行政相关规章制度

1、一、目的： 加强公司内部管理，规范员工工作范围，做到人尽其事，合理运用人力资源。增强外部联系，使公司各部门工作运转流畅。二、主题内容和适用范围：本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定。本规定适用于森达美（中国）企业管理有限公司行政部。三、行政部职责：1 、 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究2 、 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作3 、 公司会议组织、记录及归档工作4 、 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作5 、 负责公司日常安全保卫及消防管理工作6 、 负责公司车辆调动管理工作7 、 负责公司总务后勤管理工作8 、 负责

2、公司对外宣传、公关工作9 、 完成公司高层临时交办的工作四、行政部权利：1 、 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权2 、 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力3 、 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权4 、 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权5 、 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力6 、 部门内部员工聘任、解聘的建议权五、具体岗位职责、办事流程及表格模板：职位名称：行政总监所属部门：行政部 直接上级：总经理直接下级：行政部总经理助理岗位职责：1 、 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度2 、 审

3、查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案3 、 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施4 、 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题5 、 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育6 、 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施7 、 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况8 、 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议9 、 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职位名称：行政部总经理助理所属部门：行政部 直接上级：行政总监直接下级：行政助理、行政

4、文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机岗位职责：1 、 在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作2 、 负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实3 、 负责组织行政年、季、月度工作计划4 、 本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作5 、 负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行6 、 组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作7 、 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络8 、 负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各

5、项工作的落实情况9 、 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合、负责召集本部门的有关工作会议、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作、负责对本部门员工进行培训和考核工作、负责组织编写公司年度大事记、负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理办事流程：1 、 印章制刻申请流程相关部门行政部行政总监开始否制刻申请否主管审核审核审核是是公安部门批文启用印章制刻印章结束2 、 印章使用流程相关部门行政部行政总监开始用章申请否否否审核是公司章审核是否是加盖部门章请示否审核否是用印登记加盖印章资料归档用印登记资料归档结束3 、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交

6、登记、保管申请使用是年检是否需要年检使用流程否归还结束表格模板：、 印章制刻申请表申请部门申请部门负责人签字申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由行政部意见总经理签字日期、 印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别文件名称盖章次数文件发文号备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途。、 印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注公章管理补充说明如下：公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；一般性介绍信及身份证明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查；对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，

7、用印位置恰当，要骑年盖月，字迹端正，图形清晰；公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，用后立即带回；公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。职位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理

8、岗位职责：、 协助行政部总经理助理起草各项规章制度、 负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。按青岛市市政府相关规定，及时对各种公司证照进行年审登记、 严守公司机密，妥善保管各类文件、 负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作、 参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果、 陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作、 与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务、 与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及同仁或客户预订酒店房间、 按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐、协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下

9、达工作、按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处、负责与集团公司的业务联系。应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系，及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。鉴于公司业务需要， 经常往亚洲地区发送国际信件， 故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格、负责公司内部小型会议的安排工作、负责公司大型会议的安排工作、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动、及时完成领导交办的其他事项办事流程：、 会议管理流程会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会

10、形成会议决议和文件会后管理行政部召开会议部门与会各单位开始会议准备提出会议召开申请结束、 重要接待流程相关部门行政部行政总监总经理开始提出重要接待申请是是审核审核审批否否否是规划结束接待事宜提交请购是报告审核审批否是组织实施配合执行执行结束、 接待规格表接待规格说明具体形式、 集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况、 对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同、 对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同、 机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花、 酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接一级接待指来宾职位高于陪同领导、 会议行程安排置于酒店房间内、 一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接

11、、 六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位、 LED 屏显欢迎词10 、 办公区内门、灯、空调开启11 、 VIP 接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等12 、 祈祷室的准备工作13 、 宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌1 、下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜二级接待指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同、下属各公司领导到访总部向上级汇报工作、一楼东区大厅进入公司、视频会议室准备会议区、准备会议导示牌三级接待指来宾职位低于陪同领导、下属各公司领导派员到总部工作、会议、交通、饮食必要协助4 、 例外事项工作安排表接待项目具体事宜应考虑的因素

