有效的会议管理课件

1、有效会议的技巧有效的会议管理有效会议的技巧课程目的：群策群力事半功倍空杯理论只有倒空了才能装得更满你将成为成功学习的最大赢家 应恩德策划与主持善良课程目的：群策群力事半功倍空杯理论只有倒空了才能装得更满你将成为成功学习的最大赢家 应恩德策划与主持第一单元 会议概述定义会议 无效会议会议成本 有效会议会议类型 会议原则定义会议开会需要花费宝贵的时间大多数工作会议比较正式，有预先约定的时间、地点、议题等典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程(议事日程或清单)上会议议程首先在与会者之间传播应恩德策划与主持请你谈谈对会议的认识你需要开会吗？无效的会议会议的目的不清楚会议无法达成其目的有些人不必参加会

2、议并不是所有的人都相互认识会议缺乏训练有素的主持人没有人做会议记录或注意会议程序这些问题带来的后果是什么应恩德策划与主持与会者的错误与会者迟到或早退与会者进进出出与会者离开会场去拿资料与会者争吵与会者发言太过冗长与会者自我膨胀、突出自己，不管真正的问题有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的发言机会会议主持人失误自说自画或说的太多似乎不愿意讨论与他相反的论点在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目在每个题目上所花费的时间非常不平均已作出决策后还在该议题上随意漫谈会议时间失控会议的时间不够开无轨电车，直到超过规定的时间甚多好几个议题都无法作出决策临终场在理由证据不充分的情况下决策会议成本成功的会议

3、将合适的人聚集在一起共同为了某个目标而贡献自己的才智能够节省大量的时间和金钱会议成本时间费用与会者的总年薪日程开支/年工作小时数(8540)应恩德策划与主持主管们的意见无目的无结论无组织(失控)独断无主题本位主义没有议题的会议无结果的会议有结果不执行走过场的会议应恩德策划与主持有效会议管理的要素陈述开会目的准备议程选择适当的与会者管理会议时间引导与控制做总结开会需要花费宝贵的时间与金钱，因此只有在有必要时才开会，并确保会议的简短与富有成效应恩德策划与主持有效会议的要素目的人员组织领导信息时间地点会议应恩德策划与主持会议类型会议可被分为以下两种类型，而每一种类型又可细分为两种： 工作决策会议目标

4、设定问题解决信息传播会议意见/更新信息市场行情应恩德策划与主持有效会议的3P原则成 果(Performance)程 序（Procedure）目 的(Purpose)会议的成果会议后所希望获得的结果要产生什么结论如何开会决定成员与角色制定会议议程应用会议时间为什么要开会为何要开这个会为何我会参与其中应恩德策划与主持会议准备确定标准制定议程举行会议控制与执行第二单元 会议流程有效会议流程1：准备首先确定是否需要开会开会或其他方式解决问题：邮件、电话、文件若不开会，会带来什么结果找出一个说服人的开会理由提出意见产生创意作出决策是否开会的选择可开可不开，不开可大可小的，小会 可长可短的，短会应恩德策划

5、与主持有效会议流程2：标准会前沟通确定与会者确定开会时间确定开会地点确定会议主题传递有关文件发放会议通知确认出席者 花费在会前的准备时间非常有意义的，确保会议在恰当的时间与地点举行，由合适的人参加并作出正确的决定应恩德策划与主持邀请与会者选择恰当的与会者是会议是否达到目的的关键要素需要考虑与会者在一个团队中如何工作邀请具有良好沟通能力的成员参加评估与会者的贡献：分享信息、提供建议、专业身份、授权行动通知与会者并且确认有效会议流程3：议程议事程序确定议事日程中的关键主题先用少量时间讨论紧急问题对于关键主题留出足够时间根据轻重缓急排出优先顺序应恩德策划与主持优先排序平衡Important 和 Ur

