第四章会议策划的基本内容

1、第四章 会议(huy)策划与组织 学习目标 主要内容 本章小结 思考(sko)与练习下一页1共二百零二页学习(xux)目标明确会议的概念、种类和构成要素。了解(lioji)会议策划的基本内容。掌握会议的组织与实施掌握会议策划专业知识的同时，能够学会完整的策划和组织一次会议下一页2共二百零二页主要(zhyo)内容第一节 会议概述第二节 会议策划的基本内容第三节 会议的组织(zzh)与实施下一页3共二百零二页导入案例(n l)提升会议品牌的七大战略1、选择优秀的会议策划者2、请委员会做参谋，而不是做计划3、选择合适的设施4、发现或者培训优秀的演讲者5、让参会者做好充分的准备6、让演讲者准备的更充分

2、一些7、充分利用网络提示：举办会议能否(nn fu)取得成功，首先取决于会议的策划工作如何下一页4共二百零二页第一节 会议(huy)的概述一、会议的概念二、会议的类型三、会议的构成(guchng)要素下一页5共二百零二页一、会议(huy)的概念会议- 指三个人或三个人以上(yshng)参与的、有组织、有目的的一种短时间聚集的集体活动方式。下一页6共二百零二页 会议的表现形式很多，只要是在一定时间内有目的、有组织地把有关(yugun)人员召集起来，传递信息、协商事项、研究问题、布置工作、交流经验等等，都可说是会议。 在竞争激烈的当今社会，每天都在进行着各种繁多的会议活动，从国家之间的大会议到家庭

3、内部的小会议。会议已经成为人们相互沟通的生活形态，无论是面对面、透过电子媒体，或是透过卫星，它已经深刻地影响着我们的生活，也在生活中留下许多记忆。下一页7共二百零二页 会议是一种群体性的社会活动，个人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如将看法或想法各异的多数(dush)人聚集起来，通过交流和沟通，解决问题的角度就会呈现多元化。 会议是一种目的性很强的社交活动，会议的筹划和实施均围绕着会议的目的和主题来进行。任何一个会议都是为了满足一定的客观需要、解决现实生活中一定的实际矛盾或问题而举行的。下一页8共二百零二页（一）按照会议(huy)主办单位划分1、公司类会议 会议主办者为一家企业或多家同行

4、业、同类型及行业相关的企业的会议活动(hu dng)。2、协会类会议 会议主办者为由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成的社团组织的会议活动。3、其它组织会议 不能归于以上两类的会议活动 二、会议的类型9共二百零二页（二）按照会议(huy)活动的特征划分1、商务型会议 为了企业的业务和管理工作发展的需要而进行的会议活动。2、度假型会议 企业等组织机构利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加会议的会议活动。3、文化交流型会议 各种民间和政府单位组织的以跨区域的文化学习交流为主的会议活动，常以考察(koch)、交流等形式出现。下一页10共二百零二页4、专业学术型会议 某一领域具有一定专业技术的专家

5、学者参加的会议活动，主要表现为专题研究会、学术报告会、专家评审会等。5、政治型会议 国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而开展的会议活动。一般采取大会和分组讨论等形式。6、培训型会议 用一个会期对某类专业人员进行有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训的会议活动。一般采用讲座(jingzu)、讨论、演示等形式。下一页11共二百零二页（三）按照会议的性质(xngzh)划分1、论坛式会议 采取论坛会议形式的会议活动。论坛一般由小组组长或演讲者来主持，有许多听众参与，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论(toln)，两个或更多的发言人可以就各自的不同意见向听众进行阐述，会

6、议主席将总结各方意见并引导讨论(toln)，听众可以提出各自的问题。论坛的特点是反复深入的讨论。2、研讨式会议 采用研讨会形式的会议活动。研讨会一般由一些个人或专门小组做示范讲解，一定数量的听众会参与讨论。相对论坛而言，研讨会更正规，会议中观点和意见的交流较少。专题讨论会、座谈会、进修会、讲习会、讲座、演讲等也属于研讨会形式。下一页12共二百零二页3、报告式会议 采取报告会形式的会议活动。报告会通常由个人或专门小组进行专题讲演，一般不存在讨论，更加正式，组织也更加严密(ynm)。传达会、表彰会、纪念会、动员大会等也属于报告会形式。下一页13共二百零二页（四）按照会议(huy)的规模划分1、小型

7、会议 与会(y hu)人数少于100人的会议活动。2、中型会议 与会人数在100至1000人之间的会议活动。3、大型会议 与会人数在1000至10000人之间的会议活动。4、特大型会议 与会人数在10000人以上的会议活动。下一页14共二百零二页（五）按照会议代表的类型(lixng)划分1、会员会议 会议代表主要为会议主办者的会员的会议活动。其主办者主要是各类协会。虽然与会者并不局限于会员，但会员是与会者的核心部分。2、内部成员会议 会议代表主要为会议主办者的内部成员（如员工、股东等）的会议活动。其主办者主要有企业、政府(zhngf)机构等。下一页15共二百零二页3、业务关系人员会议 会议代表

8、主要(zhyo)为与会议主办者存在业务关系的人员（如客户、代理商等）的会议活动。其主办者一般为企业，企业的管理人员和员工等也同时参加会议。4、公众会议 许多会议主办者是为公众举行会议，这种会议代表主要为社会公众的会议活动即公众会议。其主办者可以是政府、社会团体、企业等。又可分为赢利性和非赢利性两种。政府机构和社会团体倾向于举行非赢利性的公众会议。下一页16共二百零二页（六）按照会议代表(dibio)的范围划分1、国内会议 会议代表均来自会议举办国的会议活动。一般又分为全国性会议和地方性会议。2、国际会议 会议代表来自不同国家的会议活动。一般又分为全球性会议和区域性会议。 根据ICCA（国际会议

