处理常见业务情形： 按与供应商的约定，预先付出一笔款项；日后实际收到物资或劳务时，在系统中录入真实发票，冲减这笔预付款项；核算科目通常为：预付账款会计分录：预付款发票序号活动分录1预付款发

8、票借：预付款 贷：应付账款2对预付款进行付款借：应付账款 贷：银行存款3收到真实发票借：费用/应付暂估 贷：应付账款4核销预付款借：应付账款 贷：预付账款第14页，共38页。发票管理发票录入标准发票界面介绍金 额 ； 发 票日期期； 负债 发票头主要以下信息： 发票类型，供应商，金额。发票日期，总账日期，负债账户债 （ 贷 方） 账户发票额金额汇总：可以查看发票所含各项金额的汇总查看发票状态：状 态 ： 查 看 验证 情况已入 帐 ： 查 看是否生成会 计分 录审 批： 查 看 审 批情况暂 挂：是否存在 暂 挂事 项第15页，共38页。发票管理发票录入标准发票界面介绍发票行，将 发票的具体事

9、项进行区分。在增值税票中，按不同业务 （如采 购 的商品、服 务 种类）将填列不同的行，以示区分默认设置的行类型为：项目；运费；税等系统中，即按这些行类型 进行填列或生成第16页，共38页。发票管理发票录入标准发票界面介绍发票行分配：针对 每行，都需 进 行分配行分配中主要 记录该 行的 财务 信息：1. 借方科目（如各 项费 用）；2. 入账日期（最 终产 生的会 计分录取决于此）3. 入账 金 额4. 摘要第17页，共38页。发票管理发票验证标准发票发票验证验证 ：对发 票有效性进行验证内容如：头行金 额是否一致？行与行分配金 额是否一致？是否已 计税？等等只有通 过验证的发票，在系统中才

10、算有效，可以继续进行其他操作，如付款、核 销预付款、生成会 计分录 等出于安全性考虑，建议将发票录入及发票验证的权限分开第18页，共38页。发票管理预付款核销标准发票预付款核销核销预付款动作：前提条件：有至少一 张可用的预付款发票；提交核 销的发票，已经通过验证如果存在对特定供应商的预付款，当录入相同供应商的标准发票时会弹出窗口提示存在可用预付款。第19页，共38页。发票管理预付款核销标准发票预付款核销核销预付款动作：填入核 销金额 、总帐日期核销 完成后，需要重新 验证该发 票。借： 应付帐款（发 票负债科目）贷 ： 预付帐款（预 付款发票分配行科目）第20页，共38页。发票管理发票暂挂和释

11、放录入发票信息暂不付款的发票发票暂挂暂挂释放调整后重新验证付款暂挂报表暂挂的含义：通过对发票设置暂挂，可以限制付款，释放暂挂后，可继续执行付款。暂挂的种类：系统暂挂：在验证发票时，由于没有通过验证而自动设置为暂挂。（例如：发票分配金额与总金额不符合，有些系统暂挂不允许人工释放）手工设置暂挂：由于某种原因，暂时停止对发票的付款，可手工设置暂挂。第21页，共38页。发票管理发票暂挂和释放发票暂挂和释放详细显示暂挂原因。系统暂 挂：在验证发票时，由于没有通过验证而自动设置为暂 挂。手工设置 暂挂：由于某种原因，暂时停止对发票的付款，可手工设置暂 挂；暂挂手工释放注意：由于发票头和行金额差异造成的差异

12、，无法通过手工释放，只能修改金额，重新验证第22页，共38页。发票管理发票匹配 发票匹配概念宽进严出：在企业管理实践中，通常会采取“宽进严出”的总体策略。能否成功匹配决定发票能否通过系统验证，而验证成功的发票是付款的必要条件。因此，发票匹配最终控制的是能否付款，即对资金流出的控制。匹配审批层双向：发票与采购订单的数量和单价进行匹配。三向：发票与采购订单的数量和单价，以及接收数量进行匹配。四向：发票与采购订单的数量和单价、接收数量，以及检验入库数量进行匹配。已订购：系统允许的录入开票数量匹配采购数量的波动范围，超过允差则暂挂发票。已接收：系统允许的录入开票数量匹配接收数量的波动范围，超过允差则暂

13、挂发票。价格：系统允许的录入开票金额匹配采购订单单价的波动范围，超过允差则暂挂发票。第23页，共38页。财务标准模块功能应付模块概述供应商管理发票管理付款管理第24页，共38页。付款管理银行管理 银行结构银行、分行：头信息在不同公司间是共享的。其他组织可以直接在现有的银行、分行下维护各自的账户信息。（名称信息、银行地址、联系人等说明性信息）银行账户：按公司（法人实体）隔离，各个法人主体维护的银行帐户信息在其他组织下是看不到的，从而也无法用来进行付款操作。账户开户人及账户用途（应收、应付）针对法人公司下的业务实体设置访问权限及用途。账户信息：收付款现金账户等第25页，共38页。付款管理银行管理