12、1 、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清生活安排主要是安排来宾访问期间的 生活起居，包括饮食、住宿、出行这 3 方面真不忌猪肉、新都教忌牛肉等、住宿安排：根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排迎送安排接机、接站和送行工作根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等安全保卫若接待重要来宾， 接待人员应将安保工作列入计划要“谨小慎微” ，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求宣传报道若

13、来宾的访问活动对企业有 重要影响时， 要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者名单并联络、无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作、注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准、有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案1 、礼物要轻重得当，不会让人产生误解礼品或纪念品确定好礼品或纪念品的种类、数量等、考虑来宾的风俗禁忌、礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的、礼品的选择也可是当地有特色的物品表格模板：、 会议月计划表会议组织单位：编号：月日期会议相关信息1 日-15 日16 日-31 日会议名称会议地点会议日期会议时间参会单位预计人数主持人会议宗旨及议题

14、制表人：审核人：、 森达美（中国）酒店预定表序号姓名职务联系方式入住退房时间时间付费来访目的指定酒店名称客房标准备注方式、 会议、就餐及住宿安排登记表年月日会议名称会议时间会议地点记 录 人参会人数人员安排备注备注茶叶鲜花咖啡办公用品矿泉水麦克水果音响横幅投影仪桌牌其他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：、 与会车辆及驾驶员一览表序号公司名称车型牌照号驾驶员联系方式、 房间安排表（置于房卡内）房间号名称、 会议日程安排（举例说明）森达美（中国）山东地区工作座谈会Sime Darby (China) Shandong

15、 District Working Symposium参 会 手 册Guiding Booklet12/05/2010 12/07/2010森达美（中国）山东地区工作座谈会Sime Darby (China) Shandong District Working Symposium会议日程Itinerary2010年 12 月 05 日日程安排：Dec. 5 th , 201016 ： 00-16： 30索菲亚（青岛）国际大酒店一楼大堂报到，领取参会手册，分房休息；Check in at Sophia International Hotel and get the .18 ： 00-20： 00

16、与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F “会议厅1” 举 行 晚 宴 ； Banquet dinner at -1F,“Meeting Room 1” , Sophia International Hotel.2010年 12 月 06 日日程安排：Dec. 6 th , 2010： 00-08： 00索菲亚（青岛）国际大酒店2F “咖啡厅”用早餐；Breakfast at 2F,“ Coffee Garden”, Sophia International Hotel.： 30-13： 00森达美（中国）总部视频会议室召开会议；Symposium in the Sime Darby (RHQ

17、 China) meeting room (1).13 ： 00-14： 00丽达购物中心1F 餐厅用午餐；Lunch at 1F, Restaurant, Leader Shopping Centre.14 ： 00-14： 10与会人员东区一楼大厅合影；Group photo in the entrance hall.14 ： 10-17： 30森达美（中国）总部视频会议室召开会议；Symposium in the Sime Darby (RHQ China) meeting room (1).18 ： 30-20： 30与会人员于索菲亚（青岛）国际大酒店-1F “会议厅1” 举 行 晚

18、宴 ； Banquet dinner at -1F,“Meeting Room 1” , Sophia International Hotel.2010年 12 月 07 日日程安排：Dec 7 th , 201007 ： 00-08： 00索菲亚（青岛）国际大酒店2F “咖啡厅”用早餐；Breakfast at 2F,“ Coffee Garden”, Sophia International Hotel.09 ： 00退房离店Check out（行程如有调整，另行通知/ Any adjustment, further notice） 与会人员名单/Participants:序号No.公司名

19、称Company Name职位Position与会人员名称Name合伙人1Partner拿督吕德胜Dato Louis能源与公共事业部中国区运营及控制中心总经理GM - Operations &Control, China Operations, Energy & Utilities Division目千里Erik Mushtarina能源与公共事业部中国区森达美（中国）企业管理有限公司Sime Darby (China) Enterprise Management Co., Ltd.运营及控制中心高级主管Senior Executive - Operations & Control,Chin