9、协会）的定义标准，只有与会人数在50人以上，至少在3个国家轮流举行的固定性国际会议才被纳入(nr)国际会议活动的统计范围下一页17共二百零二页（七）按照(nzho)会议举办时间的特点划分 1、固定性会议 按照规定的时间定期开展的会议活动。主要形式有年会、例会等，具有周期性的特点。2、非固定性会议 按照实际情况的需要适时开展的会议活动，具有不定期和灵活性的特点。 此外，还可以按照会议的主题来划分(hu fn)，如医药类会议、科学类会议、工业类会议、技术类会议、教育类会议、农业类会议，等等。下一页18共二百零二页 - 年会：可以是公司股东大会，也可能(knng)是行业协会每年一次的会员大会。商务（

10、公司）会议(huy)的类型- 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般会让与会者相互之间充分交流. - 销售会议： 一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。- 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。交流并有意见反馈。- 专业会议： 是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 - 奖励会议： 是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 - 培训会议： 一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。 19共二百零二页会展新市场公司(n

11、 s)年会20共二百零二页三、会议(huy)的构成要素返回(fnhu)会议目的会议地点会议主办者会议形式与会议有关的人员 会议时间21共二百零二页 （一）会议目的 是会议议题、内容，是会议要商议和解决的问题。（二）会议地点(ddin) 可分成若干个会场，既有主会场，也有分会场。表 选择会议地点时需考虑的因素及各因素的重要程度返回(fnhu)22共二百零二页（三）会议主办者 是会议活动的具体组织者。 会议主办者的选择，有如下几种情况： 1、国际会议，采取申办竞争程序来确定主办者。如：奥运会、世博会等。2、经常性会议或例会，每一个成员都有主办(zhbn)会议的权利和义务。轮流主办(zhbn)。如：

12、亚太经合组织。3.主办者有发起者承担。如:国际性的学术会议。 一般会议的主办者就是会议的承办者。23共二百零二页（四）与会议有关的人员 1、与会人员 指与会议主题、会议目标的实现有关联的人。2、秘书人员3、服务人员 一些心理学家通过实验得出结论：一个人的外表魅力指数与他人再次与之相见的相关系数为0.89。4、四种特殊类型(lixng)的与会人员（1）国际与会人员（2）行为障碍者（3）老年与会者（4）贵宾24共二百零二页（五）会议时间 基本原则：适时开会（六）会议形式(xngsh) 用以达到会议效果的手段，包括活动式样、传递方式、会场布置等方面。 会议性质与目的不同，与会人员不同，会议形式就不同

13、。25共二百零二页第二节 会议策划(chu)的基本内容一、明确会议的目标1、明确会议的总体目标2、明确会议的具体目标3、确定(qudng)会议目标要考虑的几个问题26共二百零二页二、确定(qudng)会议形式三、选择会议时间 应考虑交通、茶歇和会场布置等事项。 上午8:0010:30下午3:005:00是会议最可能取得高效率的时间段。27共二百零二页四、会议地点的选择 决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型1.宾馆饭店 会议目的地的选择要素中，比较重要的因素就是接待(jidi)会议的饭店和设施。28共二百零二页四、会议地点的选择 决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议

14、地点的类型2.会议中心 国际协会定义的会议中心要具备几个条件：（1）有60%的业务来自会议；（2）提供会议所需的全部设施，包括功能性房间、各类设备(shbi)、卧室、餐厅以及娱乐区；（3）拥有能够随时为会议承办者和与会者提供帮助的专业人士。3.大专院校 能够提供较先进的会议设施。经济、高效、实惠，空间范围大。29共二百零二页四、会议地点的选择 决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型4.疗养地和主题公园 能给与会者提供更多的康乐(kngl)设施。30共二百零二页四、会议地点的选择 决定会议能否成功举办的关键因素之一。（一）会议地点的类型5.公共建筑 各级政府所有或经营的建筑出租

15、。6.协会和公司内部的会议地点 可以使用公司内部场地。 轮船(lnchun)也可以作为会议地点。31共二百零二页四、会议地点的选择 决定会议能否成功举办的关键因素之一。（二）选择会议地点要考虑的因素1.地理位置 首先考虑会议是在国内还是国外；其次是费用预算。2.交通(jiotng) 方便与会者参加。 节省时间和财力。3.季节和气候 春秋两季最适宜举办会议。 季节的选择要符合会议主题。如：冲浪的会议、滑雪的会议等。32共二百零二页（三）选择会议场所要考虑的因素1.客房的数量、类型(lixng)和内部设施条件 要有足够的客房容纳与会者。还要清楚客房的类型。2.服务水平 服务者应接受一定的培训。3.

