秘书学学生版2

1、第五章秘书的培养 第一节基层秘书队伍的现状 “八多” “五少” “八多” 1，“杂事多” 2，“会务多” 3，“写得多” 4，“信访多”5，“身体出故障的多”6, “招聘的多”7， “兼职的多”8， “工作变动的多” “五少” 1，“业务培训少” 2，“综合水严高的少”3，“辩证思维能力强的少”4，“提拔升职的少”5，“工资福利少” 第二节秘书的培养一、培养目标(把秘书培养成什么样的人才？) 二、培养途径 （怎么培养？）培养目标 1，秀才型人才2，通才型人才3，通才一专才型人才4，专才型人才 5，管理型人才 培养途径 秘书培养有自我培养和外界培养两种途径。自我培养是秘书成才的内在因素，外界培养

2、则是秘书能力发展的外部条件，它们相互依存，彼此影响，缺一不可。1，自我培养 ：秘书自我培养最关键的是职业能力培养。2，外界培养 ：外界培养包括教育和环境两个方面。 外界培养 之 教育主要指学校教育、继续教育乃至终身教育。全日制高校秘书专业的课程设置，目前存在着“三多三少”：理论课程太多，应用课程太少；文史课程太多，行业的专业课程太少；课堂教学太多，社会实践太少。对在职秘书来说，继续教育是主要培养途径。 如何进行继续教育（4点）(I)从实际出发，根据本单位秘书人员的工作需要、文化程 度等情况，按照不同专业、不同层次的要求，有针对性地开办不同类型的培训班。 (2)所学课程要具体实用，基本原则是干什

3、么，学什么；缺 什么，补什么，不求全面高深，但求学得进，用得上，回单位后能促进工作。如何进行继续教育（4点）(3)培训形式灵活多样，不拘泥形式，既可集中一段时间实 行岗位培训，又可安排若干单位时间请有关行家作专题报告，在条件许可时，可派中青年秘书到大专院校进修。 ( 4)学习重要法规和操作技能，可采用生动活泼的形式，如 进行关于某种法规的知识竞赛、打字比赛等。小点1997年，国家制定了国家职业技能标准（秘书）和国家职业技能鉴定规范（秘书） ；1998年6月，国家劳动和社会保障局首次进行秘书职业资格考试；一年2次；秘书国家职业资格培训教程是目前中国内地秘书职业技能培训和鉴定的指定教材。外界培养

4、之 环境主要是指秘书直接生活在其中、与其发生直接而密切关系的秘书部门，也即若干秘书人员结合成的群体。秘书人员最好能工作在一个优化群体中。优化群体是指按照异质结合的原则，由不同的专长、学历、年龄、性格、性别的人科学组合起来的集体。在这个集体中，各种人员配备齐全，而且比例适 中，这样，才能适应不同层次、不同工作种类、不同场合的需要，充分发挥各人某方面的优势，避开某方面的不足，不但可以形成良好的群体效应，而且能使每个成员各尽其才，心情舒畅。 领导对秘书的态度在秘书的工作环境中，领导对秘书的态度如何，怎样使用秘 书，对秘书的成长起着举足轻重的作用。因为，秘书为领导服务与 领导使用秘书，处于矛盾的对立统

5、一体中，这里既存在秘书为领导服务的问题，也存在领导如何使用秘书的问题，领导要尊重秘书的独立人格，关心他们的疾苦；在使用上，要既合理又大胆。秘书遇到的领导，大致有三种类型：一是开明型、二是依赖型、三是包办 型。 开明型，严 格要求但不求全责备，大胆使用但不放任自流。与这类领导共事，由于得到较多锻炼机会，一大批富于主动 性、创造性的秘书脱颖而出 。依赖型，事无巨细都依靠秘书去做，结果秘书疲于奔命，更谈不上抽出时间来学习新东西，进步缓慢。包办型， 在这种领导手下的秘书，因为被冷落而自尊心受损，因为 有劲无处使而压抑才能，更谈不上提高效率。在这三种类型中，开明型领导对秘书的成长起积极的促进作用，最为秘

6、书所欢迎。 秘书培养的重要性1、解决现有基层秘书队伍的落后现状2、加强秘书队伍建设3、更好地为领导服务、为中央及地方各部门服务、为人民群众服务。第六章 秘书机构的设置 第一节秘书机构设置的原则 第二节各级各类秘书机构 第三节秘书机构的领导关系 第一节 秘书机构设置的原则 秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的 地方。 秘书机构属于综合性机构。它虽然不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，都要由秘书机构承担。而且，由于它所处的枢纽地位，使它成为除机关领导人之外唯一了解全面情况的机构。（性质） 秘书机构秘书机构指各级各类机关、单位中的办公厅(室)或秘书厅、处、科

7、、股等，有些在名称上虽不叫秘书机构但实际从事秘书工作 的，也属秘书机构。秘书机构有广义和狭义之分。广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工作的办公厅，而且包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门；狭义的秘书机构，仅指各级办公厅(室)中的秘书部门。 秘书机构的设置总原则要适应机关或单位管理工作的实际需要。具体体现在以下三个方面：1 .凡独立单位必须设置秘书机构 2 .秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理高效的要求（详下）3 .秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应 （详下）2 .秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理高效的要求所谓精简，一指人员要精干，人数不能过多；二

