OA工作流使用详解

1、OA 工作流使用详解随着企业管理信息化进程的不断深入， 协同应用软件的概念已深入人心， 而工作流系统正是协同应用软件的核心。 通过应用IT 技术来规范工作流程、 提高工作的执行效率和准确度， 是工作流系统主要解决的问题。信达 OA 的工作流功能正是为这一需求而设计， 可实现业务或公文的申请、审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将工作过程进行记录，便于日后检查。并实现数据的规范化录入、查询、统计和存档。简单来说， 工作流就是把一项工作化解为多个步骤， 由多人协同来完成。 这里所指的工作是形形色色的， 在办公室里进行的很多不同类型的工作，都可以用工作流系统来表达，信达OA 的工作流由表单和流程这

2、2 个重要因素构成： 表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过 “表单 ”来体现， “表单 ”是数据的载体，相当于现实工作中的各类工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。流程： 在工作流系统中， 工作过程都可以通过 “流程” 的定义来体现， “流程 ”是工作过程的描述，代表了一种制度或规范。工作流系统相当于一个 “万能模块 ”，通过合理的流程设置，规范化运作，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利。信达 OA 工作流的一些概念：1、工作流就是几个人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张 “表单” ，填写会签意见和传递附件。2、表单可以由软件用户自行设

3、计（一般由管理员设计好）。3、信达OA 的表单格式可以用网页设计工具或 word 等设计，设计好后复制、粘贴到 “表单智能设计器” 中，再添加表单控件就可以了。4、 每个流程对应一个表单， 不同流程可以共用同一个表单。5、流程分为固定流程和自由流程两种，固定流程由固定步骤组成，用户事先需定义好，自由流程无需定义流程步骤。6、固定流程的每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤等信息。7、固定流程第一个步骤设定的经办人，才有权新建该流程（道理可想而知） 。8、执行中的工作和已完成的工作，都可以通过工作查询功能进行查询。9、任何流程都可以指定监控人员和查询人员，监控人员可随时转交下步或终止流程（

4、自由流程） ，监控人员和查询人员都可以查询该流程全部工作。实战篇下面以一个实际的 “工作流程 ”的定制过程为例，详细介绍工作流功能的使用。 该流程为软件内置的样例流程： 人事分类下的出差申请。主题一：表单设计设计表单基本样式首先，使用 Word 或网页设计工具设计好表单基本样式，比如用 Word 设计表单如下：出差申请单建立表单进入 OA 系统的 “系统管理 - 工作流设置- 设计表单” ,新建表单如图： 填写表单名称，保存。然后点击 “表单智能设计”，打开表单智能设计器。把Word制作好的表格全选后，复制 / 粘贴到表单设计器。如图：这样，表单的基本样式就制作好了。3、宏控件的使用为了方便用

5、户使用， 我们提供了宏控件， 宏控件可以代替手工输入， 实现根据用户指定要求进行自动取值， 使得工作流的表单填写更加智能与方便，下面举例进行说明：表单中的 “部门 ”项要求实现一个部门的下拉菜单效果，可以使用宏控件。 具体操作是这样： 把光标定位在表单的合适位置后，点击宏控件按钮，进行宏控件设定，如图：点击确定，在表单上就生成了该控件，实际工作过程中，填 写表单时，就可以选择部门了。宏控件其它类型的使用方法， 与上面的例子基本类似。 下面重点介绍一下来自 SQL 查询语句的宏控件。来自 SQL 查询语句 宏控件来自 SQL 语句的宏控件， 因其定义格式比较复杂， 需要具备SQL 语言的专业知识

6、，并了解 OA 系统数据库结构，建议在技术支持人员指导下完成。可以参照以下格式书写 SQL 语句：下拉菜单型语句如：SELECT URL_DESC from URL where USER= order byURL_NO该语句表示列出全部公共网址，并按序号排序显示select priv_name from user_priv order by priv_no该语句表示读出主要角色选择显示单行输入框语句如：select USER_NAME from USER where USER_ID=admin该语句表示查询用户名为 admin 的用户的姓名注意：SQL语句中的单引号请用符号、替换（该符号在键盘