16、娱乐和健身设施 组织者要进行实地考察。4.公共设施（1）洗手间：洗手间反映了会议举办国的道德水准和文明程度（2）电梯（3）安全设施（4）是否能满足与会的行为障碍者的特殊需求5.会议场所的费用33共二百零二页第三节 会议的组织(zzh)与实施一、会议前的组织与实施 会前的准备工作充分与否，直接影响(yngxing)到会议的效果与质量。（一）会前协调会 一是表达会议主办者、承办者的意图；二是使工作人员都详细了解自己的工作内容与责任。 需要协调的人员及工作： （1）场地人员 （2）指示标志制作 （3）工作人员工作时间表和注意事项。34共二百零二页（二）设立秘书处与运送会议资料(zlio)1.设立秘书

17、处 是筹备会议前设立，主要是对外联络的窗口并统筹处理所有相关事宜。 秘书处的主要工作包括： （1）接听电话及留言。 （2）文书作业。 （3）联络交通或餐饮事宜。 （4）接待。 （5）协助支持报到事宜。 （6）物资供应。 （7）危机事件处理。 （8）一般事务的协助。2.运送会议资料35共二百零二页（三）报到程序与现场沟通1.报到程序 报到程序要简便，并提供多种方式。2.现场沟通（四）制发会议通知 是向与会者传递会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。1.内容（1）会议名称(mngchng)。（2）主办者。（3）会议内容。（4）参加对象。（5）会议时间。（6）会议地点。（7）其

18、他事项。（8）联络信息36共二百零二页2.回执或报名表 是否参加会议以及个人信息寄回会议筹备机构。3.会议通知的种类和方式（1）种类 按性质分：预备性通知和正式通知 预备性通知先于正式通知发出，主要(zhyo)是请与会者事先做好参加会议准备。 按通知的名称分：会议通知、邀请信（函、书）、请柬、海报、公告等。 会议通知：会议的法定成员。 邀请函：发送单位是不受本部门职权所制约的单位及个人。如：学术会议。 请柬：上级领导、社会人士、兄弟单位等。如：开幕式、签字仪式等。 海报：公开性的。如：自由参加的学术报告会。 公告：专门用于股份公司召开股东大会。（2）方式 当面告知、打电话、发传真、邮寄、招贴、

19、广播、登报等。 可根据会议性质、参加者的范围、时间的缓急和保密要求等选择适当的方式，可以同时使用两种以上的方式。37共二百零二页（五）制作会议证件 使用目的：对会议进行管理、便于相互辨认、联系和交流、统计(tngj)到会人数、保证会场安全等1.类别 主要有出席证件和工作过证件。（1）代表证：规格最高的证件，发给正式代表。（2）出席证：发给出席者。可参加会议及会议组织的各种活动。（3）列席证：无表决权。（4）来宾证：发给会议的特邀代表和嘉宾。（5）签到证：发给出席会议的代表。一次一证。（6）工作证（7）记者证（8）通行证 38共二百零二页（五）制作会议证件 使用目的：对会议进行管理、便于相互辨认

20、、联系和交流、统计到会人数、保证会场安全等2.格式(g shi) 会议证件主要包括以下内容：（1）会议名称：必须写全称。（2）会徽（3）持证者的姓名（4）照片：通常是半身免冠照片。（5）证件类别（6）组别或代表团名称（7）证件编号（8）会议日期（9）涉外会议证可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。 39共二百零二页40共二百零二页41共二百零二页42共二百零二页（六）准备会议文件与材料 按文件的性质和功能可分为：主旨文书（大会报告、领导讲话、开幕词、闭幕词、主持词、决议草案等）、议案文书（我国人大(rnd)、政协会议提交审议的议案、议案说明等）、事务文书（会议细则、代表须知、日程安排、代表

21、名单、选举办法等）、议决文书（会议纲要、决议、公报等）和信息文书。1.主持词 要严肃准确、具有宣告性、文字要简明扼要、尽量口语化。2.开幕词 通常由主办方身份最高的领导人致开幕词。3.闭幕词4.讲话稿 话题要集中，言简意赅，不能内容过多。 43共二百零二页（七）准备会议的物品与设施 会议的目的、方式和手段不同，所需的会议用品和设施也不同。主要包括：1.会场基本设施 如桌椅、照明电器、卫生用具、消防设施等。2.会场装饰用品 如会标、旗帜、花卉(huhu)、标语口号等。3.会场视听器材 如扩音机、投影仪、同声翻译系统等。4.会议通信设施 如电话机、传真机、电脑以及通讯网络设施。5.常用文具印刷设备

22、 如笔、纸、打字机、打印机等。6.交通工具 如轿车、客车等。7.会议专门用品8.生活卫生用品 44共二百零二页（八）预算和筹集会议经费 会议的性质和类型不同(b tn)，经费的来源也不同(b tn)。主要来源包括：1.行政事业经费拨款2.主办者分担 3.与会者分担个人费用4.社会赞助 5.转让无形资产使用权（九）会场布置 根本目的在于创设与会议主题、性质相适应的会场气氛，确保会议的需要，体现会议的有序性，从而有利于实现会议的目标。1.会场座位格局设计和安排45共二百零二页2.座区划分与座位排列一般采用的方法： （1）按与会者的资格划分和排列 正式代表的座区在前或居中，列席代表安排在后排或两侧。

23、（2）按团组划分和排列国际会议按与会(y hu)国家英文名称首字母顺序排列按法定的顺序排列按代表团、小组、单位名称第一个字的笔画数确定。根据协商达成的约定排列。（3）按代表资格和团组顺序混合排列46共二百零二页3.会场装饰 是运用文字、图案、色彩和实物等装饰物烘托会场气氛的手段。 主要内容有： （1）会标 以会议名称为主要内容的会议信息的文字性标志。（2）会徽 体现或象征会议精神的图案性标志。（3）标语 把会议的口号用醒目的书面形式张贴或悬挂(xungu)起来，就是会议的标语。 广告口号不宜超过13个字，否则接受度明显下降。47共二百零二页3.会场装饰 是运用文字、图案、色彩和实物等装饰物烘托