20、a Operations,Energy & Utilities Division伊沙Eysa Zulkifli能源与公共事业部中国运营及控制中心分析师Analyst - Operations &Control, China Operations, Energy & Utilities Division傅大伟Hou Dai Wei能源与公共事业部5港口项目负责人黎琦铁Lai Ah ChekHead - Port Operations, Energy & Utilities Division计财总监6Chief Financial Officer王天时Ong Thian See计财部总经理助理GM

21、 AssistantFinancial Dept.陈卓里Chan Chok Lay采购部总经理助理GM AssistantProcurement Dept.焦中凯Jordan Jiao行政部总经理助理GM Assistant -Administration Dept.徐玉婷Jessica Xu人事部经理10HR Manager李薇Winnie Li序号No.公司名称Company Name职位Position与会人员名称Name总经理11GM刘秀丽Liu Xiu Li12潍坊森达美港有限公司Weifang Sime Darby Port Co. Ltd.13副总经理Deputy GM副总经理D

22、eputy GM刘廷恒Liu Ting Heng吕怀营Lv Huai Ying14副总经理黄建军Deputy GMHuang Jian Jun副总经理15Deputy GM李灵效Li Ling Xiao副总经理16Deputy GM张其新Zhang Qi Xin副总经理17Deputy GM陈铭Chen Ming总经理助理18GM Assistant邱正林Qiu Zheng Lin总经理助理19GM Assistant李凤云Li Feng Yun总经理助理20GM Assistant马显军Ma Xian Jun综合办公室副主任21Comprehensive OfficeDeputy Direc

23、tor郝丙辉Hao Bing Hui总经理22GM李昌友Li Chang You潍坊森达美水务有限公司Weifang Sime Darby WaterManagement Co., Ltd.副总经理Deputy GM 总经理助理GM Assistant张明兴Zhang Ming Xing陈满Chen Man总经理助理25GM Assistant王海刚Wang Hai Gang办公室副主任26Office Deputy Director李振华Li Zhen Hua常务副总经理27Executive Deputy GM王廷靖Wang Ting Jing潍坊森达美修造船有限公司28Weifang S

24、ime Darby Shipyard Co. Ltd.副总经理Deputy GM于会平Yu Hui Ping29副总经理朱锋Deputy GMZhu Feng序号公司名称职位与会人员名称No.Company NamePositionName30总经理张庆祝GMZhang Qing Zhu31副总经理陈启良Deputy GMChin Kee Liang潍坊森达美置业有限公司Weifang Sime Darby Property Co. Ltd.总经理助理GM Assistant江仪芳Yvonne Kong YeeFong综合部副经理Comprehensive Dept.Deputy GM韩寿祥H

25、an Shou Xiang34济宁森达美港有限公司Jining Sime Darby Port Co. Ltd.35总经理GM济宁地区财务总监CFO - Jining District臧骞Zang Qian莫伟强Mok Wei Keong副总经理36Deputy GM张福民Zhang Fu Min副总经理37Deputy GM陈大明Chen Da Ming财务部副经理38Financial Dept. DeputyGM王永芹Wang Yong Qin39济宁森达美郭庄港有限公司40Jining Sime Darby Guozhuang PortCo. Ltd.41副总经理Deputy GM总经

26、理助理GM Assistant财务助理Financial Assistant李卫宁Li Wei Ning李国梁Li Guo Liang叶伟杰Yap Wei Keat42济宁森达美龙拱港有限公司43Jining Sime Darby Longgong PortCo. Ltd.44副总经理 Deputy GM副总经理 Deputy GM财务副经理Financial Deputy GM李道富 Li Dao Fu 张宪印Zhang Xian Yin王慧卿Wang Hui Qing45济宁森达美太平港有限公司Jining Sime Darby Taiping Port Co. Ltd.46总经理GM办公

27、室副主任Office Deputy Director李子英Li Zi Ying李峰Li Feng序号公司名称职位与会人员名称No.Company NamePositionName常务副总经理伦学政47Executive Deputy GMLun Xue Zheng财务总监陈鹏飞48CFOChan Phang Fey副总经理祝奎业49Deputy GMZhu Kui Ye日照森达美油脂有限公司总经理助理刘晓亮50Rizhao Sime Darby Oils and Fats Co.GM AssistantLiu Xiao LiangLtd.综合办公室副主任李振辉51Comprehensive O

