第四部分 专门档案(共8页)

1、PAGE PAGE 15第四部分(b fen) 专门档案第一章 专门档案(dng n)概述一、如何理解专门档案(dng n)的概念，及其与相关概念的关系？专门档案是人们通过创造性劳动选留并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。这一定义主要包括：1、专门档案是各种专门文件中的有保存价值的部分。2、专门档案是人们的一种创造性的劳动成果。3、专门档案形成于特定的专业活动领域，并具有相对稳定的文件名称、种类和格式。4、专门档案

2、具有突出的现实使用价值和工具功能。5、专门档案是具有保存价值的专门文件组成的有机体系。专门档案与相关概念的关系（一）专门档案与文书档案的关系1、形成的领域和内容性质不同；2、文件名称形式、格式规范化程度不同；3、形成规律和管理方式不同；4、价值和作用性质的差异。（二）专门档案与科技档案的关系科技档案是一种最大门类的专门档案。是指人们在从事科技、生产活动中形成的专业性的有保存价值的科技文件及有关伴随这种活动生成的材料。它本身是一个复合的概念，其包括多种多样具体类型的科技档案概念。如基建档案、设备档案、产品、科研、医药卫生档案、各种自然现象档案（天文、气象、水文、地震档案等）地质、测绘、环境保护等

3、。这种门类的档案的共性是：不仅具有一般专门档案的专业性、现实性强或工具性等特点外，还具有成套性和内容信息存在较高科技价值属性等特征。（三）专门档案与专业档案的关系专门档案是根据档案的形成领域并结合档案的内容性质这一标准，进行划分后得到的结果。可把档案分为：普通档案（党政档案）和专门档案两类，专门档案可分为科技档案和一般专门档案两类。专业档案是根据社会行业分工这一标准，进行划分的结果。它包括一个行业范围内形成的各种类型的档案，既有文书档案，也有一般性专门档案和科技档案。专门档案和专业档案是两面三刀个互有交叉关系的两个不同概念。（四）专门档案与照片档案等特种载体档案的关系照片档案、缩微档案等是从档

4、案的物质载体的角度，进行划分所得到的分类结果。可把档案分为：传统载体型档案和新型载体档案；传统载体型档案可分为：石刻、金文、甲骨、简牍、缣帛、纸制档案等；新型载体档案分为：照片、影片、缩微、磁介质、光磁介质档案等。专门档案中既有传统载体类型的专门文件和材料，也有新型载体类型的专门文件。（五）专门档案与电子文件的关系电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可以在通信网络上传输的文件。电子文件是有关种类的专门档案(dng n)的一种存在方式，这种存在方式的出现，要求我们在管理专门档案的实践中，必须重视吸纳新的管理理念、管理思想和理论、运用新的管理规则和方式方法。（六）

5、专门档案(dng n)与专业资料的关系人们通常把对从事某一项专业性活动有参考价值的素材，都称为专业资料。所以，只要专门档案可以用于这种目的，也可称为专业资料。虽然两者有着密切的关系，然而却有着较为明显的差异。专门档案是一定单位在从事某项专业性活动过程中形成的，它是这种专业性活动的有机组成部分和历史过程记录，并可以为这种专业活动本身提供直接的具有法律效力(f l xio l)的证据；而专业资料则通常不具有这种直接记录性，往往是通过交换、搜集或购买来的，因而专业资料一般仅具有参考价值。二、简述专门档案的属性？一、专门档案的一般属性包括1、历史记录；2、原始性；3、凭证性和参考性；4、定向积累性；5

6、有机联系性。二、专门档案的特殊属性包括：专业性、现实性、独立性、规范性、准确性。三、说明专门档案的功能与作用？功能：1、数据和信息储备功能2、依据功能作用：1、专业数据和信息的保障作用；2、维系专业工作正常进行的工具作用；3、保证各项专业工作合法进行的监督检查作用；4、再现历史、佐证历史的印证作用。此外，也具有广泛的凭证作用和情报作用。四、试述专门档案发挥作用的一般规律性？规律也称法则，是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。规律具有普遍性和重复性等特点。它是客观的，是事物本身所固有的，人们不能创造、改变和消灭规律，但能认识规律，利用它来改造自然界，改造人类社会。一、专门档案对其形成者作用的突出