24、会场气氛的手段。 主要内容有： （4）旗帜 国旗的悬挂 以横挂为标准 面向场地的右旗杆为主杆彩旗的悬挂 七色彩旗可以是长方形、正方形、三角形等形式。红旗的悬挂 一般插放810面，在徽铭的左右各以45度角斜插45面。（5）植物和花卉 主席台和会场入口处：植物和花卉的高矮、大小、粗细、种类、疏密、颜色搭配等要适度，一步挡住台上和台下视线、不妨碍人员行走、不影响颁发礼物以及不妨碍有关的设备移动等为原则。（6）灯光 一般情况(qngkung)下使用白炽灯和日光灯作为会场的照明光源。 48共二百零二页4.主席台的布置 （1）主席台的座位格局 一般采取横式。可以是一排也可以是多排。（2）讲台 一般情况下，

25、讲台只设一个，可以设在中央也可以设在右侧（以主席台的朝向作为准）。（3）话筒（4）休息室（5）主席台的座次(zuc)安排 国内做法：严格按照会议领导机构事先确定的名单次序安排座次，身份最高的领导人安排与主席台前排中央就座，其他的按照先左后右，一左一右顺序排列。 49共二百零二页50共二百零二页51共二百零二页（5）主席台的座次安排 国际会议做法：一般(ybn)以对方提供的正式名单上的身份和职务高低的次序为依据，不分国家大小；或按决定应邀出席活动的答复时间先后排列；或者是代表团抵达活动地点的时间先后排列。5.座位标志 指引与会者就坐的各种标志。（1）座次图 可张贴悬挂于会场入口处，主席台的则悬挂

26、于休息室。（2）指示牌（3）座位号标志（4）团组标志（5）席卡（十）会前检查 52共二百零二页二、会议中的组织管理(gunl) 会中工作主要包括接待、餐饮安排、交通、社会娱乐活动的安排、展览、突发性事件处理等。（一）会议报到 精心对报到处的布局进行设计。 选择适当的排队方式。 保证充足的灯光和空间。 在会场入口处放指示牌。 做好贵宾的接待工作。（二）入住和退房 在会前应通知与会者可入住和退房的具体时间。（三）发言人的接待53共二百零二页（四）会议期间特殊事件的处理1.记者会的安排 记者会一般在会前两三天召开。2.紧急事件的处理（1）紧急医疗（2）卫生(wishng)问题：饮食卫生和环境卫生。（

27、3）火灾（4）签证问题（5）盗窃三、会议的后续组织工作 清理会场、归还所借物品、财务结算、安排与会人员离场、会后文书整理等工作。 总结经验教训，找出问题并根据反馈的意见改进工作。54共二百零二页本章(bn zhn)小结 本章的主要内容是会议的概念、种类和构成要素，会议策划的基本内容，会议的组织与实施(shsh)等。在掌握会议策划专业知识的同时，学习者要能够完整的策划和组织一次会议。55共二百零二页课后思考(sko)1、会议地址的选择要考虑哪几方面的问题？如何选择会议时间？2、就大型国际学术会议而言，会前的准备工作有哪些？3、会议的构成(guchng)要素包括什么？56共二百零二页57共二百零二

28、页第一节 会展目标(mbio)选择一、会展目标- 是鼓励他人参与(cny)会展活动的主要原因，也是举办某个会展的宗旨。 以引人注目的方式，强调会展效益，特别是会展能够给予参加者的效益。下一页58共二百零二页二、会展目标的定位 会展目标的定位是会展目标的具体(jt)体现。根据内容具体(jt)可分为：会议、展览和世界博览会。（一）会议 定位：明确会议的目标，突出会议的宗旨，并以一种简洁明了的方式表达出来，以吸引参加者，或表明这个会议的宗旨。下一页59共二百零二页 会议是一种群体性的社会活动，个人的看法或想法往往有其片面性和局限性，假如将看法或想法各异的多数人聚集起来，通过交流和沟通，解决问题的角度

29、就会呈现(chngxin)多元化。 会议是一种目的性很强的社交活动，会议的筹划和实施均围绕着会议的目的和主题来进行。任何一个会议都是为了满足一定的客观需要、解决现实生活中一定的实际矛盾或问题而举行的。下一页60共二百零二页威斯特伐利亚会议(huy)1618年5月23日捷克首都布拉格的新教徒发动起义，冲进王宫，制造了“掷出窗外事件”，标志着三十年战争正式爆发。 这场战争由于外国势力的卷入，战争规模迅即扩大(kud)，从德意志内战演变成全欧性战争。战争以德意志新教诸侯、法国、瑞典、丹麦为一方，以德意志天主教诸侯，神圣罗马帝国皇帝、西班牙、奥地利为另一方。双方交战20多年，消耗巨大，都无力取胜，表示

30、愿意举行和谈。经协商和谈在威斯特伐利亚省的闵斯特和奥斯纳布鲁克两个相邻的城镇同时展开。谈判期间，双方的军事行动仍未停止，和谈延续了5年之久，直到1648年10月24才签订了和约，三十年战争宣告结束。61共二百零二页 1814年，美泉宫成了维也纳议会召开马拉松会议的地方(dfng)。欧洲各国的政治领袖们在这里渡过了一年多的奢华生活 奥地利维也纳美泉宫62共二百零二页2005.1.27，在瑞士东部城市达沃斯，（从左至右）美国前总统克林顿、美国微软公司总裁比尔盖茨、南非总统姆贝基、英国首相布莱尔、爱尔兰歌手博诺和尼日利亚总统奥巴桑乔在参加2005年世界经济(jngj)论坛年会非洲会议前合影。本届世界