7、TAB 上方） 。目前， SQL 语句中已支持以下宏变量，更加方便：SYS_USER_ID表示当前用户的用户IDSYS_DEPT_ID表示当前用户的部门ID。可用于SYS_RUN_ID, 表 示 当 前 的 工 作 ID ，FLOW_RUN_DATA等表的查询举例如：select USER_NAME from USER whereUSERD=SYS_USER_ID此句表示查询当前用户的姓名select USER_NAME from USER whereDEPT_ID=SYS_DEPT_ID此句表示查询当前部门所有用户的姓名select USER_NAME from USER,USER_PRIV

8、 where ER_PRIV= USER_ER_PRIV AND DEPT_ID=SYS_DEPT_ID order by PRIV_NO 此句表示查询当前部门所有用户的姓名，并按角色序号排序4、日历控件的使用日历控件用于实现日期选择窗口的弹出， 我们结合出差日期来看一下：建立日历控件前，需要先创建一个单行输入框型的宏控件（出差开始时间）如图：接下来，点日历控件按钮，进行日历控件设定，此时，要填写前面建立的单行输入框的名称， 这样就可以把日历控件和输入控件建立起一个对应关系， 以后在实际的工作办理过程中， 日期选择窗选择的日期就可以回填到指定的单行输入框中， 日历控件设定如图：注意：在表单设计

9、器中，无法查看日历控件的实际效果，只有在具体工作办理时才能使用。 另外， 一定要注意日历控件是与其他控件配合使用的，不能单独使用。4、计算控件的使用在日常工作中，填写表单时，经常会存在一些计算项目，使用计算控件可以简化人员操作，提高准确性。以下举例说明 （以下举例中制作的控件， 没有包含在上面的表单中） ：首先，我们先建立好需要参与计算的项目，如图，建立好交通费和住宿费这两个单行输入框控件：接下来，点击计算控件按钮，建立一个计算控件，设定时需要输入计算公式： 公式的规则就是四则运算规则， 可以利用括号和加减乘除， 公式的计算项目就是上面建立的单行输入框控件的名称，如图：公式可以是四则混合运算，

10、支持公式中出现常量、括号，下拉菜单控件如果值为数字，也可以参与计算。然后， 我们再把其它需要建立的输入控件， 根据实际情况设定好，同时可以对格式作一些调整。至此，表单就设计完毕了，保存表单后退出表单智能设计器。下面总结几个表单设计的小技巧：1、 用 FrontPage 、 DreamWeaver 等网页设计工具或 Word 软件，可以制作风格多样、颜色艳丽的表单。建议使用网页设计工具设计好表单样式，这样比较方便在表单设计器中调整（使用Word 设计的表格，格式、尺寸不太容易调整） 。2、可以选中控件，用鼠标拖动其边缘，改变其大小。在控件上按右键， 可修改其属性， 或进行复制、 粘贴。 同 一类

11、型或名称近似的控件可以采用复制的办法， 快速生成， 然后 再进行详细设定。在表格的单元格中， 可以用键盘移动光标， 用 Backspace 键删除控件前的多余空格。5、可以选中控件，点击居中按钮，使控件位于表格中央。6、快捷键：ctr+c 复制， ctrl+v 粘贴， ctrl+z 取消， ctrl+y 重做。选择编辑HTML 源文件模式，单击鼠标3 次，再取消编辑HTML 源文件模式，可将所有内容全选，按Delete 键可删除。7、表单中还可以使用特殊的宏标记文字，实际使用该表单时，宏标记会显示为具体的信息，下面做一些说明：表单 ，代表表单名称。文号 ，代表文号或说明。 时间 ，代表第一步骤

