从一起报销舞弊案例看内部控制建设

1、皑从一起报销舞弊伴案例看内部控制鞍建设一、案例情况敖2004 年7绊 月初，A 公傲司在对原公司老摆总进行离任审计罢中发现，有一份敖报销单背后所附蔼的发票有缺失。碍而这张缺失的发案票后来竟然在另安一份不相干的报蔼销单所附的原始扳凭证中出现。显坝然，这张发票被斑重复报销了。同爸时，新任公司老袄总发现，部分报把销单上自己的签霸名是他人摹仿后瓣签上的。作为这安些报销业务的经白办人，公司出纳懊员Y 成为怀疑隘对象。于是，本瓣来针对公司老总癌经济责任的离任隘审计，却将一名斑公司出纳岸“瓣审捌”翱了出来。扮经过调查，20耙00 年12 伴月，Y 第一次笆尝试将自己消费疤的发票夹带在领拌导的报销单中报阿销了

2、。之后，他斑在为领导填写报背销单时，故意只敖写单项而不写合傲计，等经手领导扒签名后，夹带上办自己的消费发票啊再填写总数，找办另一领导审核签碍名。有时，他又耙将别人已经报销瓣了的原始凭证抽罢出若干张，附在氨自己伪造的报销皑单上，再冒充领唉导签名予以报销叭。Y 甚至找发俺票贩子购买或到哀熟识的商店营业氨员讨要空白发票笆，回来自己填上翱金额，然后冒充笆此领导消费，又奥让彼领导审核。艾几年下来，随着拜Y 摹仿的领导隘签名日益增多，爱他的邦“皑克隆疤”扳技术也日见娴熟傲，而犯罪金额更吧是柏“板稳步增长熬”败，从2000 佰年12 月至2班004 年7 岸月案发，Y 贪蔼污的公款已有证板据证实的就达5扒0

3、 万余元。基碍于上述犯罪事实败，Y 于摆2005 年1袄0 月2疤6 日被法院以板职务侵占罪判处百有期徒刑9 年芭。澳限于资料，本文疤仅能勾勒出本案暗例中大致的报销翱流程：公司报销班申请人（即本案俺例中的跋“巴经手领导扳”柏）提供相关的报佰销凭证、在确认爸报销内容无误后芭签字确认，并交瓣付给Y，Y 将昂相关凭证及确认疤签字交给公司报罢销审核人（即本氨案例中的案“碍另一领导矮”吧），报销审核人哎确认无误后签字蔼并将相关资料凭翱证交还给Y，Y鞍 再将相关凭证爱签字等资料交给袄公司相关部门（绊如公司财务部门蔼）并取得现金，俺之后Y 将现金案交给报销申请人班，整个报销流程靶结束。根据上述八流程，Y 从

4、取爱得报销凭证、交伴付领导签字、根扒据经签字的凭证吧提出现金几乎是昂“唉一气呵成哎”笆。就公司控制手阿段而言，取得两白位高管（即癌“拌经手领导败”扮和傲“捌另一领导隘”拌）的签字则成为盎他从拿到凭证到柏取到得现金过程邦中的唯一百“隘障碍板”昂。只要能够通过疤一定方式（包括霸伪造笔迹）获得耙签名并同时敖“摆虚增奥”斑报销金额，之后敖取得现金几乎就白是安“绊一马平川矮”袄了。公司报销申氨请人拿到报销现扒金后通常不会再般关注此事，相关叭报销凭证资料经稗账务处理完毕后案就再也无人过问暗，Y 获得的不吧法收入也即摆“哎溶解靶”扒到公司日常经营绊支出当中。至此摆不难发现，Y 靶采取的舞弊手段办中并没有太高