31、经济论坛年会于26日至30日在此召开，其主题是“为艰难抉择承担责任”，共有2000多名代表参加。63共二百零二页 2005年1月26日，在巴西南部的阿雷格里港，世界社会论坛的的开幕游行。第五届世界社会论坛于当日开幕。该论坛是与瑞士达沃斯世界经济论坛相对(xingdu)立、由全世界非政府组织、知识分子和社会团体代表参加的大型会议。论坛反对由自由市场控制的全球化以及“新自由主义的过分做法导致的灾难、不平等和不公正现象”。它与世界经济论坛的最大区别是更加开放，与会代表不管持何思想，来自何阶层，都可以自由讨论与全球化有关的问题。 历史(lsh)上规模最大的国际会议64共二百零二页 2005世界社会论坛

32、年会被称为历史上规模最大的国际会议。据组委会介绍，共有(n yu)来自135个国家的15万各界人士与会，其中包括巴西总统卢拉、委内瑞拉总统查韦斯以及许多国际知名人士。在为期6天的年会期间，与会者就维护和平、消除贫困、普及教育、保护弱势阶层权益、新的社会经济发展模式等问题进行了广泛的讨论。巴西(b x)总统呼吁反贫困65共二百零二页世界各地的青年是这次(zh c)论坛的生力军 66共二百零二页二、会展目标的定位 会展目标的定位是会展目标的具体体现。根据内容(nirng)具体可分为：会议、展览和世界博览会。（二）展览 展览分为综合性展览和专业性展览。1、综合性展览 目标：全方位、多角度 表现在：展

33、览题材多样；展览内容丰富；展出商品新颖下一页67共二百零二页2、专业性展览 目标：引导新兴行业的发展潮流，壮大成熟(chngsh)行业的消费队伍，发掘参展行业的闪光点，吸引专业观众的兴趣。 表现在：展示内容的专业性和导向性；参展商和观众的专业性和确定性下一页68共二百零二页69共二百零二页70共二百零二页71共二百零二页二、会展目标的定位（三）世界博览会 目标：通过参展方的活动策划来达到预定的目标 表现在：直接促进经济贸易交流；促进参展国的旅游业发展；提升参展国的总体形象(xngxing)；维护一种政治理念；维护和支持与主题相关的观点；促进某一项具体事件的发展等。下一页72共二百零二页上海世博

34、会的世博轴73共二百零二页 1988年 世界(shji)博览会 里斯本的水族箱74共二百零二页二、会展目标的确定的原则（一）前瞻性 了解参加者的兴趣所在(suzi)（二）独特性 展示与众不同（三）综合性 避免单一目标下一页75共二百零二页第二节 会展主题(zht)策划一、会展主题- 是会展目标的具体化。 是会展的主题思想，是会展的灵魂(ln hn)，是具体解释会展目标的执行者。下一页76共二百零二页二、会展主题和会展主题策划概念(ginin)（一）会展主题 是整个会展活动过程所反映的政治、经济、科学文化等社会生活内容的中心思想，也称为会展主题思想。（二）会展主题策划 是选择和确定会展主题并围绕

35、主题策划会展活动的过程。77共二百零二页（三）会展主题策划应避免的几种倾向1、同一(tngy)化 会展主题若与其他主题类似，容易使公众混淆不清。2、扩散化 会展主题可以是一个也可以是几个，但绝不能没有主题，也不能有太多的主题，太多的主题意味着没有主题。3、共有化 会展主题没有鲜明个性，同一主题有时为一个策划服务，有时为另一个策划服务。78共二百零二页第三节 会展主题(zht)的类型一、会展主题和参展主题 按照主办者的不同(b tn)，可以分为会展主题和参展主题。 例如：一个区域性的儿童图书、游戏及玩具零售展。主办者确定会展主题为：“不仅仅是个故事”。某一参展出版商根据自己的产品确定参展主题为：

36、“快活的小晶晶和小贝贝”。 下一页79共二百零二页二、主题和亚主题 按照主题层次的不同，可以分为主题和亚主题。 例如：2005年日本(r bn)爱知世博会主题是：“自然的睿智”，亚主题是分为三个：“自然的模型、生活的艺术、生态区的开发”。 下一页80共二百零二页二、主题和亚主题 按照主题层次的不同，可以分为主题和亚主题。 例如：达沃斯2008年年会的主题是：“合作创新的力量”，五个亚主题是：“全球关注的金融市场(jn rn sh chn)动荡、经济前景的不确定性、气候变化、能源形势和食品供应安全”。 下一页81共二百零二页二、主题和亚主题 按照主题层次(cngc)的不同，可以分为主题和亚主题。

37、 例如：2010年上海世博会的主题：“城市，让生活更美好”，五个亚主题是：“城市多元文化的融合、城市经济的繁荣、城市科技的创新、城市社区的重塑、城市和乡村的互动”。 下一页82共二百零二页三、主题会议、主题展览、主体节庆 按照会展主题类型，可以分为主题会议、主题展览、主题节庆。 例如：世博会是集会议、展览为一体(yt)的盛会，也是会展中的特例。 下一页83共二百零二页（一）主题会议 会议是全球会展中最先关注的重要组成部分，产业成熟度较高。 例如(lr)：日内瓦、巴黎、米兰、香港、博鳌等。 下一页84共二百零二页（二）主题展览 展览业是国际(guj)会展业的主体。中国展览场馆的数量已接近世界展览