8、指机构内部层次要少，不搞内部的“少而全”；所谓合理，是指实际工作是否需要，即以每项具体工作都有人负责，每个人的工作量不至过大或过小为宜；所谓高效，包括四方面内容（详下）高效一是能在必要的时间内完成所规定的各项工作；二是能以最少的工作量换取最大的成果；三是能很好的吸取过去的经验教训，并在业务上不断创新；四是能协调内部的行动，并及时适应外部的变化。3、秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应由于所属机关的工作性质不同，故秘书机构的工作侧重点和具体职责不尽相同，有一定的特殊性。一般说来，权力机关的秘书机构侧重于决策的贯彻实施；监察机关的秘书机构侧重于法纪原则的检查落实；管理机关的秘书机构侧重于政策、

9、法令的推行；业务机关的秘书机构侧重于专业实际。第二节 各级各类秘书机构 一、各级秘书机构（指党政机关的） 1 .中央机关的秘书机构 ：中共中央、国务院均设办公厅。中共中央不设正副秘书长，但设办公厅正副主任；国务院设正副秘书长，但办公厅不设主任，而由秘书长直接领导。中央机关分别采用分理制与综理制的形式设置下属机构。 2 .省、市、县级的秘书机构：同样采取分理制和综理制的形式设置下属机构。党、政机关实行分理制； 人大、政协实行综理制。 3 .基层单位的秘书机构 通常只设办公室，不再下设科或组。分理制所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。这样，秘书机构就是整个机关中的一个部门。中共中央、国务院实行的

10、是分理制。所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书机构综合管理领导机关的一切日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的是综理制。其他各类秘书机构 1.人民解放军的秘书机构: 人民解放军的秘书机构有着科学的、严密的编制体制，一般可分为：首长秘书机构、机关秘书机构和会议秘书机构。 2，企事业单位的秘书机构 ： 企事业单位一般是参照同等级党政机关的编制形式，结合本单位的实际情况设置秘书机构。 3，民主党派和人民团体的秘书机构 ：一般实行秘书长综理制。 4，临时秘书机构 临时秘书机构 是指各级领导机关在实际工作需要时所设置的非常设秘设性秘书班子，主要有两种：一是为临时性领导机构服务

11、的秘书机构。如 “抗洪救灾指挥部”、“女足赛筹委会”等二是为各种重要会议服务的秘书机构。 如各级党代会、人代会、政协会议，常在大会主席团领导下设秘书处，由秘书长统管秘书处及会 务、保卫等工作。 第三节 秘书机构的领导关系 1.秘书机构只直接对所属机关负责秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构， 不存在领导或被领导关系，即 秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。 2，秘书机构之间的联系 虽然秘书机构之间存在一定的封闭性，但仍有一些纵向和横向的联系，纵向联系表现为上级秘书机构有义务对下级秘书机构进行业务上的指导；横向联系表现为秘书机构之间

12、就一些共性问题或业务问题，相互交流经验，展开对秘书学教学和秘书工作的研究。第三编 秘书工作概说 第七章 中国秘书工作的沿革 第八章 新时期的秘书工作 第九章 秘书工作的管理 第十章 港台及国外的秘书工作 第七章 中国秘书工作的沿革 第一节 先秦至清末的秘书工作 第二节 民主革命时期的秘书工作 第三节 中华人民共和国 成立后的秘书工作 第一节 先秦至清末的秘书工作 一、先秦 秘书工作起源于何时，有两种说法，一种认为起源于远古的黄帝时代，一种认为起源于夏代的奴隶社会。前者认为，黄帝有史官，而史官的出现，是秘书工作起源的一个标志，后者认为，秘书工作的产生有两个先决条件：一是文字的出现，二是阶级与国家

13、的出现，而这两个条件都源于夏代。先秦的秘书工作夏商两代，“太史寮”掌管神事、教育、秘书部门太史之下还有内史、御史、宗伯等秘书官。内史掌管策命卿大夫之事，御史掌管档案，宗伯掌管祭祀礼仪等事务。秘书工作起源标志史官公务文书：殷商时期的甲骨公文“秘书”一词的演变1、指宫禁中秘藏之书。 2、指谶纬图篆。3、指官职名称。4、指官署名称。5、现今意义上的秘书。 战国时期君主的秘书有御史、主书、御书、尚书、掌书等不同的称呼。左徒是战国时楚国设置，有人说它相当于现代的秘书长。屈原曾为楚怀王左徒。二、秦汉 御史大夫一方面是全国最高监察长官， 另一方面是秦的副丞相，相当于皇帝的秘书长. 地方机构设郡县两级，郡守与

14、县令、县长之下都有丞，类似今天的办公室主任。 西汉初年尚书台发展成为皇帝的机要秘书处，尚书令实际成为皇帝身边的高级秘书，经常参与国家的重大决策。 汉代从中央到各郡县地方官府都设有主簿一职，是主管文书与簿籍之官，类似今天的办公厅(室)主任。三、魏晋南北朝 “秘书”这个词作为一种官职名称最早始于东汉桓帝初设的秘书监，到曹操为魏王时，把秘书监改为秘书令，实际上是魏王的秘书长。 四、隋唐 唐前期武则天执政时，设置匦使院。匦使院可以说是 中国封建王朝中最早受理来信的机构，类似今天的信访工作部门 五、宋元 枢密院长官之下设有属官都承旨、副都承旨，有人说相当于现在的军委秘书长。宋代还承唐制成果，形成了一文一