28、fficeLi Zhen HuiDeputy Director计划财务处副处长师迎春52Finance Office DeputyShi Ying ChunDirector会议注意事项/Matters need attention：1 、 吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；Smoking area is just in the viewing platform of Meeting Room (2).2 、 会议中请勿大声喧哗，确保会场安静；Please be quiet during meeting.3 、 会议期间手机请设为静音模式；Please set mobile in Silent

29、Mode during meeting.4 、 随行人员等候区为第二会议室；The entourages waiting area is in the Meeting Room (2).5 、 各类物品请勿随意触碰。Please don t touch any article casually.会务组人员名单/Organization Group Staff List：会务职责Responsibility人员名称Name电话Mobile Phone总协调Coordinator陆 雯Tina Lu会议记录Meeting Minutes卢长岭Lorraine Lu会议摄影Photographer张

30、涛Terry Zhang程雪会间服务ServerCarol Cheng王苗苗Sally Wang会间车辆服务Vehicle Server曲成龙Qu Cheng Long会间电子设备调试Electronic Equipment debuging张磊Zhang Lei会间车辆停放及安保Vehicle Management andSecurity徐家冬Xu Jia Dong王益民Wang Yi Min森达美（中国）总部Sime Darby (RHQ China)行政部Administration2010年 12 月 05 日Dec 5 th , 2010拿督吕德胜Dato Louis李昌友目千里Li

31、 Chang You会议桌Erik Mushtarina刘秀丽王天时Liu Xiu LiConference TableOng Thian See臧骞莫伟强Zang QianMok Wei Keong李子英江仪芳Li Zi YingYvonne Kong Yee Fong张庆祝陈鹏飞Zhang Qing ZhuChan Phang Fey伦学政黎琦铁Lun Xue ZhengLai Ah Chek王廷靖陈启良Wang Ting JingChin Kee Liang会议记录Meeting Minutes会议座位示意图Seating Plan晚宴用餐座位安排/Banquet Dinner Seat

32、ing Arrangement：号桌/ （ 14 人/people）：拿督吕德胜(Dato Louis) 、王天时 (Ong Thian See)、李昌友 (Li Chang You)、黎琦铁 (Lai Ah Chek)、臧骞 (Zang Qian)、刘秀丽 (Liu Xiu Li)、张庆祝 (Zhang Qing Zhu)、伦学政 (Lun Xue Zheng)、王廷靖 (Wang Ting Jing)、李子英 (Li Zi Ying)、陈鹏飞 (Chan Phang Fey)、莫伟强 (Mok Wei Keong)、陈启良 (Chin Kee Liang)、目千里 (Erik Mushta

33、rina)；号桌/No. 2（ 10 人/people）：焦中凯 (Jodan Jiao)、刘廷恒 (Liu Ting Heng)、吕怀营 (Lv Huai Ying)、张明兴 (Zhang Ming Xing)、李灵效 (Li Ling Xiao)、陈铭 (Chen Ming)、伊沙（ Eysa Zulkifli）、李道富 (Li Dao Fu)、傅大伟 (Hou Dai Wei)、陈卓里 (Chan Chok Lay)；号桌/No. 3（ 10 人/people）：黄建军 (Huang Jian Jun)、张其新 (Zhang Qi Xin)、张福民 (Zhang Fu Min)、陈满 (

34、Chen Man)、于会平 (Yu Hui Ping)、张宪印 (Zhang Xian Yin)、李卫宁 (Li Wei Ning)、刘晓亮 (Liu Xiao Liang)、陈大明 (Chen Da Ming)、 朱锋 (Zhu Feng)；号桌/No. 4（ 8 人/people）：王海刚 (Wang Hai Gang)、李凤云 (Li Feng Yun)、马显军 (Ma Xian Jun)、李国梁 (Li Guo Liang)、邱正林 (Qiu Zheng Lin)、江仪芳 (Yvonne Kong Yee Fong)、叶伟杰 (Yap Wei Keat)、祝奎业 (Zhu Kui Ye