38、业大国德国。 例如：平遥国际摄影大展。 下一页85共二百零二页（三）主题节庆 中国节庆五种模式：一是传统节日；二是国家规定的节日；三是国际(guj)通用的节日；四是民族节日；五是大会展范畴中的节庆活动。 例如：南宁国际民歌艺术节。 下一页86共二百零二页第四节 会展主题(zht)的选择与确定 会展主题的选择与确定事办好(bn ho)会展的关键所在。一、影响因素 应从实际出发，根据城市自身的特点，明确宗旨，选准主题，使其与城市理念、城市文化相结合。（一）产业、行业情况 例如：青岛啤酒节、潍坊风筝节等 下一页87共二百零二页（二）会展举办地的特点1、考虑当地市场2、考虑当地经济 考虑当地经济结构与

39、特色。例如：广东(gung dng)有家具展、美容化妆品展、皮革鞋类展等。3、考虑当地文化特色 “民族的才是世界的” 例如：淮南八公山的“淮南豆腐节”；浙江杭州的丝绸展；义乌小商品展等。只有扎根于市场需求的会展主题才有生命力 例如：哈尔滨的冰雪节 下一页88共二百零二页（三）会展参与者的兴趣与需求(xqi) 会展参与者包括两部分，一是参会者或参展商；二是会展的普通观众。（1）了解参会者或参展商的需求和兴趣（2）了解会展观众的需求（四）会展目标（五）会展对象的个性信息下一页89共二百零二页90共二百零二页（一）、按照(nzho)会议主办单位划分（1）公司(n s)类会议 会议主办者为一家企业或多

40、家同行业、同类型及行业相关的企业的会议活动。（2）协会类会议 会议主办者为由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成的社团组织的会议活动。（3）其它组织会议 不能归于以上两类的会议活动 91共二百零二页(二)、按照(nzho)会议活动的特征划分（1）商务型会议 为了企业的业务和管理工作发展的需要而进行的会议活动。（2）度假型会议 企业等组织机构利用周末假期(jiq)组织员工边度假休闲，边参加会议的会议活动。（3）文化交流型会议 各种民间和政府单位组织的以跨区域的文化学习交流为主的会议活动，常以考察、交流等形式出现。下一页92共二百零二页4）专业学术型会议 某一领域(ln y)具有一定专业技术的专

41、家学者参加的会议活动，主要表现为专题研究会、学术报告会、专家评审会等。（5）政治型会议 国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而开展的会议活动。一般采取大会和分组讨论等形式。（6）培训型会议 用一个会期对某类专业人员进行有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训的会议活动。一般采用讲座、讨论、演示等形式。下一页93共二百零二页（三）、按照(nzho)会议的性质划分（1）论坛式会议 采取论坛会议形式的会议活动。论坛一般由小组组长或演讲者来主持，有许多听众参与，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论，两个或更多的发言人可以就各自的不同意见向听众进行阐述，会议主席将总结各方意见

42、并引导讨论，听众可以提出各自的问题。论坛的特点是反复深入的讨论。（2）研讨式会议 采用研讨会形式的会议活动。研讨会一般由一些个人或专门小组做示范讲解，一定数量的听众会参与讨论。相对论坛而言，研讨会更正规，会议中观点(gundin)和意见的交流较少。专题讨论会、座谈会、进修会、讲习会、讲座、演讲等也属于研讨会形式。载体下一页94共二百零二页（3）报告式会议 采取报告会形式的会议活动。报告会通常(tngchng)由个人或专门小组进行专题讲演，一般不存在讨论，更加正式，组织也更加严密。传达会、表彰会、纪念会、动员大会等也属于报告会形式。下一页95共二百零二页（四）、按照(nzho)会议的规模划分（1

43、）小型会议 与会(y hu)人数少于100人的会议活动。（2）中型会议 与会人数在100至1000人之间的会议活动。（3）大型会议 与会人数在1000至10000人之间的会议活动。（4）特大型会议 与会人数在10000人以上的会议活动。下一页96共二百零二页（五）、按照会议代表(dibio)的类型划分（1）会员会议 会议代表主要(zhyo)为会议主办者的会员的会议活动。其主办者主要(zhyo)是各类协会。虽然与会者并不局限于会员，但会员是与会者的核心部分。（2）内部成员会议 会议代表主要为会议主办者的内部成员（如员工、股东等）的会议活动。其主办者主要有企业、政府机构等。下一页97共二百零二页（

44、3）业务关系人员会议(huy) 会议代表主要为与会议主办者存在业务关系的人员（如客户、代理商等）的会议活动。其主办者一般为企业，企业的管理人员和员工等也同时参加会议。（4）公众会议 许多会议主办者是为公众举行会议，这种会议代表主要为社会公众的会议活动即公众会议。其主办者可以是政府、社会团体、企业等。又可分为赢利性和非赢利性两种。政府机构和社会团体倾向于举行非赢利性的公众会议。下一页98共二百零二页（六）、按照会议代表(dibio)的范围划分（1）国内会议 会议代表均来自会议举办国的会议活动。一般又分为全国性会议和地方性会议。（2）国际会议 会议代表来自不同国家(guji)的会议活动。一般又分为

45、全球性会议和区域性会议。 根据ICCA（国际会议协会）的定义标准，只有与会人数在50人以上，至少在3个国家轮流举行的固定性国际会议才被纳入国际会议活动的统计范围下一页99共二百零二页（七）、按照会议(huy)举办时间的特点划分 （1）固定性会议 按照规定的时间定期开展的会议活动。主要形式有年会、例会等，具有周期性的特点。（2）非固定性会议 按照实际情况的需要适时开展的会议活动，具有不定期和灵活性的特点。 此外，还可以按照会议的主题(zht)来划分，如医药类会议、科学类会议、工业类会议、技术类会议、教育类会议、农业类会议，等等。下一页100共二百零二页 - 年会：可以是公司(n s)股东大会，也