7、性。同一般的文书档案相比，专门档案虽然也具有第一价值和第二价值，但是在实现的方式和强度表现方面，却不完全相同。二、专门档案发挥作用的定向性。专门档案发挥作用的定向性，突出表现在其作用领域的有限性和作用对象的稳定性方面。三、专门档案发挥作用的弹性。专门档案发挥作用的弹性特点，主要表现在相似信息内容的专门档案在作用效果的差异性方面。四、专门档案发挥作用的整体效应性。专门档案发挥作用的整体效应性，是指专门档案作为一个有机的专门文件和记录体系，其整体所具有的作用效益，往往大于专门档案个体作用效益之和；个体一旦脱离群体，其所具有的实际作用能力，就会大打折扣，甚至消失。五、专门(zhunmn)档案发挥作用

8、的衰减性。专门档案发挥作用的衰减性，是由专门档案利用价值的时限性决定的。绝大部分专门档案的现实作用具有时间效应，相对于专门档案的特定(tdng)用户群体来说，其利用价值随着时间的推移而减少，甚至趋向于零。第二章 会计(kui j)档案管理一、如何理解会计档案的定义？会计档案：是各种社会实践主体在会计核算专业活动形成的具有一定保存价值的会计文件，不论其记录方式和载体如何。其基本含义为：（一）定义指明了会计档案的形成者各种社会实践主体。会计档案形成者的广泛社会性，决定了会计档案来源的广泛性。（二）定义指明了会计档案的特定形成领域会计核算专业活动。专门档案的突出特点之一，就是明显的专业属性。（三）定

9、义指明了会计档案的价值属特征具有一定的保存价值。（四）定义揭示了会计档案的本质属性会计核算专业活动的原始记录。各种会计档案是会计核算专业活动过程及其结果的有机组成部分，其所承载的会计信息也具有明显的原生性特点。（五）定义说明了会计档案的存在形式特征。二、会计档案有哪些属性？1、突出的专业属性； 2、形成过程的序时性；3、承载信息内容的严肃性；4、数据记录的平衡性；5、会计记录与会计文件格式的规范性。三、实行会计电算化后，会计档案的新特点有哪些？1、会计信息的存储范围和领域的扩大化；2、会计信息对软硬件环境的依赖性；3、存储介质的多样性；4、会计信息的易复制性和易更改性；5、电算化会计档案的现代

10、化管理要求更高。四、试述会计档案的价值和作用？会计档案是制订财务计划的重要数据源；会计档案是进行科学经济决策的信息源；会计档案是维护正常经济、工作秩序的法定书证；会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献；会计档案是开展历史研究的记忆库；会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。会计档案的作用：1、信息保障作用； 2、维系管理作用； 3、监督检查作用；4、经济、历史研究作用；5、凭证、查考作用。五、会计档案收集的要求有哪些？一、会计档案收集的一般要求1、会计(kui j)档案收集必须贯彻执行“统一(tngy)领导、分级管理的基本原则会计档案必须集中统一管理，反对分散(fns

11、n)存放，这是会计档案收集工作的最基本要求。2、会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律会计档案作为社会的一种重要的信息资源，其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃期的保存期或死亡期等几个基本的运动阶段。3、会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整、信息准确。4、会计档案的收集工作要注意质量优化、成分充实。六、简述会计档案的归档？为了保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度。会计档案归档制度包括：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等方面的内容。1会计档案的归档范围： 财政部和国家档案局会计档案管理办法(财会字199832号) 所

12、规定的会计核算专业材料四种形式均应作为归档范围保存。 会计凭证: 主要有原始凭证、记账凭证、汇总凭证、电算化系统生成的电子凭证(如磁盘、磁带或光盘等)，以及其他具有归档价值的会计凭证。会计账簿: 主要有总账（也称总分类账）、明细账（如现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等）、固定资产账、辅助账簿（也称备查账簿）、其他会计账簿等。财务报告: 有月度、季度、年度财务报告 , 包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。其他类会计文件: 有银行存款余额调节表、银行对账单；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，以及其他具有一定保存价值的会计核算文件、记录等。会计电算化核算材料：

