Excel数据的管理

1、Excel数据的管理第八讲EXCEL 2000 数据管理 EXCEL2000 除了具有强大的制作表格和图表功能外，还具有关系数据库的某些管理功能。如记录的输入、数据的排序、筛选、分类汇总以及创建数据透视表。本讲学习的主要内容数据管理的基本概念记录单的使用数据的排序数据的筛选数据分类汇总。数据透视表。教学要求掌握Excel2000数据清单中数据的排序。掌握Excel2000数据清单中数据的自动筛选和高级筛选。掌握Excel2000数据清单中数据的分类汇总。掌握Excel2000数据清单中数据透视表的创建。数据管理的基本概念什么是数据库什么是关系数据库数据清单的概念数据库的概念数据库: 按照某种数

2、据模型将数据组合在一起的相关数据的集合称为数据库。EXCEL数据库属于关系型数据库。 数据清单的概念 数据清单： 一个规则的二维表就是一个数据清单。数据清单的特点：数据清单的第一行称为标题行。标题行的每个单元格内容，称为字段名。同一列中的数据具有相同的数据类型。标题行下面各行为数据区，数据区中的每一行为一个记录。同一个数据清单中，不允许有空行、空列。 数据清单第一行为字段名每个列为一个字 段记录数据清单中数据的添加、删除、修改 数据清单中的数据也可以像普遍工作表那样操作。Excel还提供了专门用于数据清单中数据添加、删除和修改操作的命令。即“数据”下拉菜单中的“记录单”命令。 用记录单建立数据

3、清单的步骤如下：在第一行的单元格内，依次输入字段名，如图所示；利用记录单建立数据清单利用记录单建立数据清单选定第一行或第二行的任一单元格；单击“数据”下拉菜单，选择“记录单”选项，弹出如下图所示提示框：选择确定按钮，弹出下图所示记录单对话框：记录单对话框工作表名称向记录单中输入数据。注：输入数据方法：依次在各字段文本框内输入数据。对于能自动填充或自动计算的字段，其文本框可以空着，以后统一处理。每输入一条记录后，单击“新建”按钮。记录全部输入完后，单击关闭按钮。利用记录单建立数据清单利用记录单查找记录说明：查找记录是通过记录单对话框来浏览满足条件的记录。记录单中的任何一个字段都可构成一个条件，且

4、它们互为与逻辑关系。找到一条记录时，记录单中显示它的全部字段以及序号。利用记录单进行记录的查找利用记录单查找记录方法：在记录单对话框中单击 “条件”按钮，根据要求在有关的文本框中输入字段值。选择“上一条”按钮，向序号小方向显示满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的方向显示满足条件记录。选择关闭按钮。利用记录单进行记录的查找记录单应用举例利用“记录单”在学生成绩单中输入一条记录。利用“记录单”在学生成绩单查找英语和数学成绩都大于90分的学生记录。记录的排序 记录排序就是按照某字段值的升序或降序，对数据库中的全部记录重新排列。 用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个或多个。在多关键字时，第一

5、个起作用的叫主关键字，第二个叫次关键字，依次类推。 字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。数据的简单排序：只按照一个关键字进行的排序，叫简单排序。实现方法： 选中排序列的任一单元格； 使用工具栏上的升序 、降序 按钮。记录的简单排序数据的复杂排序： 指按多关键字进行排序。实现方法：使用排序对话框。具体操作方法：将排序数据清单设置为活动工作表；单击“数据”下拉菜单“排序”，弹出“排序”对话框。依次选择关键字；选择升、降序；申明有无标题行；选择“确定”按钮，关闭对话框。记录的复杂排序记录的自定义排序自定义排序实现方法：在“排序”对话框中选择“选项”按钮，弹出如下对话框在“自定义排序次序”下拉

6、列表框中，选定排序次序。记录排序举例在“学生成绩单”中，按“总分”降序排列工作表中的数据。在“排序”工作表中，以“班级”为第一关键字、升序，“性别”为第二关键字、升序，“考试成绩”为第三关键字、降序，排列工作表中的数据。在“学生成绩单”中，按“成绩等级”降序排列工作表中的数据。记录的筛选记录筛选：就是从数据清单中选出满足条件的记录，筛选出的记录可以显示在原数据区域（此时其它记录被隐藏起来，不是删除）或新数据区域。记录筛选有两种方式：自动筛选高级筛选记录的自动筛选实现方法：通过“数据”下拉菜单中的“筛选自动筛选”命令。自动筛选说明： 只在原数据区显示满足条件的记录。不满足条件的记录被隐藏起来。

