第六讲_秘书的会务

1、第六讲 秘书的会务工作 1第一节 会议概述一、会议的涵义与作用（一）会议的涵义与分类（二）会议的作用二、会议的要素（六要素）1、与会者：必要性、重要性、合法性2、主持人：两种情况当然主持人、临时主持人3、议题：必要性、重要性、明确性、可行性、合法性4、名称：会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。 确切、规范5、时间：三种含义6、地点：环境、会场设施、交通条件、安全保卫、气候等2第二节 会前准备一、会议计划和成本预算1、会议计划（1）明确会议六要素（2）明确会议应做的准备工作2、会议成本预算会议成本=X2JNT二、文件准备开幕

2、词工作报告发言稿其他会议文书：会议通知、议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排、工作人员名单、车辆调度表等。3第二节 会前准备三、会场准备1、会场布置2、主席台席位3、会场设施4、其他准备四、会议议程、程序的拟定1、议程2、程序3、日程表与作息时间表 会议指南4第二节 会前准备五、会议通知的发放会议通知 兹定于2009年5月8日至5月11日在上海大学召开第四次全国秘书学学术讨论会。内容如下： 1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息； 2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题； 3、研究涉外秘书人才的培养问题。 请接到本通知的专家、学者做好准备、准时参加。

3、高等院校秘书学学会秘书处 二00九年四月一日 附：报到时间： 机场、火车站、码头均由人接站。 回执：请于5月1日前寄回5会场布置会场布置的好与坏对会议能否成功召开起了不可磨灭的作用,所以我们要重视会场布置,不可草率,下面为本次会场布置方案:一、会场准备 会场前期准备十分必要，所以要提前将会场的卫生打扫干净，以保证此次会议在干净，整洁，明亮的情况下进行。 会场选在长清校区一号教学楼A303教室。在12月6日晚将教室卫生打扫干净，擦好黑板，教室讲台布置成主席台。以上工作由第一小组负责，组长韩俊杰，组员赵成安、安峰、王猛、王建、潘萍萍、陈兆楠、张伟娜。 二、会议标题布置 会标为“公事052专业见习实

4、习总结汇报大会” ，会议标题用正楷书写，黄纸红字，呈菱形粘贴在红色横幅上。要求把会议的标题写好，字迹要工整。会议标题书写由赵胜欣负责，会标悬挂在黑板上方，成一字排开。会议标题的书写与悬挂由第二组负责，组长苗吉阳，组员李勇宁、王晓光、闫杰、王丽、赵胜欣、张坤、赵越。 6三、会场环境布置1、在黑板周围挂一些彩色气球，挂一些彩带，在讲话台上放置一些鲜花。 2、会场内制造良好的光线,可利用自然光源，也可使用人造光源。利用自然光源即阳光，应备有窗纱，以防强光刺目；使用人造光源时,可以在灯具上缠一些彩纸,使光线尽量柔和一些。此次会议以人造光源为主。 3、做好通风工作，保持会议室内良好的环境。 以上工作由第

5、一小组负责。四、 主席台布置 1、主席台由8张小桌子一字排开组成，底下有讲台组成，桌子上铺盖绿色的台布。2、会议桌上（座位上）摆置台签，注明发言同学姓名，以便发言同学按序入座。3、在会桌上，每人面前放置一个茶杯或一瓶矿泉水以便发言者使用。 以上由第一小组韩俊杰负责。7五、听众席布置 1、教室两侧前三排坐会议记录人员。2、中间前三排坐与会老师，并在前两排摆好茶具以便招待与会领导和老师。3、其余座位由会议组织者（第一小组）安排同学按序入座。六、 其它设施的布置会场的附属性布置如会场的音响、录音设备筹备与安放，照明、通信、卫生设施（设备）等的布置等。这些都应根据实际情况，考虑周到，布置妥善，注意搞好

6、屏幕、灯光、传声等设备的布置。以上工作有第一小组妥善安排。会议设置四个扩音器，1个音箱。一个无线话筒可在主席台范围内移动，以便领导与老师讲话时使用。另一个无线话筒可在同学们中间自由移动；一个在发言台固定，剩余一个为备用。同时摆放好音响设备并保证音响效果。附：参加会议的同学主席台（8名发言人）、会议记录员、与会领导和老师、会议记录员、主持人和发言台、主席台、门口、黑板、会议标题8案例：会务准备一次某地党代会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或者播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国歌此项程序，而对后来又被圈回来一事未加注意，因此对于在大会开幕式上奏国际歌一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法