13、存储在磁性介质和光盘上的会计核算数据和信息；打印输出的纸质载体的会计核算材料；会计核算软件的全套文档资料以及会计软件程序等。2会计档案的归档时间会计档案管理办法第六条第二款规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”例如：2008年底整理立卷形成的会计档案，2009年可由财会部门保存一年, 2010年初向本单位档案机构归档。 3会计档案的归档要求总体要求: 收集、整理应符合规范。要齐全、完整、准确，分类清楚，组卷合理，排列科学，案卷题名简明确切，装订美观结实，编目科学系统，便于查找利用。4会计档案的归

14、档手续在移交会计档案时，交接双方必须按规定履行一定的移交手续，具体做法是：会计移交档案时，会计机构和档案机构在逐卷清点，一一核准后，交接双方按规定在会计档案移交清册上履行签字盖章手续。移交清册一式三份，应明确交接人员、时间、数量。交接双方应各存一份，另一份存入会计档案中。七、常见的会计档案分类方法主要包括以下三种(sn zhn)类型：1会计年度会计文件文种（凭证、账簿(zhn b)、报表）保管(bogun)期限分类法；2会计年度保管期限组织机构分类法；3会计年度会计类型文种保管期限分类法。八、 试述会计档案的排列方法？四种：1、年度类别保管期限排列法；2、年度保管期限组织机构分类排列法；3、年

15、度会计类型分类排列法；4、会计文件或会计记录形式分类排列法；九、会计档案鉴定的内容和意义？内容：1、会计档案价值鉴定工作；2、会计档案质量的鉴别与审核工作。意义：1、会计档案鉴定有利于实现会计信息的优化；2、有利于合理地使用有限的人力、物力和财力资源；3、有利于在发生突然事件时及时抢求重要的会计档案；4、有利于保证电子会计文件和记录的证据价值。十、会计档案的鉴定规则？1、高龄规则； 2、客观性规则； 3、整体性规则；4、双重性规则；5、当机立断规则；6、未结禁销规则；7、依附性规则；8可靠性规则。第三章 人事档案管理一、什么是人事档案，它有什么特点？人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在

16、人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩，工作表现，并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。人事档案是专门档案的一种，分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案等。特点：专指性、真实性、动态性、保密性。二、人事档案有哪些类？1、学生档案：是学生在校学习过程中形成的、能反映学生成长情况的材料。2、工人档案：是反映工人个人经历、劳动态度、思想品德、业务技能与奖惩等情况的档案材料。3、干部档案：是干部个人经历、思想品德、业务能力、工作表现和业绩的反映。4、军人档案：记录中国人民解放军、武装警察部队人员经历及“德、能、勤、绩“等方面情况的档案。人事档案整理工作的要求：完整、真实、条理、

17、精练、实用。三、人事档案有哪些收集(shuj)方法？各级组织、人事、纪检、监察、教育培训、审计(shn j)、统战、公安、检察院、法院、民政等都是干部人事档案材料的形成部门，都应建立健全主动送交干部人事档案材料归档的制度，同时，干部人事档案管理部门，也应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立干部人事档案材料收集归档的联系沟通制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。1、通过组织、人事及其他人员管理(gunl)部门收集人事工作中形成的人事档案，如各种履历表、简历表、登记表、鉴定、考核、考绩任免、调动、晋升行政职务、晋升专业技术职务、调整工资、录（聘）用、出国审批、离退休等方面的材料。2、通