46、可能是行业协会每年一次的会员大会。商务（公司）会议(huy)的类型- 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般会让与会者相互之间充分交流. - 销售会议： 一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。- 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。交流并有意见反馈。- 专业会议： 是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 - 奖励会议： 是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 - 培训会议： 一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会

47、议。 101共二百零二页会展新市场公司(n s)年会102共二百零二页三、会议(huy)的构成要素返回(fnhu)会议的主题会议地点会议方式会议主办者会议参加者 会议时间103共二百零二页 构成会议的基本要素是 会议主办者 会议参加者 会议时间 会议地点 会议方式 会议的议题其核心要素是会议主题，它决定了其它(qt)要素诸如时间、地点、方式及参与者的选择。返回(fnhu)104共二百零二页第二节 会议(huy)的申办一、国际(guj)会议的申办二、会议的申办步骤返回105共二百零二页一、国际会议(huy)的申办 国际会议是各国派遣的代表或来自不同国家的人士的聚会。与会者就共同关心的问题进行讨论

48、和交流，以找到彼此均能接受的解决办法或共识。它应当经过事先安排，讨论的内容应当预先得到确认和限定，并按照(nzho)共同接受的议事规则行事。国际会议最根本的原则是国与国之间的平等。正式的与会代表均享有同等的代表权和投票权。会议的时间、地点、议程、工作语言等应由与会者共同磋商决定 。返回106共二百零二页 按照世界上权威国际会议组织国际大会和会议协会（ICCA）的统计，每年全世界举办的参加国超过4个,参会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个以上，会议总开销超过2800亿美元。国际会议市场的巨大潜能和会议产业的高额回报，使得越来越多的国家和地区的政府民间组织加入到了国际会议市场竞争的行列。能

49、够成为国际会议目的国的国家又无一例外地必须具有良好的经济、人文环境和完善的设施条件以及必要的安全保障。因此，一个(y )国家和地区举办国际会议的多少，有着很强的象征意义。107共二百零二页APEC会议(huy)APEC是亚太经济合作组织的英文简称，其英文全称是Asia Pacific Economic Co-operation。 1989年11月，首届亚太地区(y ti d q)部长级会议在澳大利亚首都堪培拉举行，亚太地区(y ti d q)12个国家的外交、经贸部长参加了会议，APEC由此诞生。 1991年11月，中国作为主权国家正式加入APEC，同时中国香港和中国台北作为地区经济体加入。到

50、目前为止，APEC成员已发展至21个，除前述国家和地区外，智利、墨西哥、秘鲁、巴布亚新几内亚、俄罗斯、越南也相继成为它的成员，使APEC人口达到25亿，约占全球人口总数的40%。APEC成立之初，基本上是一个松散的区域经济论坛，每年只召开外交、贸易部长会，较少开展其他活动。1993年11月，在美国西雅图举行的APEC首次领导人非正式会议，成为APEC发展进程中的一个里程碑，它使高官部长级首脑会议三个层次的决策机制得以形成。 108共二百零二页APEC第四次高官会议109共二百零二页2001年10月20日，前来参加亚太经合组织（APEC）领导人非正式会议(huy)的经济体领导人在上海国际会议(h

51、uy)中心合影。 110共二百零二页2005韩国(hn u)APEC合影APEC会议(huy)“非正式”惯例：领导人身穿特色服装大合影 111共二百零二页2002年APEC领导人身着墨西哥“瓜亚贝拉” 112共二百零二页2001年上海APEC第九张合影(hyng)113共二百零二页APEC第八次领导人非正式会议(huy) 114共二百零二页2003APEC合影(hyng)115共二百零二页2004智利(zh l)APEC合影服装查曼多文莱(wn li)APEC合影116共二百零二页吉隆坡APEC领导人合影(hyng) 奥克兰APEC会议(huy)与会领导人合影117共二百零二页国际(guj)会

52、议的主办方式主要有：1.会员国轮流主办 一些国际会议采取会员国轮流主办的方式，即只要加入国际组织就能成为正式会员国，就有机会主办，轮流方式有以入会先后次序或国名英文字母顺序等方式轮办，也有以会员国主动提出优惠条件，经会员国或这个组织的监理事会通过就可以。下一页118共二百零二页2地区性轮流主办 国际组织会员分布在各个国家，每年或每两年在全球各地区召开国际会议，让分布在每个国家各地区的会员国都有机会主办，制定轮流在某些(mu xi)地区召开，然而某一个地区可能有好几个会员国。在亚洲地区，可能由亚洲地区有意争取主办的会员国提出申请企划书或仅以书面方式表示有意愿承办，再由这个组织的监理事会或特别成立

53、的“评估小组”来表决，再由会员国主办。一般来说组织的知名度、会议的效益及权威性越高，会员国之间的争取也越激烈。 下一页119共二百零二页3竞标方式 竞标方式对有意争取主办权的会员国来说具有挑战性，由于国际会议能引起全球的瞩目，并且具有其权威性，所以竞标的过程经常要花费相当长的时间(shjin)去经营。通常主办单位会将办理会议的先决条件列在招标书中。 下一页120共二百零二页国际性会议(huy)的基本准则各国主权平等 互相尊重 互惠互利联合国宪章在“序言”中阐述了“大小各国平等权利”的信念。宪章第二条规定了联合国及其会员国应当遵循的七项原则。其中第一项就规定：“本组织系基于各会员国主权平等之原则