5、明安的技巧，甚至可翱以说非常直观。二、分析与启示爱对本案例进一步翱予以分析不难发按现，Y 舞弊实啊际从整体上暴露暗了A 公司内部吧控制的脆弱。比挨如，报销由于涉昂及现金支付，其胺本来就属于高风扮险的控制环节。瓣报销流程的巨大澳漏洞体现了公司柏从整体上欠缺有百效的内控风险评肮估，而风险评估霸作为建立内部控罢制的逻辑起点，埃这种欠缺可能反哎映公司整体控制傲意识上的薄弱。埃再比如，本案例袄中并非由专门控绊制手段查出舞弊般，而是由离任审柏计扮“巴碰巧叭”氨查出。从这一点爸笔者可以合理推坝测：如果Y 没扳有留下发票佰“爱搬家办”败这种非常明显的凹舞弊痕迹，或者般离任审计人员没癌有进行追究，Y昂 完全可能

6、仍然暗逍遥法外。与之柏相对应，Y是在耙对A 公司控制埃手段进行全面评唉估的基础上才实吧施的舞弊，仅从板舞弊持续的时间啊以及被发现的偶翱然性来看，其评半估结果还是相当搬准确的。这些完傲全反映了公司缺胺乏最基本的监督八手段和信息沟通巴。此外，Y 的矮报销活动实际服艾务于较高的管理靶层次，即为般“熬领导扳”肮报销。含有夹带阿的发票能够非常伴轻松的获得另一瓣个领导的签字认啊可、办“巴伪造百”柏的领导签名能够跋轻易过关，这些扒至少反映了对公懊司高管的报销管凹理非常薄弱。因办此，这里还可能靶存在内部控制被笆公司高管凌驾的癌情况。斑从本案例中可得袄到的以下启示：翱1内部控制的佰建立往往是一个扮自上而下的过程

7、案。一般而言，设芭置内部控制并维俺持其有效性是管懊理层的责任，从柏这个角度来说，爱本案例中的相关哀“暗领导般”罢也应该承担一定俺的责任。内部控唉制的原则是明确俺的，但对具体公搬司而言，更重要绊的是形成加强内澳部控制的动机。扮如果缺乏这样的摆起点，那么内部艾控制可能只能成稗为追究具体责任芭时各方的借口。扳2内部控制本柏身就是对个体行坝为的制度限制。佰事发之后，相关岸报道将更多的原奥因归结为当事人伴的笆“按贪欲靶”耙。笔者认为这完坝全未切中讨论的俺重点。个人的贪拔婪是非常主观和跋平常的因素，而柏内控制度的主旨坝就在于将要这些哎主观的因素限制芭在一定的范围之扮内。疤因此，借此研究般如何从制度上、爱特

8、别是如何从内按部控制制度上进鞍行完善，才能体霸现出本案例的真哎正价值。坝3内部控制是扳一个动态调整的罢过程。内部控制安需要根据环境的埃变化，通过不断啊的风险评估、流扒程分析和制度重坝构来实现不间断蔼调整。这个案例盎之后，相信A 翱公司会对报销流懊程进行调整，但扳是如果缺乏动态拜的内控调整，可埃以预见局部调整拔的静态内控仍然叭无法应付形式更瓣为复杂、手段更瓣为高明的潜在舞半弊。阿三、一个参考报稗销支付流程耙事实上，本案例哎中有多组信息可凹供对照，至少包唉括：报销申请人吧申请报销的金额傲与报销审核人审版核的金额、报销邦实际支付的金皑额与报销申请人拜实际取得的金额安、Y 经手需审埃核的凭证与报销蔼申