15、事制，公义折叠制，统一用纸制，拟写、誊写制，用印，贴黄和引黄制等十种制度。 六、明清 明朝中央秘书机构主要有内阁、六科、通政司、司礼监、文书房等。 朱元璋是为内阁之始。内阁设有中书科、制敕房、诰敕房三个专职秘书部门。 清朝中央秘书机构经历了从内三院到内阁，从内阁到军机处的演变过程。 军机处作为皇帝的机要秘书处，有如下特点：被皇帝严格控制 人员精干 拟旨迅捷 高度保密 清地方官衙中除了有公职秘书官吏外，主官普遍自行聘用幕僚，作为私人秘书。这类人员早在战国时期就已出现，到清代已充满地方官衙，又称幕友、幕宾、幕客、师爷、西席等等。随着对幕僚需求量的增多，民间一些地方开设了专门培养幕僚的私学，称“幕馆

16、”，相当于现在的秘书学校。 了解和研究先秦至清末的秘书工作时，应当注意 第一，中国历代职官的名称、起源，职掌权限的变迁，官阶、人员的增减等极为复杂，历代反复变革。 第二，由于古代官职的职责范围与现代有所不同，因此，当我们把某个机构比为秘书机构，把某个职位比为秘书职位时，可能有些牵强。 第三，了解过去，是为了更好地把握现在和展望未来。 第二节民主革命时期的秘书工作 南京临时政府于1912年1月颁布的第一个公文程式条例规定，新政权使用令、咨、呈、示、状五种公文。这个条例废除了历代封建王朝所使用的制诏诰敕、章表书奏等带有封建色彩的公文名称，摆脱了“天子圣明”、“君尊臣卑”的束缚，表现了资产阶级反对封

17、建主义、追求平等的民主思想。（意义） 第三节 中华人民共和国成立后的秘书工作 从1951年到1985年30多年间，开了三次全国性的秘书长会议。1985年，召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋、助手作用问题。 1990年，第四次全国秘书长会议，这次会议明确提出要把信息调研和督促检查作为今后秘书工作的重点， 第八章 新时期的秘书工作 第一节秘书工作的特点 第二节秘书工作的指导思想和原则 第三节秘书工作的任务和作用 第一节 秘书工作的特点（5）一、政治性 中国内地的公务秘书工作具有很强的政治性。这种政治性主要表现为： 1设立公务秘书是出于政治决策的

18、需要2公务秘书的工作任务是由党和国家或上级领导部门用法规条文明确提出并予以规范的。 3公务秘书开展工作，通常采用的是政治的方法与行政的方法。4公务秘书的组织形式一般存在于秘书群体之中，而这又是由一定的法规规定与编制决定的。5公务秘书在选拔条件上也有明显的政治性要求。】 二、辅助性 秘书机构不能脱离领导而独立存在，秘书工作具有辅助性，它表现在：1所有的秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸到哪里. 2 秘书人员能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权；3秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和

19、指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是。 秘书工作的辅助性与其他机构辅助性的区别辅助领导的职能不限于秘书机构，如职能机构经常向领导提供资料和建议，但它们 多限于该部门的业务范围；下级机构也经常向上级领导反映情况和提出意见，但也仅能从本部门的角度出发；而秘书机构的辅助，则要立足于本单位的全局，要在强烈的战略意识指导下想领导之所想，急领导之所急，提供全方位、全过程的辅助。 三、被动性 秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在：1虽然它也有自己的工作计划、安排，但总的来说要根据领导工作的需要来安排；2秘书机构作为枢纽性机构，来往的公文、信件、电话都要经过这里，单位的大小事务，凡是无

20、法分解到具体业务部门的工作，都要由它承担。但这些秘书工作的被动性，并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的，关键是秘书人员要充分发挥主观能动性，努力在被动中争取主动。这就要求他们能认真分析、研究秘书工作规律，抓住规律性，采取对策，争取工作上的主动；主动提出工作建议，经常对下一步工作进行一些预测，及早提出工作中可能出现的问题，在宏观预测和超前一步上多下工夫。 四、综合性 秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。 秘书机构属综合性机构，这就需要站在全局性的立场上，观察和思考问题，具备较强的综合能力。秘书机构作为沟通上下左右的部门，各方平衡、各项工作都离不开它,要把这些工作做得好、做得快，同样要

21、统筹规划、综合处理。 秘书工作的综合性，随着现代化管理进程的加快而显得更加突出。现代化管理要求条理化、信息化和最优化。这些综合性工作，都需要秘书去做。 五、事务性 秘书是办事的，事务工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。秘书工作辛苦，与其事务性分不开。 秘书工作的事务性与政治性是对立统一的。从整体上看，中国内地的公务秘书工作有很强的政治性，但就局部而言，政治性工作往往或多或少地带有事务性。只有搞好事务工作，才能使单位职能正常发挥；只有搞好事务工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，更高效地进行领导。因此，秘书人员要充分认识事务性的意义，踏踏实实做好每件不显眼的工作。 第二节秘书工作的指导思

22、想和原则 指导思想：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。最直接的且最主要的是为党中央领导工作服务。为人民服务包含三层意思:一，从根本宗旨看，为人民服务是坚定不移的；二 ，有相当一部分秘书工作，直接面对群众，与人民群众的利益息息相关;三，为领导和为平行或下级单位服务同为人民服务是一致的。 秘书工作方式和工作方法的四个方面的转变 第一，从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;第二，从收发传递信息转变为综合处理信息；第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；第四，从被动服务转变为力争主动服务。 秘书工作的原则一、准确。秘书工