14、虚拟银行系统中设置的银行，既可以是业务中真实存在的银行实体，也可以根据业务需要，设置虚拟银行，用于特殊业务的处理。应付模块中，所有的付款业务都必须通过银行进行。例如，我们收到一张供应商发票记录应付债务后，由于某种原因导致无法对供应商进行付款，形成营业外收入，则可以通过在虚拟银行下定义虚拟付款的银行帐户，利用该帐户进行付款操作后，产生如下的会计分录： Dr：应付帐款 Cr：虚拟中转科目之后总账录入凭证： Dr：虚拟中转科目 Cr：营业外收入第26页，共38页。付款管理付款概述 付款控制付款必须是针对发票的付款必须是针对供应商的对某个供应商的付款只能核销其名下的发票允许分多次付款，但付款总金额不可

15、超过发票金额 付款分录建立付款时，必须指定从哪个银行帐户支付，该帐户决定了付款贷记的会计帐户付款产生的会计分录如下： 借：应付账款 贷：银行存款/现金撤消付款系统可撤消付款，并反冲己经产生的会计分录，但付款撤销后不可恢复在撤消付款后，仍可对发票进行重新付款、挂起发票和取消发票第27页，共38页。付款管理快速/人工/完全付款针对发票进行付款的方式包括：付款工作台进行人工付款付款工作台进行快速付款发票工作台进行完全支付三种付款方法之间的比较付款方法部分付款跨地点支付人工YY快速YN全额NN第28页，共38页。付款管理快速/人工/完全付款人工付款：允许付款和被核销发票的供应商地点不同可选择多张发票，

16、并且指定每张发票的不同付款金额如发现选择错误，可在“输入/调整发票”中冲销对此发票的付款快速付款：只允许核销相同供应商下相同地点的发票同样支持选择多张发票，并指定每张发票不同的付款金额如发现选择错误，需要撤销整个付款操作 全额付款：在发票工作台发起对发票的完全支付，必须付清发票的全部未付金额付款与发票应具有相同的供应商地点第29页，共38页。付款管理预付款 付款控制应付模块要求付款一定要有对应的发票，因此，预付款中是作为一种特殊的发票进行处理的，需要先录入预付款发票，之后对预付款发票进行支付，待收到发票后拿已经支付的预付款发票核销此标准应付发票输入预付款发票时（假设金额为1000）：Dr：预付

17、帐款 1000Cr：应付帐款 1000对预付款发票进行全额支付：Dr：应付帐款 1000Cr：银行存款 1000使用全额支付过的预付款发票核销标准发票（5000） ：Dr：应付帐款 1000Cr：预付帐款 1000对标准发票剩下的4000余额进行付款Dr：应付帐款 4000Cr：银行存款 4000第30页，共38页。付款管理预付款退回 预付款退回业务如果标准发票金额小于预付款发票，则在对新发票进行全额核销后，还需要根据双方协商的结果和公司的有关规定确认是否要收回多余的预付款。例如，预付金额10000，之后收到供应商发票8000元，则预付款在核销完标准发票的8000元后，会剩余2000。两种方案

18、：如果不需要收回多余预付款，则不需要进行别的处理，将剩余的2000元预付款留待将来由供应商的新发票时再进行核销；如果需要收回多余的预付款，则需要财务部门在应付款管理系统中进行操作预付款退款。业务部门与供应商联系，收回多余的资金，出纳收款后通知会计。会计人员在系统中输入一张虚拟发票，供应商为原供应商，借方分配科目是“虚拟中转科目”Dr：虚拟中转科目 2000 Cr：应付账款 2000第31页，共38页。付款管理预付款退回虚拟发票核销，找到对供应商的预付款进行核销，会计分录为：Dr：应付帐款 2000 Cr：预付账款 2000总账或应收模块的杂项收款界面再产生一笔实际收款的分录，冲掉“虚拟中转科目

19、”的发生额。Dr： 银行存款/现金 2000Cr：虚拟中转科目 2000不直接在发票的借方录入银行存款/现金科目的原因是：录入发票的会计一般不应访问银行存款、现金类的会计科目；尽量控制现金/银行存款科目使用的口径；如果在发票的分配行上使用现金科目，则需要在此收集现金流量属性，比较繁琐，而且增加资材部门录入发票的难度。第32页，共38页。付款管理特殊付款业务在已经执行了发票付款后，发生退款业务款时，可以将其记录在应付款管理系统中。退款实际上是为贷项余额实施了负值付款。贷项余额由下列单据组合的未结余额（只要其总额为负值且等于退款额）组成：发票/贷项通知单；使用退款来支付这些单据，则每项单据都将被记

20、录为已支付，从而可以得到完整的供应商事务处理历史记录。Oracle应付模块标准功能没有贷项通知单与发票匹配的功能，因此这些贷项通知单及对应发票状态仍为“未付”，在对应付发票进行帐龄分析时，依然会包括这些贷项或借项通知单及其对应的应付发票。因此，必须在“付款”窗口，对这些贷项或借项通知单及其对应的应付发票进行“零付款”，使它们状态变为“已付”，从而，达到结清目的。零付款退款第33页，共38页。付款管理付款处理请求XQ公司跟供应商A签署一份采购协议，协议约定每个月15号进行采购交易结算。7月18日、7月20日、7月25日，RG公司陆续向供应商采购了原材料，并在采购收货当天就收到增值税发票。8月15日，RG公司和供应商针对前面这些采购业务一次性进行结算。需求背景付款处理请求通过使用付款管理器，创建付款处理请求对多张发票进行一次性支付可以选择对特定的供应商、法人主体、业务实体、币种或者支付组等下的发票