9、请人提供的凭柏证。只要其中任案何一组信息得到坝及时对照和反馈挨，Y 的舞弊行颁为都无法成功。捌结合前文的分析班，在考虑A 公暗司情况的前提下按，一个可供参考昂的报销支付流程拌（下文简称隘“罢参考流程摆”绊）如图所示。瓣首先必须明确一伴点：本文提出上笆述参考流程的主碍要意义在于结合吧案例阐明建立牵翱制机制的作用，靶因此保留了本案靶例中的凭证流转澳及审核特征（即扳保留了主流程，隘见图中的实线箭凹头部分），并在奥其基础上增加了岸必要的信息归集傲和核对程序（即肮没有过多考虑主伴流程自身的合理哎性；增加程序见霸图1 中的虚线扮箭头部分）。这拜里稗“俺业务人员A隘”巴可以对应本案例八中的Y。对应本背案例，

10、按照报销搬审核前和审核后扳划分，Y舞弊的敖步骤可以归结于矮参考流程中的步昂骤3 和步骤7靶。审核前：在步百骤3 中，Y 熬可以在取得的凭扮证中邦“爱夹带拔”暗其他凭证（包括白伪造申请人签字扮），然后骗取报版销审核人签字（版甚至直接伪造审皑核人签字），然肮后进入后续步骤百骗取现金报销；半审核后：在步骤板7 中，Y 可肮以在已经签字的敖凭证中叭“捌夹带暗”疤其他凭证，然后案进入后续步骤骗班取现金报销。然叭而在参考流程中昂，Y 上述舞弊哀被发现的可能性坝会大大提高。审胺核前：如果Y 叭在步骤3 中夹盎带凭证，则报销百申请人申请报销岸的金额会小于报罢销审核的金额，艾通过报销金额确安认回执（步骤1胺1）

11、，申请人即把可发现。如果配岸合必要的报销限巴额管理，申请人蔼即有动机进行举艾报。审核后：如肮果Y 在步骤7哀 中舞弊，则报挨销申请金额会小白于报销实际支付版金额，在审核金把额和实际支付金坝额的日常核对中癌很容易发现。总昂之，有关业务人柏员在关键控制环颁节的行为的信息跋都会在另一方得暗到归集，并进行颁对照和比较，这跋在客观上形成了隘一种多方牵制机跋制。参考流程如懊果配合必要的职矮务分离（如业务翱人员A、B 和扳C）、差异处理氨程序、内部审计绊、外部审计、凭伴证管理、报销限稗额管理、奖惩措鞍施、定期职务轮盎换措施等，舞弊跋可能性会进一步绊降低。岸当然，相对于本跋案例中Y按“肮一手包办敖”扳的报销支

12、付程序伴，参考流程涉及柏更多的内部凭证叭、人员和流程，俺其运作成本可能瓣有一定的提高。颁然而报销涉及现昂金支出，这就决霸定了其必然需要袄面对很高的舞弊阿风险。审核人作靶为报销过程中的安最重要控制环节安，对其经手的审伴核信息进行归档肮非常必要。而申艾请人与审核人之暗间的信息沟通（案回执制度设计）皑则是从根本上降捌低信息不对称的罢必要手段。对于暗控制成本，公司吧还能够通过设置把报销金额范围、班审核时间间隔等矮进行调整（例如皑考虑到案例中报霸销申请人通常是拌公司高管，因此败参考流程采取了隘向其定递交报销办金额确认回执的哎形式）。此外，扒只要满足必要的背职务分离， 有敖些环节并不需要碍配备专职人员，霸其控制成本也能扳够相应降低。俺需要说明几点：哀一是在充分考虑办本案例特征的基笆础上，参考流程拔主要是针对支付般流程的改进，基霸本上不涉及报销扒申请人所报销的扳内容是否符合公袄司政策的判定（阿审核流程）。同版时，本文不否认班审核流程的完善叭在一定程度也能阿遏制此类舞弊，扳但讨论的重点会奥有所不同。限于败篇幅和主题，不巴再展开。二是参矮考流程是公司整板体内部控制的一罢个有机组成部分哎，不仅需要与其斑他流程有效衔接癌（包括审核流程般），同时还需要盎其他相关制度的搬支持（例如凭证蔼管理制度、现金巴管理制度、报销鞍预算制度等等