12、的办理日期。8、如果需要改变原表单样式，则可以把新的表单先拷贝到原表单上方， 把原来的控件拖动到新表单合适的位置 （但控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序）注意：a、请勿将设置好控件的表单拷贝同Word或网页设计工具再编辑，这样，控件的属性信息可能会丢失。b、修改已经在使用的表单时，控件顺序应该保持原顺序，按从上到下，从左至右排序，否则表单将无法与历史数据对应。c、控件名称不能含有空格，也最好不要使用标点符号。表单设计好后， 管理员对工作流的设置工作已完成大半， 剩下的就是工作流程的定义了。主题二：定义流程1、建立流程分类建立流程的分类，点击 “新建流程分类”即可进入，输入流程分类

13、排序号和流程分类名称， 再点击确认即可， 分类排序号仅是用于显示时的顺序。2、新建流程进入 OA 系统的 “系统管理 - 工作流设置- 设计流程”，选择 “新建流程” ，我们定义一个固定流程，如图：新建流程时，需选择流程分类、指定流程排序号、选择固定流程或者是自由流程 （自由流程无需定义流程步骤） 以及选择所要用到的表单。如若在使用该流程时需要上传附件，选择 “允许附件 ” 中的是，否则选否。 可以在流程说明中， 对该流程注意事项作简单描述，便于员工查阅。/ 文号为可选项，使用自动文号， 使得工作的命名更加规范。默认的工作名称如下：出差中请（20XX年-05-24 13:26:27）如果设定了

14、表达式， 则会按表达式指定格式生成工作名称或文号。表达式中可以使用以下特殊标记：Y:表示年M ：表示月D:表示日H:表示时I:表7K分S:表7K秒F:表示流程名U:表示用户姓名N:表示编号，通过 编号计数器 取值并自动增加计数值例如，表达式为：成建委发YN号，编号位数为4自动生成文号如：成建委发 20XX 年0001 号例如，表达式为：BHN,编号位数为3自动生成文号如： BH001例如，表达式为：F麻程（Y件M月D日H:I） U自动生成文号如： 请假流程 （ 20XX 年 01 月 01 日 10:30） 张最后保存设置，新建流程完毕。3、管理流程建立流程完毕后， 返回设计流程界面， 可以实

15、现流程的设置与管理，如下图所示：在 “管理流程 ”的列表中，点击该流程对应的 “流程设计器”操作项，进行流程设计，也就是流程步骤的定义（固定流程需要定义步骤，而自由流程不需要） 。 流程设计器如下图所示：这个图显示的是已经定义好步骤的效果， 在设计器空白处按右键，可以新建步骤。 可以拖拽表示步骤的方框，使得布局显示效果比较好时，可以保存布局。新建流程步骤 如下图所示：步骤 “序号 ”的设置：序号应为数字，流程中的步骤序号必须是连续的。“下一步骤”的设置：下一步骤可以设置为空，则表示流程按步骤序号依次执行；如设置，则表示允许跳转至指定步骤。例如：步骤 1 的下一个步骤设置为步骤 3 ，则表示可以

16、跳过步骤 2 直接流转至步骤3。也可以设置为多个分支，例如步骤1的下一个步骤设为步骤 2 和步骤 3 ，则表示流程的主办人可选择其中的一个流程分支，既可以是步骤 2 也可以是步骤3 ，下一个步骤的分支没有总数限制。如设置了结束流程 ，表示可以在该步骤转交时，直接结束流程。充分利用下一步骤的设置， 用户就可以设计出复杂的业务流 程，满足业务灵活多变的需要。经办人、经办部门、经办角色的设定：接下来，我们需要分别编辑每个步骤的经办人、经办部门、经办角色， 可以只设定其中的一项或几项， 系统在流转过程中的经办人选择时，会取这三项的合集。如图，是设定经办人员：可写字段的设定：流程要正确运转， 还需要设置