23、作的准确性，在很大程度上保证了领导工作的准确性，保障了领导工作的正常进行。 二、迅速。迅速是对秘书工作效率的要求，指办文办事等讲究时效，要用最少的时间、最小的花费，取得最佳的效果。 三、保密。保密既是对秘书人员的要求，又是秘书工作的原则。但要明确，保密是做好秘书工作的手段，而不是秘书工作的目的。 要注意处理好保密与应用的关系，并在实践中妥善地加以解决。 第三节秘书工作的任务和作用 秘书工作有广义和狭义之分。广义的秘书工作，包括办公厅系统所属的全部工作；狭义的秘书工作，仅指办公厅秘书处管辖的工作，偏重于文字机要和调研工作。本书所论述的，是广义的秘书工作。 小点秘书工作的任务，有一个历史发展的过程

24、，以1985年为界，前以辅助性、服务性、事务性为主，后以发挥参谋、助手作用为主。一、秘书工作的任务 (一）辅助决策工作 (二)日常程序化工作 (三)协调工作 (四)领导人临时交办的工作 一、辅助决策工作 其内容包括四方面:一是在领导决策之前，协助他们进行调查研究，摸清情况，收集各方面的信息，为决策作准备;二是协同有关职能部门提出一个或几个方案，撰拟决策文稿，供领导参考、选择；三是在领导决策确定后，将决策形成文件，并通过各种形式下达；四是协助领导实施决策和检查决策的执行情况。 秘书机构在辅助决策过程中作用的大小，既取决于它是否主动工作，又取决于领导对它的信任程度。此外，还与秘书人员自身能力有关。

25、 (二)日常程序化工作 日常程序化工作包括: 1，文书处理和撰制 2，调查研究3，信息工作 4，文书立卷和档案管理工作5，会务工作 6，信访工作7，督查工作 8，印信工作9，行政事务管理 10，机要保密工作 进行调查研究，要坚持以下三点 1 坚持调查研究的客观性。2 坚持调查研究的动态性。3 坚持调查研究的全面性。 秘书机构协调工作的重点秘书机构协调工作的重点是：1、政策协调、2、关系协调、3、工作节奏协调4、社会协调 （四个方面） 领导人临时交办的任务这类工作是经常性的，但多带有突发性，有自然方面的，有社会方面的,如果处理不好，就会打乱领导正常的工作秩序，因此这些工作很重要，要求秘书有较高的

26、政策水平、较强的应变能力和周密的组织能力等。秘书工作任务的四个“强化” 在以上十几项秘书工作任务中，在内容上有所侧重，即四个“强化”：辅助决策的强化、信息工作的强化、协调工作的强化、督查工作的强化。 二、秘书工作的作用 一、领导助手的作用（本质作用）二、领导参谋的作用 三、沟通上下、协调左右的枢纽作用四、协助领导进行信息反馈的耳目作用五、领导机关的门面作用 秘书机发挥参谋作用，是有限度的这是因为：1、就中国内地现行体制而言，公务秘书除秘书长外，均未能进入决策层，没有表决权，故对重大的决策问题难以发挥其参谋作用；2、就秘书人员自身水平而言，大多是通才型而非专家型，缺乏对某一专门领域参与决策的能力

27、，一般只能起到中介性的参谋作用。枢纽作用怎么理解“秘书部门是集散地，是开关，是桥梁”P90这句话说的就是秘书工作的枢纽作用。该作用从纵向上看，是做好承上启下、上传下达的工作；从横向上看，是做好单位各职能部门的协调平衡工作。所以有学者会认为第九章秘书工作的管理 第一节 评价秘书工作的标准第二节 秘书工作管理的内容第三节 办公室主任的工作艺术第一节评价秘书工作的标准 有效性是评价秘书工作的标准。 秘书工作的有效性是一个综合指标，它包括效益与效率两部分。效益是对质方面的要求，效率是对量方面的要求。秘书工作主要是办事，秘书工作的效率主要体现在办事效率上,因此时间的控制则是提高效率的必要途径。 办事效率

28、低之原因一、扯皮 二、怕负责任或不负责任三、传递环节多，关卡多，文来文往，枉费时日 四、门难进，脸难看，话难听，事难办。办事扯皮有以下表现 1、解决问题的客观条件已经具备，只是因为少数人反对，而长期得不到解决。2、已经正式作出了决定，只是由于触及到某个部门、单位、地区的利益，有人就找各种借口不执行，由此而造成相互扯皮。 3、业务上左右互不衔接，促使矛盾复杂化。 4、一件有利可图的事多头插手，造成你中有我，我中有你，互不相让，形成对峙局面。 办事扯皮有以下表现5、同一个机关的文件、领导讲话、批示，前后不衔接，或内涵外延有矛盾，下面各取所需，各执一端，造成扯皮。 这种文件发到下面，想要解决的矛盾不

29、但不能解决，还会带来更多 的矛盾,这种文件的负面作用叫作“内耗”。 6、独家经营思想作祟，不能容忍竞争。你要干我就利用行政职能想办法挤你，直到把你挤垮,挤不垮就长期扯皮. 表现之七，上级业务部门干涉下级政府的决定造成扯皮。 第二节秘书工作管理的内容， 秘书工作的管理模式是“三化”建设，“三化”即规范化、制度化、科学化。秘书工作管理包括两个方面，一是对秘书人员的管理，二是对秘书工作的管理。秘书工作管理模式三化1、规范化，是指各项秘书工作程序、工作方法，都符合约定俗成或明文规定的标准，故规范化也就是标准化。（基础）2、制度化，是指在各项秘书工作中，大家都要共同遵守一定的办事规程或行动准则，严格按规

