秘书基础课件：秘书基础第三章教学建议

1、第三章 办公室事务管理3.1办公环境管理（4课时）活动一 ：案例提问参考答案：1.丽华贸易公司的办公环境存在泄密、安全隐患以及不整洁等方面的问题。2.优化办公环境，应该做到： 重要的文件不能放于公用电脑，要有强烈的保密意识，使用完公用的电脑后，应及时将重要文件删除或设置密码保存。保证办公室的财物安全，存放现金的抽屉要随时上锁，做到人离即锁门。注意办公设备及操作中的隐患。电源插线板应放在较隐蔽的位置或者固定在一个安全的位置，否则容易引起短路。电源线与电话线应铺设在人员少经过的地方。过期的文件、资料经及公用的资料，应及时进行清理存放，并根据其内容和重要程度分别放置，以节省空间和便于日后更快地查阅。

2、及时清洁、维护电脑、打印机等办公设备，减少设备损害。打印纸应放在一个固定而稍隐蔽的地方，保持整洁。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做参照书本“图3-2合理的办公室布局”，利用课室模拟布局办公室。习题答案 ：【练一练】1.填空题。利于沟通 、协调舒适 左前方 直线对称 、 工作程序 酒精棉 2判断题。请判断以下哪些是办公室常见的安全隐患，直接在括号处打“”。（1）（ ）（2）（ ）（3）（ ）（4）（ ）（5）（ ） 3.2办公室接待工作（10课时）活动一 ：案例提问参考答案：1.在接待客人时，谭红应注意如下一些礼：当有客人到来的时，见到客人后应礼貌地起身相迎，并

3、热情地向客人问好；双方介绍后，谭秘书礼貌地称呼对方每一个人，并妥善引导客人前往会议室。引导客人时，自己应走在客人的左前方，相隔1米左右，体现以右为尊、为上的原则。客人到会议室后，应为宾主双方进行介绍。不论是有约接待还是无约接待，秘书都应保持适度的礼貌与热情，既要友好诚恳地接待上司愿意见到的来宾，又要有礼有节地为上司“挡驾”。2.为确保不打扰总经理和自己的正常工作，谭红应合理安排时间，把既重要又紧急的事情优先完成：第一另派人去取文件；第二对于突然闯入的无约人员，先行阻拦，然后转交其他秘书去处理，自己立刻去准备下午的会议。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做1.设置情

4、景，模拟丽华公司秘书用“日常接待要领”接待客人。2.设置情景，模拟丽华公司总经理与秘书等三人接待砚都公司总经理等三位客人。3. 设置情景模拟双排五座轿车的座次安排。习题答案 ：【练一练】一、选择题(不定项)1.（A.C.D）2.( C )3.( A )4.( B.D ) 二、判断题1. （ X ）2. （ ）3. （X ）4. （ X ） 想一想：鞠躬背后的涵义是什么呢？参考答案：作为秘书，对客户除了必要的当面礼貌服务，还要“背后鞠躬”，这既是对客人热情欢迎的礼貌，也是为让是周围客人对秘书的服务留下深刻印象，为企业赢得潜在的客户。3.3办公室电话接打（4课时）活动一 ：案例提问参考答案：1.

5、案例中谭红共接听了五次电话，下面对她的错误分别进行分析：第一次接听电话时的错误：匆忙接听电话，没有礼貌的问候语。谭红一听到电话铃响就匆忙拿起话筒，没有给自己留下一点做准备的时间。第一句话不是说出本单位的名称，而是“喂，你找谁”，显得非常不礼貌，所以令对方生气地挂断了电话。第二次接听电话时的错误：没问清楚对方是什么人，找王总有什么事情，并立刻把电话转给王总。谭红未经询问就将电话转给王总，既造成了尴尬的情形，又浪费了上司的时间，令上司十分不高兴。如果打来电话的人与企业不相关，秘书应为领导“挡驾”第三次接听电话时的错误：未征得本人同意，将林副总的手机号码告诉对方。手机号码是个人信息的一部分，应该受到

6、隐私权的保护。如果对方有特别紧急的事情，可以请他留下电话，与林副总联系后，再给对方回复。第四次接听电话时的错误：没问清楚对方有什么事，因王总不在就简单地挂断电话。谭红简单地挂断电话可能会耽误重要的事，这在后来的与王总的对话中证实了。电话中“我这会儿还有别的事情”，会让对方感觉自己被怠慢，十分不礼貌。第五次接听电话时的错误：对于一个打错的了电话用“打错了”来简单敷衍。谭红这样既显得自己没涵养，也对企业形象不利。如果礼貌，并且告诉对方本企业的全名，甚至可以捎带介绍一下本企业，为企业赢得潜在的客户。2. 接听电话时应注意的问题。对于秘书来说，接听电话时不仅要有礼貌，耐心地搞清楚对方的意图，还要养成记

7、录电话内容的好习惯。要记录来电时间、来电人、来电内容、是否需要回复及处理意见等。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做设置情景，模拟秘书接打电话。习题答案 ：【练一练】 C B D2.判断题X X X3.4值班事务（2课时）活动一 ：案例提问参考答案：1.谭红违返了值班工作制度中的岗位责任制度，在值班时撤离岗位，险些造成严重后果，理应受到处罚。2.值班工作制度包括岗位责任制度、领导干部带班制度、请求和报告制度、交接班制度、保密制度。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练活动四：做一做模拟值班时来电、电访的接待并做记录。习题答案 ：【练一练】1.不定项选

