办公室采购物资管理制度

1、 第 页办公室采购物资管理制度一、总则：目的：为使公司物资管理规范化、合理化，更好地控制各部门办公消耗成本，对其进行有效的管理和合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为人力资源部。适用范围：全体人员二、物资分类：公司物资分为低值易耗品、管制品、实物资产低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等；管制品：订书机、文件夹、计算器等；实物资产：物资价格达XXX元以上，如：汽车、电脑、家具、空调、摄像机、照相机等。三、流程说明及激励办法：1、人力资源部负责各部门办公用品的日常管理工作。2、公司物资的采购，原则上由财务部统一购买，行政部管理使用。XXX元以内物品申购需先填写申购单，由部门经理及行政部

2、批准；XXX元以上需先填写申购单后经部门经理同意，行政部批准，总经理批准，经批准后方可购买发放。若部门自行购买物品，须申请同意后在行政部备案方可购买，自行购买开出的发票不予报销。 3、公司积极响应社会倡导的低碳环保“无纸化办公”，将浪费减少到最低。办公用品如纸张等不可随便浪费，对内文件双面打印.办公用品等可随时到行政部填写物品领用登记表后领取。注：各部门需要外出使用公司物资时，须提前制作物资申领表经主管签字后交由人力资源部审核后发放，归还物资时由人力资源部清点无坏损、无缺漏时方可存库，有坏损缺漏则追究主管责任，并按折旧价照价赔偿。4、各类非易耗办公用品（计算器、订书机、剪刀、卷尺等等）由行政人

3、事部统一管理和购买，借出后应及时归还，如有丢失或损坏须照价赔偿。如有人为造成丢失或损坏的由责任人按等价赔偿,刻意损坏的按物品原价3倍赔偿并通报批评。5、每月正常的易耗办公用品购买控制应在财务部后成本预算按情况购买。6、人力资源部负责为各部统一邮发信件、邮件、订机票等日常商务事宜。经办人须至少提前一天到财务部填写费用申请单，经部门主管批准后交由行政部审核执行。私人信件，一律实行自费，控制各类信件凡因公挂号者，须经主管及经理批准，行政人事部登记后方可邮发。四、资产的购置/登记/管理/划分：1、购置：因工作需要配置购买固定资产时由人力资源部统一配置；低值易耗品由各部门根据实际需求，提报申请由上级领导

4、审批后方可购买，统一采取定时采购，定量采购，多方比较，每月月初进行物品采购。2、特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。；3、登记：财务部门将统一配置固定资产后因及时纳入固定资产帐进行管理；低值易耗品在批复申请并采购之后也应及时纳入低值易耗品管理帐进行管理；4、划分：购买价值低于XXX元的物品全属低值易耗品，XXX元以上属固定资产。五、固定资产的盘点1、盘点周期：对固定资产/低值易耗品每季度月底进行盘点，做到帐实相符，保持帐、物、标签一致；2、盘点责任人：人事行政主管和财务费用总监；3、盘点办法：组织各部门全面清点实物，以实物与帐、登记表等相对照，查清固定资产的数量、质量，填制固定资产

5、盘点表若有盘盈或盘亏，须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”（财务部编制），列出原因和责任，报人事部经理、财务部和总经理批准后，财务部进行相应的帐务调整。人事部对帐和固定资产编号内容进行更新。六、相关要求及赔偿办法：1、维护：使用人应妥善保管和维护所分配资产的完好和清洁。2、损坏：资产出现正常损耗以外的损坏，由使用人负责修复；如无法修复的，按资产帐面价值进行赔偿。3、被盗、丢失：因管理不善导致固定资产/低值易耗品被盗、丢失，无论金额大小，一律由直接责任人按资产帐面价值赔偿。4、交接：资产使用人离职，资产经人事部门鉴定没有问题后，收回保管或者交接下任使用人。5、财务部根据固定资产的使用频率和年限作出折

6、旧率进行折旧6、固定资产根据使用划分责任人，属于公司公共财产的由人力资源部部进行保管，属于部门使用的固定资产进行签字确认，责任人为部门经理，属于个人使用的个人进行签字确认，责任人为使用者本人，多人使用的固定资产所有使用人均有责任保管，如过出现固定资产的人为损坏、丢失由部门经理核查主要责任人，如确因无法核查出责任人，所有使用人承担连带责任；7、固定资产在使用过程中由于人为因素造成的损坏、丢失由责任人进行赔偿，损坏赔偿金额为折旧价的1.5倍，丢失赔偿为折旧价的2倍。8、经行政部查明原因若人为原因的造成损坏，如：因个人使用不当造成电脑的软件、文件遭受损害或病毒，则视情节轻重予以处罚。七、附则：1、新进人员到职时向行政部申请领用办公物品；人员离职时，必须向行政部办理办公物品归还手续，未经人事部认可的，不得办理离职手续。2、人力资源部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。