35、)；号桌/No. 5（ 10 人/people）：徐玉婷（ Jessica Xu ）、师迎春 (Shi Ying Chun)、韩寿祥 (Han Shou Xiang)、郝炳辉 (Hao Bing Hui)、李振辉 (Li Zhen Hui)、李峰 (Li Feng) 、王永芹 (Wang Yong Qin)、李振华 (Li Zhen Hua)、王慧卿 (Wang Hui Qing)、李薇 (Winnie Li)。序号No.姓名Name房号Room No.房费/Room Charge房费/Room Charge其他费用 /Other Charge餐费Meal Charge9 、 与会人员房间安排

36、表序号No.姓名Name公司/ 职务Company/Position证件号码Identification No.房间号Room No.7 、 年会费用统计表8 、 签到表公司名称：Company Name：序号NO.职 位Position与会人员名称Name签 名Signature职位名称：行政文员所属部门：行政部 直接上级：行政主管岗位职责：、 按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务、 负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理、 熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息、 负责行政部总机电话的接听业务。具体规定如下：工作时间表 8:

37、30am-5:15pm ，铃响三声内需有人接听； 接听电话应用普通话或英文，接听模版为 “您好，森达美（中国）总部” ，声音甜美， 语速适中，礼貌待人； 需对公司人员分机号码熟悉掌握，转接电话做到高效、准确；如工作人员不在公司，应登记来电人员相关信息，包括姓名、公司，了解是需留言还是待公司人员回电，登记电话接听记录 ，并将信息及时、准确的转达给公司相关人员、 负责及时更新各部门以及各公司的电话信息，随时发放给各部门、 负责接收各部门传真，并及时通知，填写传真登记表、 负责行政部收发文件登记工作。行政部所有收到的文件和发出的文件，均应附有工作内部联系单 ，内部联系单上应明确与文件相关的部门与人员

38、，相关责任人需在此单上签字确认已获悉此文件。、 负责行政部接发传真业务。公司向内、向外发送传真，需统一使用公司传真模版，标明来处和去处，传真发送人员应做到认真严谨，勿错发、漏发。公司收到传真，应及时在传真登记表上进行登记，通知收件人领取并签字确认、 公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责， 未经行政部确认， 各部门人员不得私自复印。 复印页数超过十张，复印操作人员应及时在复印登记表上做好登记，月底对本月所用纸张做出统计。复印操作人员对与公司无关的文件严格控制， 有权不予复印。 本着加强员工环保理念以及节约公司资源的原则， 对于复印过一面的纸张，如牵涉公司数据及机密，须自行碎纸销毁，其他纸张

39、应集中放置于总机室，进行二次利用、起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批、负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作。具体工作流程如下：每月 23 日-25 日各部门相关责任人按工作需要填写次月物资申请表 ，超出标准的及新增加的物资种类需经部门负责人签字确认后上报至行政部每月 30 日对当月出、入库的物资以电子表格形式做好汇总根据本月物资剩余库存情况以及各部门上报所需购买物资情况，制定下月采购计划及采购预算经上级领导对各部门申请物资签字确认后，告知财务部总监预留款项，并在物资申请单上签字确认通知送货商2 日内将所需物资送达，费用根据当时情况进行结算所有物资在领用时需做好

40、登记，并在出库登记表上签字核实物资必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领， 并实行以旧换新，笔记本等有工作资料的可由个人保存、有来访人员，行政部门所有人员有责任及时提供饮用品，如茶水、白开水等、负责会议室写字板、茶杯、矿泉水的摆放，会议桌牌的制作，在接到会议通知前填写、负责参观时LED 显示屏内容的修改、负责公司各办公室钥匙的统一管理及发放，发放钥匙需填写钥匙发放记录，如需开启办公室门，应陪同并及时关闭。如员工要进入总监办公室拿取物品，应先电话告知总监，得到准允后，方可开启，并陪同并及时关闭、 负责公司固定资产的统计，应对所有固定资产，如家具、办公设备等进行编号，登记存档。对于租赁家具与自有