6、gentIU，IIInoU, IIVU,no IIIInoU,noIImportant Urgent案例分析9月26日上午10：30在总经理办公室举行部门经理会议，会议时间90分钟议事内容：员工餐厅的扩建财务部的定编问题金龙汽车公司管理人员的参观事宜明年公司发展战略的调整采购员工上下班用的大巴应恩德策划与主持案例分析：某个公司员工餐厅的扩建明年公司发展战略的调整财务部的定编问题上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜采购员工上下班大巴应恩德策划与主持准备会议议程要点避免在一天情绪低潮时开会保证将议题的变化告知主持人议程尽可能简洁明了与一目了然议程包括：会议日期、时间、地点与目的全体与会者都要明了自

7、己的职责议程体现出议题的轻重缓急与优先程序确定会议地点选择会议地点对于会议成功至关重要并非仅仅是否舒适，而是使人感觉恰如其分评估环境与会议室的布置各种设施与设备的准备：音响、投影、白板、纸板、灯光与咖啡、茶点选择各种会议的场所自己办公室部下办公室公司会议室专业会议中心资料齐全、个人权威、可能电话(人)干扰提高部下士气与地位，若地方小，不舒服避免等级困境，可能外人干扰，需要预约各方公平，适合保密，预先准备，费用应恩德策划与主持有效会议流程4：举行目的：确保每一个与会者都明确为什么开会互动：全体与会者的相互交流、整体互动的场所不是会议主持人的“ 独角戏”也不是夸夸其谈者的个人“ 讲坛”应恩德策划与

8、主持与会者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩针对性面对面主持人团队会议一对一会议应恩德策划与主持有效会议流程5：执行与控制告知有关人员有关信息简明扼要针对性强不要涉及无关内容重要信息以文字形式传播会议决定采取行动方案既定模式执行督导应恩德策划与主持为何会后不执行工作忙行动计划不合理资源不足结论不民主出现新情况有不同看法忘掉了不重视有难度任务分配不合理缺乏资源监督不够应恩德策划与主持第三单元 有效主持会议任务导向与关系导向明确会议主持人的角色会议主持人必须考虑的问题会议主持人适时结束会议主持会议任务导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人明确会议主持人的角色召集员工开会点名让员工提出意见或亮出观

9、点先让低职位的员工在无干挠的情况下发言使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁明确会议主持人的角色了解自己的观点主席是会议的“ 仆人”并非“ 主人”支持会议群体就主题展开讨论最终带领大家无异议的决定或较好的结论“ 仆人” 并非“ 主人”会议主持人的雾区与误区高谈阔论，强加于人童子游戏，尚未达标懒惰无能，优柔寡断自我陶醉，沉迷其中明确会议主持人的角色支持与控制与会者打破沉默：敌对与不自信不被干挠：确保每人有发言权紧扣主题：按既定的主题展开讨论脑力激荡：鼓励与会者的积极参与和创意明确会议主持人的角色保持正轨情绪控制时间管理主题把握及时反馈突出重点善于总结会议主持人必须考虑在会议之前你需要知道会

10、议的重要目的阅读所有相关的背景文件考虑参加会议的人可能会有什么样的反应决定你要用什么方法去处理从这个会议中得到最适当的结果应恩德策划与主持会议主持人必须考虑准时开会(1)对迟到的人不要勉强堆起笑容要友善、保持愉快，要让大家自在一点有魄力，要就事论事，让大家清楚你在当家提醒与会者前一次会议的结果应恩德策划与主持会议主持人必须考虑准时开会(2)解释这一次会议的目的提一提议程中的主要事项告诉与会者会议应在何时结束，并指出每一个议题应讨论多久应恩德策划与主持会议主持人必须考虑控制讨论请那些最能加速议题讨论的人发表意见邀请其他人发表意见，不要让少数几个人霸占不要让你自己霸占会议，但在必要的时候要评论一下