54、。” 由此可见，现代的国际(guj)关系应以公认“主权平等”为基础。国家不论大小，都应当具有独立处方处理自己内外事务、管理自己国家的主权。国家与国家相互之间是平等的，所有国家都是国际(guj)社会的平等成员。 “主权平等”含有两方面的意义：一方面，每个国家都享有平等主权，不受他人侵犯；另一方面，每个国家都有尊重别国主权的义务，不得借口行使自己的主权而侵犯他国的主权。121共二百零二页各国主权平等具体表现在：1、礼宾秩序2、发言(f yn)的权力和秩序3、投票权122共二百零二页举办国际会议的意义(yy)1、国际间互相学习与交流的有效途径2、建立城市外交、专业网络的最佳方式3、行销城市的最佳方法

55、4、检验多元化交流的最适合场合5、检验城市发展的最佳途径123共二百零二页争取会议的条件：1.直接(zhji)条件： a.硬件设备； b.餐饮安排； c.交通运输； d.专业人才大阪(d bn)国际会议场124共二百零二页2间接条件：a.文化与旅游b.政治与经济c.安全d.地理位置e.语言(yyn)f.本地的支持125共二百零二页我国近年来举办的国际会议22届万国邮联大会(dhu)世界建筑师大会（1999）世界石油大会（1997）世界数学家大会 (2002)世界妇女大会APEC会议博鏊亚洲论坛 第28届世界遗产大会 126共二百零二页 第四次世界妇女大会于年月日日在中国北京召开。 会议主题：以

56、行动谋求平等、发展与和平； 次主题：健康、教育和就业(ji y)。 个国家的政府代表团，联合国系统各组织和专门机构，政府间组织及非政府组织的代表多人出席了会议。以全国人大常委会副委员长、全国妇联主席陈慕华为团长的中国政府代表团出席了会议。大会制定并通过进一步加速执行内罗毕战略的北京宣言和行动纲领，指出了提高全球妇女地位的主要障碍，制定了今后的战略目标和具体行动。 当时被称为联合国历史上最大的会议。127共二百零二页 2005年 8月29日，纪念第四次世界妇女大会10周年会议在北京人民大会堂开幕。10年前，在北京举行的第四次世界妇女大会通过了具有深远影响的北京宣言和行动(xngdng)纲领。 胡

57、锦涛主席出席并讲话。128共二百零二页129共二百零二页 22届万国邮政联盟大会共有183个国家、33个国际组织的1813名代表参加，其中包括68位部长和200位副部长级代表。创邮联历次(lc)会议最高记录 130共二百零二页2002年世界数学家大会 第24届世界数学家大会于2002年8月20-28日在北京举行，会期9天,世界数学家大会从来都是在发达国家举办的，中国是第一个承办世界数学家大会的发展中国家。这次大会有4000余名各国数学家参加(cnji)，其中中国数学家1000余名。 2002年的国际数学家大会上作“1小时报告”的美国麻省理工学院教授田刚是中国大陆出国留学并保留中国国籍的数学家中

58、,第一个作“1小时报告”的人。 同在这次大会上,有3位华人数学家受邀请作“1小时报告”,有11位海外华人及港 澳台数学家作“45分钟报告”,中国内地有3位数学家作了“45分钟报告” 第一届世界数学大会于1897年在苏黎士召开,在1900年第二届数学家大会上,希尔伯特提出著名的“23个数学问题”。 131共二百零二页第20届世界建筑师大会被誉为“建筑界奥林匹克盛会”的“国际建筑师协会(xihu)第20届大会”于1999年6月23日至26日在北京国际会议中心举行，来自世界各地的6500名建筑师、代表参加了会议。这次会议是我国建筑界最大荣耀的盛会，也是北京有史以来第一次迎接人数最多，资格最高的世界建

59、筑大师们的最权威的目光和评价。会议期间还举办了UIA UNESCO大学生建筑设计国际竞争获奖作品展、国际建协各会员国学会及工作组建筑展、中国建筑展和当代中国建筑艺术展等11个展览。这是国际建筑师协会成立半个世纪以来，首次在亚洲地区举行会议。 本次大会确定的主题报告为二十一世纪的建筑学，还设建筑与环境、建筑与城市、建筑与技术、建筑与文化、建筑学与职业精神、建筑教育与青年建筑师个分题 。 世界建筑师大会每三年举办一次。132共二百零二页15届世界石油大会 1997年10月12日，被誉为国际石油界“奥林匹克”盛会的第15届世界石油大会在中国成功举行，2000多位来自世界各国的石油部长和跨国石油公司的

60、首脑(shuno)聚首北京。 世界石油大会于1933年创建于英国伦敦，处于绝对中立和非政治立场。是讨论全球石油工业面临的焦点问题的国际论坛。世界石油大会致力于石油和天然气工业领域科学技术进步的研究和应用，致力于技术转让和利用世界石油资源造福人类，其成员国代表着90以上的世界油气主要生产国和消费国。世界石油大会通常有90多个国家派代表参加。 133共二百零二页 2005.5.16-18,财富全球论坛在北京举办。时代华纳国际事务高级副总裁彼德沃尔夫称，这是自有财富论坛以来举办的最为成功的一次。 此次论坛以“中国和新的亚洲世纪”为主题，与会国外嘉宾(ji bn)近七百人，其中来自全球五百强的CEO近