41、家具应分开管理，分别编号登记存档。建立完善的编号程序，详细标明每个字母所代表意思，做到清楚明了，便于识别、负责公司固定资产的申领工作。公司员工需借用公司固定资产，如照相机等， 需填写固定资产申领表 ， 由部门负责人签字，行政部进行登记后，方可出借，收回时认真检查，确保无误后确认收回、办公家具的采购。挑选优秀供货商，考察其生产能力，检查所供家具质量，做到三家比价，在接到行政部总经理助理指令的前提下，为各部门采购相应办公家具，填写招标比价汇总表、负责监督办公设备的日常使用、维护（王苗苗）、负责统计各部门服装的尺寸，以及服装的发放及管理、负责公司图书、资料、合同以及电子的存档管理、负责行政部档案管理

42、工作。对行政部各档案做统一管理工作，合理分类，固定地点存放。对所有所购办公设备的保修单、零部件，发票复印件单独存放，以备维修时使用、员工离职时，负责清点办公用品，填写交接清单并签字确认、及时完成领导交办的其他或临时工作办事流程：确认与提醒访问事宜配合来访登记来访通知被访者客人等待确认来访告知相关事宜引领会见准备接待来访客人接待来访客人结束送走客户、 预约客人来访接待工作流程行政文员客人各职能部门开始整理当天预约记录告知来访者情况、 来电转接流程行政文员外部单位人员各部门或员工开始听到电话铃响拨通电话拿起话筒接听倾听来电事由范围外处理范围内转接明确被访人在否在单位接电不在告知情况留言记录结束、

43、传真收文工作流程行政文员各部门或员工开始收 文登记转交文件接收结束、 收文背签流程总经理行政文员各部门或员工开始审核递交文件签字转交存档结束5 、 办公用品购买流程供应商行政部开始三家比价挑选物品确定购买计划验收物品购货发票提货办公用品入库结束、 办公用品领用流程相关部门行政部开始填写领用单否审核按清单发放是信息存档结束、 办公设备购买审批流程相关部门行政部行政总监采购人员、 办公设备询价流程开始购买申请单行政部开始行政总监否搜寻审核价格信息审核审核是否整理成可行价格报告采购程序结束是办公用品比价流程结束、 办公设备比价流程行政部行政总监开始筛选供货商分别与商家洽谈否确定候选商家审核是办公用品

44、采购流程结束、办公设备采购流程采购部行政部行政总监相关部门开始收集价格资料编写询价报告否审批审批审批是洽谈价格是购买设备办理入库领用设备结束资料存档、发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监开始草拟文本否审核审核否会签否是会签审核校稿、更正复印、盖章寄发公文正式公文结束、收文管理流程公司领导行政部相关部门外部单位开始行政主管审核外部文件是领导审阅领导阅否否核定文件是传阅否传阅否秘书回复具体办理资料存档结束、档案归档流程相关部门行政部开始搜集资料准备资料资料汇总重新整理是否合格否是分类归档上架结束、档案借阅归还流程行政总监行政部相关部门开始借阅申请单否否否审核审核是是审核机密否是否办理手续档案

45、使用归 还 后 检 查是否损坏是否办理注销按相关规定处理结束、档案销毁流程相关部门行政部行政总监开始提出销毁档案申请否审批审批是销毁信息存档结束、往来信件管理流程外部单位秘书部门主管开始来信分类整理否是请示主管主管意见寄回原单位否回复拟稿核对封装直接回复是结束表格模板：电话接听记录：日期Date来电公司Call the company姓名Name联系电话Telephone内 容 摘 要Let pick to within接电人connect electricperson备注Remarks传 真 登 记表日期来电公司联系电话发件人文件标题页数经办人接收部门接收人复印登记表日 期部 门复印项目数量