7、执行自动筛选后，每个字段名右边出现“”符号，用来打开“条件”列表。自动筛选条件列表条件列表中的各项条件说明如下： “全部”：取消以前所设条件，显示全部记录。 “前10个”：弹出“自动筛选前10个”对话框。找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分比查找。 “自定义”：弹出“自定义自动筛选方式”对话框。可以自定义查找条件 。最大：指从最大值降序进行筛选；最小：指从最小值升序筛选。数字框可以调整数字大小。项：指记录条数；百分比：指选取全部记录的份额。自动筛选前10个对话框可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。？、*：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。可以直接选择字段值作为筛选

8、条件。自定义自动筛选方式对话框记录的自动筛选举例例如：“存款单”工作表中，用“自动筛选”筛选条件为：期限介于3年至5年，且本息高于2000元的记录。（期限条件和金额条件是“与”的关系）说明：在多个字段都有条件的情况下，筛选出来的是同时满足多个字段条件的记录。（多个字段条件是“与”关系）记录的高级筛选高级筛选说明： 当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，可以使用高级筛选。 高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以显示到工作表的其它空余位置。 使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件区域距数据清单至少有一行一列间隔。 高级筛选通过“高级筛选”对话框进行。数据区域：输入参与筛选的数据范围。条件区域：输

9、入存放“筛选条件”的单元格。高级筛选对话框方式：可选择筛选结果的显示位置。复制到：输入筛选结果的起始单元格。与方式选择有关高级筛选条件筛选条件书写规则：采用单元格复制的方法将字段名复制到高级筛选条件区域。条件区域中的字段名必须在同一行上且连续。字段名下方的条件：“与”关系写在同一行上，“或”关系写在同一列上。原始数据筛选结果条件区域注：横向是“与”关系表示条件为：70英语80记录的高级筛选举例1在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于70分的记录。筛选结果条件区域记录的高级筛选举例2在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算机小于80分的记录。注：纵向是“或” 关系表示条件为：英语80或计算机

10、80高级筛选应用举例在“学生成绩单”中查找至少有一科成绩在90（含90）分以上的学生记录。在“存款单”中，查找“期限介于3年至5年，或本息高于2000元”的存款记录。在“存款单”中，查找条件“期限为3年且本息高于2000元，或期限为5年”的存款记录。记录的分类汇总分类汇总概念： 分类汇总就是根据某一字段的字段值，先对记录进行分类；然后再对各类记录的相应字段分别进行统计。 分类汇总通过分类汇总对话框来进行。分类汇总对话框分类汇总操作 进行分类汇总之前，应先按分类字段进行排序。即记录应按分类字段有序排列。分类汇总具体操作： 选定任一单元格； 打开“分类汇总”对话框； 定义参数： 确定分类字段、汇总

11、方式、选定汇总项； 根据需要选择“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”、“汇总结果显示在数据下方”选项； 选择“确定”按钮。汇总方式常用的汇总方式有：求和求平均值计数求最大值求最小值取消分类汇总通过“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，撤销分类汇总。分类汇总应用举例 在“班级成绩”表中，按“班级”分类，汇总各班人数及“平时成绩”，“考试成绩”、“综合成绩”平均值。思考：能否在“班级成绩”表中，以班级和性别分类，统计每班中男女学生人数和各自平时成绩、考试成绩的平均分和最大值？数据透视表Excel分类汇总只能按一个字段分类且一次只能按一个方式汇总，如果要按多个字段分类、按多种方式汇总，只有数据透

12、视表能实现。什么是数据透视和绘画或制图中的“透视”方法类似，数据透视也是将“平面”数据组织成“立体”数据的过程。原始数据表：“平面”形式的数据，没有汇总项，无法分类浏览，无法突出重点数据。?地区年度季度销量华东2004310华东2004425华东2005130华东2005240华南2004315华南2004425华南2005135华南2005240原始数据表分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分析），无法进行更深入、更灵活的信息提取。地区年度季度销量华东2004310华东2004425华东2005130华东2005240华东 汇总105华南2004315华南2004425华南2005135华

13、南2005240华南 汇总115总计220分类汇总数据表数据透视表求和项:销量地区年度季度华东华南总计2004310152542525502004 汇总3540752005130356524040802005 汇总7075145总计105115220行字段：年度按不同地区汇总的销量数据按不同年度汇总的销量数据列字段：地区第2个行字段：季度同年度内不同季度汇总的销量数据数据字段：销量创建数据透视表建立数据透视表的方法：通过数据透视表和数据透视图向导创建。以图表的形式显示的数据透视表，称数据透视图。创建的数据透视表可以显示在当前工作表中，也可以显示在一个新工作表上。创建数据透视表的步骤在“数据”菜单上，单击“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。创建数据透视表的步骤创建数据透视表的步骤数据透视表举例 针对如下的数据清单创建数据透视表，要求： 分别以班级和性别分类，统计人数