30、章制度办事。（保证）3、科学化，是指要遵循秘书工作的客观规律，选择符合这些规律的最佳方案进行工作，已取得最佳效果。（目标）一、秘书人员管理 1，建立系统科学的秘书规范 2,实行严格的岗位责任制. 所谓岗位目标管理，是按照定性定量定时的原则，把各个岗位 的工作目标分解成具体指标，并换算成分数，按百分制定出考核标准，分岗位考核，兑现奖惩。 3，完善秘书职业资格鉴定工作,实行秘书职业资格鉴定后，迈开了秘书走向职业化的第一步。【66个职业之一】二、秘书工作管理1 .设置合理而有效的组织机构2 .推行工作标准化3 .逐步实现办公自动化二、秘书工作管理 （3）1，设置合理而有效的组织机构 。要设置合理而有

31、效的组织机构，首先要从秘书部门的整体目标出发，把它要担负的各项工作分解成若干基本要素，对其要达到 的质与量的要求进行科学的分析，对每项工作的操作方法和时间制定出明确的标准。然后，要将相互间密切关联的部分，或按内 容性质，或按表现形式，进行合理的综合和平衡，组成若干条专业 化的流水作业线,再形成环流渠道。二、秘书工作管理2 .推行工作标准化，其含义是：为了使各项行政工作和管理活动合 理化、规范化和科学化而制定的有关统一尺度和共同准则的总称。3.逐步实现办公自动化. 要从根本上提高秘书工作的效率，还要不断改进工作的技术和手段，逐步实现办公自动化第三节办公室主任的工作艺术一、对自己定位要准二、对各方

32、协调要巧三、对落实抓住不放四、对环境保持清醒 第三节办公室主任的工作艺术 一、对自己定位要准 。1，做平平常常的百姓 2，过平平淡淡的生活 3，处平平静静的心态 4，干平平凡凡的工作 5，留清清白白的名声 二、对各方协调要巧 。1，防止简单化 2，防止庸俗化 3，防止商品化 4，防止自由化 三、对落实抓住不放 。1，必须从转变观念抓起2，必须从领导自身抓起 3，必须从解决实际问题抓起 4，必须从督促检查抓起。 四、对环境保持清醒 第十二章会务安排 会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如，厂长办公会、职工大会等;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表

33、大会、中国人民政治协商会议等。这里是指第一种。第一节 会议的种类和作用第二节 会务工作的内容 第三节 提高会议效率 一、 会议的种类（7种划分标准） ( I)按规模分，有大型会议、中型会议，小型会议。(2)按级别分，有中央级、省市级、县级会议直至居民小组会议。(3)按机密分，有公开会议、内部会议、机密会议(4)按参加者身份分，有党员会议、民主党派和无党派人士会议、干部会议、群众会议。(5)按国内还是国外分，有本国会议、国际会议(6)按与会的国家数目分，有双边会议、多边会议 会议的种类 (7)按性质分，有以下6种：立法性会议（这是权力机构的会议，如各级人民代表大会）党务性会议（这是政党内部召集的

34、会议，如党的各级代表大会，它具有政策性强、有一定范围限制的特点，某些会议还有一定的机密性）行政性会议（这是各级行政机关、企事业单位召开的执行性、工作性会议，如企业的行政会议）业务性会议（这是各经济部门、科技、文化、教育、卫生、艺术等领域召开的专业性会议，如商业的供货会、科技的展览会 、高等院校或科研单位的学术讨论会、文艺单位的汇报会等）群众性会议（这是非官方、非专业性的表达群众意愿的会议，如群众团体召开的庆祝会、纪念会和抗议集会等） 交际性会议（这是旨在增进了解、发展友谊的会议，如文艺晚会、交谊舞会、联欢会、茶话会等） 商业公司的会议种类 (1)公司内部业务会议。 包括定期经理会议、特别的经理

35、会议、年度股东会议、公司董事会议等；(2 )涉外业务会议。 它邀请的范围不同，且名目繁多，包括 复杂的业务会议到半业务半社交的聚会。 会议形式所谓电子会议，是指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行的本地或异地的会议。电子会议的分类1、电子会议从距离上分为本地和远程两种。2、本地会议又分为两种：有一个主会场几个分会场的会议，有若干个会场的会议。3、从支持设备看，电子会议又分为电话会议、电视会议和计算机会议三种。电子会议的不足之处 1、无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。2、若主持会议的人掌握不当，则会使电子会议变成一连串无聊的独白。3、电子会议的成本

36、往往比传统会议高。 会议的作用 1、实施领导的重要工具 2、贯彻民主集中制，实现决策民主化、科学化的必要手段 3、贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法 4、会议还有宣传教育作用、研讨作用、表达思想感情作用 第二节 会务工作的内容会议期间的秘书工作，又叫会务工作。所谓会务工作，是指从会议筹备到善后的一系列工作。会务工作的总要求是:充分准备，严密组织，服务周到，确保安全就会务工作的时间来划分，可分为准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。 会议的准备工作 1，安排议题，确定步骤 ；2，拟定与会人员范围或名单 3，办理会议报批手续 4，发会议通知 5，准备会议文件和材料 6，选择和布置会场

37、 7、排列座次 8、办妥后勤服务事宜9、做好新闻发布工作 10、进行全面的会前检查 1、安排议题，确定步骤安排议题前，先要收集和筛选。收集议题，有三条渠道，一是单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题;二是下级单位提请讨论决定的问题;三是上级领导下达指示，需要各部门贯彻执行的问题。对收集的议题要进行筛选，并后备议题，以便见机插入讨论。安排议题须注意，一是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系、互不联系的问题同时拿到会议上来；二是按轻重缓急程度，重要的、紧急的问题先讨论;三是把保密性较强的议题放在会议后面。这样安排了议题后，要送秘书部门负责审核，再由领导审定。安排好议题后，还要确定议程、