46、签字确认备 注工作内部联系单编号：日期拟稿人文件标题页数发文部门部门负责人签收人：物资申请表 /Goods And Materials Application申请部门 /Application Dept.：填报日期 date ：年/Y月/M日/D序号物品名称规格型号估价（元） Evaluate(Rmb)数量用途备注No.Good S NameTypeQuantity单价Unit Price总价Total PricePurposeRemarks物资入库账 / In Registration Form for Goods日期物资名称数量单位单价总价经办人入库人签字备注DateGood sQuant

47、ityUnitUNITTOTAoperatorTreasurybyRemarNamePRICLsignatureksEPRICE出库登记表 / Out Registration Form for Goods日期物资名称数量单位领用部门领用人签字出库人签字备注DateGood sQuantityUnitDepartmenUsersIssued byRemarNametsignaturesignatureks钥匙发放记录表日期房间数量领用部门领用人签字发放人签字备注会议、就餐及住宿安排登记表年月日会议名称会议时间会议地点记 录 人参会人数人员安排备注备注茶叶鲜花咖啡办公用品矿泉水麦克水果音响横幅投

48、影仪桌牌其他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：固定资产购置申请表：企业名称：森达美（中国）企业管理有限公司编号：Enterprise Name: Sime Darby (China) Enterprise Management Co., LtdNo.:申请部门Application DEPT 购置资产名称Asset s Name 预算单价BudgetaryUnitPrice购置原因 /Application Reason:部门负责人DEPT Principal 分管财务副总AssignedFinancial申请时

49、间Application Time 购置数量Application amount预算金额Budgetary amount分管领导Assigned Principal总经理Vice Manager财务总监CFO招标比价汇总表总裁President企业名称：制表时间：物料厂商品牌名称一次报价二次报价付款方式联系人选定厂家General Manager部门意见：部门负责人：采购部：财务总监：领导：传真纸电子版内传真纸电子版外电子信纸职位名称：企宣人员所属部门：行政部 直接上级：行政主管岗位职责：、 根据 VI 制作公共事务用品，如名片、信封、鼠标垫、室内外的标识等、 根据 VI 制作各部门用统一表格

50、，印刷成册、 与总部建立沟通，根据实际情况，及时调整公司VI 系统的相关规范、 对所有需印刷物品的版面进行核对，确保无误后，方可印刷、 收集、整理并协调编制公司宣传资料，与新闻媒体建立往来与合作关系，对公司向外的信息传播及媒体信息发布进行筛选管理、 与各子公司、部门建立密切联系，及时搜集各种信息，组织协调相应的公关、企划活动、 更新网站内容，确保集团及各子公司的相关新闻第一时间上传，与网络公司密切联系，维护网站系统、 会议期间，负责摄影、摄相，提前做好各项准备工作，做好影像记录存档工作；会后整理美化影像资料，上传至公司网站，及时更新相关信息、 确保公司网站在搜索引擎上的排位、及时完成领导交办的

51、其他事项职位名称：车队队长所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：、 制定公司的车辆使用制度，管理、控制公司的车辆使用成本、 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月份维修保养计划、 组织实施车辆维修保养计划，保证计划的顺利进行、 受理各部门、公司领导用车计划或申请、 根据每日用车计划，合理调度车辆，保证公司行政及经营用车、 全面负责司机的考勤管理及司机值班安排、 根据公司及人力资源培训计划，组织司机的培训工作、 每日对车辆进行抽查，每月对各车辆进行一次大检查，对车辆大修进行验收、 负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核，定期向行政部经理汇报工作、对车辆各项费用进行初审、

52、登记，每月对费用支付情况综合分析、制定证照年检计划，交纳相关费用，督促并检查各类证照的存档、借阅管理、负责安全事故的调查及处理、完成行政部总经理助理交代的其他工作职位名称：驾驶员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：、 司机必须遵守 中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则和相关操作规程，安全驾车、 公司市区内用车，须认真填写出车登记表，经行政部相关责任人确认后方可出车、 公司市区外用车，均应按要求填写派车计划单，经行政部相关责任人签字同意后方可出车、 接到派车计划单后，应及时赶往目的地，工作结束后及时返回公司、 司机应爱护车辆，做好车辆日常保养、检修、清洁工作，确保公