11、并问些问题极为专心地听人发言，但也要注意其他成员的反应应恩德策划与主持会议主持人必须考虑要坚定友善地将讨论拉回确保所有的歧见都能得到公开而彻底的讨论有人要开始吵架的话，要坚决地制止提醒与会者会议进行的时间并催促他们做结论在适当的时候总结到目前为止达成的决策/结论要求大家确认已作成的结论或补充意见督促进入下一个议程应恩德策划与主持主持人适时结束会议决定一下是要延长会议还是要将某些议程留待下一次讨论总结一下这次会议成就了什么，并谢谢参加会议的人提醒与会者谁同意了何时要做什么事提醒与会者下一次日期、时间、地点及目的准时结束会议将会议记录中及有关的事项尽快整理出来，发给参加会议的人考虑一下是否将会议所

12、做的决定事项公布，让没参加的人也知道按照会议所作出的决定采取行动应恩德策划与主持第四单元 积极参与会议积极参与角色确认倾听、表达与反馈秘书与助理的职责积极参与预先阅读会议议程与以前的备忘录思考如何发挥自己的作用与拟定发言了解与调查与会者，收集各种信息会前与其他与会者私下沟通消除隔阂对于重大议题，事先游说，以获支持会议角色测试主席冲锋队员智多星评论家工兵保姆八爪鱼雕刻家应恩德策划与主持会议角色：主席要学会更好的组织听取各方面意见并进行总结发掘与会者潜力并加以利用能作出正确、敏锐的决策达成一致与和谐会议角色：冲锋队员要学会给会议以正确的引导综合调整与会者的贡献建立适当的控制机制充分利用与会者的特长

13、与能力能更有效控制讨论的进行确定会议目标倾听他人意见并给予支持会议角色：智多星要学会将思维聚焦于相关事件上集中精力解决难题能够承受批评与压力倾听他人意见会议角色：评论家要学会感知复杂事物与情境言简意赅表达思想以助人理解审视计划中的缺陷并评估其现实性将解决问题的方法分成等级倾听各方意见并作出建设性结论讨论时要开放思维以集思广益用提问的技巧使人自然而然地认识不足所在会议角色：工兵要学会灵活机动，适应各种工作及其氛围倾听新意见，接受新思维用实际行动帮助他人准备一个好的目标陈述明白何时该做什么，完成什么会议角色：保姆要学会公正的待人处事友好，在适当的时候给人以友谊不做一些伤害他人自信心或伤人之事促进人

14、际关系，调整不和谐气氛发现他人的兴趣与能力考虑个体发展需要帮助他人渡过难关会议角色：八爪鱼要学会建立强大的人际网络洞察其他团队的行动与方向关注于会议的决策与执行使会议保持信息畅通给与会者支持与鼓励重视会议目标与目的会议角色：雕刻家要学会注意任务完成的进程与水平认识品质要求及时发现错误并化解给人以赞赏与激励从喋喋不休中解脱出来合理分配议题与时间同与会者共同分享你的成功高效会议的角色整合八爪鱼工兵保姆雕刻家主席冲锋队员智多星评论家高效会议角色整合积极参与会议的技巧五位一体的倾听技巧言简意赅的表达技巧审时度势的反馈技巧倾听的五步骤(5位一体)全神贯注有效倾听深思熟虑感同身受言简意赅善解人意应恩德策划

15、与主持言简意赅的表达技巧精心准备避免干挠寻求共同点凸现专业化充满热忱自信实足表达技巧： KISS:KEEP IT SIMPLE & SWEET 审时度势的反馈技巧明白自己的目标作好准备及时反馈准确、及时、具有针对性恰当的时间与地点对事不对人避免下定义或作评价重视有意义的交流秘书与助理的职责协助上司制定会议议程选择会议地点、安排座位通知并确认与会者并传递文件现场服务、调整与控制突发事件做好会议记录并整理好备忘录天地大冲撞彗星999即将冲撞地球，在一个掩体中挤着11个人，但是掩体中的食品与水只能供5人维持2周。怎么办？李博士，35岁，白人，历史学博士，身体健康，有一子，热爱政治李太太，31岁，白人，心理学硕士，开朗大方，擅长钢琴演奏李大卫，6岁，IQ68，健康，喜欢绘画，热爱动物王小姐，28岁，南非裔混血儿，文学学士，高级交际花，有一子王小毛，3岁，健康，识字3000，