38、程序、日程，也即会议步骤。 2，拟定与会人员范围或名单拟定办法大致有以下五种： (1)有固定成员的例会，如五套班子会议 ，由于与会人员是固定的，只需根据议题的需要，另拟列席人员。(2)担任一定职务的人参加的会议，如省政府召开的厅局长 会议， 其会议名称已确定了与会对象，只要按单位名单发通知就行。(3)与会代表须通过选举或推举产生的会议，如全国人民代 表大会，秘书人员要提出一个关于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件等建议。(4)由单位指派出席人的会议，如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发听讲证，有时提出听讲者的条件。(5)各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，

39、对与会者包括 特邀代表有一定的要求3，办理会议报批手续 有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。前些凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议经费和准备等情况写清楚。末批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。 4，发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日 期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号。发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制

40、精美、设计独特的请柬。5，准备会议文件和材料 会议文件和材料是指领导人的讲话稿或工作报告、会议须知、日程表、编组名单等。讲话文件和材料应装在资料袋里，在与会人员报到时分发。有保密性的文件、材料，要登记签收。 6，选择和布置会场 选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，要求：大小适中、地点适中、附属设施齐全，某些会议还要有汽车停车场； 会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛。人民代表大会会场须隆重庄严，庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。 布置会场涉及主席台、会场形式（包括座位)、附属性设施、装饰性设施(包括会标、会徽、标语等）日本秘书

41、部门对会场和桌椅的布置有如下四种类型：(1) 圆桌式、方桌式。适合于召开15 20人的小型会议。 (2)“口”字型。适合于出席会议的人较多。(3) V字型。摆成V字型要注意主席位置，要有黑板或银幕。 (4) 教室型。召开发布会或以说明情况、传达事情为目的的会议，或者是群众大会，人数众多时。 7、排列座次 座次包括主席台座次和其他与会者座次。主席台：主席台座次，目前中国内地的惯例是：前排人员的职务高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。 座次排列主要有以下几种办法： 按汉字笔画排列。按地理位置排列。 按行业系统排列。 8、办妥后勤服务事宜后勤服务包括会议的物资、资金，与会人员的住宿、膳食以及交通、

42、医疗等工作。9.做好新闻发布上作 有些重要的、大型的会议，要做好新闻发布工作。10，进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。 检查的重点是会议文件材料的准备、会场 布置和安全保卫作等。二、会议期间的工作这时秘书工作的中心任务是，掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。1，搞好签到工作 2，热情接待会议成员 3，传接电话 4，协助领导掌握情况，控制会议进程 5，担任会议记录，编写会议简报6，调派车辆 三、会议的善后工

43、作 1，送别与会人员2，处理遗忘的物品3，完善会务工作4，寄感谢信5，打印会议记录6，开总结会 第三节 提高会议效率 一、从付出代价的角度评估会议效率 计算会议成本的方法是：会议成本等于每小时平均工资的3倍2 X开会人数会议时间(小时)。 会议评估可以采用以下公式及其解释见书（P160）。二、提高会议效率文山会海的产生，既有体制方面的原因，又有思想观念、工作作风方面的原因，需要进行综合治理才能克服。1、建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议 2、强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报3、推行领导活动呈批制，尽量减少领导同志事务性活动4、强化督促检查和领导带动机制，确保减少文山会海

44、工作取得明显成效 第十三章 调查研究 第一节 调查研究在秘书工作中的作用 第二节 秘书调查研究的特点和内容 第三节 秘书须知的调查研究知识第一节 调查研究在秘书工作中的作用 1调查研究是秘书人员的重要职责 2调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础 3调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节 4调查研究是秘书人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式 5调查研究是提高秘书人员工作能力的必要途径 第二节秘书调查研究的特点和内容 一、秘书调查研究的特点 1.切合领导工作的需要 2.突击性 3.与信息、督查工作相结合 4.与基层建立定点联系 秘书部门的调研与调研部门的调研之异同 秘书部门的调查研究和调研部

45、门的调查研究都是为领导决策服务的，但它们又有各自的个性。一是工作重点不同，调查研究只是秘书部门的一项工作，但却是调研部门的主要工作；二是调查研究内容不同，秘书部门的调查研究主要结合日常工作，调研部门的调查研究内容与政策密切相关；三是对调研成果的要求不同，秘书部门的调研成果，一般没有十分具体的要求，但对调研部门，却要以调研成果是否优异以及被领导决策采纳的程度，作为衡量其工作成绩大小的依据。 秘书部门调研与学术机构调研之异同秘书部门的调查研究与学术机构的调查研究，区别也很明显。学术研究机构的调查研究大多是为各专业领域的学术理论发展服务，因而带有很强的业务性和技术性，这与秘 书部门的调查研究注重应用

46、性有很大的不同。 二、秘书调查研究的内容 1、围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查研究 2、为贯彻执行各项方针政策而进行调查研究 3、为起草政策性文件、重要报告以及其他文稿而进行调查研究 4、为解决突发性事件和倾向性、苗头性问题进行调查研究 5、对一些容易被遗漏的问题进行调查研究 第三节秘书须知的调查研究知识 一、社会调查的基本类型 按调查对象的范围，可分为全面调查和非全面调查(最基本)；按调查时间，可分为一次性调查、经常性调查和追踪调查；按调查地域，可分为地区性调查、全国性调查、国际性调查、大城市调查、小城镇调查、农村调查按调查目的，可分为应用性调查和学术性调查；按调查内容，可分为综合性调