53、司车辆的正常运转和使用寿命、 为体现企业形象，驾驶员工作时必须衣着整洁，举止大方，礼貌待人、 严禁在未经领导同意的情况下，接送客人或办私事、 严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借他人、 未经车队主管同意，不得改变行车路线和行车计划，严禁私自对外经营、不得擅自将公务用车开回家，或作私用、严禁酒后开车、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知行政部相关责任人，并说明原因。下班后，应将车辆停放在规定地点保管，不准私自用车、出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的， 应立即报告行政部相关责任

54、人，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。车辆维修需填写车辆维修 （保养） 明细表，标明车号、 日期、 维修内容及金额等。企业车辆的维修，须在指定的修理厂修理。定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模的厂家、原则上由司机负责公司的出车任务，任何人未经同意不得驾驶公司车辆。如遇特殊情况，非专职司机用车须先提供驾照复印件，并做好登记，注意保持车辆清洁，行车后，车队相关责任人有责任及时检查车况， 发生问题应立刻向有关各方汇报、车辆的年审、保养维修统一由行政部安排办理，驾驶员应提前通知、公司车辆的清洗，须在指定的汽车美容

55、店清洗，清洗完后应做好登记，注明时间、车牌号、洗车人等、子公司车辆在总部期间，如需清洗，应到指定汽车美容店进行清洗，清洗完应做好登记，并告知车队相关责任人、公司提供中石化加油卡，驾驶员在无特殊情况下，应在中石化使用加油卡进行油料补充。车队相关责任人应填写车辆用油明细表，对每辆车每月的用油量做出核对和统计、车辆外出时出现事故，应及时报警，通知保险公司，并告知车队相关责任人知道，把损失降到最低、及时完成领导交办的其他事项办事流程：、 事故处理流程：总经理行政总监行政部司机开始发生事故收到事故消息现场应急处理组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故事故责任书审核编写事故分析报告提供事故现场报告拟定事

56、故处理办法审批审核实施处罚接受处罚结果存档结束、 车辆使用流程行政经理行政部员工开始办理车辆使用手续审批审核填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束、 车辆加油卡充值流程财务部行政部经理行政部司机开始查看油卡剩余金额预借充值费审批审核提出加油卡充值申请油卡充值报销结算审批审核索取票据填写加油记录表结束、 车辆安全管理流程车管单位行政部相关人员开始制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点车辆安全巡检记录接受车辆年审组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检组织车辆参加年审否是否通过是进行整改审核并更新年审记录年审记录存

57、档结束表格模板：、 车辆油卡充值申请表：车辆油卡充值申请表Vehicle Gas Rechargeable Card Application Form申请人Applicant申请日期Date年月日YMD充值说明Description车牌号码License No.剩余金额Remaining amount充值金额Rechargeable amount现行油价（人民币）Present gas price（RMB ）/ 升（ L）油卡充值金额合计Rechargeable total amount油卡充值审批Examine and approve车辆主管签字Vehicle Team Leader行政部负

58、责人签字Admin Dept. Leader财务总监签字CFO、 市内出车登记表：日期车号驾驶员出车时间事由（或地点）返回时间里程数备注出车返回、 车辆登记列表：车型项次商务舱轿车责购置购买车号任日期价格人引擎号码排气量保险单编号12、 车辆检查日志：使用时间自月日时分至月日时分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志刮伤检查车辆四周无后视镜有无无爆裂有有开车胎压 正常 不正常 备胎及千斤顶 无 有前 检 检 查 车底漏水 无 有漏 机 油 无 有查 打开引擎盖 冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭佳不佳方向灯佳不佳佳雨刷不佳灯佳关不佳出发时间指针所示距离自km 至时分km （共km ）回公司时间时分被给汽油量用后检查异状无有故障处及行车过程中性能不佳状况5 、 车辆请修表：表单编号：日期：年月日车号请修前里程数请修申请人1请修项目231损坏原因23预算金额修理厂家1审核意见23管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人、 保养记录表：车号发动机号公司编号使用单