17、好每个步骤的可写字段， 用于控制每个步骤中，表单的各项目的输入权限，例如，步骤 1 的可写字段设置如下：编辑可写字段时， 对于名称重复的项目， 只需加入一个就可以了。流程公共附件， 也作为可写字段的一个特例在此处设定操作权限。设定允许在不可写情况下自动赋值的宏控件：是指，不是可写字段的宏控件，希望能自动赋值，但不能修改，可以在这里设置，字段名称用英文逗号隔开。条件设置：通过条件设置， 可实现表单数据在转交时进行校验， 并能够自动选择流程分支，从而实现流程的自动化、条件化控制。条件设置分为转入条件和转出条件， 可通过条件生成器帮助书写条件表达式。条件生成器： 用于帮助使用者书写条件表达式， 当条

18、件有多条时，是 “与 ” 的关系，也就是必须同时满足。转入条件：是指数据满足转入条件，才可以转入本步骤，合理设定转入条件，可形成流程的条件分支。比如， 在一个费用审批流程中， 金额小于 500 由部门经理审批（步骤 2） ，金额大于或等于 500 由总经理审批（步骤 3） ，那么步骤 2 的转入条件可设为： 金额 5，00步骤3 的转入条件可设为： 金额 = 500转出条件：是指数据满足转出条件，才可以转出本步骤，如下图，是流程第一步骤 “出差申请 ”的条件设置，当出差地点不为空时，才允许转交下一步骤。3、定义流程监控人员和查询人员在 “管理流程 ”的列表中，点击 “编辑监控人员” ，可以指定

19、监控该流程的人员（如下图） ，监控人员可以随时将该流程的工作转交下步、终止（自由流程）或删除，并可以查询该流程的全部工作。同样方法， 可设置该流程的查询人员， 查询人员可以查询该流程的全部工作。至此，工作流的设置全部完毕。关于工作流的数据管理、菜单定义，请咨询技术支持人员。主题三：工作流的实际使用1、工作办理与转交进入 OA 系统的 “工作流 ”菜单，选择 “新建工作” ，如图：我们要新建的是 “出差申请 ”流程，点击下一步。此处同时列出了工作流程的步骤，用户可凭借此图查看流程的各步骤序号、名称和流程可选方向。保存后， 该工作将成为自己的当前待办工作， 用户也可以委托本步骤的其他经办人代为办理

20、：点击办理，此时，办理时间将自动被系统记录：进入办理界面后， 可以在表单上填写相关信息， 灰色的输入框表示无权修改（非本步骤的可写字段） 。填写完毕后，如选择保存返回，则暂不转交下步，此后还可再进行修改；如选择保存转交，将进入转交下步的界面。只有主办人能修改表单的内容 （可以保存表单） 和上传公共附件，其他经办人只能填写 “会签意见 ”和上传私有附件。第一步骤的主办人就是流程发起人自己。对于多人办理的步骤，填写 “会签意见 ”可实现会签的目的，快捷输入会列出最近输入过的 50 条意见，可直接选择。在工作办理过程中，可以查看流程图，了解流程流转情况：在工作办理过程中，可以查看和打印表单：如果认为

21、输入的信息无误，点击转交下步 即可结束本步骤办理工作，转交下一步骤处理，只有主办人能进行此操作：可以指定多人会签办理，其中需要指定一个主办人。 还可 以给下一步骤的经办人发送短消息提醒。已转交下一步骤的工作, 在对方未接收办理前，仍可收回重新办理。选择 仅由首先接收办理的经办人办理，可以不指定主办人则所有经办人按照先到先得的原则，其中任何一个经办人接收办理该工 作后，其他经办人将不能经办该工作， 仅由首先接收办理的经办 人办理。我们选择一个经办人 生希国二并点击前面的 主办人”按钮, 将其设为主办人。接下来，在本例中，以用户 生希国”登录，可以收到短消息 提醒：同时，在桌面上也会有提示，可直接点击进入