47、查、专题性调查；按调查方式，可分为直接调查和间接调查1，全面调查 全面调查也就是普遍调查(简称普查)，是对调查对象的全部单位无一例外地逐个进行的调查。普查有宏观、中观和微观之分。 例如，人口普查。 普查的优点是：调查资料具有全面性和准确性，是了解国情、 省情、市情、县情的重要方法.但工作量大、花费大、组织工作复杂，只能一般性地了解概况，难以具体深入地进行研究，只适于对有关全局性的基本情况进行调查。秘书部门一般不组织这类调查。 2 .非全面调查 非全面调查是对调查对象总体中一部分单位所进行的调查，它分为典型调查、重点调查、个别调查、抽样调查等。 （1）典型调查。是从调查对象中选择具有代表性的部分

48、或单位，通过对它们的调查来认识同类社会现象的本质及其发展规律的方法。 典型调查的优点是：调查人员较少，花费的财力、物力较小； 便于进行深入而细致的调查;便于把调 查和研究结合起来，有利于揭示事物的本质和发展规律，有利于探索解决社会问题的道路和方法。 因此它在社会生活的各个方面的应用十分普遍。 (2)重点调查。重点调查是从调查对象总体中选取一部分重点单位所进行的调查。 重点调查的优点是：调查的单位不多、花费不大，却能掌握到对全局有决定性影响的情况，因此它的使用亦相当广泛。 (3)个别调查。个别调查也称个案调查，是指为了解决某一问题，对特定的人物或事件所进行的调查，如对某一人物的调查、 对某一纠纷

49、的调查、对某一案件的调查。秘书部门对突发性事件或事故的调查，属于个别调查。 ( 4)抽样调查。抽样调查是从调查对象的总体中按照随机原则抽取一部分单位作为样本，并以对样本进行调查和统计的结果来推断总体的方法。 按随机原则抽取样本，叫随机抽样，它是抽样的主要方法。随机抽样的具体方法，主要有简单随机抽样、等距随机抽样、类型随机抽样、整群随机抽样、多段随机抽样五种。 非随机抽样又叫立意抽样。它与随机抽样相反， 是按调查者的主观愿望抽取样本。常用的方法有任意抽样、判断抽样、配额抽样三种。 抽样调查实际上是一种普遍调查和典型调查相结合的形式。 二、社会调查的基本方法 大体分为两类：一类是搜集材料的方法，一

50、类是研究材料的方法。 1，搜集材料的方法：主要是感性认识方法，包括文献调查法、实地观察法、口头访问调查法、问卷调查法、民意测验法、集体访谈法、德尔菲法、实验调查法、网络调研法等。 2，研究材料的方法主要是对搜集的感性材料进行思维加工的理性认识方法，它包括以统计分析为主要内容的数学方法，以及比较和 分类、归纳和演绎等逻辑方法。 当今社会调查的新趋势 调查范围日益扩大化，调查内容日益多样化，调查方法日益科学化，调查组织日益网络化，调查人员日益专业化等。秘书人员只有适应这种变化，不断提高调查研究水平，才能更好地为领导工作服务。 十四章 信息工作 第一节 信息概述 第二节 信息工作在秘书工作中的作用

51、第三节 秘书信息工作的基本要求和程序 信息同消息、情报、知识、资料的关系 既有联系又有所区别。当消息指包含某种内容和意义的音信时，它与信息相近，但人们通常把它看成是新闻学上的一种体裁。信息是消息 的内核，消息是信息的外壳。情报与信息细分起釆，亦有不同。情报一般是指 通过某种秘密手段取得的信息。信息的范围比情报广，情报与信息是局部与全局、部分与整体的关系。情报是信息，信息却不一定是情报。知识与信息的关系，知识是信息的一部分。知识是信息，但信息不一 定是知识。资料通常指书报、期刊，可以看成是信息物化后的一种存在形式，资料中可能蕴藏着大量的信息，成为获取信息的原料，也可能不包含信息。 二、信息的主要

52、特征 1、客观性 2、传递性(也叫传输性)3、时效性 4、共享性5、开发性 三、信息的作用 1、信息是人类社会发展所必需的重要资源2、信息是决策的基础3、信息是科学研究的指路明灯和保障 第二节 信息工作在秘书工作中的作用 信息工作是围绕信息进行的一系列工作，包括对信息进行收集、整理、传递、利用和储存等程序。1 .信息工作是秘书部门辅助决策的一项重要工作2.信息工作是秘书部门的一项重要业务 3 .信息工作有利于开创秘书工作新局面 领导者获取信息的三种渠道 1、亲自获取。即通过听取汇报，阅读文件、蹲点调查、视察等亲身实践活动获取。2、由秘书部门或专门的信息机构、信息人员收集提供。3、由职能部门提供

53、。 由于秘书部门是综合部门，因而掌握的信息比较全面、系统，能较灵敏可靠地反映各方面的动态，并可从中形成自己的观点、看法。因此是领导获取信息的重要渠道。可以说，信息工作是秘书部门辅助领导决策的一项重要工作。 信息工作是秘书部门的一项重要业务 这可从两方面来理解：一是从秘书部门的工作性质看，它是单位的枢纽部门，其位置决定了它必然成为联系上下左右、沟通四面八方的信息集散地。二是从秘书部门的工作内容看，除辅助领导决策必须依靠信息外，办文办事和联系各方，也必须依靠信息。 信息工作有利于开创秘书工作新局面 信息工作的加强，给秘书部门注入了活力，使办公室工作以信息为轴心，实行一 条龙作业。信息工作还使办公室