18、过纪检、监察、公安、司法、检察等部门收集处分或免予处分的决定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检察、法院判决书等材料。3、通过召开各种代表大会的机构，收集有关代表登记表等材料，通过党团组织等群众团体收集入党、入团以及各种先进模范表彰的审批和事迹材料。4、通过各级教育、培训部门收集学生（学员）登记表、学习成绩单、毕业登记表、授予学位的材料、学历证明或证书（或复印件），在校奖励等方面的材料。5、通过业务和科技管理等有关部门收集发明创造、科研成果、著作、译著、论文等方面的材料。6、通过卫生部门收集工作人员因病、工伤及其他的体检表及有关材料，通过治丧部门或临时机构收集去世者的悼词（生平）、公开报道、

19、非正常死亡的调查报告（遗书材料）等材料。四、人事档案利用的方式？提供阅览、提供外借、出具档案证明、提供综合性的档案信息、咨询服务。五、如何做好人事档案的鉴别工作？人事档案的鉴别是指人事档案管理部门根据一定的原则和方法，对收集起来的人事档案材料进行审查甄别和价值的鉴定，以决定其存毁或进行其他方面处理的过程，其实质是决定一份档案材料能否作为人事档案中的内容归档保存起来，是保证人事档案精练、真实和实用的重要手段。1、人事档案鉴别工作的原则（1）要坚持实事求是的原则。（2）要坚持辨证唯物主义和历史唯物主义的观点，对某些特殊的档案材料进行鉴别，必须按照马克思主义的立场、观点和方法，对具体问题作具体分析，

20、在鉴别一份档案材料时，要根据人事档案的内容、用途及产生的客观历史条件对其价值做出准确的判断，切忌主观臆断和望文主义。2、人事档案鉴别工作内容（1）判断是否属于人事档案。（2）确定是否属于该人的材料。（3）审查材料是否手续完备。（4）检查材料是否齐全、完整。（5）审查材料是否符合归档要求。3、对不归档材料(cilio)的处理：转出、退还(tuhun)、留存、销毁。第四章 音像(yn xin)档案管理一、简述音像档案的的概念与特点？音像档案是机关、团体、企事业单位和个人在行使职责或从事社会活动中形成的、具有保存价值的照片（包括正片和底片）、唱片、录音带、影视片等专门载体材料。特点：直感性、真实性。

21、二、试述唱片档案的管理？（一）唱片档案的特点它与磁带录音档案相比，有它自己的特点：1、唱片容易用机械方法大理拷贝，适用于大量高速的印刷。唱片的种类有粗纹、密纹和立体声三种。2、唱片耐辐射，不怕强磁场的侵袭，可以在某些特殊场合使用。3、唱片录音档案具有比磁带录音档案更佳的录间效果，使播放了来的音乐更加优美动听，效果逼真。（二）唱片档案的管理方法唱片档案按照制成材料分为金属模版、唱片两类，应对它们进行分别整理、保管。金属模版按版次分别入库，按生产的片号、版号分类排列保管。唱片按片种（粗纹、密纹、立体声）、规格（尺寸、胶版、薄膜）、内容分类整理保管。保存唱片档案的单位和部门需要有听音室和必要的音响设

22、备，并要注意唱片档案的保管条件，保管人员应具有一定的使用和维护音响设备的能力和知识。唱片档案应附有文字记载材料。报告要有原文，音乐、戏曲应有唱词、乐谱等。档案部门在接收唱片档案时，要同时检查是否有文字记录材料，在听音检查时，要核对原文。（三）唱片档案的保护1、唱片模版的保护模版由金属电铸而成，随时可用它来生产唱片，可以长期使用。其维护做法是：清除腐蚀电池的电动势，做好模版的清洗工作；使用缓蚀剂，延缓唱片模版被腐蚀的过程。去氧包装，将唱片模版密封存放；使用防腐蚀剂，提高唱片模版的贮存质量。2、唱片的保护维护方法有：保持唱片的清洁； 防潮；防热； 竖放；选择合适的针压； 选用合适的唱针。三、接受磁带录音档案时要进行哪几种性能的检查？ 物理性能检查、磁性能检查、电磁性能检查、对消磁程度、复印效应进行测试检查共四种。四、磁带录音档案的保护条件与方法有？ 适宜的温湿度、远离(yun l)磁场以及有