8、择题ABCD ABCD AB ACD2.判断题 3.5 印信管理活动一 ：案例提问参考答案：公章是一种权力的象征，代表该单位的正式署名。公章的使用各单位都有严格的规定，必须根据审批权限经有关领导审核批准后，公章管理人员才能用印。“领导的旨意”口说无凭，必须办理书面的用印审批手续交公章管理人员查看，由经办人认真填写用印审批单，根据审批权限报有关领导审批，公章管理人员根据审批情况确认能否用印。活动二：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练填空题参考答案：印章、介绍信法定性、权威性、效用性对外联系工作中，行使职权用印审批手续委托他人代管交接介绍、证明存根、虚线正中 活动四：想一想1你认为印信管

9、理最主要的要坚持什么原则？参考答案：印信管理最主要的是要坚持“专人保管，确保安全，规范管理，严格审批手续”的原则。3.6 办公用品管理活动一 ：案例提问参考答案：小邱的要求不合理，办公用品发放要严格按照领用审批制度进行。但由于事情是临时决定的，时间紧，应采用灵活办法处理。可采用先口头请示审批，事后再补书面手续的方法。由小邱填写物品领用单，并口头请示经理及相关领导同意，管理办公用品的人员谭红也口头向有关领导确认同意后，适时按量发放，第二天小邱及时补交书面审批单。活动二 ：教师授课，讲解书上知识活动三：学习检查练一练判断题参考答案：活动四：做一做1请填写一份物品领用单 3.7零用现金管理（2课时）

10、活动一 ：案例分析：总经理办公室主任助理刘伶在费用报销上正确吗？参考答案：在费用报销上市正确的。活动二：知识讲解：零用现金的管理活动三：学习交流：单据填写及粘贴方法活动四：知识讲解：公务费用的报销 活动五：讨论交流： 1、认识报销单2、以下是公务活动费用的所有凭证，分析是否符合报销的要求活动六：学习检查：练一练 习题答案 ：3.7 练一练 一、1B 2D 3CD 4B 5BD 6ABD 7ABCD 二、 1、X 2、X 3、 4、X 5、 6、X 7、 8、 3.8办公时间管理解决主要问题、主要项目每月、每日工作完成情况、工作备忘 活动四：做一做1请根据自己的实际情况，制作各类时间表。3.9办

11、公室信息工作（2课时）活动一：畅所欲言为什么说当今社会是信息社会?活动二：PPT课件 播放3.9.1信息工作的内容与要求活动一：案例提问参考答案：网络、旅游杂志、公司资料等。活动二 ：教师授课，讲解书上知识3.9.2信息工作的程序活动一 ：讨论交流1信息收集时可以选择哪些渠道?2面对大量信息,如何筛选？活动二 ：教师授课，讲解书上知识 3.9.3信息保密工作活动一 ：讨论交流1.秘书的”秘”字如何理解?活动二 ：教师授课，讲解书上知识活动三：练一练信息工作的涵义是（指对人类社会信息活动的各种相关因素进行科学的计划组织控制和协调，以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。信息工作的要求包括（准确

12、性）、（及时性）、（全面性）、（适用性）。信息收集的内容包括（内部信息）、（上级信息）、（平行信息）、（社会信息）、（国际信息）。信息加工的涵义是（对信息从总体上进行系统的归纳、整理，分析研究，综合处理，或者从中找出重要课题进行调查研究，最后形成比较系统、比较丰富的信息）。信息传递的要求是 （迅速、准确、保密）。信息贮存的程序包括（登记3.10办公室车辆管理.（ ）9.（ ）10. （ ）11. （ ）12. （ ） （二）不定项选题1.（A.B.D）2. ( B )3. (A.C.D )4. ( A.C.D) 二、能力分析题1.安全隐患记录及处理表序号 时间 地点 发现的隐患 造成隐患的原因

13、 隐患的危害和后果 处理人 措施 1 3月 4 日 办公室 办公桌之间的电话线、计算机接线交叉拖曳 线路没埋藏 容易绊倒人或造成电线短路 小张 把线整理好并埋在地毯下 2 3月 11 日 安全通道 本楼层“安全出口”的标识掉落 安装不牢固 没有指示，可能造成人物、财产等损失 小张 重新安好标识 3 3月 15 日 办公室 同事用手去拽复印机卡住的纸 不懂正常操作办公设备 设备损坏 小张 教会正常操作方法 4 3月 16 日 研发部 货物堆在消火栓窗口前 送货指引不清晰 发生火灾时影响救援行动 小张 指引送货人安放货物并贴出告示 5 3月16日 研发部 靠窗的一排计算机屏幕耀眼 无窗帘遮阳 有损眼睛健康 行政主管 安装窗帘2. ( A )3. ( C )不合适的有A、B、D项，理由如下：A项：印章保管要确保安全，必须放在保险箱等安全可靠的地方，不得随便乱放。用印时随用随取，用后及时收回锁好。放在办公桌的抽屉里显然不安全。B项：如需携公章外出，必须经单位负责人批准方可带出，带出时要妥善存放确保安全。丁