54、工作效率明显提高。这些都说明，高质量的信息工作有力地促进了秘书工作的改革，有利于开创秘书工作的新局面。 第三节 秘书信息工作的基本要求和程序 一、秘书信息工作的基本要求 准确、及时、适用。 二、秘书信息工作的程序 1，信息的收集 2，信息的整理 3，信息的传递4，信息的利用和储存 秘书收集的信息的特点 1、领导者要求秘书人员提供的信息资料大多带有全局性、方向性、综合性，与社会组织的整体发展情况和大局相关。2、秘书人员要为变换着的中心工作和领导者的临时索要等突发性任务作好信息资料准备。3、秘书人员收集储存的信息资料大多具有长期的使用价值 信息收集的方式一是传统式收集，如通过文 件、会议以及电话等

55、口头传达，收集上级的信息;通过下级机构的口头汇报和书面材料，收集下级的信息等。 二是开拓式收集，即在传统式收集的基础上，组织健全的信息网络，从信息网络获取信息。 信息收集的方法 1、阅读法2、从广播电视、电话与会议上捕捉信息3、调查法4、交换法5、网上调查法。 信息的整理是整个信息工作的核心 (1)筛选。筛选的第一步工作是剔除虚假信息、失效信息和无效信息，筛选的第二步工作是挑选出有价值的信息。在党政部门，有价值的信息包括：全局性信息、突发性信息、方向性信息、反馈性信息、预测性信息。(2)加工。信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量。信息加工分为两个层次，一是对现有网络上的信息和

56、各地各部门提供的信息进行初步加工，这类信息称为基础性信息；二是对各种基础性信息进行提炼，提出有一定深度的信息，这类信息称为高层次信息。信息加工能力是秘书人员必备的能力，也是区别事务型秘书与开拓型秘书的主要界限。加工信息须从三方面着手： 充实内容、综合分析、提出意见 (3)编写。是信息整理的最后步骤 信息传递的途径、方式、要求 途径：单通道传递、多通道传递 信息传递的方式：口头传递、书面传递、电讯传递 信息传递的要求：迅速、准确、保密 信息(指信息资料)的储存 信息储存分两种：1、秘书部门的信息储存，2、秘书人员的信息储存。秘书部门的信息储存，主要有以下几项工作：分类一一对各种信息按一定的规则进

57、行类别划分；著录一一对具体的信息资料进行如实的记载；建立储存检索系统一一使源源而来的信息根据这个系统归类存放，需要时按类查找；保管一一加强信息资料入库的存放和保护 第十五章 协调工作 协调就是沟通信息，通报情况,解决矛盾。 第一节 协调工作在秘书工作中的作用 第二节 秘书协调工作的内容 第三节 秘书协调工作的原则 第一节 协调工作在秘书工作中的作用 一、协调是秘书部门的一项基本任务 从秘书部门与领导的关系看，任何领导者都须通过为其服务的秘书部门和其他部门来进行协调工作；从秘书工作的指导思想看，做好“三服务”，离不开协调；从秘书部门所处的位置看，秘书部门处于各职能部门以及决策层与执行层的中介，这

58、种中介位置不仅决定了秘书部门必须具备协调职能，而且为发挥协调作用提供了有利条件。二、协调推动秘书工作向深度和广度发展协调工作促使秘书人员去处理许多过去从未接触过的新问题，增长了他们的才干，带动秘书工作向深度和广度发展。 第二节秘书协调工作的内容 一、从协调的对象划分1、领导成员之间的关系2.领导与被领导的关系3 .本单位内各部门之间的关系4，本单位与外单位之间的关系 二、从协调的内容划分 1、项目协调 2、上作计划协调3、 公文协调 4、会议协调 协调领导成员之间的关系 领导之间在决策过程中的意见分歧有三种情况。 一种是领导成员之间因各自所处的职位不同、分管工作不同、认识问题的角度不同等而产生

59、的意见分歧，对此，秘书不要轻易表示肯定一方或否定一方的意见，不要卷入领导的争论 之中。 另一种是有的领导理论水平不高，对一些方针、政策学习不够，发表的某些“不同意见”明显偏离政策规定，遇到这种情况，秘书人员应采取“暗中相助”的方法，将中央或上级的有关政策规定等资料秘密地提供给这些领导，使其在不失颜面的情况下自行放弃原来意见。还有一 种是有的领导深入基层较少，调查研究不多，讨论时“想当然”地发表看法，导致意见分歧，秘书人员应发挥自己掌握情况较多、对决策内容较熟悉的优势，利用会后的时间主动找这些领导交谈汇报有关情况，帮其体面地“下台阶”。秘书协调工作也有不少难处。一是由于秘书人员是领导成员的下级，

60、所以要特别注意方式方法；二是由于领导成员之间的误解、隔阂、分歧和矛盾，往往比较隐蔽，因此，秘书只能以隐对隐，言在彼而意在此，采取含蓄的方法； 三是容易遭到某些领导成员误解，有时甚至要冒些风险。 会议协调 1、会议的时间、地点和出席列席人员的协调。 2、会议议题的协调。 3、会议纪要的协调。 4、决定事项落实的协调。 第三节秘书协调工作的原则 一、从属原则 二、分层负责原则 三、政策原则 四、及时原则 五、调查研究原则 坚持政策原则并不排斥协调的灵活性政策本身也是一种协 调，没有一成不变的政策，只有与客观实际紧密结合的政策才是正确的政策。协调的灵活性主要指在政策规定的一定幅度之内变通处理问题，对